Должностные обязанности офис менеджера компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности офис менеджера компании». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

«Общие положения»,
«Основные функции»,
«Права»,
«Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

«Условия работы»,
«Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Должностная инструкция офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
подготовка отчётов, прайс-листов;
контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
закупка канцтоваров;
заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

умение работать с документами и организовывать документооборот;
владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела. Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель. Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Особенности менеджера по работе с клиентами превращают эту должность в важную для любого предприятия. Поэтому, наряду с обязанностями такого специалиста, от которого зависит репутация предприятия, такому специалисту предъявляются определенные требования. Так, например, менеджер по работе с клиентами обязан:

Иметь экономические знания, обладать основами маркетинга и знаниями всего ассортимента товаров и услуг, реализуемых компанией.
Обладать навыками разработки бизнес-планов, коммерческих предложений и контрактов.
Обладать способностями установки деловых контактов.
Быть знакомым с этикетом, принятым для общения с клиентурой.
Знать основы психологии и общения с людьми.
Обладать высоким уровнем стрессоустойчивости.
Быть терпеливым и выдерживать высокую нагрузку.
Обладать профильными знаниями в области управления и в продажах.
Быть инициативным.
Обладать опрятным внешним видом и приятной внешностью.

Особого внимания – профессия менеджера требует отношения к ключевым и корпоративным клиентам. Менеджер такого уровня нередко входит в руководство компании, обеспечивая получение прибыли от ключевых клиентов до 50%.

Примечание. В бизнес-среде РФ термин «ключевые клиенты» часто не соответствует западной экономической теории. В РФ ключевыми клиентами обычно считаются потребители, обеспечивающие максимальный доход компании, в разрез современной западной экономической теории, рассматривающей ключевого клиента в виде абстрактной целевой аудитории.

Как отмечалось ранее, образование, для получения вакансии менеджера, должно быть высшим. При этом, оно не обязательно должно быть профильным. Для работы на такой должности можно обладать гуманитарным образованием (например, в юридической или психологической сфере), образованием в сфере управления, или экономическим.

Основным критерием является наличие коммуникативных способностей специалиста. Короче говоря, приветствуется специалист, умеющий вести диалог, обладающий способностью убеждения, с мотивацией на заработок.

Дополнительным аргументом для работодателя – принять человека на должность менеджера – может стать пройденные курсы по менеджменту и маркетингу.

Для отображения полученного основного образования и пройденных курсов потребуется указать:

Дату начала учебы и завершения.
Название ВУЗа, с указанием факультета, или курсов, где обучался человек.
Полученной специальности, при получении основного образования и диплома, или сертификата, по завершению курсов.

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Конечно, опыт работы менеджера по работе с клиентурой, приветствуется работодателем. Чем больший стаж работы соискателя в данном сфере деятельности, тем больше у него шансов получить желаемую вакансию.

Сложнее найти работу человеку без опыта такой работы. Здесь придется сделать упор на теоретические знания менеджмента, на свою креативность и прочие сильные стороны своего характера и личные достоинства соискателя.

При наличии опыта, надо будет отобразить этапы трудовой деятельности соискателя, с указанием:

Даты приема и увольнения.
Названия компании.
Занимаемой должности, с перечислением обязанностей, выполняемых на данной должности.

При этом, список мест трудовой деятельности соискателя необходимо отображать в обратной хронологической последовательности, начиная составление списка с последнего места работы.

Не менее важным обстоятельством является наличие ключевых навыков у соискателя, которые также приобретаются с опытом работы. Здесь нужно будет отобразить, те навыки и знания, которыми владеет соискатель.

К основным навыкам, используемых менеджером в работе, можно отнести:

Менеджер по работе с клиентами обязан быть образованным, хорошо подготовленным, обладать хорошими творческими способностями, быть терпимым к недостаткам клиентов.

Среди своих личных качеств данный специалист может отметить следующие характерные черты:

Целеустремленность – способность добиваться поставленной цели.
Гибкость – умение реально оценивать ситуацию, адаптироваться, не изменяя установленной позиции.
Работоспособность – выполнение работы с высокой эффективностью.
Настойчивость – характер человека, проявляющего упорство в достижении цели.
Самостоятельность – способность принимать решения и отвечать за их принятие.
Дисциплинированность – соблюдение установленного порядка.
Инициативность – способность к энергичному действию, с выдвижением идеи и предложением пути их исполнения.

Обладая перечисленными характерными чертами, соискатель может быть уверенным в получении желаемой вакансии.

Этот раздел служит для отображения информации, которая упущена в предыдущих разделах данного документа. Здесь можно отметить сведения о соискателе, которые он считает полезными для восприятия потенциальным работодателем, к примеру:

Его семейное положение и наличие или отсутствие детей.
Готовность к командировкам.
Об его увлечениях.
О знаниях иностранных языков и т. д.

В конце документа можно отметить возможность предоставления рекомендаций от бывших работодателей, если таковые имеются.

Должностная инструкция офис-менеджера: для чего необходима такая специальность?

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

[подпись] /[расшифровка подписи]/

[число, месяц, год]

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера Общества с ограниченной ответственностью OOО «НОВЫЙ БИЗНЕС» (далее «Общество»)
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно Руководителю Административного отдела.
1.4. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.5. В период временного отсутствия Офис-менеджер его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на Офис-менеджера.

2.1. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований по стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2-х лет.
2.2. Офис-менеджер должен знать:
2.2.1. Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики в соответствующей отрасли.
2.2.2. Организационно-распорядительные документы, локальные нормативные акты и нормативно-техническую документацию Общества, касающиеся его деятельности.
2.2.3. Профиль, специализацию и особенности структуры управления и кадрового состава Общества.
2.2.4. Организационную структуру Общества.
2.2.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
2.2.6. Стандарты деловой переписки, в т.ч. с иностранными партнерами.
2.2.7. Английский язык на уровне intermediate (разговорный).
2.2.8. Принципы и методы администрирования.
2.2.9. Порядок оформления, ведения и хранения рабочей документации.
2.2.10. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
2.2.11. Архивное дело.
2.2.12. Формы и методы контроля исполнения документов.
2.2.13. Методы организации делопроизводства и стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
2.2.14. Средства и способы механизации ручного труда;
2.2.15. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
2.2.16. Основы экономики, организации труда, производства и управления;
2.2.17. Трудовой кодекс Российской Федерации;
2.2.18. Правила внутреннего трудового распорядка;
2.2.19. Правила пользования и оргтехникой (факс, ксерокс, принтер и т.п.).
2.2.20. Этику и правила делового общения.
2.2.21. Навыки работы с компьютером и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Internet Explorer и т.п.).
2.2.22. Правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

3.1. Офис-менеджер:
3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).
3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.
3.1.3. Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.
3.1.4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.
3.1.5. Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).
3.1.6. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
3.1.7. Выезжает по заданиям Руководителя административного отдела в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
3.1.8. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.
3.1.9. По поручению Руководителя Административного отдела согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя Административного отдела; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
3.1.10. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем Административного отдела и не требующим его непосредственного участия.
3.1.11. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю Административного отдела, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю Административного отдела.
3.1.12. Обеспечивает работников Общества необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).
3.1.13. Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Общества для доступа в офис.
3.1.14. Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.
3.1.15. Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.
3.1.16. Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.
3.1.17. Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
3.1.18. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
3.1.19. Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.
3.1.20. При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.
3.1.21. Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.
3.1.22. Осуществляет другие права, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Офис-менеджер должен:
4.1. Выполнять установленные нормы труда
4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда
4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи
4.4. На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.
4.5. При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты
4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.
4.7. Содержать в порядке и чистоте рабочее место
4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха
4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации
4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.
4.11. Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя.
4.12. В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.
4.13. При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность и\или представителю арендодателя.
4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2016)

Офис-менеджер несет ответственность в соответствии с Законодательством РФ за:
6.1. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда и противопожарной безопасности, создающих угрозу деятельности Общества и его работникам;
6.2. Несоблюдение лимитов по административно-хозяйственным и командировочным расходам;
6.3. Не обеспечение сохранности исходящей, входящей и внутренней документации;
6.4. Несоблюдение интересов Общества, выдачу конфиденциальной информации о сотрудниках и информации, составляющей коммерческую тайну Общества и ее клиентах третьим лицам;
6.5. Использование персонального компьютера, оргтехники и другого офисного оборудования и корпоративных ресурсов в нерабочих целях;
6.6. Нетактичное поведение при общении с персоналом и посетителями Общества;
6.7. Предоставление Генеральному директору ложной или искаженной отчетной и другой информации;
6.8. Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины;
6.9. Неисполнение или некачественное исполнение своих должностных обязанностей и обязанностей по вопросам соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности;
6.10. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Административного отдела и Генерального директора.

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

делопроизводство;
выполнение поручений руководителя;
осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

обеспечение документооборота компании;
подготовка совещаний, заседаний, конференций;
оформление приказов и доведение их до сведения работников;
координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

исполнительность и ответственность;
грамотность и аккуратность;
стрессоустойчивость и инициативность;
трудолюбие и коммуникабельность;
позитивность и честность;
выносливость и усидчивость;
дисциплинированность, организованность.

Должностные обязанности офис-менеджера компании

Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:

вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
принимать решения в рамках своей компетенции;
получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.

Каждый менеджер обязан выполнять свою работу надлежащим образом, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре закреплены не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник отвечает за:

нанесение материального ущерба фирме;
сохранение конфиденциальности;
невыполнение трудового распорядка, дисциплины, техники и противопожарной безопасности;
грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
действия вне своей компетенции.

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.4. Офис-менеджер должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
устав предприятия;
организацию делопроизводства, в том числе знание электронного документооборота;
методы оформления и обработки документов;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
стандарты менеджмента качества предприятия.

1.5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется старшему офис-менеджеру.

1.6. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный старшим офис-менеджером.

1.7. Офис-менеджер может быть уволен:

по личному заявлению;
по инициативе администрации.

Офис-менеджер:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и структурных подразделений.

2.2. Принимает заявки на приобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, а также выполняет самостоятельное приобретение товаров.

2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Заказ канцелярских товаров, моющих средств а также расходных материалов.

2.5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.6. Ведет делопроизводство и документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.

2.7. Прием и распределение входящих телефонных звонков.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.

3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации о фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.7. За предоставление ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

Офис-менеджер в основном работает с документами. В его обязанности входит получение, просмотр и регистрация корреспонденции, отправление документов, требующих срочного рассмотрения, соответствующим работникам, доведение всего этого до сведения руководителя с помощью резолюции.

Вся документация регулярно изучается менеджером, который контролирует сроки исполнения этих письменных распоряжений, а также других устных приказов начальства. По распоряжению генерального директора он подготавливает документальные проекты, а затем согласовывает их с руководителями отдельных подразделений.

Менеджер офиса выполняет задачи, связанные с документооборотом, не только между разными подразделениями компании, но и тем, который возникает при взаимодействии с другими предприятиями. Другим его обязательством выступает регистрация договоров и их учет. Этот специалист составляет доверенности и рассматривает отчеты, подаваемые доверенными лицами.

Из важных обязанностей этого сотрудника можно назвать ведение табеля с расчетом рабочего времени, оформление документов для отправления в командировки, учет кадров организации – увольнений, приемов на работу и отпусков.

По требованию работников компании офис-менеджер должен оснащать офис всем необходимым – аптечкой, канцтоварами, материалами, моющими средствами, предметами мебели и т.д. Он должен контролировать рабочее время, следить за регулярным обеспечением уборки помещений, составлять инструкции деятельности секретарей и курьеров.

Также ему необходимо следить за обеспечением противопожарной безопасности, проведением ремонта, сохранением целостности имущества фирмы. Офис-менеджер является непосредственным руководителем водителей, уборщиц, курьеров и завхозов, за чьей работой он обязан наблюдать.

Этот специалист может выдвигать свои предложения по делопроизводству, организационным вопросам компании и выносить их на рассмотрение руководством. Также он имеет право настаивать на обеспечении для сотрудников нормальных трудовых условий – удобных рабочих мест, помещений, оснащенных всем необходимым. Менеджеру разрешается доносить до руководителя недостатки, выявленные в работе во время исполнения им своих обязанностей.

Руководители подразделений и обычные работники обязаны предоставлять офис-менеджеру документы и информацию, которые он может запрашивать как самостоятельно, так и от лица генерального директора. Данный специалист обладает правом пользоваться в своей деятельности приказами и инструкциями, издаваемыми генеральным директором, на свое усмотрение решать проблемы при непредвиденном посещении офиса клиентами, отвечать на телефонные звонки.

Менеджер отвечает за конфиденциальность информации, проходящей через него. Он может быть наказан за невыполнение своих обязанностей, халатность и нарушение сроков исполнения поручений. Управляющий офисом обязан возместить компании материальный ущерб, возникший по его вине.

Также данный сотрудник ответственен за сохранность материальных вещей и документов, содержащих конфиденциальные сведения. В своей работе он несет ответственность в случае нарушения российского законодательства. Офис-менеджер не должен нарушать требования собственной должностной инструкции.

Организовывает работу офиса, следит за документацией и многим другим на предприятии работник, называемый офис-менеджером. Это – универсальный сотрудник, который может при необходимости выполнять функции секретаря или кадрового служащего. Правильная работа офиса, оснащение его всеми необходимыми вещами, соблюдение комфортных условий труда – все это зависит только от него. Менеджер офиса руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны его обязанности, права и ответственность.

Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм. Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса. Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов. Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства. Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию. Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию. Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.

Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.
Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.

Офис-менеджер – должностная инструкция, функции, обязанности и требования

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе. При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора. Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
Нормы делового этикета.
Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы. Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции. Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.

Ответы на вопросы по охране труда
Примеры документов
Разделы охраны труда в дипломах
Галерея по Охране труда
Форум

Офис-менеджер — кто это? Должностные обязанности офис-менеджера

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте.

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
координация завершения/начала трудового дня.

Основные права офис-менеджера следующие:

ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
внесение предложений по улучшению офисной работы;
подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Схема должностной инструкции офис-менеджера достаточно проста. В самом начале документа находятся данные о руководителе, далее идут основные пункты и в конце – информация о сотруднике.

Для того чтобы заполнить бланк, необходимо указать только Ф.И.О. (полностью), дату ознакомления с бумагой и поставить подпись. В некоторых случаях, информация о сотруднике указывается не в самом документе, а на отдельном бланке, где также указана дата принятия сотрудника на работу.