Расходы на гсм для легковых автомобилей в налоговом учете обязательно ли оформлять путевые листы для директора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходы на гсм для легковых автомобилей в налоговом учете обязательно ли оформлять путевые листы для директора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Главная Архив. Запомнить меня. На пустынном перекрёстке в Петрозаводске столкнулись две иномарки.

2020 год нужен ли путевой лист директору на служебную машину

Автомобиль директора: служебный или личный

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность.

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Путевой лист легкового автомобиля в 2020 году (скачать бланк)

• Инспектору ГИБДД, чтобы узнать владельца или пользователя авто, а также маршрут.
• Компании для определения целесообразности и эффективности использования транспортного средства.
• Партнёрам, чтобы доказать, что груз был доставлен или услуги были оказаны.
• Диспетчеру для расчета расхода топлива — ещё один маркер для оценки эффективности эксплуатации автомобильного транспорта.
• Налоговикам документ необходим, чтобы проверить правильность учёта налогооблагаемых средств.
• Водителю авто. Путёвка и табель, в котором отмечается рабочее время, являются прямым основанием выплаты зарплаты.

Форма путевого листа с 2020 года не должна измениться, но нет никаких гарантий, что не будут внесены поправки в течение года. Поэтому иногда стоит проверять актуальность информации, как и правила оформления путевых листов в 2020 году. На конец 2020 учитываются только изменения 2020 и новых пока не появилось.

Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом (Комментарий к постановлению Минтранса РБ от № 25)

Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации).

Минтрансу поручены разработка и утверждение технических нормативных правовых актов, норм в области транспортной деятельности, форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также порядка их оформления. Данную задачу Минтранс выполнил, утвердив постановление от 29.03.2012 № 25 (далее – постановление № 25; вступило в силу 29 августа 2012 г.).

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2020 по делу N 77-80/2020). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.

Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.

Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника

Следует отметить, что согласно регламентам подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона №212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона №125-ФЗ, страховые взносы на обязательное соцстрахование не начисляются на выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, так как выплаты эти определены трудовым законодательством РФ.

В статье 188 Трудового кодекса РФ сказано, что работник, уведомив работодателя, или действуя с его согласия, используя личное имущество, в том числе, собственный автомобиль в служебных целях, например, отправляясь на нем в командировку, должен получить соответствующую компенсацию. Кроме того, ему возмещаются все расходы, понесенные в служебной поездке, к таковым относятся и расходы, связанные с использованием личного авто. Так, в том чтобы использовать личное имущество в служебных целях, нет ничего предосудительного, более того, компания обязана компенсировать все расходы.

2020 год нужен ли путевой лист директору на служебную машину

Не все руководители понимают, что как только автомобиль появляется в зоне действия организации, то тем самым автомобиль попадает в правовое поле, а точнее сказать в поле зрения надзорных органов. И уже не важно, что этим автомобилем управляет директор, и не важно что это его собственный автомобиль, который он же отдал в аренду собственной организации.

Согласно Постановления Минтруда РФ от 12 мая 2003 г. N 28 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» «…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя…».

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Штраф за езду без путевого листа

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

С 2013 года, организациям предоставлена возможность самостоятельно разрабатывать формат путевого листа. При этом в нем должны отражаться обязательные реквизиты, установленные ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Особенности путевого листа на месяц — образец 2020

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2020 № 17, вступивший в силу 26.02.2020, и приказ Минтранса от 07.11.2020 № 476, вступивший в действие с 15.12.2020).

Использование директором автомобиля организации

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлено, что все юридические лица обязаны организовать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 7 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона № 196-ФЗ).

Использование служебного автомобиля в личных целях

В трудовом договоре с начальником управления может быть предусмотрена компенсация стоимости ГСМ при перемещении с дома на работу и обратно. В этом случае, начальнику необходимо выплатить компенсацию понесенных расходов. В противном случае данные расходы должны производиться за его счет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Образец путевого листа на директора

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).

Источник: https://sibyurist.ru/nalogi-i-vychety/2019-god-nuzhen-li-putevoj-list-direktoru-na-sluzhebnuyu-mashinu

Директор использует ГСМ, какими документами оформить и какие налоги при этом возникают?

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ и страховыми взносами компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании легкового автомобиля эти расходы можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366):

Объем двигателя легкового автомобиля

до 2 000 куб. см включительно

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Проводки по выплате компенсации

Начислена компенсация за использование личного автомобиля

Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

Когда сотрудник управляет грузовиком, в расходах можно учесть всю сумму.

Компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

Страховые взносы тоже не начисляются.. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Как использовать автомобиль работника по договору аренды

Договор аренды. Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды. Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Дело в том, что арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Арендная плата устанавливается по соглашению сторон (сотрудника и работодателя). Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе. Рекомендуем установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать. Приостанавливать же договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

НДФЛ. У договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Страховые взносы . Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Директор организации (ООО) ездит на служебной машине и управляет ею сам. Заправляет машину в выходные дни. График работы директора — пятидневная рабочая неделя, рабочее время с 10.00 до 18.30, рабочий день — ненормированный. Путевые листы составляются раз в месяц по форме, разработанной организацией. Нормы расходования ГСМ утверждены приказом руководителя для зимнего и летнего времени. К тому же директор пользуется платной дорогой (по дороге на работу и домой).

Принимается ли в целях налогового учета стоимость ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни (т.е. вне рабочего времени, указанного в трудовом договоре с директором), а также стоимость проезда по платной дороге?

Налоговый учет стоимости ГСМ по чекам АЗС

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Обоснованные расходы — это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В целях признания для целей налогообложения расходов на горюче-смазочные материалы для автомобиля, управляемого и используемого директором, кроме подтверждения этих расходов первичными документами, которые свидетельствуют о факте приобретения ГСМ (например, чеками АЗС), следует документально подтвердить экономическую оправданность и производственную направленность данных расходов.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Вместе с тем, как разъясняется в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Информация N ПЗ-10/2012), обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Соответственно, самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, как предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и указанные в разд. II «Обязательные реквизиты путевого листа» Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152), поскольку данный Приказ был издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ст. 6).

Организации вправе также применять унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля (форма N 3), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, при необходимости добавив или удалив часть реквизитов.

Напоминаем, что на основании требований ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все применяемые организацией формы первичных учетных документов, в том числе разработанные на основе унифицированных форм, должны быть утверждены руководителем организации либо отдельным распорядительным документом, либо в составе учетной политики для целей бухгалтерского учета.

Согласно п. 10 разд. III «Порядок заполнения путевого листа» Приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Соответственно, для оформления путевых листов организации вправе предусмотреть любой срок, но не более одного месяца.

Следует отметить, что в упомянутом Приказе Минтранса России в качестве обязательного реквизита путевого листа не указан маршрут следования. Вместе с тем согласно разъяснениям официальных органов информация о маршруте следования автомобиля позволяет подтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и, соответственно, служит доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода, исходя из требований ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).

В судебных актах, в которых была поддержана позиция налоговых органов по вопросу о правильности заполнения путевых листов, уточняется, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном пути следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ в служебных целях и свидетельствовать об обоснованности этих расходов.

Такие выводы приведены в Постановлениях:

— ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);

— ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 N А55-26509/2012 (Определением ВАС РФ от 07.10.2013 N ВАС-13642/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 N А33-13602/08 и от 06.08.2008 N А78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08;

— ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 N А33-10451/2009 (Определением ВАС РФ от 11.10.2010 N ВАС-13567/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 21.10.2009 N А33-13602/08.

Наличие довольно обширной арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие указания в путевом листе маршрута следования служебного автомобиля, включая наименование организации и адреса, может повлечь за собой возникновение налоговых рисков в отношении расходов на ГСМ.

Таким образом, представляется целесообразным включить в состав реквизитов формы путевого листа, в том числе подлежащего заполнению руководителем, кроме адреса местонахождения пункта назначения, наименование организации (учреждения), куда направлялось служебное транспортное средство.

Что касается вопроса о признании в целях налогообложения расходов на приобретение директором ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни, то, по нашему мнению, имеет значение не факт приобретения ГСМ в выходные дни, а время (период) использования этих ГСМ. Например, ГСМ приобретены в воскресенье вечером для их дальнейшего использования с начала трудовой недели в течение рабочего времени руководителя, установленного трудовым договором, что будет подтверждаться путевыми листами, которые составлены с учетом приведенных требований.

В Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 N КА-А40/96-09 была рассмотрена схожая ситуация.

Установив, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам, выезжали из гаража не раньше 9.00, а возвращались не позднее 18.00, тогда как согласно кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9.00, либо после 18.00, налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ. Однако в организации пояснили, что на основании приказов легковые автомобили были переданы лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. Названными приказами предусмотрено, что указанным работникам расходы возмещаются по авансовым отчетам, связанным с приобретением ГСМ во внерабочее время. При этом установлено, что приобретение ГСМ во внерабочее время обосновано целью беспрепятственного выезда на линию на следующий день.

Поскольку обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работу), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса, суд указал, что факт перегона транспортного средства от места нахождения завода к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство на ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.

В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.

Как указал суд, признавая позицию налогоплательщика неправомерной, подотчетные лица налогоплательщика за наличный расчет оплачивали услуги по мойке автомобиля и приобретали ГСМ. Поскольку инспекция установила, что расходы понесены не в регионе деятельности общества в дни, когда работники не направлялись в командировку (в том числе в выходные и праздничные дни), а представленные документы не позволяют идентифицировать автомобили, то эти расходы не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ как не подтверждающие их производственную направленность.

Кроме того, суд согласился с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды, полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения расходов на ГСМ и услуг автомойки и подлежащей обложению НДФЛ.

Следовательно, если ГСМ использованы директором для служебных поездок в выходные дни, что должно подтверждаться надлежащим образом заполненными путевыми листами, необходимо также учитывать следующее.

Директор, с одной стороны, является руководителем — единоличным исполнительным органом организации, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 ТК РФ, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью).

Работодателем по отношению к руководителю является общее собрание участников ООО или единственный участник (пп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).

Положения ст. 100 ТК РФ предусматривают возможность использования различных режимов рабочего времени, в том числе работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым по распоряжению работодателя при необходимости отдельные работники могут эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Таким образом, для работника, работающего по графику пятидневной рабочей недели, условие о ненормированности рабочего дня означает лишь эпизодическое увеличение продолжительности его рабочего времени и не может служить основанием для его привлечения к работе в выходные дни.

Аналогичный вывод следует из Письма Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1: введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т.д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.

Привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные дни должно осуществляться с применением положений ст. ст. 113 и 153 ТК РФ.

Следует помнить, что работа в условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), в выходные и праздничные дни (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ), сверхурочная работа (ст. ст. 99, 152 ТК РФ) — это самостоятельные режимы труда в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ, Письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1). Поэтому, если служебный автомобиль, управляемый директором, будет использоваться в производственных целях в выходные дни, должен соблюдаться установленный порядок оформления привлечения руководителя к работе в выходные дни и оплаты его труда (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ).

Несоблюдение требований названных норм ТК РФ является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, выполнение в отношении руководителя указанных требований трудового законодательства наряду с надлежащим заполнением путевых листов позволит признать обоснованными для целей налогообложения расходы по ГСМ, приобретенным и использованным в выходные дни для совершения служебных поездок.

Так, УФНС России по г. Москве в Письме от 19.06.2006 N 20-12/54213@ сообщило, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибыли необходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.

Например, в Постановлении от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимость топлива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказы руководителя о сменной работе водителей.

Однако с учетом того, что руководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе в выходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участников общества либо последние на основании протокола общего собрания участников предоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе в выходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор, заключенный с директором.

Вопрос: Организация выплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она, наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемые сотрудникам?

Ответ: Нет, не вправе, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе стоимость ГСМ.

Обоснование: На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Эти нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и на сегодняшний день составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб. в месяц.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, предусмотренных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм названных компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личных автомобилей в служебных целях. К такому выводу неоднократно приходил Минфин России в своих письмах, отвечая на аналогичные запросы налогоплательщиков (см. Письма от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).

В связи с этим считаем, что налогоплательщику гораздо выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В этом случае он сможет признать в целях налогообложения большую сумму затрат, связанных с использованием автомобиля в служебных целях (при соблюдении условий ст. 252 НК РФ).

Подборка материалов по данному вопросу.

Разъяснение подготовила: бухгалтер-консультант Ким Ольга Валерьевна

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс, содержащихся в следующих информационных банках:

— СПС КонсультантПлюс: Версия Проф;

Источник: https://ks063.ru/vopros-ekspertu/faq/direktor-ispolzuet-gsm-kakimi-dokumentami-oformit-i-kakie-nalogi-pri-etom-voznikayut

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора. Использование директором личного автомобиля в служебных целях. Списание бензина на предприятии

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

Личный автомобиль в служебных целях

В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:

• Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
• Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
• Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
• Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Аренда автомобиля

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.

Но в использовании аренды личного автомобиля директора отмечают и недостатки. К таковым относятся следующие:

• Придется платить НДФЛ с платы за аренду.
• Необходимо снова оформлять страховой договор.
• Дополнительно нужно заключить договор аренды.

Подробно данный вопрос раскрывается в ст. 643 Гражданского кодекса.

Личный автомобиль директора

Могут применяться и иные способы, позволяющие списать бензин на личный автомобиль директора. Он не освобождается от обязанности выписывать ПЛ, а также оформлять командировки и иные служебные поездки должным образом. Но на практике это требование исполняется не всегда.

При возникновении тех или иных проблем директор всегда может объяснить поездки личными целями, а не рабочими. Тогда, чтобы обвинить его в нарушении закона, следственным органам придется доказывать, что в поездке исполнялись непосредственно рабочие функции.

Директор ООО, являясь одновременно учредителем, вправе использовать для оформления автомобиля все те способы, которые прописаны выше. Это возможно за счет того, что он также выступает и в качестве физлица – то есть является и директором, и работником, и представителем юрлица.

Рассмотрим подробно, как списать бензин на личный автомобиль директора. При этом будем считать, что он находится на балансе предприятия.

Понятие путевого листа

К нему (коротко — ПЛ) относится первичный документ, где фиксируется пробег. На его основании определяется расход топлива. Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Компании нередко применяют ПЛ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 78 еще в 1997 г. В нем содержатся разные формы ПЛ исходя из вида автомобиля, к примеру, форма 3 предназначена для легкового авто, а форма 4 – для грузовика.

ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц. Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Если имеет место использование директором личного автомобиля в служебных целях или, наоборот, служебного авто – в личных целях, то особенно важно правильно оформить ПЛ. От этого зависит, будет ли осуществляться учет расходов на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль. Чтобы подстраховаться на случай проведения проверок и не допустить ошибок, нужно учитывать разные нюансы.

Удобный вариант документа

Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.

В нем должна содержаться следующая информация:

• Название и номер.
• Данные о периоде действия.
• Данные о собственнике ТС.
• Данные об автомобиле.
• Данные о водителе.

Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.

Как списывать бензин по путевым листам? В них необязательно вписывать маршрут следования транспортного средства. Это особенно важно в случаях использования автомобиля как для служебных, так и для личных целей. Данные выводы подтверждаются практикой в суде.

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.

Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.

В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.

При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.

Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.

Недостатки унифицированного ПЛ

При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.

Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.

Списание топлива по норме

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Списание бензина при командировках

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.

Заключение

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

Списание бензина на личный автомобиль директора может осуществляться разными способами. К наиболее распространенному относится компенсация и аренда. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому в конкретных случаях делают выбор в пользу того или иного способа с учетом имеющихся обстоятельств.

Источник: https://businessman.ru/kak-spisat-benzin-na-lichnyiy-avtomobil-direktora-arenda-lichnogo-avtomobilya-direktora-ispolzovanie-direktorom-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyih-tselyah-spisanie-benzina-na-predpriyatii.html

Расходы на гсм для легковых автомобилей в налоговом учете обязательно ли оформлять путевые листы для директора

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Расходы на гсм для легковых автомобилей в налоговом учете обязательно ли оформлять путевые листы для директора». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Напомним, что до вступления в силу Закона № 402-ФЗ компании обязаны были использовать унифицированные формы первичных документов, содержащиеся в соответствующих альбомах. В них содержалась и форма путевого листа. Но сейчас, как видите, законодательство о бухгалтерском учете не содержит такого жесткого требования.

Расходы на ГСМ и путевые листы: есть ли прямая зависимость

Компания осуществляла эксплуатацию легковых и грузовых автомобилей для перевозки сотрудников и грузов. В связи с тем что в этом случае сотрудники компании являются участниками дорожного движения, то, по мнению суда, организация обязана соблюдать порядок заполнения путевых листов, в том числе включать в них обязательные реквизиты. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязаннос­ти по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом. Таким образом, Верховный суд распространил требования по составлению путевого листа, предусмотренные Приказом № 152, на всех юридических лиц, включая тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.

В нем арбитры отметили следующее. Организация не осуществляла перевозку пассажиров на основании договора перевозки пассажиров или договора фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров. В связи с этим довод налогового органа о том, что с изданием Приказа № 152 для компании стало обязательно использование путевого листа, является ошибочным. Отметим, что аналогичные выводы содержатся в постановлении все того же Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/11889-08.

После принятия решения о применении в транспортных средствах систем электронного контроля (то при списании ГСМ без путевых листов) нужно будет издать соответствующий приказ, закрепив в нем новый способ учета ГСМ с помощью системы слежения ГЛОНАСС.

Для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете израсходованное количество горюче-смазочных материалов должно быть подтверждено документально. Основным документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ , п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 ). Возможно ли списание ГСМ без путевого листа, расскажем в нашей консультации.

Расходы на ГСМ также можно подтвердить и без оформления путевых листов. Обосновать затраты на ГСМ можно будет на основании документов, позволяющих достоверно определить пройденный транспортным средством путь. Например, актом, заполненным на основании данных приборов учета и контроля за перемещением автотранспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 ). Ведь система навигации может достоверно определить пройденный автомобилем путь.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.

Расходы на ГСМ: учет и автоматизация

Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.

В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.

Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.

Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2020 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме. С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).

Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.

Теперь вернемся к вопросу о директоре с путевым листом. Если вы скажете, что водителем является директор и это вас как то смущает, то я вам скажу, что нет такого закона где было бы написано, что если директор выполняет работу по профессии водителя, то есть работу по управлению служебным автомобилем, то он может не выполнять требований законодательства (даже если он арендован у него же).

А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист. Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.

Другого понимания, как например служебный автомобиль для личных целей, не предусмотрено. Это просто исключено. Поэтому любое транспортное средство приобретенное или взятое в аренду, будет рассматриваться налоговым органом (любым другим надзорным органом) как объект с помощью которого извлекают прибыль или оно необходимо для работы организации в целом (для служебных дел).

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Для того, чтобы получить возможность включения горюче-смазочные материалов в состав расходов по налоговому учёту, необходимы первичные документы, подтверждающие факт использования их предприятием по прямому назначению. Одним из видов учёта расходов ГСМ является их списание по путевым листам.

Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.

Добрый день, в ООО имеется легковой авто в лизинге, используется для представительских нужд, какие документы требуются для передвижения, если за рулем Генеральный директор? СОР, страховка — это понятно, а вот путевой лист, доверенности, приказы и т.п. с этим не ясно .

Добрый день. Грузовая Газель оформлена на физическое лицо. Я водитель (физ. лицо) вписанный в страховку. Переодически перевозим различные грузы принадлежащие владельцу (от склада до магазина). На балансе в организации автомобиль не состоит. В общих чертах: не осуществляются перевозки грузов третьих лиц, перевозим соответственно не на комерческой основе. Необходим ли путевой лист. На посту ДПС при его отсутствии начали говорить, что грозят большие штрафы владельцу как организации, но автомобиль-то принадлежит физ лицу, и мне за его отсутствие(путевого листа). Я так понимаю что по идее штраф всего лишь 500 руб, за отсутствие путевого листа, или действительно возможны большие штрафы.

Здравствуйте, нужно ли оформлять путевой лист при необходимости движения с выполнением работ автомобилем не территории предприятия без выезда за КПП (на линию)? Если да, то при этом нужно ли заполнение журнала выпуска на линию и журнала тех.контроля? Ведь при оформлении путевого листа в разрешении на выезд расписывается механик, ставит свою отметку контролер по выпуску на линию, а эти отметки предполагают фиксацию записей в журналах.

Источник: https://mslaw.ru/vozvrat-izlishne-vnesennoj-arendy/rashody-na-gsm-dlya-legkovyh-avtomobilej-v-nalogovom-uchete-obyazatelno-li-oformlyat-putevye-listy-dlya-direktora

Похожие записи:

• Что нужно знать о рисках при покупке квартиры на вторичном рынке
• Пособие По Чаэс В 2021 Году
• Документы для продажи квартиры в беларуси 2021