Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки Хранения Документов В Организации В 2020 Году Со Статьями». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Информацию о причине появления после операции инородного тела линейной формы 15 3 мм 3000 HU металлическая плотность , которое впоследствии было удалено путем повторной операции в ГБУЗ СО Свердловская областная клиническая больница 1. подписью заведующего клиникой. Как обжаловать отказ в получении амбулаторной карты в копии.
Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы
Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.
Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут
Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.
Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:
- хранения;
- комплектования;
- учета;
- использования архивных документов.
Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.
Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.
Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.
Следите за изменениями бесплатно
Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.
Нормативная база
Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Сроки хранения документов устанавливают:
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
- Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.
Сроки хранения
В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.
Продолжительность нахождения в архиве компании (лет)
Источник: https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
Сроки хранения документов: ужесточение штрафов
С 26 октября вступает в силу Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, ужесточающий санкции за несоблюдение правил хранения и учета документов.
Повышены размеры штрафов:
- для юрлиц – 5-10 тысяч рублей;
- для должностных лиц – 3-5 тысяч рублей.
Сроки хранения документов
Отсчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось делопроизводство по ним или их ведение. Сроки хранения определяются, исходя из вида отчетности, и устанавливаются НК РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Они не зависят от вида носителя и должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Если по одному документу возможно несколько сроков, рекомендуется применять максимальный.
К налоговым документам относятся материалы бухгалтерского и налогового учета, а также те, которые необходимы для расчета и уплаты налогов. По общему правилу, хранить документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, следует 4 года. Но для некоторых предусмотрены более длительные периоды, например:
- постоянно: передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника.
- 50-75 лет: ведомости на выплату дивидендов по ценным бумагам, расчетные ведомости, документы по заработной плате, о выплате пособий и матпомощи (при отсутствии лицевых счетов), договоры ГПХ с физлицами и др.
- 10 лет: бумаги по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах.
- 6 лет: материалы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов, по соответствию региональным инвестиционным проектам; документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д.
- 5 лет: документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др.
Подробный перечень документов по налогам и сроков их хранения вы найдете в КонсультантПлюс. Закажите бесплатную демонстрацию!
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов на ОМС, ОПС, на ВНиМ в общем порядке нужно хранить 6 лет.
Для ряда бухгалтерских документов определены следующие сроки хранения:
- «Первичка» – общий срок 5 лет;
- Кассовые документы – 5 лет;
- Выписки по банковскому счету – 5 лет;
- Бухгалтерская отчетность – постоянно
- Счета-фактуры – 5 лет
- Налоговые декларации – 5 лет
- Больничные листы – 6 лет
Кадровые документы по личному составу: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении хранятся в течение 50 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях – 3 года. Табель учета рабочего времени — 5 лет, графики отпусков – 3 года.
Заполните форму и пользуйтесь бесплатной демоверсией КонсультантПлюс неограниченное время! Вы получите доступ к законодательным документам и последним новостям в кадровой и бухгалтерской сфере. Система содержит комментарии экспертов, рекомендации, образцы заполнения деклараций и расчетов, готовые решения и т.д.
Источник: https://m-style.su/news/sroki-khraneniya-dokumentov-uzhestochenie-shtrafov/
Сроки хранения документов
Календарь бухгалтера 2020: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?
СЗВ-М за октябрь 2020 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения
СЗВ-ТД 2020-21: новое сроки подачи отчета, форма, образец заполнения, как заполнить отчет в СБИС
Форма 4-ФСС за 3 квартал 2020 / 9 месяцев – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”
Страховые взносы 2020: изменения законодательства, фиксированные взносы, форма РСВ за полугодие 2020, сроки сдачи и др.
Расчет 6-НДФЛ 2020: новые сроки сдачи, заполнение, штрафы
Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Для каждого из них установлен срок хранения.
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 вступит в силу 18 февраля. Прежний перечень, который был утвержден Минкультуры, утратит силу.
Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность
Постоянно – для годовой бухотчетности
5 лет – для учетной политики
Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки
Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах
5 лет, часть документов нужно хранить постоянно
10 лет после возмещения ущерба
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет
Налоговые декларации, счета-фактуры
5 лет – для налоговых деклараций
Книги учета доходов и расходов на упрощенке
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности
Расчеты по страховым взносам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ
5 лет, а е сли нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет
Трудовые договоры, личные карточки работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.
Приказы о кадровых перемещениях
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов
Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге
- обновляем 1С с гарантией сохранности базы
- оперативно решаем любые задачи по 1С
- устанавливаем сервисы 1С бесплатно
- помогаем с 1С 24/7
ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!
Источник: https://www.compservice.spb.ru/novosti-dlya-buxgaltera/sroki-hraneniya-dokumentov/
Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень
С 18 февраля 2020 года в России изменились сроки хранения управленческих документов организаций.
Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2020 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.
Что изменилось с 2020 года
Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).
Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.
Срок хранения по-старому (18.02.2020)
Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов
Документы о дисциплинарных взысканиях
Реестры сведений о доходах физлиц
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Заявки о потребности в иностранцах
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам
Образцы подписи материально ответственного лица
Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.
5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.
Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
- предупреждения, уведомления работников — 3 года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.
О сроках и порядке внесения изменений
Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.
Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.
В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».
Как быть с номенклатурой дел текущего года
Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.
Источник: https://www.fcaudit.ru/blog/novye-sroki-khraneniya-dokumentov-v-2020-godu/