Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебка на удержание подотчетных сумм». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.
Если прошло больше 1 месяца или сотрудник не дает своего согласия на удержание средств, работодатель вправе обратиться в судебный орган для принудительного взыскания денег.
Какую сумму выдавать подотчет
Если у работника остались деньги, он должен их вернуть работодателю. Идеальный вариант — это возврат неистраченного подотчета сразу в кассу организации.
Взыскать задолженность без проблем можно, только если должник полностью согласен с ее размером и основаниями. Поэтому чтобы исключить спорные ситуации, возьмите с должника расписку или письменное согласие в произвольной форме, в которой он отказывается от претензий и указывает свое согласие на удержание из его зарплаты.
Разберемся, как правильно действовать, чтобы вернуть денежные средства организации на законных основаниях. Рассмотрим конкретные примеры с проводками. Не позже, чем через 3 рабочих дня после окончания установленного срока, работник обязан отчитаться за полученные деньги. Если аванс выдавался на командировочные расходы, то срок отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня его выхода на работу после командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты
Прошу Вас осуществлять удержание подотчетной суммы, полученной мной 19.02.2020 г. по авансовому отчету № 5 от 19.02.2020 г., в сумме 12000 (Двенадцать тысяч) руб. из моей заработной платы, начиная с марта 2020 г., в размере 4000 (Четыре тысячи) руб. ежемесячно.
На основании п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо должно в течение 3-х дней после окончания срока, на который выданы денежные средства, предоставить отчет о произведенных расходах.
Можно ли взыскать с зарплаты сотрудника подотчета по авансовому отчету – документы основания. Скачать образец приказа и заявления о согласии.
Заявление на удержание из заработной платы подотчетных сумм
Если подотчетное лицо возврат средств не производит, то право работодателя — удержать сумму из заработной платы.
Для командировочных расходов срок предоставления авансового отчета также равен 3-м дням после возвращения из командировки.
Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм.
Последний реквизит непременно должен содержать информацию о причине удержания, сумме и сроке, в течении которого оно должно быть произведено, а также обязательное согласие лица, с которого будут взиматься денежные средства.
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
Приказ оформляется не позднее месяца со дня окончания срока, который установлен для отчета сотрудника.
Правильная процедура оформления удержания (изложенная выше) способна защитить интересы и работника, и работодателя, если в дальнейшем у них возникнут неразрешимые разногласия, которые придется решать в суде.
В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.
В заявлении можно указать периодичность и размер подлежащих удержанию выплат (в пределах требований, установленных Трудовым кодексом, о которых будет сказано чуть ниже).
В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.
Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.
Служебка на удержание подотчетных сумм
Если в организации не утвержден срок сдачи авансового отчета, налоговики требуют, чтобы подотчетные лица сдавали авансовые отчеты в день получения денежных средств. Письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.
Наличие заявления от работника о согласии на вычет денежных средств из зарплаты необходимо, прежде всего, работодателю. Поэтому именно он должен позаботиться о наличии данного документа, запросив его у задолжавшего подотчетного лица.
Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.
Работодатель может выдавать сотрудникам денежные средства под отчет на различные нужды организации (на командировку, на покупку ТМЦ и т.д.). Если в положенные сроки работник не вернет полученные деньги, то их можно удержать из его заработной платы. Делается это по согласованию сторон.
Удержание из заработной платы подотчетных сумм
Если срок прошел и работодатель не побеспокоился о возврате денег или работник не согласен с удержанием, то для возврата нужно будет обратиться в суд (ст. 137 ТК РФ).
Согласно п. 6.3 Указаний № 3210-У для получения денег в подотчет работник подает на имя руководителя организации заявление. Здесь указываются срок выдачи и объем подотчетной суммы. Или эти данные могут определяться работодателем в приказе. Авансовые отчеты подаются в 3-дневный период с даты окончания срока выдачи средств или с момента возвращения физлица на работу. К примеру, после командировки.
Однако многие специалисты рекомендуют в качестве доказательства того, что работник не оспаривает такие действия работодателя, брать с него заявление о том, что он согласен на удержание подотчетных сумм из начисленной заработной платы.
После всех операций, совершенных с такими деньгами, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия о произведенных расходах с помощью авансового отчета.
Иногда выделенные средства расходуются не полностью, а остаток подлежит возврату в финансовую службу организации.
Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.
Обратите внимание! Уволившийся работник вправе по собственному желанию возместить долг работодателю и после своего увольнения. Погасить задолженность можно не только деньгами, но и имуществом, если достигнуто соглашение сторон.
Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.
Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы
Ещё одним вариантом решения вопроса с возвратом подотчетных денег может стать прощение долга, если руководитель счел, что сотрудник хорошо справился с поручением и заслуживает дополнительного премирования.
Независимо от способа возврата подотчетной суммы от работника должно быть получено согласие на удержание. Иначе по положениям ст. 137 Трудового кодекса и согласно разъяснениям Роструда от 2007 года №3044-6-0, единственным способом для взыскания задолженности будет обращение в суд.
По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.
Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.
Можно ли удержать из зарплаты подотчетную сумму
Также на практике возможны следующие варианты развития событий:
- Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
- Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.
Работник обязан отчитаться о потраченных деньгах в установленный законом срок, неистраченный остаток — вернуть работодателю.
Сотрудник может выразить свое согласие на удержание постановкой своей подписи в приказе или написанием заявления. Если он написал заявление, то на его основании и издается приказ.
Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.
В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.
Но что делать работодателю, когда сотрудник не спешит сдавать авансовый отчет? Нужно ли требовать от сотрудника заявление на удержание из зарплаты подотчетных сумм? Составляется ли при этом приказ? Разберемся, как осуществляется удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки мы приводим ниже.