Движение путевого листа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Движение путевого листа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Парень, узнав от друзей об интернетовском магазине Синдикат , решил подзаработать. Его должник сходил и принес поступивший опт , вместе расфасовали его на весах согласно инструкции и должник сам разложил пакетики-закладки в подходящие места. Мой парень координаты закладок с фотографиями отправил оператору так назвался неизвестный по переписке.

Правила оформления и ведения путевых листов

Обзоры КонсультантПлюс

Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.

Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021

Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.

В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.

Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.

Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для чего нужен документ

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового такси;
автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

название и номер самого документа;
информацию о владельце автомобиля;
период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
регистрационный номер;
показания одометра;
дата и время выезда и заезда на парковку;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

обоснованность рейса;
законность перевозки груза и пассажиров;
исправное состояние транспортного средства;
право водителя управлять ТС.

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.

Правила заполнения

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Унифицированный бланк путевого листа

Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата №ИУ-09-22/257 от 03.02.2005.

Форма №4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Образец заполнения

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

наименование;
организационно-правовую форму;
адрес местонахождения;
контактный телефон;
ОГРН.

Ф. И. О. (отчество при наличии);
почтовый адрес;
контактный телефон;
ОГРИП.

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

марку авто (можно латиницей или кириллицей);
номер, полученный при госрегистрации;
парковочный номер, если такой имеется, если его нет, поле пропускают, это не нарушение.

Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:

Ф. И. О. (отчество при наличии);
табельный номер;
данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные обязаны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе проставляют отметку об этом.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из распоряжения Минтранса №АМ-23-р от 14.03.2008, которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его заполняют, чтобы начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля: «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2020 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы регистрируют в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:

Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы предписано хранить не менее пяти лет (приказ Минтранса №152 от 18.09.2008).

Скачать образец путевого листа на месяц для грузового автомобиля

Источник: https://ppt.ru/forms/putevoi-list

Учет путевых листов

Необходимость заполнения, порядок заполнения, учет путевых листов – тема, волнующая как начинающих, так и опытных бухгалтеров. Особенно актуальна тема для нетранспортных организаций потому, что нет четкой позиции по этим вопросам для таких организаций.

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

3. Учет ведения путевых листов

4 . Учет выдачи путевых листов

5. Учет ГСМ и путевых листов

6. Если не вести путевые листы

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

Путевой лист (ПЛ) обязателен при осуществлении перевозок различным транспортом согласно Федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Обязательные реквизиты согласно приказу Минтранса следующие:

наименование и номер путевого листа,
срок действия путевого листа,
данные о собственнике (владельце) транспортного средства,
данные о транспортном средстве,
информация о водителе.

Утверждены и унифицированные формы путевых листов для разных видов транспорта — Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Следует учесть, что данное постановление не было нигде официально опубликовано и не было зарегистрировано в Минюсте РФ.

По мнению Минфина РФ, путевой лист, независимо от того, составлен он по унифицированной, либо по самостоятельно разработанной форме, должен содержать реквизиты по Приказу Минтранса № 152. Остановимся на них подробнее.

При указании данных о собственнике автотранспортного средства, Минтранс для организаций рекомендует указывать не только их наименование, организационно-правовую форму и местонахождения, но и номер телефона и ОГРН. Если владелец транспорта является ИП — ему придется указать полный почтовый адрес, номер телефона и ОГРИП.

В составе общих сведениях о транспортном средстве, наряду с типом транспорта, его моделью и госномером, Минтранс требует указывать и

показания одометра (пробег в километрах):

дату и время техосмотра при выезде.

В составе данных о водителе указываются данные медицинского осмотра:

перед сменой (в момент выезда),

после смены (при заезде в гараж).

Путевой лист выписывается на автомобиль. Поэтому допускается выписывать один путевой лист на несколько водителей, управляющих одним автомобилем в течение одного длительного рейса (Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ, от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Важно при заполнении ПЛ — предусмотреть возможность проставления штампов о медосмотре каждого водителя.

Указанные письма Минтранса рекомендуем бухгалтерам транспортных организаций использовать при работе с путевыми листами.

В будущем учет путевых листов несколько упростится. В законодательных планах Минтранса и Минкомсвязи – внедрение возможности применения электронных путевых листов (декабрь 2021 года), запуск единой системы оформления путевых листов (июль 2022 года). Более подробная информация — в Распоряжение правительства от 24.10.2019 № 2519-р.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

С транспортными организациями все понятно. Как быть нетранспортным компаниям, использующим в своей работе автомобиль, который может быть как на балансе организации, так, и взят, например, в аренду?

На наш взгляд, для таких организаций для целей бухгалтерского и налогового учета действующее законодательство вообще не содержит требования заполнять именно путевой лист. Но приходится считаться с разъяснениями Минфина и ФНС РФ, которые постоянно отсылают нетранспортные организации к требованиям и документам, обязательным для компаний, осуществляющим деятельность в сфере транспорта. Основной аргумент с пользу того, что путевой лист должен быть — налоговый учет расхода ГСМ.

Важно в своей учетной политике прописать, какой именно документ будем использовать: путевой лист, либо иной первичный документ.

Нетранспортная компания может использовать унифицированную форму путевого листа, обязательно заполняя при этом все необходимые реквизиты, а может разработать свою форму, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нужно учесть, что Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ
«О безопасности дорожного движения» содержит требования для всех организаций, в т.ч. нетранспортных, организовать технический и медицинский осмотр, причем первый – «в порядке, установленном исполнительным органом государственной власти…». Получается — с обязательным заполнением путевого листа.

И Минтранс, аргументируя тем, что путевой лист является обязательным для целей обеспечения безопасности дорожного движения, считает, что требования в отношении обязательных реквизитов путевого листа распространяются не только на транспортные организации, но и те компании, которые используют автотранспорт для собственных нужд (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 г. № ДЗ-514-ПГ). Суды же зачастую считают иначе.

3. Учет ведения путевых листов

В отношении путевых листов нетранспортных организаций есть несколько тонких моментов, по которым имеются разные точки зрения контролирующих органов и судов.

Тонкость 1 – срок путевого листа

В соответствии с последней редакцией Приказа Минтранса № 152 путевой лист выписывается перед рейсом в случае длительного рейса, превышающего рабочий день (смену) водителя. Если в течение рабочего дня водитель совершает несколько рейсов – то перед первым рейсом.

Получается, что в настоящее время необходимо выписывать либо путевой лист на каждый день, если в течение дня водитель совершает несколько рейсов, либо на длительный рейс.

В предыдущей редакции Приказа № 152 была другая формулировка, допускающая выписку путевого листа: как на день, так и на другой срок. И была установлена верхняя граница такого срока — 1 месяц. Теперь таких ограничений нет. Для длительных рейсов необходимо указывать даты начала и окончания рейса (срока, когда путевой лист может быть использован).

Но, повторимся, это требования для транспортных организаций. Для других фирм, в которых иногда даже должность водителя не предусмотрена штатным расписанием, на наш взгляд, локальным нормативным актом (ЛНА) организации, либо учетной политикой фирмы может быть предусмотрено выписка путевого листа и на срок, превышающий 1 день.

Тонкость 2 – маршрут следования

Минфин менял свою позицию по этому вопросу. В письме Минфина 2006 года (от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129) указывалось, что маршрут указывать в путевом листе нужно обязательно. Иначе нельзя учесть в расходах ГСМ. В некоторых более поздних письмах (с 2009 года) Минфин уже не возражал против того, чтобы нетранспортные организации, использующие самостоятельно разработанную форму путевого листа, маршрут следования не указывали. Также считают и некоторые суды.

Напомним, что если нетранспортная организация использует унифицированную форму путевого листа, маршрут следования указывать придется, так как это обязательный реквизит.

Тонкость 3 — обязательность отметки о медицинском осмотре

Минфин считает, что даже если организация разработала свою форму путевого листа, обязательные реквизиты по Приказу Минтранса № 152 должны заполняться. В том числе сведения о водителе, в состав которых включены сведения о прохождении медицинского осмотра. Иначе нельзя учесть налоговые расходы на ГСМ.

Но есть и другой подход. Согласно ему Приказ № 152 на нетранспортные организации не распространяется. А расходы в соответствии со статьей 252 НК РФ можно подтвердить другими документами. Такой позиции придерживаются, например, некоторые суды (Постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 г. по делу № КА-А40/7253-09).

Налогоплательщику придется самостоятельно решать, какую позицию он будет использовать. Если будет указывать данные о медосмотрах, то нужно будет руководствоваться Порядком проведения медицинских осмотров, утвержденном Приказом Минздрава России от 15.12.2014 г. № 835н.

Обратим лишь внимание на формулировку нормативных актов, которые можно использовать в случаях, когда водителя (должности, строчки в штатном расписании) вообще нет:

«Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства…» (п.3 статьи 23 Закона № 196-ФЗ, п.6 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава № 835н).

Формулировки судей еще более конкретны:

«ООО … водителей в штате не имеет, факт оказания услуг либо выполнения какими-либо конкретными лицами трудовой функции водителя, равно как и факт использования каких-либо конкретных транспортных средств для перевозки… не подтвержден, пришли к выводу, что… обязанность организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, на общество… не распространяются» (Постановление АС ЦО от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014, Определение ВС РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439).

Тонкость 4 — обязательность отметки о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля

Здесь также существуют два противоположных подхода.

Подход 1 — в организации должен быть определен порядок контроля технического состояния автомобиля и лицо, ответственное за такой контроль (Правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Приказом Минтранса России от 15.01.2014 г. № 7).

Подход 2 — такие правила не распространяются на нетранспортные организации.

Нужно учесть, что в Федеральном законе № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» требования о контроле технического состояния транспортных средств, используемых для собственных нужд, относится только к автобусам и грузовым автомобилям (п. 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ, Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ, п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).

Тонкость 5 — нормы расходы ГСМ

Учет ведения путевых листов и определение норм расхода топлива напрямую не связаны. Но считаем необходимым затронуть и эту тонкость.

В отношении норм расхода ГСМ для нетранспортных организаций на настоящий момент есть сложившийся подход, суть которого в том, что нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р обязательны для транспортных организаций.

Но ответ на вопрос «можно ли учесть в расходах фактический расход ГСМ» не так однозначен.

По НК РФ такие расходы не нормируются (в отличие от сумм компенсаций, выплачиваемым сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях).

Но, например, при выездной проверке, контролеры проверяют соответствие расхода ГСМ пройденному расстоянию, руководствуясь нормами расхода ГСМ для определенного класса автомобилей. Но проверяющие, как правило, не возражают, если в компании были установлены собственные нормы расхода ГСМ. Но такие нормы должны быть обоснованы. Например, при установлении норм были произведены замеры расходуемого топлива, исходя из условий эксплуатации транспорта в организации. Если в организации свои нормы не установлены, то контролеры считают, что нужно учитывать нормы для транспортных компаний.

4. Учет выдачи путевых листов

Нужно ли как-то фиксировать выдачу путевых листов?

Согласно тому же Приказу № 152 да, нужно вести журнал регистрации путевых листов. И мы опять возвращаемся к неоднозначному ответу на вопрос «применимы ли требования приказа № 152 к нетранспортным организациям?».

Учет выдачи путевых листов требует, таким образом, самостоятельного решения налогоплательщика. Мы лишь напомним, что журнал может быть как унифицированной, так и самостоятельно разработанной формы.

5. Учет ГСМ и путевых листов

При использовании унифицированной формы путевого листа в отдельных графах указывается количество ГСМ в баке автомобиля, его расход и остаток. Поэтому по путевому листу легко вычислить фактический расход ГСМ.

Если в организации используется своя форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152, то в нем заполняются показания спидометра на начало и конец пути. Исходя из этих данных, определяются количество пройденных километров. В этом случае рассчитывается расход ГСМ исходя из установленных норм.

Еще раз напомним, что можно использовать нормы расхода, как установленные распоряжением Минтранса № АМ-23-р, так и обоснованные нормы расхода, разработанные организацией самостоятельно.

На основании путевого листа производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в учете.

Учет ГСМ и путевых листов для целей бухгалтерского учета сводится к расчету расхода топлива и отражению этого расхода на счетах учета.

Вне зависимости от применяемого способа, в бухгалтерском учете списания ГСМ производится по фактической стоимости, даже если есть сверхнормативный расход топлива при нормативном способе учете.

Для списания ГСМ применяют один из методов (ПБУ 5/01):

по средней себестоимости,
по себестоимости первых приобретенных закупок ГСМ (метод ФИФО).

Бухгалтерские проводки – в таблице 1.

Источник: https://azbuha.ru/buxgalterskij-uchet/uchet-putevyx-listov/

Путевые листы в организации

Путевой лист является главным документом для учета расхода топлива, величины пробега, маршрута движения автомобиля, принадлежащего предприятию.

Этот типовой документ имеет универсальную форму, принятую Госкомстатом еще в 1997 году и сохраняемую до сих пор.

Этот документ используется во всех частных и государственных организациях любой формы собственности, где имеется автомобиль и где необходима транспортировка того или иного груза.

Общий порядок ведения журнала учета путевых листов

Распределение диспетчером путевых листов между водителями происходит только на один день (смену). Исключением могут быть длительные командировки – в таком случае путевой лист выписывается на все время пути.

При обращении с путевыми листами нужно принимать во внимание следующие правила:

бухгалтерия должна хранить путевой лист не меньше 5 лет;
вносить изменения и коррективы в путевой лист по тому или иному показателю (например, расходу бензина) нежелательно, однако, если такая необходимость существует, исправление необходимо закрепить подписями двух ответственных лиц (скажем, водителя и механика);
для списания бухгалтерией ГСМ необходимо, чтобы к листу были приложены квитанции об оплате топлива;
если водитель использует в интересах организации свое личное транспортное средство, эта информация также должна быть отражена в путевом листе для получения водителем последующей компенсации.

Реквизиты и сведения в путевых листах

Какие сведения должны быть в путевом листе? Конечно же, название выдавшей его компании, штамп и печать. На путевом листе должны быть указаны дата выдачи документа и порядковый номер, присвоенный выдавшим его предприятием.

Важно, чтобы содержалась информация о самом автомобиле – марка и регистрационный номер. Графа «Лицензионная карточка» заполняется только в случае, когда осуществляются перевозки грузов, требующие лицензии.

Если же автомобиль используется, например, для поездок крупного менеджера компании, в этой графе ставится прочерк.

Вся эта информация содержится на лицевой части документа. На оборотной же стороне прописываются индивидуальные сведения о конкретной поездке.

Указываются следующие параметры маршрута:

время отправления и возвращения автомобиля,
пункт назначения по маршруту,
общий километраж.

Также путевой лист может содержать графу «Код заказчика», которая заполняется, если транспортное средство работает по заказу.

Расчет заработной платы по окладу представляет собой достаточно сложную операцию. При проведении исчислений очень важно не допускать математических ошибок, которые могут повлиять на правильность и полноту финансовых расчетов с работниками предприятия.

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре. Подробности читайте тут.

На основе этих показателей не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Есть в документе и специальный блок для бухгалтеров, который называется «Результат работы автомобиля за смену». Здесь рассчитать заработную плату можно одним из двух способов: по повременной системе (соответствующая графа «за часы, руб., коп.) и по сдельной системе (соответствующая графа «за километраж, руб., коп.). Лист должен быть заверен подписью бухгалтера.

Отражение сведений о здоровье водителя

Если организация осуществляет перевозку людей, на водителя ложится огромная ответственность за их безопасность.

Именно поэтому согласно Федеральному закону России каждый водитель должен регулярно проходить медицинские освидетельствования до отправки в поездку и по возвращении из нее. Естественно, эта информация должна отражаться и в путевом листе.

Подтверждением нормального состояния водителя является штамп, содержащий точное время и дату прохождения осмотра, а также подпись с фамилией и инициалами ответственного медицинского работника. Естественно, никакой штамп не будет проставлен, если водитель себя плохо чувствует или находится в состоянии алкогольного опьянения.

Медицинские осмотры до отправки в рейс имеют право осуществлять лишь лицензированные учреждения и специалисты.

Учет путевых листов в организации

Хотя обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008, изложены четко и ясно, тем не менее у бухгалтеров периодически возникают вопросы и спорные моменты по учету путевых листов в организации.

Больше всего споров возникает относительно сроков путевого листа. Как говорилось выше, путевой лист выдается на сутки, за исключением случаев, связанных с командировками. Но как быть с путевыми листами, если водитель отправляется в поездку длительностью в несколько недель? Ведь затраты на топливо отражаются в бухгалтерском балансе ежемесячно на основе сведений путевых листов.

Министерство финансов России дает следующее пояснение: можно выписывать путевой лист на любой срок, но лишь в том случае, если он будет справедливо отражать расходы на ГСМ и учитывать рабочее время. Для государственных органов это также важно, учитывая, что на основе этой информации формируется сумма налога на прибыль транспортных организаций.

Естественно, в путевом листе данные спидометра на начало рабочей смены должны сходиться с показателями на окончание предыдущей смены – таким образом можно удостовериться, что транспортное средство не используется во внерабочее время для личных нужд.

Учет движения путевых листов в электронном виде

Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях, где отследить наличие и обеспечить хранение каждого листа не представляется возможным.

Существует широкий выбор программ для бухгалтерии, осуществляющих транспортный учет. Одной из самых оптимальных считается система «Путевые листы».

«Путевые листы» – это целый программный комплекс, позволяющий вести деятельность от лица того или иного работника транспортной организации.

Есть несколько режимов:

режим диспетчера АТП,
режим механика,
режим инженера по техническому обеспечению,
режим бухгалтерского расчета бензина,
режим расчета стоимости работы автомобиля.

Конечно, полезнее всего эта программа для бухгалтера, поскольку именно он несет ответственность за хранение и ведение журнала учета путевых листов (корректность он подкрепляет собственной подписью). Однако и другие режимы приносят предприятию огромную пользу.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового делопроизводства к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность. Это объясняется желанием получить профессиональную помощь, сократить затраты на его ведение и сформировать в компании систему эффективного управления персоналом.

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений и правил ведения кадрового учета, регулирует Трудовой Кодекс РФ. О правильном ведении кадрового учета можно узнать из этой статьи.

Учитывая установившиеся высокие цены на топливо, журнал учета путевых листов является важнейшим документом любой организации. Особенно это актуально для компаний, чья основная деятельность как раз и заключается в транспортных перевозках.

Путевые листы им позволяют не только правильно оценивать стоимость затраченного горючего, но и формировать обоснованную отчетность перед государством для расчета налога на прибыль.

Источник: https://tvoi.biz/dokumenty/putevye-listy-i-gsm/kak-osushhestvlyaetsya-uchet-putevyh-list.html

Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году

Путевой листок — это специальный документ, подтверждающий факт передвижения транспортного средства, работу водителя, расход ГСМ. С 2021 года начнут действовать новые правила.

Новые правила заполнения путевок с 01.01.2021

Минтранс приказом от 11.09.2020 № 368 утвердил новые правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 01.01.2021 года и будут действовать до 01.01.2027 года. В путевку ввели новый обязательный реквизит – «Сведения о перевозке» для указания данных о видах перевозок и типе сообщения в соответствии с требованиями статей 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Типов сообщения предусмотрено четыре:

по городу (местное);
пригородное;
междугородное;
международное.

Вид перевозки зависит от деятельности владельца или арендатора транспортного средства. Это могут быть регулярные пассажирские перевозки, работа ТС по заказам, грузовые перевозки.

Изменился порядок заполнения обязательных сведений о транспортном средстве. С 01.01.2021 года там необходимо указывать марку транспортного средства. До сих пор в этом писали только тип и модель ТС. Установлено, что организации и ИП вправе добавлять в путевые листы дополнительные реквизиты по своим потребностям.

Оформление путевого листа становится обязательным для всех случаев выезда автомобиля из гаража или с парковки. Из правил удалена оговорка о том, что путевой лист оформляют только при эксплуатации ТС при перевозке пассажиров или грузов.

В 2021 году автовладельцы или арендаторы ТС должны проставлять в путевке обязательную отметку «выпуск на линию разрешен». В 2020 году это было просто рекомендацией.

Следите за изменениями в работе с помощью КонсультантПлюс. Настройте индивидуальный профиль и получайте уведомления о новостях и поправках сразу, как они появляются. Инструкции в системе обновляются сразу после изменений и всегда актуальны. Попробуйте бесплатно 2 дня!

Для чего нужен путевой лист

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2020 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2020 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2020 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2020 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2020 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Путевой лист, бланк

Отличительные особенности в заполнении

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/pravila-oformleniya-i-vedeniya-putevykh-listov-v-2017-godu