Кадровое Делопроизводство В 2020 Году

С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников. Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2020 года. Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2020 года и получить подпись работника под уведомлением. А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря.

Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму. Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников.

Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно. Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2020 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

5 главных новостей 2020 года для кадровиков

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении отпуска;
• другие кадровые документы.

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда… Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

• предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
• все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
• уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
• обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат. Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

• упрощают ведение кадрового производства;
• снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
• освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
• стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
• возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье «Проверка персонифицированного учта онлайн (бесплатно)».

2. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

3. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

4. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

• Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов (Приказ от 14.05.2020 № 240н).

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов…», принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2020 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.

В приказе Минтруда определяются организационные нюансы проведения эксперимента и контроля за его ходом. А также даются рекомендации работодателям ─ необходимости подачи заявления до 01.12.2020 для участия в эксперименте, самостоятельном выборе работодателем даты начала его проведения и другие.

При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):

• Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
• Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
• Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
• С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.

Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

• Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени (Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н).

Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

• Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев (Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н).

В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н.

• Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

Подсказки для работодателя

• Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой (Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137).
• Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ (Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082).

• Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку (Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103).

Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.

Коротко о новой справке:

• Выдается по специальной форме (Приложение № 2 к Приказу № 103).
• Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).
• Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.

Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.

• С 5 мая 2020 года выросли штрафы за воинский учет (Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений…»).

За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Подсказка для работодателя

• Присваивать классы и разряды после профобучения требуется не всегда (Закон от 25.05.2020 № 158-ФЗ «О внесении изменений…»).

С 05.06.2020 действуют поправки в Закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании…» в части регулирования профессионального обучения. Поправками предусмотрено, что итогом профессионального обучения является присвоение квалификационного разряда, класса, категории только при их наличии.

Необходимость в таких уточнениях возникла в связи с тем, что с момента внедрения профессиональных стандартов сложилась ситуация, при которой не все профессии рабочих, должности служащих требуют установления разрядов, классов, категорий в соответствии с квалификационными требованиями ─ более 70 профессий рабочих не имеют разрядов и 8 должностей служащих не имеют классов или категорий.

• Трудовые договоры в скором времени можно будет заключать через портал Госуслуг (проект Постановления Правительства «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи…»).

С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.

Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.

Подсказки для работодателя

Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:

• Является ли договор о целевом обучении ученическим (Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3).
• Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).
• Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).

Как кадровику начать делопроизводственный год

Дата начала процесса перехода на ЭТК — 1 января 2020 года. В течение 2020 года переход на электронную трудовую книжку осуществляется добровольно. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года работники самостоятельно выбирают продолжать использовать бумажную ТК или перейти на электронную.

Интересно то, что Федеральный закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях

в Российской Федерации» предусматривает обязательную отмену до 01.01.2021 нормативных правовых актов Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, правовых актов

РСФСР и СССР, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении государственного контроля или надзора.

Если какие-то акты не будут отменены, с 01.01.2021 при проведении государственного контроля или надзора не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, вступивших в силу до 01.01.2020, и за несоблюдение этих требований не допускается привлечение к ответственности.

С января начинается новый делопроизводственный год. Если в вашей организации принято вести регистрацию и учет документов в журналах (книгах) на бумажном носителе, то поступившие в январе документы и изданные приказы нужно регистрировать уже в новых регистрационных формах.

Поэтому в первые дни января следует оформить новые журналы регистрации и учета.

Скорее всего, рабочие полки вашего шкафа заняты сейчас делами, заведенными в прошлом, 2019 году. Эти дела нужно переложить в оперативный архив.

Дела оперативного архива специально не оформляются. Просто каждое дело (папку с документами) нужно закрыть: поместить в него документы последних дней 2019 года и составить внутреннюю опись (пример 1), если дело подлежит долгосрочному хранению, то есть более десяти лет.

• Кадровые отчеты: когда и куда сдаются

• Как кадровику подготовить документы для архивного хранения

Обязательные кадровые документы

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Обязанности работодателя при несчастном случае

Снятие с воинского учета по возрасту в 2020 году

Оператор складского учета

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

Кадровое делопроизводство / 11:12 5 октября 2020
Расширены масштабы эксперимента по кадровому ЭДО

Еще одна новая обязанность кадрового работника, вытекающая из введения ЭТК, — составление ежемесячного отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД. В документ включают данные о найме, перемещении, увольнении, заявлениях на электронные трудовые сотрудников.

С 2020 года разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. Раньше работодатель мог принимать документы в цифровом формате только от дистанционных сотрудников, теперь от любого специалиста организации.

Если в компании вводится электронный документооборот, то необходимо обновить должностную инструкцию кадрового специалиста, включив туда обязанность по работе с документами через телекоммуникационную сеть интернет.

Документ: Федеральный закон от 31.07.2020 № 261-ФЗ «О внесении изменений в статью 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Вступил в силу: 11 августа 2020 года

Сотрудники от 40 лет и старше смогут брать ежегодный дополнительный выходной день, чтобы пройти диспансеризацию. На это время за сотрудником нужно сохранить место работы и средний заработок.

Теперь работодатели смогут требовать от персонала медсправки о прохождении диспансеризации. Это правило нужно будет закрепить в локальном акте.

Документы: Федеральный закон от 13.07.2020г. № 210-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части предоставления гарантий работнику, увольняемому в связи с ликвидацией организации», Федеральный закон от 13.07.2020 N 203-ФЗ «О внесении изменения в статью 21 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

Вступили в силу: 13 августа 2020г.

Опубликованы поправки к ТК РФ и Закону о госрегистрации юрлиц и ИП. Изменения не позволят ликвидировать организацию раньше, чем она рассчитается с сотрудниками. При этом работодатель сможет ускорить процесс и разом начислить выплаты за период трудоустройства.

Основные четыре изменения внесли в статьи 178 и 318 ТК:

1. Закрепили принцип пропорциональности оплаты периода, когда сотрудник не устроился на новую работу после увольнения начиная со второго месяца. Теперь если сотрудник не устроится на работу через месяц после увольнения, работодатель будет выплачивать средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения пропорционально времени, когда сотрудник устроился на работу.
2. Изменили срок, в течение которого сотрудник должен обратиться в органы службы занятости. Срок составит 14 рабочих дней со дня увольнения вместо двухнедельного срока.
3. Работодателю предоставили право выплатить сотруднику выходное пособие в размере двукратного среднемесячного заработка.

Ежемесячные выплаты разрешено заменить единовременной компенсацией в размере 2 средних заработков. Другими словами, можно будет заплатить сотруднику сразу за второй и третий месяцы. Если организация уже начислила пособие за второй месяц трудоустройства, оно пойдет в зачет единовременной выплаты.

4. Закрепили срок обращения за средним месячным заработком к бывшему работодателю и срок его выплаты. Срок обращения составит 15 рабочих дней после окончания месяца, в котором сотрудник не устроился на работу после увольнения. Работодатель выплатит средний месячный заработок не позднее 15 календарных дней со дня обращения сотрудника.

При ликвидации организации выплатить средний месячный заработок за период трудоустройства нужно до завершения процедуры ликвидации (Федеральный закон от 13.07.2020 № 210-ФЗ).

Минтруд хочет отменить бумажные больничные

Источник: Проект Федерального закона (орган, утвердивший документ или приложение к документу — Государственная дума РФ) от 14.08.2020 № б/н

Подготовлен проект, в соответствии с которым листки нетрудоспособности будут оформлять только в электронном виде. Изменения предусмотрены для больничных, выдаваемых по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам.

Источник: Проект Минтруда России от 14.08.2020 № б/н

Прожиточный минимум за II квартал 2020 года предлагают установить в размере 12 392 руб. для трудоспособного населения. Законопроект об этом подготовил Минтруд.

Согласно проекту, величина прожиточного минимума за II квартал 2020 года составит:

— 11 468 руб. – на душу населения;

— 12 392 руб. – для трудоспособного населения;

— 9422 руб. – для пенсионеров;

— 11 423 руб. – для детей.

Если документ примут, величина МРОТ с 1 января 2021 года составит 12 392 руб.

Источник: Проект Федерального закона от 24.08.2020 № б/н

Индивидуальные трудовые споры по выплатам зарплаты будут рассматривать только суды. Такой законопроект подготовил Минюст. Напомним, что сейчас трудовые споры по выплате зарплаты могут рассматривать комиссии по трудовым спорам (КТС).

Законопроект подготовили, чтобы исключить злоупотребления со стороны недобросовестных работников и работодателей. Авторы проекта утверждают, что удостоверения КТС легко подделать, поэтому споры по выплате зарплаты должны рассматривать исключительно в судебном порядке.

Обзор для кадровика за период с 01.08.2020 г. по 31.08.2020 г.

Нужно ли выдавать СТД-Р сотруднику, который не определился с выбором формата трудовой книжки?

Источник: ответы на вопросы Роструда от 04.02.2020 № б/н

Роструд разъяснил, что, если сотрудник пока еще не выбрал способ ведения трудовой книжки, работодатель должен выдать ему при увольнении только трудовую книжку в бумажном виде. Форму СТД-Р в таком случае оформлять не нужно.

• оформление сотрудника на работу;
• внесение изменений в трудовые отношения;
• увольнение сотрудника;
• выплата заработной платы;
• оформление отпуска;
• организация командировок;
• премирование и взыскание;
• ведение трудовой книжки;
• оформление личного дела;
• выход сотрудника на пенсию.

Как видите, для грамотного ведения кадров нужно хорошо ориентироваться во многих сферах работы компании. Плюс к этому, кадровые вопросы регулируются законом, за нарушение которого на компанию может налагаться штраф.

Специалисты компании «Консалт», готовы взять на себя всю работу по ведению кадров и делопроизводству.

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и других организациях, утвержденная 19 января 2009 года – содержит требования к документальному оформлению хозяйственных операций и кадров в организации.
2. Инструкция о порядке оформления и хранения личных дел сотрудников, утвержденная 26 марта 2004 года.
3. Инструкция, которая регламентирует ведение трудовых книжек сотрудников, утвержденная 16 июня 2014 года.
4. Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный 26 октября 2016.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

• Чтобы фирмы могли отчитываться перед государственными службами по определенному стандарту.
• Для организации работы с кадровыми документами в компаниях по одному алгоритму.
• Чтобы проще было разбирать спорные ситуации между нанимателем и работником в суде.

• Чтобы отчитаться перед государственными органами.
• Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании.
• Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Трудовые контракты и договоры

Трудовой контракт – это первый документ, который подписывает наниматель и работник. Составляется два экземпляра договора: один хранится в отделе кадров, а другой – у сотрудника.

Типы договоров, закрепляющих трудовые отношения:

• Договор, который заключается на неопределенный срок;
• Договор, который заключается на срок от одного года до пяти лет;
• Договор о выполнении определенного объема работ (договор подряда);
• Договор, который заключается при временном замещении сотрудника с сохранением им рабочего места;
• Договор на выполнение сезонной работы.

Если после заключения договора меняются условия труда, то это обязательно оформляется документально – чаще всего приложением.

Важно! Иногда работодатели вместо трудового контракта заключают договор подряда, чтобы сэкономить на отчислениях в ФСЗН. Но учтите, что если проверка выявит нарушения, то на руководителя организации может быть наложен штраф.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу издается на основании трудового договора или контракта.

Личное дело сотрудника

Представляет собой папку со всеми данными о сотруднике: копия диплома об образовании, характеристики, трудовой договор, трудовая книжка.

Трудовая книжка

В трудовую книжку работодатель заносит информацию о трудовом стаже работника. Если при приеме на работу у сотрудника нет трудовой книжки, то наниматель обязан ее завести.

Договор о материальной ответственности сотрудника

Если в процессе работы вы доверяете сотруднику ценное имущество, мы советуем задокументировать этот. Так в случае причинения ущерба, работник будет обязан его возместить.

Кадровые документы в РБ: основные вопросы делопроизводства

Внутренние правила трудового распорядка

Этот кадровый документ содержит сведения о порядке приема сотрудников на работу и об увольнении, о длительности рабочего дня, графике (посменный, скользящий, фиксированный), перерывах, системе премирования.

Штатное расписание

В штатном расписании перечисляются все штатные единицы. Документ описывает структуру предприятия, все его подразделения с указанием должностей и численностью работников, а также с размерами полагающейся должностям заработной платы.

График отпусков

График отпусков составляет раз в год не позднее пятого января. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись.

Положение об оплате труда и выплате премий

Данное положение разрабатывается для каждой фирмы индивидуально. Способ выплаты заработной платы, размер окладной части, надбавки, размер премий и основание для их начисления – все это описывается в положении об оплате труда. Документ закрепляется приказом руководителя.

Табель учета рабочих дней

Записи в табеле ведутся помесячно. Если у сотрудника гибкий график, то можно просто вписывать в табель количество отработанных часов в месяц.

Должностная инструкция

В должностной инструкции перечисляются все обязанности, возложенные на работника. Документ помогает более эффективно контролировать выполнение работы сотрудником и решать спорные вопросы.

Журнал учета личных дел и журнал движения трудовых книжек

Эти документы нужны для контроля движения кадровых документов. Например, когда увольняемый работник получает на руки трудовую книжку, он должен расписаться в специальном журнале.

Ведение кадрового делопроизводства – это не просто отчетность «для галочки». Грамотное ведение кадрового учета позволяет руководителю компании уверенно себя чувствовать во время проверок государственных органов. Кроме того, кадровые документы позволяют решать спорные ситуации между нанимателем и его работниками.

Мы советуем уделять достаточное внимание оформлению кадровых документов. Выбирайте для ведения кадрового делопроизводства профессиональных сотрудников. Или поручите ведение кадров компании «Консалт».

Обновление — Март 2020

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

ВАЖНО! ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Похожие записи:

• С Какой Суммы Можно Вернуть Ндфл За Обучение Ребенка В 2020
• Справки На Социальную Стипендию 2020
• Документы к авансовому отчету при закупке за наличный расчет в казенных учреждениях в 2020 году