Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Статья номенклатуры дел по хранению проектов главного энергетика». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
К тому же можно получить налоговый вычет. Заказать у налоговиков ф. В большинстве случаев встречаются варианты, когда договор на получение ипотеки составлен раньше, чем на недвижимость были получены документы.
Номенклатура документов электроэнергетической отрасли
Российское акционерное общество энергетики и электрификации
«ЕЭС России»
НОМЕНКЛАТУРА ДОКУМЕНТОВ
ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ ОТРАСЛИ
РАЗРАБОТАНО службой ПСПОЭЭАО «ФИРМА ОРГРЭС»
УТВЕРЖДЕНО Российским акционерным обществом энергетики и электрификации «ЕЭС России» 27.12.93 г.
Первый заместитель начальника
Департамента науки и техники А.П. БЕРСЕНЕВ
НОМЕНКЛАТУРА ДОКУМЕНТОВ
ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ ОТРАСЛИ
Срок действия установлен
Номенклатура обязательна для работников организаций электроэнергетической отрасли независимо от форм их собственности и управления, занимающихся разработкой документов.
С вводом в действие настоящей Номенклатуры утрачивает силу «Номенклатура отраслевых документов Минэнерго СССР: РД 34.01.101-87 » (М.: СПО Союзтехэнерго, 1987).
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Под отраслевыми документами понимаются документы РАО «ЕЭС России», действие которых распространяется на все объединения, общества, организации и учреждения электроэнергетической отрасли в целом или на отдельные направления работ (по группам однородных организаций).
1.2. Отраслевые документы разделяются на обязательные к выполнению (внедрению и соблюдению) и справочно-информационные.
1.3. К обязательным для выполнения относятся плановые, распорядительные, нормативно-технические документы.
1.3.1. Плановые документы входят в систему плановой документации.
1.3.2. Распорядительные документы входят в систему организационно-распорядительных документов и оформляются в соответствии с ГОСТ 6.38-90 с учетом требований действующей Инструкции по делопроизводству и «Правил разработки отраслевых предписаний и циркуляров: ПР 34-00-011-86» (М.: СПО Союзтехэнерго, 1986).
1.3.3. К отраслевым нормативно-техническим документам относятся нормативные документы по стандартизации — отраслевые стандарты (ОСТ 34), стандарты Российского акционерного общества энергетики и электрификации «ЕЭС России» (СТО 34), стандарты научно-технических и инженерных обществ электроэнергетики (СТО 34), технические условия (ТУ 34), а также руководящие документы электроэнергетики (РД 34).
Построение и изложение отраслевых стандартов, стандартов РАО «ЕЭС России» и стандартов научно-технических и инженерных обществ электроэнергетики должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92 . Построение, изложение, оформление технических условий должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.114-70 , а порядок согласования и утверждения их — ГОСТ Р 1.3-92 . Построение, изложение, оформление и утверждение руководящих документов электроэнергетики должны соответствовать требованиям руководящего документа «Правила разработки, пересмотра, утверждения и применения отраслевых руководящих документов по эксплуатации и ремонту оборудования в электроэнергетике». РД 34.01.103-94 (М.: СПО ОРГРЭС, 1994).
1.4. К справочно-информационным относятся документы информационного и рекомендательного характера.
2. ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ОТРАСЛЕВЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Обязательные для выполнения документы
2.1.1. Плановые документы
Совокупность сбалансированных с ресурсами работ и мероприятий, намечаемых к выполнению в течение определенного срока для достижения заданных результатов и (или) показателей. По истечении планируемого периода действие этого документа прекращается
Перечень взаимоувязанных работ и мероприятий, направленных на достижение конкретной цели в ориентировочные или определенные сроки с предполагаемыми затратами и исполнителями. После достижения цели действие программы прекращается
2.1.2. Распорядительные документы
Официальное распоряжение органа власти (министра, директора, президента и т.д.), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-нибудь порядок, положение
Официальное распоряжение органа власти рангом ниже, дающего приказ (заместителя министра, главного инженера и т.д.), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, разъясняющее, указывающее, как действовать
Требования об устранении в указанные сроки выявленных отступлений от норм, установленных действующими в отрасли нормативно-техническими документами
Не предусмотренные действующими в отрасли нормативно-техническими документами дополнительные требования, направленные на обеспечение безаварийной экономичной эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, с указанием срока их исполнения и включения этих требований в соответствующий РД 34
Предложения о внесении изменений в нормативно-технические документы; дополнительные требования, направленные на обеспечение техники безопасности, пожарной безопасности, безаварийной, экономичной и надежной эксплуатации оборудования, зданий и сооружений электростанций и сетей
2.1.3. Нормативно-технические документы
2.1.3.1. Нормативные документы по стандартизации и технические условия
Отраслевой стандарт (ОСТ 34)
В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 и ГОСТ Р 1.5-92
Стандарт РАО «ЕЭС России» (СТП 34)
В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 , ГОСТ Р 1.4-92 и ГОСТ Р 1.5-92
Стандарт научно-технических и инженерных обществ электроэнергетики (СТО 34)
В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 и ГОСТ Р 1.5-92
Технические условия (ТУ 34)
Требования к конкретной продукции (услуге, процессу) в соответствии с ГОСТ Р 1.0-92
2.1.3.2. Руководящие документы (РД 34)
Изложение методов, способов проведения измерений и расчетов
Систематизированный перечень видов (разновидностей, типов, марок) изделий, документов и других объектов с их краткой характеристикой
Требования к производственным объектам, проведению процессов, условиям безопасности; установление обязательности выполнения или ограничения (запрета) на выполнение тех или иных действий
Типовая инструкция по эксплуатации
Основные требования, соблюдение которых необходимо при эксплуатации однотипных энергетических установок (систем, сооружений); образец изложения и оформления местных инструкций по эксплуатации оборудования
Типовая энергетическая характеристика
Комплекс параметров и показателей, определяющих максимальную технически достижимую экономичность серийного агрегата или установки при различных нагрузках
Образец оформления положения о конкретном объекте (субъекте) (объединении, производственном коллективе или отдельном должностном лице) с изложением правового статуса объекта (субъекта) и регламентацией его деятельности, включая производственные взаимоотношения
Систематизированное перечисление сведений (работ, документов, приборов и т.д.) для однородных объектов (должностей, оборудования, предприятий и т.д.)
Информация об изменении текста нормативно-технического документа или срока его действия
2.2. Справочно-информационные документы
Краткая информация о выполненных работах и проведенных мероприятиях, разъяснения действующих нормативно-технических документов, информация о документах других министерств (ведомств)
Пояснения ненормативного характера, способствующие уяснению при изучении объектов, процессов
Обобщенные сведения, составленные на основе проведенного анализа состояния или деятельности объекта за определенный период
Систематизированное перечисление сведений (объектов, документов, работ и т.д.)
Предложения ненормативного характера по повышению эффективности энергетического производства и качества работ. Рекомендации могут быть одобрены техническим советом (НТС, совещанием)
Сведения, необходимые в профессиональной деятельности специалиста
Описание устройства и принципа действия оборудования, технические характеристики и другие сведения, необходимые для использования его по назначению
Типовой проект организации труда (работ, рабочего места)
Обобщенный вариант оптимальной организации труда (работ, рабочего места), способствующий выполнению производственных заданий и повышению производительности труда
Перечисление документов и их кодовых обозначений, размещенных по разделам (классам, группам) в соответствии с применяемыми признаками классификации д ля облегчения нахождения реквизитов конкретного документа
Исследование состояния или работы оборудования, объекта, действий эксплуатационного персонала энергопредприятий
Ведомственные укрупненные расценки
Установленные расценки на единичные работы и комплексы работ, предназначенные для планирования работ и составления смет на их выполнение, в электроэнергетической отрасли
Экономические и технические показатели норм, в соответствии с которыми производится работа
Документ, удостоверяющий гарантированные предприятием-изготовителем основные параметры и характеристики оборудования (изделия) или содержащий результаты технического освидетельствования оборудования технологических узлов, зданий и сооружений, входящих в состав энергообъекта, а также документ, составляемый при проведении оценки условий труда работников на рабочих местах, их аттестации и разработке мероприятий по улучшению условий труда
Краткая информация о каком-то событии, действии, факте и др.
Справочник для определения сметной стоимости и формирования договорных цен на выполнение экспериментально-наладочных работ и работ по совершенствованию технологии и эксплуатации электростанций и сетей
Поручение на выполнение работ, на разработку документов
Типовые технологические карты
Документ, в котором описана организация труда, технология выполнения отдельных видов работы, приведены составы бригад, требования по технике безопасности, перечень необходимых защитных средств, материалов, механизмов, инструментов, инвентаря, используемых для производства работ
Справочник или указатель цен на оборудование, материалы
К отраслевым справочно-информационным документам относятся также каталоги, проспекты, экспресс-информации, реферативные и другие информационные материалы и нормативно-технические документы, переведенные в категорию справочно-информационных документов.
Источник: https://ohranatruda.ru/ot_biblio/norma/250732/
Примерная номенклатура дел для организаций жилищно-коммунального хозяйства и капитального строительства (муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, обществ с ограниченной ответственностью) (стр. 2 )
 |
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 |
Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). Номенклатура дел организации ЖКХ и капитального строительства оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 и должна соответствовать форме Примерной номенклатуры дел.
Утвержденная руководителем организации номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения.
Методическое руководство по применению конкретной номенклатуры дел, контроль над правильностью заведения и формирования дел в структурных подразделениях организации осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство и архив.
При составлении конкретных номенклатур дел на основе Примерной номенклатуры дел в организации следует провести следующие виды работ:
уточнить заголовки дел, если в этом есть необходимость;
включить дела, образующиеся в деятельности учреждения, но не вошедшие в Примерную номенклатуру дел;
конкретную номенклатуру дел оформить в соответствии с требованиями, установленными Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).
В конце конкретной номенклатуры дел по окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного срока хранения, на отдельном листе.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО
ХОЗЯЙСТВА И КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА
(МУНИЦИПАЛЬНЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ,
МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОБЩЕСТВ С ОГРАНИЧЕННОЙ
Заголовок дела (тома, части)
Количество дел (томов, частей)
хранения дела и номера статей по перечню
Законы Российской Федерации и Чувашской Республики, указы и распоряжения Президента Российской Федерации и Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, Министерства градостроительства и развития общественной инфраструктуры Чувашской Республики, присланные для руководства и сведения
относящиеся к вопросам основной деятельности — постоянно
Решения городского (районного) Собрания депутатов, постановления и распоряжения главы администрации муниципального района (городского округа), относящиеся к деятельности организации
присланные для руководства и сведения — ДМН
Протоколы совещаний при главах муниципального района или городского округа по вопросам развития ЖКХ и капитального строительства
Учредительные документы организации (устав, свидетельство о государственной регистрации и др.)
Протоколы общих собраний трудового коллектива
Протоколы производственных совещаний при руководителе организации
Приказы по основной деятельности и приложения к ним
Правила внутреннего трудового распорядка
Планы работ организации по основным видам деятельности
Отчеты о работе организации
Обращения граждан (заявления, жалобы, письма) и документы по их рассмотрению
В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего обращения
Документы (заявления, списки, справки и др.) по учету и распределению жилья
После предоставления жилой площади
Переписка с органами исполнительной власти и местного самоуправления по вопросам основной деятельности
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации поступающих документов
Журнал регистрации отправляемых документов
Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов
Журнал регистрации обращений граждан
Положения о структурных подразделениях
Должностные инструкции специалистов
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)
Приказы о предоставлении отпусков (ежегодных, учебных, без сохранения заработной платы, о командировании)
Источник: https://pandia.ru/text/80/412/76817-2.php
Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.
Н овый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1 вступил в силу 18 февраля 2020 года в статусе нормативного правового акта.
А Перечень 2010 г. утратил силу 2 . В связи с разъяснениями, опубликованными на сайте Росархива 12.03.2020 3 , все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве даже до издания приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, должны определяться по Перечню 2019 г. (за исключением тех документов, которые на 18.02.2020 уже были внесены в утвержденные описи дел при их подготовке к передаче в архив и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).
См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4′ 2020
Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4′ 2020
Напоминаем, что в номенклатуру дел на 2020 год (утвержденную до вступления в силу нового Перечня) необходимо внести изменения, касающиеся сроков хранения дел и нормативных ссылок на соответствующие статьи Перечня 2019 г. А если во «входных» формах СЭД с целью реализации функции управления документами заполнялись поля «срок хранения» или «номер дела по номенклатуре дел», то потребуется и доработка соответствующих классификаторов, которые поддерживаются в СЭД. Сейчас придется актуализировать номенклатуру дел на 2020 год, зато готовить ее на следующий 2021 год будет легче.
См. статью «Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня» в № 4′ 2020
См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7′ 2020
Статегический взгляд на новый Перечень
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным (типовым) функциям управления, общим для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, а также для индивидуальных предпринимателей. С целью разъяснения порядка применения нового Перечня была разработана Инструкция по его применению 4 в качестве сопутствующего самостоятельного нормативного правового акта.
См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4′ 2020
В Перечне 2019 г. сократилось число статей с постоянным сроком хранения документов и отметкой ЭПК. Более того, при применении примечаний к статьям со сроком хранения «постоянно» фактически увеличивается число статей со сроком «до ликвидации организации». Отсутствуют статьи со сроком 3 года ЭПК. А срок 5 лет ЭПК встречается гораздо реже, чем в Перечне 2010 г.
Сократилось число самостоятельных статей с перепиской – она включена в статьи вместе с основными документами по тому или иному вопросу деятельности, т.е. в комплексы документов с единым сроком хранения, что повлияет на формирование дел. Например, в договорной работе дела формируют в настоящее время преимущественно по принципу досье, т.е. всем видам и разновидностям документов с разными сроками хранения, подлинникам и копиям, но возникшим по одному и тому же вопросу, присваивают одинаковый срок хранения с целью обеспечения полноты доказательств и закрепления одного места их ответственного хранения.
Типовые сроки хранения документов не зависят от формы их представления (бумажная или электронная), которая даже не отражается в графах Перечня 2019 г. «Срок хранения документа» и «Примечания». Таким образом, сроки хранения в связи с формой представления документов:
- могут быть зафиксированы в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, в типовых (или примерных) номенклатурах дел и
- обязательно должны быть закреплены в конкретной номенклатуре дел организации.
Электронные документы пока невозможно сохранять в статусе оригинала в течение постоянного срока хранения, к тому же архивы организаций и гос- и муниципальные архивы в абсолютном большинстве не имеют соответствующего программно-аппаратного обеспечения и специализированных информационных архивных систем. Поэтому в конкретной номенклатуре дел организации для электронных документов с установленным нормативным постоянным или долговременным сроком хранения необходимо закреплять примечание «Передаются в архив в бумажной форме». Это позволит прекратить встречающиеся в организациях отговорки, что «документов у нас нет, они все – в электронном виде». А в рамках применения Перечня 2019 г. в организации потребуется дополнительно регламентировать вопрос об удостоверении бумажных копий электронных документов (и наоборот), о формировании архивных фондов пользования за счет электронных копий, тем более что Архивные правила 2015 г. 5 вполне разрешают такую технологию.
Конечно, в ряде статей Перечня 2019 г. упоминаются базы данных с постоянным или долговременным сроком хранения, но если речь идет о базовых государственных информационных ресурсах и реестрах, то в примечаниях сделана отметка, что они хранятся в организации, уполномоченной осуществлять функцию ведения реестра. А сами ресурсы, регистры и реестры разрабатываются на основе законов и нормативных правовых актов с соответствующим бюджетом на ведение, актуализацию, репликацию, замену платформы и хранение.
Обратите внимание также на то, что Росархив разрабатывает перечень/реестр документов, которые должны будут существовать исключительно в бумажной форме. При создани их проектов в информационной системе это позволит внести ясность в вопрос о сроках хранения проектов и заверенных электронных копий.
В целом сократился состав статей Перечня 2019 г., их теперь 657 по сравнению с 1003 статьями в Перечне 2010 г. Уточнены и оптимизированы сроки хранения документов. В выступлении одного из разработчиков Перечня 2019 г., старшего научного сотрудника ВНИИДАД Альбрехта Б.В., прозвучали данные об изменении сроков хранения категорий документов в новом Перечне (записаны автором статьи 6 ):
В новом типовом Перечне служба делопроизводства может не найти некоторые привычные категории документов и сроки хранения, которыми организация руководствовалась на основании ранее действовавшего Перечня 2010 г. и которые теперь стали «нетиповыми». В этом случае рекомендуем взять за основу срок хранения по Перечню 2010 г., но подтвердить (или уточнить, или заново установить) его на заседании экспертной комиссии своей организации. В номенклатуре дел в этом случае обычно оформляется ссылка не на номер статьи по перечню, а на протокол заседания экспертной комиссии с указанием его номера и даты заседания, например: «Протокол ЭК от 24.04. 2020 № 3», а к сроку хранения делается пометка «ЭК». Напоминаем, что в таком порядке обычно определяются сроки хранения документов по ведомственным перечням, разработанным до 1991.
Перечень как классификатор
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие типовые перечни документов со сроками хранения, состоит из 2 частей:
- собственно перечень видов, комплексов и категорий документов со сроками их хранения в табличной форме (систематизированный и пронумерованный в валовом порядке список);
- алфавитный указатель видов документов с номерами статей Перечня.
Достаточно быстрый поиск срока хранения для конкретной категории документов обеспечивается за счет перекрестного использования порядковых номеров статей, которые являются главными идентификаторами в обеих частях Перечня.
Перечень 2019 г., как и прежние, остался однозвенным, т.е. категории или комплексу документов присваивается только 1 срок хранения, который демонстрируется в одной графе 3 (однако для некоторых категорий документов все-таки устанавливается разный срок хранения в месте создания / утверждения и в других организациях – за счет введения буквенных пунктов в графе 2, см. например ст. 2 Перечня 2019 г.). Состав граф перечней одинаков, что подчеркивает преемственность.
Тематические разделы и подразделы в Перечне 2019 г. расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности, а в ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов, подразделов (п. 3.2 Инструкции). И эти принципы систематизации безусловно используются при разработке ведомственных перечней документов со сроками хранения и типовых или примерных номенклатур дел.
В такой же последовательности возможно систематизировать названия разделов в номенклатуре дел, если организация примет решение разрабатывать номенклатуру дел функционального типа. А если в организации будут отдельно разрабатываться совершенно самостоятельные номенклатуры дел научно-технических, управленческих и электронных документов (такая практика начинает распространяться), то Перечень 2019 г. как классификатор для типовых документов может использоваться в качестве примера.
Если в организации номенклатуру дел получают как отчет из СЭД, рекомендуем обратить внимание на систематизацию и названия разделов Перечня 2019 г. В соответствии с ними и на основании комплексов документов, включенных в каждый раздел, возможно разрабатывать локальные классификаторы и справочники СЭД для поддержки «входных» форм метаданными: «срок хранения», «подлежит передаче в архив/нет» и т.п.
И, наконец, напоминаем, что в каждой статье Перечня 2019 г. (заголовок статьи) отражено название комплекса, категории документов, возникающих по определенному направлению, виду или вопросу деятельности, а не вид документа и не заголовок дела (несмотря на то что графа 2 нового Перечня названа «Вид документа», пусть это вас не смущает). В индивидуальную номенклатуру дел организации или ведомственный перечень заголовок статьи Перечня 2019 г. механически переносить нельзя. На основе наименования комплекса документов (статьи Перечня) необходимо сформулировать конкретный заголовок дела, образующегося в деятельности конкретной организации.
См. статью «Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11′ 2013, чтобы увидеть, как формулировать заголовки дел, указывать индекс, количество томов и срок хранения (правила поясняются на примерах). Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат
Изменение нормативных сроков влияет на формирование дел
Рассмотрим наиболее существенные изменения нормативных сроков хранения документов, на которые необходимо обратить внимание при актуализации номенклатуры дел на 2020 год и которые могут изменить состав документов некоторых дел и их заголовки.
См. новость «Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хранить: мнение Роскомнадзора о сведениях о соискателях, не принятых на работу» в № 4′ 2020
См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4′ 2020
Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г.? Ответ в № 4′ 2020
Что означает срок хранения «50/75 лет.» и другие типы сроков в Перечне 2019 г., мы разъяснили в статье в № 4′ 2020
В номенклатуре дел рекомендуем формулировать обобщающий заголовок для всех приказов временного срока хранения с 5-летним и 3-летним сроками: «Приказы об отпусках, командировках и наложении взысканий» (т.е. подшивать их в единое дело со «старшим» 5-летним сроком хранения, если их количество за год обычно укладывается в предельный объем документов дела до 250 листов и если у вас нет работников с вредными или опасными условиями труда). Это не противоречит теории и практике формирования дел. См. Таблицу 3 далее.
Интересный вопрос предстоит решить на практике при формировании дел в связи с изменением сроков хранения документов-оснований к приказам по личному составу, который ранее устанавливался в качестве самостоятельного (но обобщенного) срока, а заявления (согласия) работников и другие документы, которые предусматривались трудовым законодательством и являлись юридически значимыми, формировались в состав личного дела работника. В Перечне 2019 г. их срок хранения фактически установлен таким же, как и срок хранения самих приказов по личному составу. См. Таблицу 4.
Если в кадровой службе организации личные дела работников ведутся по правилам как полноценные комплексы-досье (по примеру личных дел государственных служащих по Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 609), то заявления работников о приеме, переводе (согласие на перевод) и увольнении рекомендуем оставлять в составе личных дел, срок хранения которых 50/75 л. ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. А докладные и служебные записки, справки и заявления, которые являются основаниями предоставления отпусков, направления в командировку и наложения взысканий и имеют 3 или 5-летний срок хранения, будет необходимо формировать в дела с соответствующими приказами.
Если личные дела работников не ведутся или состоят лишь из копий персональных документов и копий приказов (такие дела часто встречаются на практике), то формирование в одно дело подлинников приказов по личному составу (раздельно в пределах их документопотоков и с учетом сроков хранения) и документов-оснований к ним будет вполне оправданным, особенно в небольших организациях.
Новым Перечнем установлен единый срок хранения личных дел руководителей и работников организации – см. Таблицу 5. Это позволит кадровым службам уже без всяких сомнений вести и передавать в архив книгу учета личных дел и алфавит личных дел (если его ведете), которые имеют срок хранения 50/75 лет.
Вопрос формирования личных дел затрагивает и изменение сроков хранения согласий работников на обработку персональных данных и соответствующих уведомлений работников работодателем – см. Таблицу 6.
В связи с сокращением срока согласия до 3 лет, взаимосвязанные документы (уведомление работодателя о целях обработки персональных данных работника и согласие работника) могут быть выделены из состава личного дела и сформированы в отдельное дело с примерным заголовком: «Уведомления о целях обработки персональных данных и согласия работников». Но уведомления работодателя о сокращении численности и штата работников и т.п. событиях в рамках трудовых отношений рекомендуем оставлять в составе личного дела работника (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении).
Обратите внимание, что учетно-регистрационным формам к документам по личному составу (книги учета, журналы регистрации) обычно присваивается тот же срок хранения, что и документам, которые в них регистрируются. Это правило обусловлено тем, что журналы регистрации документов могут быть переданы на архивное хранение в качестве научно-справочного аппарата к самим документам, что и отразилось в новом Перечне (см. Таблицу 7).
Изменился срок хранения отчетов о долгосрочных зарубежных командировках (Таблица 8). Но по поводу хранения документов о командировании рекомендуем кадровой службе посоветоваться с руководителями структурных подразделений и бухгалтерией. План командировок формируется в структурных подразделениях, конкретное служебное задание фиксируется в служебной записке руководителя подразделения, задания и поручения из служебной записки «переносятся» в приказ о направлении в командировку. Командировочные удостоверения и задания на командировку как документы упразднены, есть и другие корректировкиПрим. ред.: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) внесены изменения: с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке; фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении. Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). Подробнее см. также письмо ФНС России от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.»> 9 . При применении СЭД весь комлекс документов о командировках (приказы – в копиях) может составляться, оформляться и храниться в специализированной базе данных или представлении. Но при ведении данных документов в бумажной форме необходимо в номенклатуре дел закрепить основное место их хранения, чтобы при необходимости (в т.ч. проверке) бухгалтерия могла бы их предъявить в качестве комплексного доказательства.
Увеличились сроки хранения графиков отпусков и журналов (баз данных) учета реальных сроков их предоставления – см. Таблицу 9. Обратите внимание: если графики отпусков и графики их фактического предоставления ведутся в электронной форме в специализированной базе данных (или в таблицах одного файла Excel), то им должен быть присвоен «старший» из предписанных Перечнем 2019 г. сроков хранения – 5 лет. Периоды фактического предоставления отпусков документируются еще и приказами (для ежегодных оплачиваемых отпусков большинства работников с обычными условиями труда у приказов короткий срок хранения – 5 лет, см. Таблицу 3). Эти же сведения фиксируются еще в личной карточке формы № Т-2, которая имеет срок хранения 50/75 лет по ст. 444, и как сводный учетный документ по трудовым отношениям с конкретным работником может выполнять функцию доказательства.
Совместно с бухгалтерией кадровая служба определяет основное место формирования документов об оплате учебных отпусков, сроки хранения которых в новом Перечне уточнены (см. Таблицу 10).
Поскольку 5-летний срок хранения начнет исчисляться после окончания обучения работников, рекомендуем отразить в номенклатуре дел, что это будет «переходящее» дело, а внутри дела чистыми листами бумаги можно разделить комплексы документов об обучении по алфавиту фамилий работников, чтобы было удобно формировать данное комплексное дело и своевременно выделять к уничтожению документы, относящиеся к конкретному работнику, в связи с истечением сроков их хранения.
Сроки хранения учетных документов по воинскому учету, которые ведут кадровые службы работодателей, увеличились с 3 до 5 лет (ранее срок надо было начинать исчислять после увольнения последнего работника из тех, что там был зафиксирован), фактически их легче было хранить как переходящее дело, аналогично предлагаем поступать и сейчас. Сведения о воинском учете отражаются также в разделе II личной карточки работника (форма № Т-2), срок хранения которой не изменился – 50/75 лет.
Обратите внимание на изменения в сроках хранения документов по процессам организации и нормирования труда, которые мы продемонстрировали в Таблице 12.
Важные изменения сроков хранения документов по функции охраны труда мы отразили в Таблице 13.
Срок хранения Списков работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда не изменился и составляет 50/75 лет (ст. 414 Перечня 2019 г.), но кадровой службе и отделу охраны труда необходимо решить:
- какое подразделение будет их вести,
- какое будет включать дело с подлинниками списков в опись дел по личному составу.
Рекомендуем кадровой службе взять ответственность на себя и консолидировать все дела с документами по личному составу в годовом разделе соответствующей описи дел.
Теперь поговорим о сроках хранения новых документов, возникших у работодателей в связи с появлением «электронных трудовых книжек», а также дадим рекомендации по формированию их в дела.
Обращаем внимание службы делопроизводства, которая отвечает за разработку сводной номенклатуры дел, на необходимость внести в нее правильные заголовки дел в связи с новой статьей Перечня 2019 г. с обобщающим названием «Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника» и общим сроком хранения 50/75 лет (см. ст. 450 во Фрагменте документа далее). Под название этой категории документов подпадают сведения, которые работодатель передает в ПФР, и сведения, которые он передает работнику на основании его заявления (потом работник приносит их на новое место работы). Эти сведения означают, что трудовая книжка работника ведется в электронном виде.
Совместно с кадровой службой необходимо сформулировать заголовки дел с обязательным указанием утвержденных форм, по которым оформляются сведения, например:
- Сведения о трудовой деятельности работников для представления в ПФР (форма СЗВ-ТД);
- Сведения о трудовом стаже, выданные работникам (форма СТД-Р).
В зависимости от конкретной реализации процессов передачи сведений в заголовке должна быть зафиксирована и форма представления этих сведений (бумажная или электронная). Если кадровая служба передает сведения по форме СЗВ-ТД в электронном виде (подписанные электронной подписью), то в ее делах должна оставаться электронная копия. При выдаче сведений работнику по форме СТД-Р в кадровой службе также остается копия (бумажная или электронная). Таким образом, Перечень 2019 г. распространяет долговременный срок хранения на копии документов, который необходимо будет соблюдать в любой организации (в текущей ситуации это, скорее всего, будет осуществляться путем удостоверения и архивного хранения копий сведений исключительно в бумажной форме). Долговременное хранение сведений в электронном виде возможно только в базовых информационных ресурсах ПФР, причем в форме записей в реестрах. Хранение электронных копий сведений в течение 50/75 лет большинство организаций пока обеспечить не может.
Тем не менее рекомендуем все аспекты данных процедур взаимодействия с ПФР и работниками закрепить в локальных нормативных актах своей организации, причем с порядком предоставления сведений по форме СТД-Р необходимо будет ознакомить всех работников.
Уведомления работодателем работников о переходе на ведение трудовых книжек в электронном виде и заявления работников о ведении его трудовой книжки в электронной форме рекомендуем формировать в личные дела работников. Если личные дела не ведутся (что бывает), то в номенклатуре дел необходимо предусмотреть дело с соответствующим заголовком, например:
- Уведомления работодателя и заявления работников о выборе способа ведения трудовых книжек (в бумажной или в электронной форме).
Поскольку для уведомлений Перечнем 2019 г. установлен срок хранения, а для подобных заявлений – нет, то с учетом принципа взаимосвязи документов для данного дела можно определить срок 3 года по ст. 436, но лучше продлить его решением ЭК минимум до 5 лет после увольнения работника. Рекомендуем это сделать, поскольку в неустоявшейся и недостаточно отработанной процедуре работодателю, возможно, в ближайшие годы еще придется доказывать, что заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки существовало.
Перечнем 2019 г. установлен срок хранения заявлений работников о предоставлении им документов, связанных с работой, и их копий (под эту категорию подпадают заявления о предоставлении сведений, которые работодатель формирует в электронном виде о трудовой деятельности и трудовом стаже работника для подачи в ПФР (фактически это и является частью «электронной трудовой книжки») в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ) – 1 год по ст. 451. В самой формулировке заголовка статьи отражается взаимосвязь заявления о предоставлении сведений о трудовом стаже и копий самих сведений (по форме СТД-Р). Заголовок дела в номенклатуре дел организации может быть сформулирован таким образом:
- Заявления работников о трудовой деятельности и копии выданных сведений по форме СТД-Р.
В текущей ситуации также рекомендуем увеличить срок хранения данного дела решением ЭК организации с учетом применяемых информационных технологий и необходимости доказывать факт существования заявления работника дольше, чем в течение 1 года (который установлен ст. 451 нового Перечня). А при дальнейшем развитии цифровизации в области документирования трудовых отношений новые сокращенные сроки хранения могут стать вполне приемлемыми для работодателей.
Внимание! Трудовая книжка в бумажной форме продолжает быть юридически значимым документом. По желанию работника и на основании его заявления кадровая служба продолжает вносить в нее записи и вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним как «переходящее» дело. А невостребованные работниками трудовые книжки необходимо хранить и по-прежнему в номенклатуре дел зафиксировать соответствующий заголовок со сроком хранения 50/75 лет (по ст. 449 Перечня 2019 г.).
Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/50301-analiz-novogo-perechnya-dokumentov-so-srokami-khraneniya-i-sravnenie-s-perechnem-2010-g/
Номенклатура дел: сроки хранения документов
Обзоры КонсультантПлюс
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения.
Законодательное регулирование
Правила формирования номенклатуры
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:
- наименование организации и структурного подразделения;
- номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
- заголовок;
- срок хранения.
Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет.
1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 л.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 л.
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Сроки хранения кадровых документов в организации в 2020 году, таблица:
Административная ответственность
Источник: https://ppt.ru/forms/kadri/sroki-hraneniya-nomanklatury