Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени кто должен подписывать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Начиная с середины апреля 2020 года после рождения в семье ребенка материнский капитал будет оформляться автоматически и семья сможет приступить к распоряжению средствами, не обращаясь за самим сертификатом. А статья 10 Закона оговаривает, в каких случаях это возможно. Согласно поправкам, внесенным Федеральным законом от О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам, связанным с распоряжением средствами материнского семейного капитала , вместо документов, подтверждающих целевое расходование средств, теперь можно предоставить сведения из них.
Кем подписывается табель учета рабочего времени
Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
- табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.
Применяются два способа заполнения табеля:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
- 8 цифр для юрлиц;
- 10 цифр для ИП.
- Номер документу присваивается по порядку.
- Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.
Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
- Порядковый номер в табеле.
- Фамилия и должность работника.
- Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
- В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
- В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
- Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
- В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней был в отпуске.
Табель учёта подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
- какой именно вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:
очередной оплачиваемый отпуск
административный (без сохранения ЗП)
учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
учебный без сохранения ЗП
по уходу за ребёнком до 3 лет
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
дополнительный без сохранения ЗП
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
работа в выходные и праздники
Командировки и повышение квалификации:
повышение квалификации с отрывом от труда
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности
Отсутствие на рабочем месте:
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
временная нетрудоспособность без выплаты пособия
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
прогул без уважительных причин
режим неполного рабочего времени
выходные и праздничные нерабочие дни
дополнительный оплачиваемый выходной
дополнительный неоплачиваемый выходной
невыясненная причина неявки
простой по вине работодателя
простой по не зависящим ни от кого причинам
простой по вине работника
отстранение от работы (оплачиваемое)
отстранение без сохранения ЗП
приостановка работы при задержке ЗП
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):
трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
выплаты по гражданско-правовым договорам
оплата в натуральной форме
материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
В статье рассказано, кто должен вести табель учета рабочего времени, кто его подписывает, как назначается ответственный, образцы приказов и прочих документов.
Нужно ли подписывать табель учета рабочего времени
Формы табеля учет рабочего времени утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Там же приведены условные обозначения, чтобы вести табель. Предусмотрены буквенные и цифровые коды. Например, для обозначения продолжительность работы в дневное время применяют:
- код Я — буквенный;
- код 01 — цифровой.
Компания сама решает, какие применять коды. Для единообразия рекомендуют применять коды одного вида, либо цифровые, либо буквенные.
Ошибки в табеле приведут к спорам с трудовой инспекцией, ошибкам в расчетах, претензиям налоговиков. Эксперты журнала «Зарплата» подготовили методичку по ведению табеля учета. Там рассмотрены все ситуации, которые необходимы бухгалтеру для успешной работы. Чтобы посмотреть методичку, активируйте доступ подписчика журнала «Зарплата». Это бесплатно и займет 1 минуту.
Компания может отказаться от унифицированных кодов и применять разработанные самостоятельно обозначения. Допускается смешанный вариант — собственные коды и обозначения из унифицированных форм табелей.
Первую страницу табеля по форме Т-12, которая называется «Учет рабочего времени» подписывают:
- ответственное лицо;
- руководитель структурного подразделения;
- работник кадровой службы.
Страницу 2 табеля «Расчет с персоналом по оплате труда» подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.
Табель по форме Т-13 подписывает:
- ответственное лицо;
- руководитель структурного подразделения;
- работник кадровой службы.
Кто должен вести табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это сотрудник отдела кадров.
Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
о назначении сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени на складе № 1 бухгалтера Коровину Н.В.
2. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени на складе № 2 бухгалтера Зайцеву В.Н.
3. Установить срок для сдачи ответственными сотрудниками табелей в бухгалтерию – 1-е число месяца, следующего за истекшим месяцем.
4. Контроль за выполнением данного приказа возложить на главного бухгалтера Глебову А.С.
Генеральный директор ___________________________________ А.В. Львов
Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:
- Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
- Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.
В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.
Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.
Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.
Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:
- «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
- Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.
Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.
Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?
Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.
В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.
Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.
Может ли вести табель бухгалтер?
На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.
Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.
Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:
- Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
- Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.
Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.
Источник: https://fabrikaklientov.ru/info/kem-podpisyvaetsja-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/
Ведение табельного учета на предприятии
Кто подписывает табель учета рабочего времени?
Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?
Может ли вести табель бухгалтер?
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:
- Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
- Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.
В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.
Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.
Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.
Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:
- «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
- Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.
Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?
Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.
В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.
Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.
Может ли вести табель бухгалтер?
На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.
Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:
- Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
- Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.
Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.
Обязательно ли Директор компании должен утверждать ежемесячный табель учета рабочего времени?
- Налоги и Налогообложение
- Общие вопросы
- Специальный налоговый режим
- Налоговая отчетность
- Счет-фактура
- НДС (налог на добавленную стоимость)
- КПН (корпоративный подоходный налог)
- ИПН (индивидуальный подоходный налог)
- ККМ (контрольно-кассовая машина)
- Доход работника
- Местные налоги
- Социальный налог
- Налоговое администрирование
- Нерезиденты
- Контролируемая Иностранная Компания
- Электронная торговля товарами
- Сборы
- Пошлины
- Недропользователи
- Отчетность по договорам
- Виртуальный склад
- Обязательное Социальное Медицинское Страхование
- Налоги и налогообложение по НК РК 2008
- Трудовые отношения
- Все вопросы по Трудовым отношениям
- Трудовой договор
- Условие о неконкуренции
- Срок трудового договора
- Испытательный срок
- Документы, необходимые для заключения трудового договора
- Порядок заключения, изменения и дополнения трудового договора
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
- Изменение условий труда
- Отличие трудового договора от иных видов договоров
- Условия трудового договора
- Прием на работу
- Прием на работу гражданина РК
- Прием на работу гражданина иностранного государства
- Прием на время выполнения определенной работы
- Прием на работу по совместительству
- Прием на работу руководителя исполнительного органа
- Прием на работу по вахтовому методу
- Прием на работу на время замещения отсутствующего работника
- Прием на работу с вредными и опасными условиями труда
- Прием на работу дистанционного работника
- Прием на работу на время выполнения сезонных работ
- Увольнение
- Расторжение трудовых отношений по соглашению сторон
- Прекращение трудовых отношений по истечению срока трудового договора
- Расторжение трудовых отношений по инициативе работодателя
- Расторжение трудовых отношений по инициативе работника
- Отпуск и время отдыха
- Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск
- Отпуск без сохранения заработной платы
- Отпуск по беременности и родам
- Отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
- Учебный отпуск
- Командировка
- Срок командировки
- Оплата командировки
- Оформление командировки
- Прикомандирование
- Документы кадровой службы
- Штатное расписание
- Табель учета рабочего времени
- Баланс рабочего времени
- График отпусков
- Иные документы
- Рабочее время
- Нормирование и оплата труда
- Обучение, профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации
- Материальная ответственность сторон
- Гарантии и компенсационные выплаты
- Коллективный договор
- Оплата больничных листов
- Безопасность и охрана труда
- Оформление дисциплинарных проступков и применение дисциплинарных взысканий
- Несчастные случаи на производстве
- Должностные инструкции
- Трудовые споры и согласительная комиссия
- Оформление простоя в организации
- Аттестация работников
- Обязательные пенсионные взносы
- Воинский учет
- Профессиональные союзы
- Перевод работника
- Трудовые отношения 2007
- Дополнительный отпуск
- Корпоративные отношения
- Регистрация бизнеса
- Изменение состава участников
- Смена руководителя исполнительного органа
- Изменение местонахождения (юридического адреса)
- Изменение фирменного наименования
- Уставный капитал
- Акции и другие ценные бумаги общества
- Учредительные документы
- Участники товарищества с ограниченной ответственностью
- Органы контроля деятельности исполнительного органа
- Филиалы и представительства
- Реорганизация и ликвидация
- Приостановка деятельности
- Иные вопросы
- Дивиденды
- АО
- Договоры
- Услуги и подряд
- Аренда
- Купля-продажа и поставка
- Гарантии, поручительства
- Строительно-монтажные работы
- Заем
- Безвозмездное пользование
- Транспортные услуги
- Лизинг
- Доверительное управление
- Публичная оферта
- Хранение
- Перевод долга
- Комиссия
- Авторский договор
- Договор консорциума (о совместной деятельности)
- Залог
- Новация (изменение обязательств)
- Расторжение договора
- Иные гражданские сделки
- Доверенности
- Интернет и право
- Возмещение ущерба
- Проверка государственных органов
- Взыскание долга
- Государственные закупки
- Осуществление государственных закупок способом конкурса
- Осуществление государственных закупок способом аукциона
- Осуществление государственных закупок способом запроса ценовых предложений
- Осуществление государственных закупок способом из одного источника
- Признание государственных закупок несостоявшимися
- Обжалование в сфере государственных закупок
- Договор о государственных закупках
- Конкурсная документация
- Внесение в реестр недобросовестных
- Конкурсная комиссия
- Все ответы по государственным закупкам
- Предварительный квалификационный отбор «Самрук-Қазына» (ПКО)
- Некоммерческие организации
- Общественное объединение
- Ассоциации, союзы
- Учреждение
- Фонд
- Потребительский кооператив
- Иные некоммерческие организации
- Лицензирование (разрешения и уведомления)
- Исполнительное производство
- Сроки в исполнительном производстве
- Исполнительный лист
- Обращения взыскания на имущество и деньги
- Порядок реализации имущества
- Судебные исполнители
- Иные вопросы
- Судопроизводство
- Подведомственность и подсудность
- Лица, участвующие в деле
- Судебные расходы
- Процессуальные сроки
- Производство в суде первой инстанции
- Производство по пересмотру судебных актов
- Возмещение ущерба
- Ответы государственных органов
- Ответы государственных органов. Налоги и налогообложение
- Ответы государственных органов. Трудовые отношения
- Ответы государственных органов. Корпоративные отношения
- Ответы государственных органов. Договорные правоотношения
- Ответы государственных органов. Проверка государственных органов
- Ответы государственных органов. Государственные закупки
- Ответы государственных органов. Лицензирование (разрешения и уведомления)
- Ответы государственных органов. Ликвидация бизнеса
- Ответы государственных органов. Иные вопросы
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 2
ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.
Кто ответственен за ведение табеля?
Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:
«На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу».
«За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц».
Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 264»
О назначении ответственных
В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду
1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:
— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;
— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.
2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор Солнцева /Р. И. Солнцева/
Клюева, 11.01.2010 /Г. В. Клюева/
Парамонова, 11.01.2010 /И. С. Парамонова/
По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т. д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.
В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.
Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.
Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Порядок заполнения табеля
Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.
При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
Руководитель Солнцева Солнцева
учета использования рабочего времени и расчета
Источник: https://arbatcredit.ru/vedenie-tabelnogo-ucheta-na-predpriyatii/
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Источник: https://assistentus.ru/forma/t-12-13-tabel-uchyota-rabochego-vremeni/
Табель учёта рабочего времени — правила заполнения, основное и нюансы в 2018 году
Учёт отработанного сотрудниками времени важен для всех организаций, имеющих в штате наёмный персонал. Иначе как работодатель сможет насчитать и обосновать заработную плату своим работникам, как рассчитывать сумму компенсаций и выплаты по больничным? Время, которое сотрудник провёл на рабочем месте, должно фиксироваться в определённом документе — табеле учёта рабочего времени.
Табель учёта рабочего времени — важный отчётный документ
Статья 91 ТК РФ чётко определяет, что работодатель должен регулярно вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации. Табель — регистр учёта рабочего времени по всем сотрудникам предприятия — первичный документ бухгалтерского и кадрового делопроизводства. Именно на его основе, исходя из отработанных человеко-часов рассчитывается заработная плата по всем работникам компании. По нему расчётный отдел бухгалтерии считает дотации, отпускные выплаты, компенсацию по листам нетрудоспособности и пр.
Необходимость ведения этого документа определяется наличием наёмного персонала в компании вне зависимости от её правовой формы и статуса. Это требование относится и к крупным организациям, и к индивидуальным предпринимателям, у которых числится хотя бы один работник.
Табель является базой для начисления налоговых и страховых сборов. Влияют сведения, указанные в регистре, и на сокращение налоговой нагрузки на бизнес. Поэтому первое, что проверяется фискальными контролёрами или инспекторами по труду, — как ведётся табель.
К ключевым функциям табеля нужно отнести следующее:
- корректный расчёт ежемесячных выплат работникам компании;
- составление отчётности регуляторам и контролёрам;
- фискальное обоснование расходов на фонд оплаты труда;
- фиксация фактического нахождения всех сотрудников по определённым видам рабочего времени;
- трудовой контроль штата;
- расчёт переработок и корректировка оплаты труда при постоянных нарушениях трудовой дисциплины (кнут и пряник);
- обоснование правомерности увольнения сотрудника за прогул.
Помимо всего вышеперечисленного, этот документ учёта страхует работодателя в трудовых конфликтах как при обращении сотрудника с жалобой в инспекцию или с иском суд, так и при внутренних спорах.
Табель является неплохим аналитическим инструментом, на основе которого можно ежемесячно наблюдать динамику изменений по рабочим часам по предприятию. Накладывая финансовые показатели, отслеживать эффективность бизнеса и вносить коррективы в график работы и отдыха сотрудников. Это неплохой регистр для кадрового и управленческого учёта.
Кто ведёт и визирует табель учёта
Любую документацию, относящуюся к первичному учёту, может оформлять только ответственный работник, за которым закреплена эта функция приказом по предприятию. Ведение табеля сотрудником без его официального назначения неправомерно. Любая проверка признает такой табель недействительным со всеми вытекающими последствиями.
Законодательство не регулирует вопрос, в каком подразделении или статусе должен быть трудоустроен табельщик, он может числиться:
- в службе управления персоналом (проще — в кадрах);
- в бухгалтерии;
- в администрации (например, секретарь);
- в любом другом структурном подразделении.
Это может быть также руководитель отдела, директор компании или главбух (если предприятие небольшое).
Заметьте, что при наделении работника функциями табельщика работодатель должен внести в трудовой договор сотрудника дополнительный пункт о его полномочиях. Работник имеет право отказаться от ведения кадрового учёта, если в его контракте не закреплён этот пункт либо нет приказа по предприятию, с которым он ознакомлен. Назначенный табельщик должен получать за это доплату (в крайнем случае с человеком нужно договариваться).
Пошаговый алгоритм согласования табеля выглядит так:
- Первым шагом подготовки и утверждения документа является заполнение табличной формы табельщиком (вручную или с помощью автоматизированных систем, когда табель надо только распечатать).
- Табель подписывается ответственным лицом. После чего документ направляется на проверку и согласование руководителю соответствующего отдела. Как правило, начальник сверяет все заполненные данные по своим подчинённым. Если все они проставлены верно, табель визируется руководителем отдела (компании), если в нём есть ошибки, документ с корректировками возвращается табельщику для внесения исправлений.
- Затем табель попадает для визирования в кадры. Как правило, финальную визу на нём ставит начальник службы управления персоналом. Это уже формальная процедура, которая проходит для того, чтобы кадровик зафиксировал факт, что табели в конкретном месяце сформированы по всем подразделениям компании.
Не обязательно табель должен визироваться всеми тремя должностными лицами, но виза ответственного лици и виза кадровика или гендиректора должны быть
Общие правила ведения табеля
Учётный регистр должен быть открыт в первый рабочий день месяца, причём оформляется он с первого календарного дня (даже если месяц начинается с выходного или праздничного дня). В конце месяца табель закрывается. В некоторых компаниях фиксируются промежуточные результаты после 15 числа, но только если этого требует производственная необходимость.
Ключевые принципы ведения этого документа должны быть задекларированы в локальных нормативных актах (к примеру, в стандартном положении о табельном учёте). И ответственный за табель работник должен руководствоваться этим регламентом. Здесь стоит уточнить и закрепить определённые важные моменты:
- Табель можно вести по отдельным структурным подразделениям или же по компании в целом (главное — определить этот момент сразу).
- В учёте должно быть определено кодирование по видам рабочего/нерабочего времени.
- В табеле должны быть отражены не только отработанные часы, но и время, в которое работник не осуществлял свои трудовые обязанности, хотя и должен был это делать (прогул, нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте, ранний уход, простои и пр.).
- Каждый работник начинает фигурировать в табеле строго после его оформления в кадровом делопроизводстве — есть приказ о трудоустройстве, подписано трудовое соглашение. Аналогично работники и исключаются из табеля — после вступления в силу распоряжения об увольнении.
- Как только работник попадает в табель учёта, ему присваивается табельный номер. Причём этот номер не меняется в течение всего его трудоустройства в компании. Если человек переходит на другую должность, его табельный номер остаётся прежним. И даже после увольнения сотрудника его номер не может быть никому присвоен ещё в течение трёх лет.
- Наперёд вносить данные в табель категорически запрещается. Заполнять его можно только по факту. Даже если табельщик уверен, к примеру, что в последний день месяца все уже на работе, не факт, что положенные 8 часов всеми будут отработаны. Поэтому правильное оформление табеля требует его заполнения только на следующий день по прошествии месяца.
Фактически есть 3 способа ведения табеля:
- в электронном виде;
- с помощью автоматизированного учёта;
- на бумаге.
Конечно, сегодня электронный способ применяется чаще всего. Здесь всегда можно сделать корректировки, ведь часто бывают ситуации, когда табель приходится править.
Наиболее распространённый сегодня простой вариант учёта — ведение табеля фактически вручную в программе excel. Этот способ позволяет с помощью внесённых формул рассчитывать показатели, суммировать их, вести табель в течение года в едином файле. Здесь можно вести статистику как по конкретному сотруднику, так и по подразделению, и по компании в целом. Но всё-таки это довольно трудоёмкий для табельщика процесс, которым нужно регулярно заниматься.
Более удобный и оперативный способ ведения табеля — работа через систему 1С. Она тоже даёт возможность вносить коррективы в электронный документ. Как правило, внутренний онлайн-учёт связывают с пропускной системой.
На крупных предприятиях даже для того, чтобы выйти на обед, нужно отметиться, а количество отработанного времени автоматически фиксируется в табеле
На крупных предприятиях, особенно на производстве, с успехом применяются электронные системы учёта и контроля за рабочим временем сотрудников. Фиксируется каждая секунда, когда работник зашёл на предприятие и когда он вышел. К наиболее распространённым видам такого онлайн-наблюдения можно отнести:
- электронный пропуск, когда работник, проходя через терминал, проводит карточной, после считывания на ней кода информация попадает напрямую в программу учёта;
- есть терминалы, которые можно пройти только по отпечатку пальца (более серьёзный способ, ведь электронную карточку можно и передать другому лицу для прохождения вахты);
- сканирование сетчатки глаза — максимальная степень защиты;
- видеонаблюдение за работниками, которое позволяет в том числе отслеживать сам производственный процесс;
- включение и начало работы сотрудника на компьютере или выход в онлайн или скайп (особенно это актуально для IT-компаний и интернет-работников, в том числе на удалёнке);
- фиксация телефонных разговоров (начало/окончание) — для операторов кол-центров или интернет-магазинов.
Такой автоматизированный учёт позволяет нивелировать человеческий фактор и систематизировать процесс.
Данные из онлайн-системы контроля сразу попадают в общую базу и формируют табель в режиме реального времени. Вплоть до того, что непосредственный руководитель может в любой момент посмотреть: во сколько пришёл на работу его подчинённый, чем он занимался на рабочем месте и сколько раз заходил в соц. сети. Некоторые системы позволяют формировать карту рабочего времени сотрудника.
Основное здесь — применение любого из онлайн-способов контроля должно быть закреплено документально в правилах внутреннего распорядка, а также в трудовых контрактах работников. Только в этом случае применение любого вида слежения за рабочим процессом правомерно.
Правильное заполнение табель-учёта: 3 формы, образцы и обозначения
Нужно знать, что с начала 2013 года обязательные для заполнения формы первичного учёта были отменены. Это говорит о том, что законодательство не запрещает организациям и ИП адаптировать существующие шаблоны или даже разрабатывать свои. Но при этом не стоит забывать, что требования, указанные в ФЗ № 40, никто не отменял. Поэтому реквизиты, которые обязательны для табеля учёта, должны присутствовать в отчётности.
Для табеля учёта рабочего времени существуют 3 унифицированные формы, которые рекомендуется использовать:
-
Форма Т-12 — здесь может быть учтено отработанное время, прогулы, время отдыха и пр., а также начислена заработная плата (информация проставляется на основании «ручного» контроля). Скачать этот шаблон учётного табеля можно по ссылке.
Для заполнения табеля подойдёт стандартная форма Т-12
Форма Т-13 табеля — более полный отчёт по отработанному времени
Табель для бюджетников может использоваться любым предприятием
Есть и ещё один вариант ведения табельного учёта — упрощённый, сформированный в экселе, где просто в табличном виде проставляются Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника и 30/31 календарный день с итоговой суммой, фиксирующей сколько дней и часов отработал человек в отчётном месяце.
Табель, а также диаграммы и аналитику по использованию рабочего времени можно вести в стандартном экселе
Но всё-таки самыми удобными для ведения остаются формы Т-12 и Т-13. Основной аргумент здесь — к ним не придираются регуляторы при проведении проверок. Нормы трудового права не регламентируют применение определённой формы табеля, однако есть ещё и рекомендации Минфина РФ, ссылаясь на которые инспектор может оштрафовать предприятие. Конечно, если посчитает, что учёт ведётся некорректно или с ошибками.
Для любой из форм табельного учёта, принятой на предприятии, есть основополагающие принципы оформления, которые нужно соблюдать:
- В шапке учётного документа должна быть указана следующая информация:
- название предприятия — именно так, как оно указано в учредительных документах или в ЕГРИП (если это ИП). К примеру, если частный бизнес ИП работает под названием «Добрый магазин», то в табеле всё равно должно стоять наименование при регистрации — ИП Иванов И. И.;
- если на предприятии есть несколько структурных подразделений — отдел, по которому ведётся конкретный табель. Соответственно, табелей в компании будет столько, сколько служб;
- код по ОКПО (по классификатору);
- порядковый номер документа;
- первичный или корректировочный документ;
- даты начала и окончания учёта;
- дата составления документа.
- В сводной таблице отчёта вписываются все Ф. И. О. сотрудников. Указывается их должность по штатному расписанию, номер личного дела, табельный номер.
- В табличной форме по строке каждого работника указываются 2 показателя:
- отметка по каждому дню месяца (работал человек в это время, отдыхал, находился на больничном и пр.);
- количество часов, которые он находится на рабочем месте.
- Верхняя часть строки по работнику оформляется с помощью кодов, которые установлены Госкомстатом. Компания самостоятельно выбирает с помощью каких обозначений будет вестись документ — буквенных или цифровых. Причём обратите внимание: в своём Письме под номером 02–06–10/32007 от 02.06.2016 Минфин РФ подтвердил 2 возможных варианта внесения данных в табель:
- сплошной способ — когда вносятся все данные по каждому дню;
- способ фиксации отклонений от графика — здесь указываются только данные, которые не относятся к стандартному производственному процессу (отсутствие на рабочем месте, командировка, отпуск, переработки и другие данные).
- В итоговых столбцах по каждому сотруднику суммируется количество дней и часов в месяце, когда человек был на работе. Проставляется результат по фактически отработанному времени и отклонениям от графика.
Заполненная форма визируется всеми ответственными лицами, после визы идёт расшифровка подписи и дата, когда был подписан документ.
Особенно внимательными при заполнении табеля нужно быть в ситуации, когда в производственном календаре выставлены праздничные дни. Когда на эти дни у работника выпадает отпуск, отметка в табеле по нему совпадает со всеми остальными тружениками — ставится стандартное «В» («выходной»). Но, заметьте, речь идёт только о праздниках, стандартные выходные отдыхающему работнику относят к коду «ОТ» (отпуск).
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
| 01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
| 02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
| 03 | РВ | Явка в праздничный день | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику являются праздничными |
| 04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается сверхурочным периодом. |
| 06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
| 09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника в отпуске |
| 10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством. |
| 14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | Ставится при наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
| 15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет |
| 18 | ДБ | Период отпуска за свой счёт | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
| 19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа. |
| 20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного. |
| 26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие или отдельный сотрудник не работает |
| 30 | НН | Неявка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться. |
Корректирующий табель — для чего нужен, нюансы оформления
Пожалуй, каждый табельщик, ведущий кадровый учёт предприятия хотя бы пару месяцев, сталкивался с необходимостью внесения корректировок в уже подписанный документ. В таких и многих других вариантах оформляется дополнительный табель — корректирующий.
Форма такого документа ничем не отличается от первичного, кроме одного пункта — в шапке указывается, что документ корректирующий. Такому табелю также присваивается порядковый номер, причём первичный табель не учитывается.
Рекомендация табельщику: оформляя корректировку, приложите к табелю служебную записку, в которой опишите причины внесения уточнений в первичку, а также дополните свои слова копиями документов, подтверждающих факт необходимости внесения корректировок.
2 способа оформления корректировочного табеля:
- дублировать в табеле данные, которые не нужно менять, и скорректировать только определённый блок;
- оформить табель, где указаны только изменённые коды.
Корректирующий табель можно сформировать из предыдущего файла — достаточно проставить код и номер корректировки, поменять дату составления и данные в таблице
Каждая отметка в табеле влечёт за собой не только денежное вознаграждение или, напротив, наказание, но может привести и к увольнению человека. Поэтому некоторые ситуации должны быть зафиксированы в отдельных внутренних или внешних документах, и только после этого они могут быть отражены в учётной документации. Сюда относятся докладные и служебные записки, распоряжения, акты, листки нетрудоспособности и пр.
Случается, что работник не выходит на работу и не ставит в известность своего непосредственного руководителя. Первым, самым естественным шагом будет — позвонить человеку и выяснить причину. Ну а если вопрос остался открытым, начальник структурного подразделения, где числится сотрудник, обязан написать докладную и подготовить соответствующий акт, что человек отсутствует на рабочем месте. Документ визируется двумя свидетелями. В этот период до выяснения обстоятельств неявки на работу в табеле проставляется код «НН» (неявка по невыясненной причине).
Как только сотрудник вышел на работу или сообщил о причине по телефону, если это не был больничный лист, от него запрашивается объяснительная, где он должен пояснить причины отсутствия на рабочем месте. Если факт не может быть признан удовлетворительным, в табеле ставится отметка «прогул», за это работника могут и уволить.
Трудовое законодательство признаёт, что если работник во время отпуска заболевает, наниматель обязан продлить ему отдых на количество дней, указанное в больничном, или сдвигать неиспользованные отпускные дни на другое время. Поэтому важно определить и внести в табель дни, когда у работника шёл б/лист. А для этого у табельщика должен быть документ, подтверждающий нетрудоспособность человека. Как только б/лист предоставляется, в табель вносятся корректировки, где дни, когда человек, находясь в отпуске, был здоров, отмечаются аббревиатурой «ОТ» (отпуск). А дни, на которые есть больничный, соответственно, — «Б». Продлённый сразу после болезни отпуск отмечается «ОТ». А если человек переносит не отгулянный отпуск «на потом», эти дни будут зафиксированы уже в другом табеле.
Когда работник направляется в командировку и один из дней выпадает на выходной, этот день считается рабочим (даже если человек не трудился в этот день, к примеру, был в дороге). Поэтому в табеле этот день должен быть тоже стандартно отмечен шифром «К» (командировка). А когда сотрудник задерживается в командировке или у него переносится рейс, приходится делать корректировочный учётный документ.
Ответственность и санкции при нарушениях
При камеральной или выездной проверке, отслеживая обоснованность начисления заработной платы, налоговики, как правило, изучают данные, отражённые в табеле. При обнаружении неточностей, фактических ошибок или несостыковок с другой отчётностью налоговый регулятор может определить расходы на выплаты сотрудникам документально необоснованными. А это может означать перерасчёт налогооблагаемой базы по фискальной отчётности: ИФНС вправе просто не учесть ЗП работников в бизнес-расходах.
Некорректное ведение табеля может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Так, нарушителям, которые не считают нужным заполнять табель и/или делают это несвоевременно или неправильно, грозят штрафные санкции по статье 52.7 КоАП РФ:
- руководителю компании или ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
- юридическому лицу — 50 000 ₽.
Сроки хранения учётной документации
Как установлено правилами организации государственного архивного дела и как регламентирует часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ, документы табельного учёта должны храниться в организации на протяжении не менее пяти лет по окончании отчётного периода.
Табельный учёт — серьёзная, ответственная и регулярная работа, а не отвлечение от должностных обязанностей работника (как считают многие руководители частных компаний). Ведь от корректных данных, которые отражаются в отчётном документе, зависит оплата труда работников, их материальное поощрение или наказание. А из этого уже могут вытекать и трудовые споры, и лояльность к компании, и общая атмосфера в коллективе. Что уж говорить о штрафах фискальных контролёров или трудовых регуляторов. Здесь всё довольно серьёзно, и административные штрафы накладываются в том числе и на руководителя компании.
Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya-i-vremya-otdyha/zapolnenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni.html