Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформить табель учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Заполняем табель учета рабочего времени правильно
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
- табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передается в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2020 года
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
очередной оплачиваемый отпуск |
|
ОД |
дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
по беременности и родам |
|
ОЖ |
по уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
работа в дневное время |
|
Н |
в ночное время |
|
РВ |
работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
|
С |
сверхурочная |
|
ВМ |
вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
служебная командировка |
|
ПК |
повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|
Т |
временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
прогул без уважительных причин |
|
НС |
режим неполного рабочего времени |
|
В |
выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
забастовка |
|
НН |
невыясненная причина неявки |
|
РП |
простой по вине работодателя |
|
НП |
простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
простой по вине работника |
|
НО |
отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
отстранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
приостановка работы при задержке ЗП |
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:
- Работающим неофициально.
- Устроенным по внешнему совместительству.
- Оформленных по гражданскому соглашению.
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.
При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:
- Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
- Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
- Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
- Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
- Ежедневно заносить записи в табель.
Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:
- Табель должен заполнять уполномоченный работник.
- При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
- На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.
Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
\r\n\r\n
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
\r\n\r\n\r\n
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
\r\n\r\n\r\n
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
\r\n\r\n
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
\r\n\r\n
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
\r\n\r\n
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
\r\n\r\n
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
\r\n\r\n
Табель учета рабочего времени на 2020 год
\r\n\r\n
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.
\r\n\r\n
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
\r\n\r\n
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
\r\n\r\n
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
\r\n\r\n
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
\r\n\r\n
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
\r\n\r\n
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.
Инструкция: как вести табель учета рабочего времени
Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.
Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:
- в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
- для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
- сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
- несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.
Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.
Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:
- «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
- «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.
Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.
Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.
Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:
1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.
2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.
3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).
4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.
Мария Луценко
Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.
Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.
Гибкий график работы
В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.
В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».
Пример
Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:
— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;
— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:
Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.
Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.
Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.
В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.
Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.
Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Так как табель имеет статус трудового документа, он должен быть составлен в определенной форме. Важно знать, что жестких требований к формату таблицы не предусмотрено, но есть разработанная и утвержденная форма табеля учета рабочего времени. Их даже две: Т-12; Т-13. Второй вид используется фирмами и предприятиями, с установленным специальным турникетом – автоматической системой контроля явки. Остальные организации в основном используют первый вид. Т-12 – универсальный формат.
Эти формы применять не обязательно. Но вести подобный учет организации (работодатели) обязаны. Про это написано в ТК РФ: в части 4 статьи 91. Предприниматели и организации могут пользоваться и другими формами контроля. Но Т-12 уже прочно вошла в обиход. И считается самой удобной при заполнении и расшифровке.
Таблица составляется и ведется уполномоченным лицом. Подписывается готовый документ руководителем и кадровым сотрудником после проверки. В последнюю очередь табель отправляется бухгалтеру.
Внешний вид табеля учета представляет собой таблицу. В зависимости от числа работников документ может быть напечатан на одной или нескольких страницах. Регистрации он не подлежит. Но подписи руководства должны быть поставлены. Табель учета рабочего времени на 2020 год допускается вести в электронном формате. Но, при этом, письменная форма тоже должна быть. А если табель ведется в письменном виде, его электронная форма не обязательна.
Поля табеля используются редко. На свободном месте уполномоченное лицо может написать сведения о внесенных изменениях, например.
Как и любой значимый документ, табель учета имеет свои особенности при заполнении. Все сведения должны быть внесены грамотно. А информация достоверной, заблаговременно проверенной и основанной на фактах. Прежде чем проставить сотруднику код, необходимо удостовериться в его правильности. Важно понимать, что табель прямо влияет на трудовую характеристику рабочего и на оплату его труда. Например, если человек не пришел на работу, а причина неизвестна, проставить следует «НН».
Существуют и другие особенности заполнения таблицы. Например, при внесении данных об отпуске. Так как отпуска бывают разных видов, важно учитывать это. Например, очередной обозначается так: «ОТ», административный «АД», по уходу за ребенком «ОЖ» и т. д. Кроме этого, следует учесть период отпуска (начальная и конечная дата отдыха).
Обозначения в табеле учета рабочего времени должны соответствовать достоверным сведениям.
Бывает так, что данные в табеле перестают быть актуальными или внесены не верно, например, если хотя бы один сотрудник уволился или перешел в другое подразделение. В этом случае таблицу можно и нужно изменить. Но основной документ не подлежит перепечатке. Изменения должны быть отражены в соответствующем приказе от руководства.
Если наступила необходимость внести изменения, сначала издается и подписывается приказ в установленной форме. В приказе отражаются пункты и табличные поля, которые подлежат корректировке. После ознакомления с приказом работника, которого изменения напрямую касаются, изданный приказ вступает в силу и прилагается к табелю. То есть, становится его неотъемлемой частью.
Зафиксировать изменения можно и другими способами:
- Корректирующим бланком, который должен подаваться в бухгалтерию. К сформированному бланку прилагается сопроводительная записка от руководства кадров. Записка должна содержать суть внесенных изменений и их причины.
- Путем зачеркивания устаревших (неверных) данных. Так поступать позволяет закон №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». Символы нужно перечеркнуть аккуратно, без помарок и вписать достоверную информацию рядом, на свободном месте либо на поле табеля. Например, так: «По монтажнику Иванову И.И. табель №5 исправлено. За 1,2,3 ноября 2020 года. Код «К» на «НН». На основании соответствующего приказа№…». Обязательна подпись руководителя и дата изменения.
Как заполнить табель учёта рабочего времени
Необходимость ведения трудового табеля утверждена ещё в 2004 году пятого января Постановлением №1 ГосКомСтата России. Поэтому, табель имеет статус трудового документа. Он необходим для кадровиков и бухгалтеров организаций. Например, табель учета рабочего времени на год, помогает правильно составить статистическую отчетность за определенный трудовой период.
Табель отражает время, которое отработанно или не отработанно подчиненными. Если работник не является в рабочее время, то в графу таблицы проставляются сведения о прогуле. Либо, человек уехал в командировку. В этом случае причина его отсутствия уважительная. Это тоже отражается в таблице соответствующим обозначением.
Кроме этого, табель нужен, чтобы контролировать и правильно распределять часы рабочей деятельности. Явка, неявка, опоздание – всё содержится в документе. Бухгалтеру в процессе начисления зарплат или компенсаций табель помогает сопоставлять фактическое отработанное время с заслуженной выплатой. А кадровики, пользуясь таблицей, отслеживают явку (неявку) подчиненных на рабочее место. И, на основании данных табеля, могут применить предусмотренные меры наказания к недобросовестному работнику.
Заполнение табеля учета рабочего времени необходимо и для самого работника. Например, при увольнении. По запросу таблица прикладывается к трудовой книжке увольняющегося лица. Сведения об этом содержатся в статье 84 пункте 1 Трудового кодекса.
Итак, стало понятно, что табель необходим для учета и отчетности. А применяться такая таблица должна на каждом предприятии, где есть наемные трудящиеся. Не важно, крупная это организация или небольшая фирма предпринимателя, табель использовать нужно.
Это, в первую очередь поможет не ошибиться при расчете зарплат и иных выплат. Во-вторых, будет способствовать нормальной дисциплине работников, и повышать чувство их ответственности. Ведь, зная, что на предприятии ведется строгий учет, далеко не каждый отважится прогулять рабочую смену.
Чтобы не искать оптимальный вариант бланка для заполнения табеля рабочего времени, предлагаем скачать унифицированные формы на нашем сайте.
Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя. В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей. В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||