Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как удержать с работника излишне выплаченную сумму по больничному листу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
м и установить его на земельном участке до августа 2018 года. По версии многодетной семьи, тот факт, что предприниматель вырубила лес на делянке еще в апреле-июне 2018 года, но при этом скрывала эту информацию от заказчика до мая 2019 года, свидетельствует о том, что ИП изначально не намеревалась изготавливать и передавать заказчику оговоренный сруб бани. Многодетная семья в феврале 2018 года заключила договор на вырубку и вывоз леса с предпринимательницей из Гусь-Хрустального, которая занимается заготовкой и распиловкой леса.
Как удержать с работника излишне выплаченную сумму по больничному листу
Власова Г. В.,
практикующий бухгалтер
Переплата пособия: что делать бухгалтеру
Иногда вследствие различных ситуаций бухгалтер может сделать ошибочную переплату денежных средств работнику. Даже переплата заработной платы или отпускных – ужасно неприятная ситуация, а уж переплата пособий за счет фонда социального страхования – бухгалтеру такое даже представить страшно. Так что же должен знать бухгалтер, чтобы выйти из этой ситуации?
Для начала надо разобраться, имеет ли право работодатель удержать эту переплаченную сумму, всю сумму или ее часть и в каких ситуациях.
В ст. 137 ТК РФ четко описываются ситуации, когда работодатель имеет право своим решением удержать суммы из заработной платы работника:
1) если работник получил аванс и уволился, не отработав его;
2) если работник получил денежные суммы, выданные под отчет или в качестве подъемных при переезде к месту работы в другую местность, или другие аналогичные суммы, но при этом не израсходовал их полностью (то есть авансовый отчет утвержден на сумму меньшую, чем было выдано) и не вернул в кассу предприятия;
3) если бухгалтер допустил переплату по заработной плате работника вследствие счетной ошибки;
4) если доказана вина работника в невыполнении трудовых норм или простое;
5) если работник взял отпуск авансом, а потом уволился по собственному желанию, не отработав период, за который взял отпуск.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, в том числе справки (справок) о сумме заработка, из которого исчисляются указанные пособия, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи).
Итак, как видим, ТК РФ не регламентирует переплату пособия за счет ФСС. Тогда обратимся к Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ).
Согласно п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ переплата по таким видам пособия за счет ФСС, как по больничному листу, декретные или пособия по уходу за ребенком, удерживается из дохода работника в следующих случаях:
- счетная ошибка бухгалтера;
- переплата пособия вследствие вины работника – получателя пособия, то есть данный работник представил неверные документы (справки о сумме заработка или другие справки, необходимые для получения пособия (например, с работы мужа, жены)) или скрыл от работодателя какие-то другие необходимые сведения для исчисления пособия.
В таких случаях закон разрешает удержать переплаченные суммы как при следующей выплате социального пособия, так и при выплате такому работнику заработной платы.
Производить удержания в счет погашения переплаты можно из расчета не более 20% от дохода за минусом НДФЛ (пособия, зарплаты или других денежных доходов) данного работника, при этом сумма всех удержаний из его дохода (НДФЛ, алиментов, переплаты и других удержаний) согласно ст. 138 ТК РФ не должна превышать 50% от начисленного дохода.
Если работник, в случае окончания срока получения пособия (например, по уходу за ребенком) или увольнения, больше не будет получать пособия или зарплаты у данного работодателя, то оставшуюся сумму переплаты работодатель может получить после решения суда.
Если же работодатель в нарушение п. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ удержит переплату пособия, образовавшуюся по другим основаниям, а работник обратится с жалобой, то и должностное лицо, и организация будут оштрафованы по ст. 5.27 КоАП РФ.
Переплату может обнаружить как сам бухгалтер, так и проверяющие из ФСС. В принципе, если ошибка обнаружится уже в ходе проверки ФСС, то алгоритм будет практически такой же, просто добавятся штрафы от ФСС (в соответствии с п. 1 ст. 47 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) в размере 20% от неуплаченных сумм) и размер пени может быть выше, так как период будет больше.
Когда обнаружится переплата, надо сначала определиться, является ли переплата следствием счетной ошибки.
Верховный суд (далее — ВС) РФ в своем Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 указал, что счетной ошибкой является:
- именно ошибка, возникшая при совершении арифметических подсчетов бухгалтера, начисляющего выплаты пособия (ошибка при складывании дохода за расчетный период для подсчета пособия, например), так как бухгалтер – тоже человек, а людям свойственно ошибаться;
- произошел сбой компьютерной программы для ведения бухгалтерии;
- сюда же входят опечатки при вводе данных в программу (при введении арифметического результата для подсчета пособия в программу механически была набрана лишняя цифра), описки и т. д.
Если же переплата возникла в ходе нижеперечисленных факторов, то такая ошибка считается несчетной:
1. Неправильного толкования законодательных норм расчета пособия:
1.1. Неправильно определен размер пособия вследствие неправильного подсчета стажа.
1.2. Неправильные суммы были взяты для расчета.
1.3. Произошла оплата больничного листа за отработанный день сотруднику, который обратился за медицинской помощью уже после окончания рабочего дня.
1.4. Вместо оплаты пособия из расчета МРОТ был произведен расчет пособия в полном размере за дни нарушения лечебного режима, например.
1.5. Сотрудница ушла в новый отпуск по беременности и родам, не прервав отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
1.6. Было выплачено пособие за счет ФСС за первые три дня больничного листа.
2. Пособие было выплачено в полном объеме дважды или получено однофамильцем человека, которому это пособие полагалось.
3. Была произведена ошибка в установлении зарплаты сотруднику при неправильном толковании внутренних (локальных) актов организации (была ошибочно выплачена премия или надбавка к зарплате в расчетном для пособия периоде).
ВАЖНО В РАБОТЕ
Не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Итак, бухгалтер, обнаружив переплату пособия, начинает действовать в следующем порядке.
Составление бухгалтерской справки
В данной записке надо указать, когда и кому было переплачено пособие, вследствие какой ошибки произошла переплата пособия, должна быть указана сумма переплаты
Служебная записка от бухгалтера руководителю
Бухгалтер не имеет права самостоятельно решить вопрос об удержании, он обязан об ошибке доложить руководству
Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие счетной ошибки или по вине сотрудника
Даже в разрешенных законодательством для удержания переплаты пособия ситуациях все равно следует уведомить сотрудника о предстоящем удержании переплаты и ее размере. Также в данном уведомлении надо предложить варианты погашения задолженности:
- путем удержания из заработной платы;
- путем зачета переплаты пособия на последующие выплаты пособия (ежемесячное пособие по уходу за ребенком).
Кроме того, следует уведомить работника, будет ли удержание однократным, или погашать переплату пособия придется несколько месяцев из расчета не более 20% от заработка.
Желательно даже в этих случаях получить письменное согласие работника на удержание (сделать отметку на уведомлении)
Уведомление сотрудника, если переплата произошла вследствие несчетной ошибки
Даже в таком случае есть возможность погасить переплату пособия, если сотрудник согласится добровольно ее погасить (обычно, чтобы не портить отношения с руководством, сотрудники соглашаются на добровольное погашение).
В таком случае письменное согласие сотрудника должно быть обязательно (можно сделать и на уведомлении), также в этом согласии должно быть прописано:
- вернет ли сотрудник переплаченную сумму в кассу наличными;
- или он согласен на удержания из заработной платы или последующих социальных пособий (в этом случае сотрудник должен прописать, в каком размере удерживать с него переплату).
При этом сотрудник, согласно письму Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1, имеет право, написав заявление, удержания переплаты погашать в размере большем, чем 20%, так как данный случай не регламентируется ст. 138 ТК РФ
На основании бухгалтерской справки, служебной записки и полученного согласия работника издается приказ, где указывается, как будет погашаться сумма переплаты. Если же работник отказался возмещать переплату (если это несчетная ошибка), то в приказе должно быть прописано, за счет каких источников произойдет возмещение социального пособия. Здесь есть два варианта:
На основании полученного приказа руководства бухгалтер делает исправительные проводки в бухгалтерском учете на дату приказа.
Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце января 2016 г. два листка по временной нетрудоспособности:
- с 12.01.2016 по 20.01.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 10 мес.) – амбулаторно;
- с 21.01.2016 по 27.01.2016 – заболевание.
Расчетный период – 2014–2015 гг. – 730 календарных дней.
Заработная плата за этот период – 600 000 (2014 г.) + 600 000 (2015 г.) = 1 200 000,00 руб., что меньше максимума за этот период – 624 000 (2014 г.) + 670 000 (2015 г.) = 1 294 000,00 руб.
Страховой стаж С. Н. Каминской по состоянию на 12.01.2016 составил 15 лет 4 мес., поэтому ей следует оплачивать пособия по временной нетрудоспособности из расчета 100% от среднемесячной зарплаты.
При расчете данных больничных листов бухгалтер не обратил внимания на то, что 2-й лист временной нетрудоспособности выдан самой С. Н. Каминской – по ее заболеванию, а значит первые 3 дня больничного листа должны быть оплачены за счет ООО «Ланит».
Итак, рассмотрим, какие проводки сделал бухгалтер первоначально и какие исправления он внес потом.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
При отсутствии оснований, предусмотренных частью первой ст. 243 ТК РФ, в связи с ошибочным перечислением денежных средств бухгалтер может быть привлечен к материальной ответственности в пределах своего среднего месячного заработка.
Начальник отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминская сдала в бухгалтерию в конце февраля 2016 г. листок по временной нетрудоспособности:
— с 08.02.2016 по 24.02.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 11 мес.) – амбулаторно.
Расчетный период и сумма дохода за этот период остались прежними, стаж увеличился на 1 месяц, но это не меняет процентную ставку оплаты больничного листа.
При расчете данного больничного листа бухгалтер не обратил внимания на отметку на листке – амбулаторно. Согласно пп. 1 п. 3 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.
В таблице отражены первоначальные бухгалтерские проводки и корректирующие.
Бухгалтер заполнил бухгалтерскую справку.
Переплата образовалась вследствие несоблюдения пп. 1 п. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ: при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.
Гл. бухгалтер К. П. Румянцева
Потом на основании данной справки составим служебную записку (рисунок 2).
Генеральному директору ООО «Ланит»
В. Б. Ланцовой
от бухгалтера А. М. Карасевой
Служебная записка.
Довожу до Вашего сведения, что при расчете пособия по временной нетрудоспособности начальнику отдела продаж ООО «Ланит» С. Н. Каминской была допущена ошибка в ее пользу.
Сумма переплаты пособия за счет ФСС составила 5753,43 руб.
Переплата по НДФЛ – 748,00 руб.
Итого сумма переплаты за минусом НДФЛ составляет 5005,43 (Пять тысяч пять рублей 43 копейки).
На больничном С. Н. Каминская находилась в период с 08.02.2016 по 24.02.2016 – по уходу за больным ребенком (3 г. 11 мес.) – амбулаторно.
Переплата образовалась вследствие несоблюдения пп. 1 п. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ: при уходе за больным ребенком амбулаторно по стажу оплачиваются первые 10 календарных дней, а последующие – из расчета 50% от среднемесячной зарплаты.
Поскольку данная ошибка не является счетной, то погасить переплату пособия за счет ФСС можно только с согласия С. Н. Каминской.
Приложение: бухгалтерская справка с расчетом переплаты и пени в ФСС.
Уведомление (рисунок 3) С. Н. Каминской о переплате с предложением добровольно погасить переплату.
Уведомление
Уважаемая Светлана Николаевна!
Уведомляем Вас о том, что Вам излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 08.02.2016 по 24.02.2016 в размере 5753,43 (Пять тысяч семьсот пятьдесят три руб. 43 коп.).
Предлагаем Вам вернуть излишне полученную сумму пособия путем удержания из заработной платы за март 2016 г.
Гл. бухгалтер К. П. Румянцева
Согласна на удержание из зарплаты С. Н. Каминская
В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ С. Н. Каминская написала заявление на возврат НДФЛ (рисунок 4).
Генеральному директору ООО «Ланит»
В. Б. Ланцовой
начальника отдела продаж С. Н. Каминской
В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ прошу вернуть сумму излишне удержанного налога на доходы физических лиц за февраль 2016 г.
в размере Семьсот сорок восемь рублей _________________________________________________________________________
Возврат НДФЛ прошу вернуть в заработную плату.
«30» марта 2016 г. ___________________________ С. Н. Каминская
И последнее – приказ по организации о погашении переплаты (рисунок 5).
Приказ
об удержании из зарплаты суммы переплаты
Удержать из заработной платы за март 2016 г. переплаченное пособие, выплаченное
С. Н. Каминской, в сумме 5005,43 (Пять тысяч пять) рублей 43 копейки.
Генеральный директор ООО «Ланит» В. Б. Ланцова
Исполнитель: бухгалтер А. М. Карасева
с основанием и суммой удержания согласна С. Н. Каминская
Если бухгалтер обнаружил свои ошибки до момента сдачи отчета, то он просто в отчетности укажет правильные суммы пособий. А вот если отчетность по форме 4-ФСС уже сдана, то в таком случае бухгалтер обязан не только вернуть переплату фонду и оплатить пени, но и подать корректирующий отчет (указав номер корректировки на титульном листе) за тот период, в котором произошли изменения. Да и бланк отчета, согласно ч. 5 ст. 17 Федерального закона № 212-ФЗ, надо использовать тот, который действовал в корректируемом периоде.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Уточненный отчет проверяющие используют при проведении проверок организации (как выездных, так и камеральных).
Отчет в ФСС заполняется полностью, с внесением следующих изменений:
- бухгалтер должен внести изменения в таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации за счет межбюджетных трансферов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации» по соответствующей строке, а также изменив итоговую по данному разделу строку 15;
- измененные данные этой строки надо также отразить по строке 15 таблицы 1 «Расходы
по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
с материнством».
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Поскольку пособия за счет ФСС не облагаются такими взносами, как ПФР и ФОМС, переплата пособия никак не влияет на налогооблагаемую базу по этим фондам, следовательно, подавать корректирующую отчетность в Пенсионный фонд не надо.
Не забывайте, что и в текущую отчетность придется внести изменения, отразив сумму возвращенной переплаты по строке 4 таблицы 1 «Начислено страховых взносов плательщиком страховых взносов (страхователем) за прошлые расчетные периоды». Связано это с тем, что после окончания приема отчетности за текущий период электронная база ФСС закрывается, дабы нельзя было внести в нее изменения.
Источник: https://buhpressa.ru/svezhij-nomer/237-aprel-2016/5116-pereplata-posobiya-chto-delat-bukhgalteru
Переплатили больничные: как исправить ситуацию
Ситуация. Работнику начислены больничные. Вы заказали и получили их в ФСС, выплатили работнику. Прошло какое-то время и обнаружилось, что оплата больничного листа была произведена в большем размере, чем нужно. Как быть?
Действовать — поэтапно, быстро, не откладывая в долгий ящик.
Во-первых, нужно решить с работником судьбу излишне выплаченной ему суммы.
Во-вторых, что бы ни было решено с работником, нужно рассчитаться с Фондом. Начнем по порядку.
Возвращаем «себе»
Можно ли удержать излишне выплаченные суммы больничных (декретных) с работника, которому их выплатили? Или нужно взыскать с виновного? Возможны оба варианта. Решаем по обстоятельствам.
Условно такого плана ошибки делят на две группы: счетные и несчетные. Определение ошибок приведено в п.п. 1 п. 24 постановления Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13 (далее — постановление № 13).
Перейдем к возможным вариантам удержания.
Удерживаем из зарплаты работника. Исчерпывающий перечень оснований, которые дают право работодателю проводить удержания из зарплаты для погашения задолженности работника перед ним, приведен в ч. 2 ст. 127 КЗоТ. В п. 1 этой нормы предусмотрено (в том числе) удержание для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок. На основании этой нормы «лишняя» сумма больничных удерживается из зарплаты работника по приказу руководителя.
Но есть условие — издать такой приказ руководитель может, если не прошел один месяц со дня выплаты неправильно исчисленной суммы (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ). Например, больничные ошибочно выплатили 06.05.2019 г., предельный срок для издания приказа — 06.06.2019 г. Нужно ли при этом спрашивать согласие работника? Мы считаем, нужно. Ознакомьте его с приказом под подпись. О том, что работодатель не может по ст. 127 КЗоТ делать такие отчисления из зарплаты работника без согласия самого работника, говорится и в постановлении ВСУ (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13). Хотя есть и противоположное мнение — мнение Минсоцполитики в письме от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09 // «ОТ», 2009, № 22. Министерство считает, что в этом случае согласие работника не требуется. Его возражения также не могут препятствовать вычету.
Будьте внимательны, если срок «один месяц» со дня выплаты истек или ошибка, из-за которой произошла переплата, оказалась несчетной — нет законных оснований издавать приказ. В этом случае вернуть излишек можно только по заявлению работника!
Обратите внимание!
Работник возвращает сумму излишне выплаченных больничных, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму начисленного/удержанного из этой части зарплаты ЕСВ/ НДФЛ/ВС.
Удерживаем через суд. Работник не соглашается с удержаниями или их размером? Для решения спора работодатель может обратиться в суд. Срок исковой давности для подачи такого иска составляет 1 год со дня обнаружения причиненного ущерба (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Шанс выиграть дело у вас есть в случае, если:
1) при начислении больничных была допущена счетная ошибка. Не подлежит возврату безосновательно полученная выплата, в том числе зарплата, если ее выплату работодатель осуществил добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника (ст. 1215 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV);
2) приказ об удержании «лишних» больничных вы издали не позже чем через месяц со дня их выплаты. Суд примет сторону работника из-за просрочки оговоренного срока (письмо Минтруда от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09 // «ОТ», 2009, № 22).
Излишне выплаченную сумму декретных нельзя взыскать с лица, которое их получило. Для этого нет законодательных оснований — см. п. 5 ч. 1 ст. 73 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.06.2016 г. № 1404-VIII.
Удерживаем из зарплаты виновного. Всегда ли работодатель может прибегнуть к крайним мерам — взыскать излишне выплаченную зарплату с виновного лица?
Начнем с предприятий, учреждений, организаций, финансируемых за счет бюджетных средств. За отказ от принятия мер по возмещению нанесенного ущерба их руководители могут быть привлечены к ответственности по ст. 164 2 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Собственник частного предприятия либо участники хозобщества могут ограничить право руководителя на отказ от взыскания с работников причиненного имущественного ущерба (полностью или частично). Здесь речь идет именно о праве работодателя привлекать работника к материальной ответственности в порядке, предусмотренном КЗоТ и другими действующими нормативно-правовыми актами. Он может либо реализовать это право, либо полностью или частично отказаться от взыскания с виновного работника ущерба с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб.
С целью установления виновного в причинении ущерба, проводится служебное расследование, по результатам — составляется акт. В рассматриваемой ситуации виновным лицом может быть бухгалтер по зарплате и/или главный бухгалтер, иногда — специалист отдела кадров.
Сколько можно удерживать? И в первом, и во втором случае удержания (с работника или виновного лица) необходимо учитывать требования ч. 1 ст. 128 КЗоТ: при каждой выплате зарплаты общий размер отчислений не может превышать 20 %, а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством, — 50 % зарплаты, причитающейся для выплаты работнику «на руки».
Исключение из приведенного правила — ситуация, когда удержание происходит на основании заявления работника. В этом случае работодатель вправе удержать из зарплаты работника сумму, которую работник указал в заявлении.
Теперь отдельно об удержаниях с виновных лиц. Работники, не являющиеся должностными лицами учреждения, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба (в том числе суммы расходов, вызванных излишними выплатами в пользу работников), но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления Пленума ВСУ от 29.12.92 г. № 14, далее — постановление № 14).
Среднюю зарплату рассчитывают по правилам Порядка № 100, в соответствии с которым средний месячный заработок определяется исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествовавших изданию приказа о возмещении ущерба. Такой приказ издают не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба и передают к исполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Днем обнаружения ущерба следует считать день, когда собственнику стало известно о наличии ущерба, причиненного работником (п. 20 постановления № 14).
Возвращаем Фонду
Что бы ни было решено с работником, работодателю нужно рассчитаться с Фондом. Как это сделать? Давайте заглянем в первоисточник. Внимание на абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закона о соцстраховании.
Страхователи, нарушившие порядок использования страховых средств, обязаны:
возместить ФСС в полном объеме неправомерно израсходованную сумму таких средств;
уплатить штраф в размере 50 % такой суммы.
Но не спешим расстраиваться из-за штрафа. Скорее всего (если вы все сделаете правильно), его не будет. Объясним, почему «скорее всего».
Ранее на помощь работодателям приходил п. 7.7 Порядка № 4*. В нем четко было указано: если страхователь самостоятельно информировал ФСС по ВПТ о факте выявления ошибки и перечислил излишне начисленные средства в полном объеме до начала проверки Фонда, штрафы к страхователю не применялись. Причем Фонд об этом говорил и в письме ФСС по ВПТ от 22.01.2015 г. № 5.2-32-133 (ср. 025069200).
* Порядок формирования и подачи страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением ФСС по ВПТ от 18.01.2011 г. № 4 (утратил силу).
Вступивший в силу 01.10.2018 г. Порядок № 12**, к сожалению, такой освобождающей нормы не содержит.
** Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления ФСС от 19.07.2018 г. № 12.
Вместе с тем надеемся, что такая же лояльная к самоисправлению позиция ФСС останется и сейчас, о чем свидетельствуют устные разъяснения специалистов ФСС. Но для успокоения души мы все же отправили соответствующий запрос в ФСС. Как только мы получим ответ — ознакомим читателей на страницах нашего издания.
Пока что Фонд дополнительно рассказал (fssu.gov.ua) только о том, как страхователям действовать в случае возврата «лишних» средств (процедура, которая, в принципе, действовала ранее).
Определяем и сторнируем излишне начисленную сумму больничных.
Подаем рабочему органу ФСС письмо-уведомление о факте выявления ошибки. Его надо составлять в двух экземплярах с указанием следующей информации:
• регистрационного кода страхователя в органе Фонда и идентификационного кода по ЕГРПОУ;
• периода обнаружения ошибки;
• суммы откорректированных начислений;
• даты составления сообщения.
Письмо-сообщение должны подписать руководитель и главный бухгалтер юрлица или ФЛП (см. ниже).
Образец письма на исправление ошибок
* Присваивается в ФСС: если подавали вручную — ФСС ставит входящий номер и дату на бланке заявления-расчета; подавали в электронном виде — номер и дату берете из квитанции о приеме заявления-расчета.
При условии возврата средств и предоставления письменного объяснения, Отчет по задолженности страхователя по уплате страховых средств в Фонд не подается. Учтите! Если сумма неправомерно использованных страховых средств на выплату материального обеспечения, подлежащих возмещению, не возвращена страхователем и обнаружена при проверке Фондом, тогда уже есть все основания для штрафа. Отсюда вывод: исправляться надо — это дешевле.
Источник: https://i.factor.ua/journals/ot/2019/june/issue-12/article-45156.html
Если ошиблись в сумме зарплаты
Ни для кого не секрет, что многие составляющие заработной платы ст. 12 Закона об оплате труда относит к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. В случае их несоблюдения работодателю грозит штраф в десятикратном размере минзарплаты (сегодня — 41730 грн.) за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение (см. абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Ясно, что такая «недетская» сумма штрафа подталкивала бухгалтера не исправлять ошибки (чтоб не «светить» их перед инспектором), а прятать ошибочно неначисленные суммы, в том числе и перекраивая «задним числом» составляющие зарплаты.
Ситуация изменилась с появлением нового Порядка осуществления госконтроля за соблюдением законодательства о труде. На сегодняшний день к работодателю, который исправляет выявленные зарплатные ошибки (в том числе и те, что были «нарыты» инспекторами труда в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) и зафиксированы в предписании), «трудовые» штрафы применяться не должны 1 .
1 Подробности можете прочесть в статье «Трудовики возвращаются? Новый Порядок трудовых проверок и К о » (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36). Не до конца ясен вопрос с «амнистией» от админштрафа — детали в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19). Но, по крайней мере, самоисправление запустит истечение срока давности по нему (админштрафу).
Так что самое время рассмотреть общие правила исправления зарплатных ошибок. Условно все зарплатные ошибки можно разбить на два лагеря. Это ошибки, которые привели:
вариант 1 — к занижению суммы зарплаты.
Например, неначислили, начислили в меньшей сумме основную, дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты.
Исправить такую ошибку довольно просто. Следует верно рассчитать, начислить и выплатить работнику недоплаченное;
вариант 2 — к завышению суммы зарплаты. Скажем сразу, удержать с работника, получившего зарплату с «добавкой», излишне выплаченное возможно не всегда. Здесь на страже ст. 127 КЗоТ.
Вроде бы все просто. Но это только на первый взгляд.
Если зарплата занижена
Документальное оформление. С чего следует начинать исправительный процесс? С выяснения причины. Если зарплата занижена, потому что:
— забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ;
— была допущена ошибка при исчислении суммы заработной платы (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих заработной платы и т. д.), порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. Далее формируем документ — основание для доначисления потерянных сумм, а именно бухгалтерскую справку.
Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки — главным бухгалтером.
Проводим доначисление. Как проводим доначисление? Ответ на этот вопрос — в п.п. 1.6.2 Инструкции № 5 2 . В нем указано: если начисления фонда оплаты труда осуществляем за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то их отражаем в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. То есть в результате исправления допущенной зарплатной ошибки получаем увеличение фонда оплаты труда того месяца, в котором проводим исправление.
Рассмотрим, как это работает, на конкретном примере.
Пример. Павленко О. С. был принят на предприятие в феврале 2017 года. Индексация заработной платы работника не проводилась. Ошибка выявлена и исправляется в октябре 2019 года. Базовый месяц — январь 2017 года. Оклад работника — 50000,00 грн.
Шаг 1. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер вначале должен верно рассчитать сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена.
Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.
Важно! Бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме. Просто начислить некую сумму «с потолка» (даже с запасом) и назвать ее так же, как и забытую зарплатную выплату, не означает исправиться.
Возвращаясь к нашему примеру, общая сумма индексации за месяцы с июня 2017 года по сентябрь 2019 года составила 8068,44 грн. 3 Ее включаем в фонд оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления (т. е. октября 2019 года). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.
3 Для упрощения примера мы предположили, что все месяцы, за которые не была начислена индексация, отработаны работником полностью.
Общая сумма зарплаты работника за октябрь 2019 года составит 58592,27 грн., в том числе: основная зарплата в сумме 50000,00 грн.; индексация за октябрь (от базового января 2017 года) — 523,83 грн. (см. таблицу с индексами в сегодняшнем номере); доначисленная индексация за июнь 2017 года — сентябрь 2019 года — 8068,44 грн.
Шаг 3. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражайте в том же порядке, что и зарплату текущего месяца.
Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету это субсчета.
Еще один важный момент. Под исправлением Верховный Суд понимает не просто расчет и начисление выплат-потеряшек в бухучете, но и непосредственно их выплату работнику (см. постановление Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).
Зарплата завышена
В ситуации с переплатой зарплаты на первое место выходит вид ошибки: счетная или несчетная. К счетным ошибкам постановление № 13 4 относит ошибки, связанные с исчислением, а именно:
— механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу);
— арифметические ошибки (например, получен неправильный результат при сложении составляющих зарплаты);
— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).
Несчетные ошибки — это ошибки, связанные с неправильным применением нормативной базы, положений колдоговора. Так, несчетной будет ошибка, допущенная в результате неправильного применения:
— законов и подзаконных актов (например, исчисление средней зарплаты с ошибками из-за несоблюдения соответствующего порядка ее расчета, оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха и т. д.);
— колдоговора, внутренних нормативных актов работодателя (например, применение неправильного процента для расчета доплаты за работу в вечернее время, суммы премии).
Начнем с менее проблемного варианта: допущена счетная ошибка, которая привела к завышению суммы зарплаты работника.
Счетная ошибка. Рецепт удачного отчисления. Напомним, что ст. 127 КЗоТ разрешает работодателям проводить отчисления с заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие три условия.
Первое условие. Отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.
Второе условие. Работник не оспаривает основания и размер отчисления, т. е. он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13).
Ясно, что его согласие лучше зафиксировать в письменном виде. Это может быть подпись на приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы.
Третье условие. Не позднее одного (!) месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.
Например, работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 06.09.2019 г. Тогда предельным сроком для издания такого приказа будет 06.10.2019 г.
Резюме. Самый беспроблемный вариант с переплаченной зарплатой — это когда выполнены все три условия, озвученные выше. Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется, останавливаемся и анализируем ситуацию.
Если выполнены первое и третье условия, но работник не согласен с суммой отчислений либо считает такую ошибку несчетной, то можно попытать счастья в суде. Срок для обращения — один год со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).
Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.
Если прозевали с приказом о проведении отчислений, то вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.
Работник не возражает? Замечательно! В этом случае приказ не издаем. Действуем так. Бухгалтер составляет бухгалтерскую справку как основание для сторнирования начислений. Работник вносит «лишние» средства в кассу работодателя либо на его расчетный счет.
Важно. Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ, ВС.
Еще один вариант — подача работником заявления с просьбой отсторнировать излишне начисленную зарплатную выплату за такой-то месяц в такой-то сумме и погасить возникшую задолженность за счет заработной платы.
Если с приказом просрочили и работник против, не делаем резких движений (не отчисляем по собственной инициативе). Помним, что, игнорируя условия для отчисления, озвученные в ст. 127 КЗоТ, работодатель нарушает трудовое законодательство.
Несчетная ошибка. Есть факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Есть объяснительная (докладная) записка. Но кто вернет эти средства? В такой ситуации первым в списке всегда стоит работник. Но здесь помним: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении зарплаты только вследствие счетной ошибки.
Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной.
Единственный шанс вернуть «лишнее» — поговорить с работником. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты. В случае его четкого «да» — незамедлительно получаем от него письменное подтверждение лояльности, а именно заявление о проведении отчислений из суммы зарплаты.
Желательно, чтобы в нем работник четко указал, с зарплаты за какой месяц он согласен провести отчисления и в каком размере.
Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. Что же делать в такой ситуации? Здесь есть два варианта. Первый: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. Второй: забыть и не делать себе нервы 
.
Конечно, второй вариант однозначно более приятный для бухгалтера/кадровика, допустившего ошибку. Но для чистоты эксперимента обойти первый вариант мы не можем.
Переплату возвращает виновное лицо. Кто будет виновным лицом в случае с переплатой работнику? Чаще всего это бухгалтер. Но если ошибка связана с неверным заполнением табеля учета рабочего времени, то виновным лицом будет работник, заполнявший такой табель.
Какова цена ошибки? Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 14 5 ).
Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то он возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка.
Главному бухгалтеру как руководителю также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).
Пару слов о документальном. Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позднее 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба. Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении. С приказом ознакомляют работника под подпись.
А вот обращение приказа к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.
А как поступать, если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности? В такой ситуации он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).
И обратная ситуация: если виновный работник признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Тогда приказ о привлечении к матответственности издавать не придется.
Ограничение отчислений. Если вы производите отчисления на основании приказа (распоряжения) работодателя (ст. 127 КЗоТ) либо согласно решению суда, обязательно учитывайте положения ст. 128—129 КЗоТ. Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора).
В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты. При этом если речь идет об отчислениях по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.
Указанные выше ограничения не действуют только тогда, когда отчисления из зарплаты осуществляются в условиях отбывания исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В этих случаях размер отчислений не может превышать 70 % «чистой» заработной платы.
Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).
Таким образом, в общем случае при удержании излишне выплаченных средств сумма всех отчислений из зарплаты (после удержания НД5ФЛ, ВС) не должна превышать 20 %. Учтите: если 20-процентный барьер не позволяет покрыть сумму ошибочно выплаченной зарплаты в одном месяце, остаток суммы взимается из зарплаты следующих месяцев до полного покрытия суммы «ошибки».
Важно! Если работник добровольно возвращает «лишнее» (вносит в кассу (на расчетный счет) предприятия либо подал заявление с просьбой провести отчисления и суммы зарплаты), то озвученные выше ограничения по сумме не работают! В такой ситуации работник вправе самостоятельно определить в заявлении, какую сумму он разрешает отчислять из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств.
Источник: https://buhgalter911.com/journals/buh911/2019/october/issue-42/article-104912.html
БУХГАЛТЕР ТОЖЕ МОЖЕТ ОШИБИТЬСЯ…
Бухгалтер — не робот и, как любой другой человек, не застрахован от ошибок в работе. Однако его ошибки могут дорого обойтись как учреждению, так и ему самому. Поэтому о цене ошибки при выплате заработной платы работникам и о том, как устранить неумышленный просчет, поговорим в этой статье.
Основными документами, регулирующими вопросы отчислений с заработной платы, являются Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (далее — Закон № 108).
Исключительный перечень оснований, предоставляющих право работодателю производить отчисления с заработной платы работников, приведен в ч. 2 ст. 127 КЗоТ. Такие отчисления осуществляются для покрытия задолженности работников перед учреждением и организацией, где они работают.
В частности, работодатель имеет право проводить отчисления с заработной платы работников для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.
Однако существуют, так сказать, и технические ошибки, то есть печатные ошибки, описки, неправильное применение норм законодательства. Но независимо от причины возникновения ошибки бухгалтеру важно знать, как ее устранить.
КАКАЯ ОШИБКА СЧИТАЕТСЯ СЧЕТНОЙ
Законодательство не содержит определения «счетная ошибка». Но в соответствии с п.п. 1 п. 24 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13 (далее — постановление № 13), к счетным ошибкам относятся:
— двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п.
Не могут считаться счетными ошибки, не связанные с исчислениями (т. е. ошибки, связанные с неправильным применением нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора). Иными словами, счетные — это арифметические ошибки.
В таблице приведем перечень некоторых счетных ошибок и ошибок, не относящихся к таковым.
Технические (несчетные) ошибки
Ошибка в арифметических действиях, например, получен неправильный результат при добавлении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые отдельно были исчислены правильно
Неправильно применено законодательство:
— оплачен отпуск большей продолжительности, нежели необходимо, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
— при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и др.
Ошибки в результате сбоя бухгалтерской программы, в результате чего была двукратно начислена зарплата за один и тот же период
Работник получил заработную плату два раза — за себя и за тезку
Механическая ошибка при вводе данных в бухгалтерскую программу, например: введен оклад в большем размере, пропущена цифра, неправильно набрано число
Неправильно применены приказы и распорядительные документы организации, а именно бухгалтер:
— начислил не установленную работнику надбавку;
— ошибочно выплатил премии без соответствующего распоряжения руководства
Хотим обратить ваше внимание, что приведенный перечень не является исчерпывающим, поэтому каждую конкретную ситуацию необходимо рассматривать индивидуально.
УДЕРЖИВАЕМ ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕННЫЕ СРЕДСТВА
Незаконно выплаченные за счет бюджета средства должны возвращаться в бюджет. Итак, рассмотрим ситуации и способы возмещения излишне выплаченных средств.
Ситуация 1. Взыскание с работника средств в результате переплаты, которая произошла в результате счетной ошибки.
Прежде всего следует документально зафиксировать факт выявления счетной ошибки. Для этого бухгалтер, выявивший ошибку, составляет на имя руководителя бухгалтерскую справку (докладную записку) о факте и причинах ошибки (переплаты).
После этого руководитель издает приказ об удержании неправильно исчисленной суммы. В соответствии с п. 1 ст. 127 КЗоТ приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности, или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.
Поскольку удержание производится по инициативе работодателя, то получать от работника письменное заявление на удержание излишне выплаченной зарплаты не нужно. Однако следует помнить, что согласно ст. 127 КЗоТ работодатель должен издать приказ (распоряжение) об удержании, если работник не оспаривает оснований и размера отчислений.
Поэтому бухгалтеру необходимо помнить, что приказ руководителя об осуществлении удержаний из заработной платы работника не может быть выполнен, если на осуществление таких удержаний нет согласия работника. Таким образом, осуществлять такие удержания только на основании приказа нельзя. Даже если задолженность работника документально подтверждена, все равно он должен дать свое согласие на ее погашение в письменном виде. Это может быть оформлено отдельным документом, т. е. заявлением или подписью работника в приказе (распоряжении) руководителя об осуществлении удержаний. Если согласие работника получено и срок для принятия решения об удержании не закончился, в таком случае работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Унифицированная форма этого приказа законодательством не установлена, поэтому он оформляется произвольно, но с указанием всех необходимых реквизитов.
Примерный образец приказа
Городская клиническая больница
В декабре 2011 года инженеру Петренко Ивану Ивановичу из-за счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата в сумме семьсот девяносто девять грн. 68 коп. (799,68), о чем 19 апреля 2012 года главный бухгалтер Петрова Н. В. составила докладную записку (прилагается к приказу).
В связи с изложенным и руководствуясь статьей 127 КЗоТ,
1. Удержать из заработной платы Петренко И. И. сумму в размере семьсот девяносто девять грн. 68 коп.
2. Начать осуществлять удержание из зарплаты за май 2012 года с учетом ограничений, установленных ст. 128 и 129 КЗоТ.
3. Исполнение настоящего приказа возлагаю на гл. бухгалтера Петрову Н. В.
Основание: докладная записка гл. бухгалтера Петровой Н. В.
С приказом ознакомлен, с основаниями и суммой удержания из заработной платы согласен. Соглашаюсь на осуществление ежемесячных удержаний из моей заработной платы в размере 20 % в счет погашения задолженности из-за излишне полученных мною средств.
Если же ситуация складывается не в пользу работодателя (т. е. работник не согласен с действиями работодателя, или же счетная ошибка выявлена с опозданием), то взыскать с работника излишне полученные им в результате счетной ошибки средства можно только в судебном порядке. При этом согласно п. 24 постановления № 13 работодатель может обратиться с требованиями о взыскании в суд согласно ч. 2 ст. 233 КЗоТ в течение одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм. Если удержания осуществляются на основании решения суда, то бухгалтер, прежде чем приступить к осуществлению удержаний, должен получить соответствующий документ, т. е. исполнительный лист.
Добавим, что в соответствии с разъяснениями, предоставленными Минтруда в письме от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09, для исправления счетных ошибок согласие работника не требуется, возражения работника также не могут препятствовать такому отчислению. Однако с приведенными утверждениями Министерства можно поспорить, поскольку коллизия заложена уже в самом указанном письме. В частности, при обосновании собственной позиции Минтруда ссылается на вышеупомянутые положения постановления № 13, в котором четко указано, что судами рассматриваются споры, касающиеся сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок, в том случае если:
— работодатель не имеет возможности произвести отчисление с заработной платы в связи с тем, что работник оспаривает основания и размер последнего;
— истек месячный срок для издания соответствующего приказа (распоряжения);
Поэтому все же, по нашему мнению, не стоит идти путем принудительного удержания, как это советует Минтруда, а лучше получить согласие работника (как это фактически предусмотрено действующим законодательством).
Ситуация 2. Если выявлена несчетная ошибка.
Предположим, сотрудникам излишне выплачена зарплата не из-за сбоя бухгалтерской программы, а в результате неправильного применения приказа или распорядительного документа организации. Поэтому в таком случае существует два способа возмещения излишне выплаченных сумм.
1. Возмещение осуществляется за счет работника
В этом случае руководитель не имеет права издать приказ об отчислении излишне выплаченных сумм и удержать их по собственной инициативе.
Если излишне выплаченную сумму работник вернет, инцидент будет исчерпан, если же нет — работодатель может обратиться в суд. При этом следует учесть, что согласно ст. 1215 ГКУ зарплата не возвращается, если ее переплата не связана со счетной ошибкой. Поэтому в этом случае, если дело дойдет до суда, работодатель имеет незначительные шансы вернуть средства. Если же судом будет принято решение не в пользу работодателя, то он имеет право рассмотреть вопрос о взыскании причиненных убытков с виновного лица. Об этом и поговорим далее.
2. Возмещение осуществляется за счет виновного лица
Если работником незаконно полученная заработная плата добровольно не возвращается, то в соответствии с ч. 1 ст. 132 КЗоТ за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации при выполнении трудовых обязанностей, работник, по вине которого произошла переплата, несет материальную ответственность.
То есть фактически бухгалтер и будет виновным лицом в том случае, если именно он, начисляя заработную плату, ошибся. Главный аргумент работодателя в этом случае — ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (п. 7 постановления Пленума ВСУ «О судебной практике по делам о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14). В таком случае бухгалтер возмещает средства в размере прямого действительного ущерба, но не более своей среднемесячной заработной платы.
Руководитель учреждения не позднее двух недель со дня выявления нарушения должен издать соответствующий приказ (распоряжение) и предоставить его на исполнение не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). В этом приказе руководитель должен указать лицо, виновное в совершении нарушения, и сумму возмещения.
Обратите внимание, что при этом во всех перечисленных выше случаях, независимо от характера ошибки, следует помнить такие правила:
1. При начислении излишних сумм зарплаты на них начислялись и с них удерживались страховые взносы, потому неправомерно начисленные суммы взносов необходимо откорректировать. Ведь возврату подлежит вся ошибочно израсходованная сумма, т. е. средства, полученные работником, удержанные из них суммы налога на доходы физических лиц и единого социального взноса (далее — ЕСВ), а также ЕСВ, начисленный на излишнюю зарплату.
2. В соответствии с ч. 1 ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона № 108 при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 % заработной платы, причитающейся для выплаты работнику. Следовательно, согласно общему правилу с заработной платы работника может быть отчислено не более 20 % суммы, подлежащей выплате (т. е. суммы начисленной заработной платы с отчислением налога на доходы работника, ЕСВ, а также сумм, взыскиваемых в доход государства из заработка лиц, отбывающих по приговору суда наказание в виде исправительных работ, или такого административного взыскания согласно постановлению суда).
3. Согласно ст. 129 КЗоТ и ст. 26 Закона № 108 не допускается проведение отчислений с выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание. Перечень таких выплат определен ст. 73 Закона Украины «Об исполнительном производстве» от 21.04.99 г. № 606-XIV.
Кстати, рассматривая вопрос об удержании излишне начисленной работникам заработной платы в соответствии с их заявлениями, ГлавКРУ в письме от 24.10.2011 г. № 25-18/85 отметило следующее:
«Удержание излишне начисленной работникам заработной платы в соответствии с их заявлениями осуществляется путем сторнирующих проводок в ведомости начисления заработной платы и удержаний из нее.
При этом необходимо учесть, что в соответствии со ст. 3 Бюджетного кодекса Украины для всех бюджетов бюджетный период составляет 1 календарный год с 1 января по 31 декабря, а поэтому право бюджетных учреждений на расходование бюджетных ассигнований, предусмотренных в сметах текущего года, прекращается 31 декабря.
В соответствии с разъяснениями Государственного казначейства Украины от 09.03.2006 г. № 3.4-22/498-2143 и от 12.02.2008 г. № 7.1-10/744 если с началом нового бюджетного периода осуществляется возврат излишне выплаченных в прошлых бюджетных периодах средств, то указанные средства не могут быть отражены как возобновление кассовых расходов, а должны быть перечислены в общий фонд бюджета (код доходов 24060300 «Прочие поступления»).Это также касается и ежемесячных взысканий с заработной платы виновных лиц за ущерб,причиненный государству, которые должны направляться в доход общего фонда бюджета.
При этом перечислению в бюджет подлежит как сумма безосновательно начисленной заработной платы, так и сумма начислений на нее».
Рассмотрим условный пример.
Работнику Петренко Ивану Ивановичу (1960 года рождения) в декабре 2011 года была начислена заработная плата — 2000,00 грн. Кроме того, ошибочно был оплачен листок временной нетрудоспособности, выданный его полному тезке Петренко Ивану Ивановичу (1985 года рождения), в сумме 960,00 грн.
При этом из общего начисленного дохода Петренко Ивана Ивановича (1960 года рождения) были удержаны ЕСВ в сумме 91,20 грн., НДФЛ — 430,32 грн., а также начислен ЕСВ в сумме 1044,72 грн.
Сначала определим суммы корректировок:
Фактический доход Петренко И. И. (1960 года рождения)
Заработная плата Петренко И. И. (1960 года рождения), которая должна была быть выплачена
Сумма переплаты (размер необходимых корректировок)
Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/273187/