Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой о выдаче вкладыша». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Я говорю, но это только произошло, и я вам даю нормальный экземпляр, но она не приняла. Имел ли право пенсионный фонд уменьшить мне пенсиб на сумму долга. Если даже не ступили то взносы платить обязаны.
Оформляем трудовую книжку, вкладыш и дубликат
На предприятие (физлицо-предпринимателя), которое будет первым рабочим местом работника, ложится дополнительная ответственность — оно должно открыть этому работнику трудовую книжку. А поскольку с этим документом гражданину придется жить много-много лет (до самой пенсии), этот важный документ нужно оформить грамотно и желательно без ошибок. Как именно это сделать? Сейчас узнаем.
С чего начинается. трудовая книжка?
Как театр начинается с вешалки, так трудовая книжка работника начинается с первой страницы (титульного листа). Это своеобразная визитная карточка гражданина. Здесь содержится главная информация о нем, а именно:
— фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения и замены имени и отчества инициалами);
— дата рождения. Ее записывают на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Тут же приводится дата заполнения трудовой книжки.
Приведенную на первой странице (титульном листе) трудовой книжки информацию работник заверяет своей подписью
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает должностное лицо, ответственное за ее выдачу + к этому здесь проставляется печать предприятия (или отдела кадров/службы персонала). Причем печать не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, которое ее оформило.
У предприятия (предпринимателя) нет печати? Не беда. По мнению Минсоцполитики, в такой ситуации достаточно будет подписи должностного лица (см. письма Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15 и от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06).
Приведем образец заполнения первой страницы трудовой книжки (см. рис. 1 на с. 7).
Как заполнять разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из четырех разделов:
2) «Відомості про нагородження»;
3) «Відомості про заохочення»;
4) «Відомості про призначення пенсії».
Раздел «Відомості про роботу». Этот раздел трудовой книжки имеет четыре графы. Посмотрим, как их заполняют.
Порядок заполнения граф раздела «Відомості про роботу»
Номер графы
Что указывают
При приеме на работу первым делом в графе 3 в виде заголовка (перед записью о приеме на работу) записывают полное наименование предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняют.
Внимание! Вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления на работу работник не имел трудового стажа, не нужно. Такого требования Инструкция № 58 не выдвигает.
Намотайте на ус: какие-либо сокращения в трудовой книжке не допускаются! Поэтому не пишите здесь, например, ТОВ «Геркулес». Вариант тут только один — полное наименование предприятия: Товариство з обмеженою відповідальністю «Геркулес».
Чтобы облегчить себе работу, можете изготовить специальный штамп соответствующего размера с полным наименованием предприятия.
Далее под заголовком делают запись в графах 1 — 4 (см. ниже)
Здесь указывают порядковый номер записи — 1, 2 и т. д.
Нумерация записей по всему разделу сквозная. Цифры арабские
В эту графу вписывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом ( п. 2.14 Инструкции № 58).
Дату указываете арабскими цифрами. При этом число и месяц следует указывать двузначными цифрами, а год — четырехзначными.
Например, работник принят на работу 5 декабря 2016 года. Тогда в соответствующих колонках графы 2 вы записываете так: 05.12.2016
Указывают формулировку записи о приеме/переводе/назначении/увольнении работника. Важно! Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
Здесь указывают номер и дату приказа/распоряжения, на основании которого внесена запись. В эту графу информацию вписывают в такой последовательности:
1) название документа, на основании которого делают запись;
Внимание! Название документа, на основании которого вы вносите запись, пишите полностью — «Наказ», а не «Нак.», «Трудовий договір», а не «Труд. дог.», «Довідка», а не «Дов.» и т. п.
К примеру, если запись вы делаете на основании приказа руководителя предприятия от 05.12.2016 г. № 57-ос, то в графе 4 напишите так:
«Наказ від 05.12.2016 № 57-ос»
Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя ( п. 2.4 Инструкции № 58).
Важно! Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Почему? Чтобы предотвратить возможные нарушения (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).
Вкладыш к трудовой книжке
Частой сменой мест работы сейчас никого не удивишь. Как говорит пословица: «Рыба ищет, где глубже, а человек — где лучше».
Да вот незадача — из-за такой многократной миграции у работника вполне могут закончиться страницы соответствующих разделов трудовой книжки. Что же делать?
Спокойно! Для решения этой проблемы существует вкладыш. Он так же, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Да и
вкладыш вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут по основному месту работы работника в таком же порядке, как и трудовую книжку
О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша.
Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки — без нее он недействителен.
Причем если сама трудовая книжка старого образца, вкладыш к ней должен иметь новую форму.
Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки.
Например, если в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки последний порядковый номер 29, то в аналогичном разделе вкладыша первая запись будет под номером 30.
Приведем образец заполнения вкладыша к трудовой книжке на рис. 2 (см. с. 10).
Дубликат трудовой книжки
Как быть, если работник потерял трудовую книжку? ☹
Инструкция № 58 предлагает такому работнику
немедленно сообщить об утере трудовой книжки своему работодателю по последнему месту работы
Каким образом? Достаточно написать в произвольной форме соответствующее заявление с указанием обстоятельств утери и просьбой выдать новую трудовую книжку.
В общем случае, не позднее 15 дней после получения заявления работодатель должен выписать другую трудовую книжку (дубликат) с надписью «Дублікат» в правом верхнем углу первой страницы ( п. 5.1 Инструкции № 58).
А если работник до поступления на работу к этому работодателю уже работал? Тогда, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в первую очередь вносят запись о его общем стаже работы.
Такие данные записывают суммарно, т. е. указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какой период времени и на каких должностях работник работал в прошлом.
Откуда почерпнуть информацию об общем трудовом стаже? Из п. 7 Личной карточки работника (типовая форма № П-2).
Далее общий стаж работы расписывается по отдельным периодам работы у разных работодателей, при условии, что работник предоставит сведения о работе по таким периодам (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы).
Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:
— в графе 2 — дату приема (перевода, увольнения) работника;
— в графе 3 — наименование предприятия, на котором трудился работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
— в графе 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только те сведения, которые содержатся в этих документах.
И только потом указывают название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии.
Внимание! Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не заверяет своей подписью (т. е. подписью ответственного лица) и печатью каждую внесенную в данный документ запись. Заверению подлежит только запись об увольнении работника от этого работодателя.
Приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки. Допустим, что работник предоставил только справки о работе в обществе с ограниченной ответственностью «Будинвест» (см. рис. 3 на с. 11).
Отдельно скажем несколько слов о переселенцах из зоны АТО, у которых нет возможности получить на руки свою трудовую книжку из-за известной ситуации.☹
Им дубликат трудовой книжки может выдать новый работодатель. Основание для выдачи — заявление работника и полученная им в письменном виде информация из Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО на территории, где этот работник работал ( п. 5.6 Инструкции № 58).
Может произойти и так, что трудовая книжка и/или вкладыш к ней стали непригодными к дальнейшему использованию (испачкались, обгорели, порвались и т. п.). В этом случае работодатель по последнему месту работы работника также должен выдать ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). Единственная разница —
на первой странице непригодной трудовой книжки (вкладыша к ней) работодатель делает надпись: «Замість видано дублікат» и возвращает ее владельцу
Если же трудовая книжка стала непригодной в период работы гражданина на первом месте работы, то все решается еще проще — записи в раздел «Відомості про роботу» дубликата трудовой книжки вносятся в обычном порядке на основании приказов данного работодателя.
Когда работник будет устраиваться на новое место работы, он предъявит там уже дубликат трудовой книжки.
Кроме того, по требованию работника дубликат выдают, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. Естественно, в дубликат такую запись не вносят ( п. 2.10 Инструкции № 58).
Случилось так, что трудовая книжка оказалась утрачена или пришла в негодность по вине самого работодателя? Тогда дубликат он выписывает за свой счет ( п. 6.1 Инструкции № 58).
Ну вот, теперь вы знаете, как заполнять титульный лист трудовой книжки и ее разделы, а также получили представление о вкладыше к ней и дубликате.
В следующей статье нас с вами ждет не менее интересная информация о том, как вносить записи в трудовую книжку в различных ситуациях.
Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24274.html
Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Госкомтруда СССР
от 20 июня 1974 г. № 162
(в редакции постановления Госкомтруда СССР
от 2 августа 1985 г. № 252
с изменениями внесенными постановлением
Государственного комитета СССР по труду
и социальным вопросам
от 19 октября 1990 г. № 412)
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях
<Документы о внесении изменений:
Постановления Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам
№ 201 от 31.03.1987
№ 332 от 15.08.1990>
1.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций*, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
_______________
* В дальнейшем для краткости «предприятия».
1.2. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
1.3. Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией, поселковым или сельским Советом народных депутатов, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена исполнительным комитетом соответствующего Совета народных депутатов); уволенные из рядов Вооруженных Сил СССР обязаны предъявить администрации военный билет.
1.4. Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулируются постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (СП СССР, 1973, № 21, ст. 115) и настоящей Инструкцией.
2. Заполнение трудовых книжек
2.1. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.
2.2. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
2.3. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1984 г., в графе 2 трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) записывается: «1984.05.01», в трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 г.; «05.01.1984».
Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2.4. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма № Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Министерства и ведомства СССР и Советы Министров союзных республик по согласованию с соответствующими центральными комитетами и республиканскими советами профсоюзов могут, в порядке исключения, разрешать предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), производить ознакомление с записями, вносимыми в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке (типовая междуведомственная форма № Т-2, утвержденная ЦСУ СССР).
2.5. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
2.6. В случае необходимости администрация предприятия выдает рабочим и служащим по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
2.7. Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.
2.8. Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
2.9. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за № таким-то недействительна, уволен. » и указывается новая формулировка.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
б) Занесение сведений о работнике
2.10. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).
Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
2.11. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.
2.12. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.
Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.
в) Занесение сведений о работе
2.13. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих — в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих — в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в указанный справочник, а также в Единую номенклатуру должностей служащих или штатное расписание, доводятся до сведения рабочих и служащих, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) администрации вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление рабочему второй и последующей профессии отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда. В трудовой книжке пишется: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата установления второй профессии, в графе 3 пишется: «Установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
При выполнении работ по вновь установленной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется: «Установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в таком-то производстве», в графе 4 наряду с указанием соответствующего удостоверения об установлении второй профессии, его номера и даты делается ссылка и на дату и номер приказа.
Отмечается в трудовой книжке работа в составе специализированных или комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий.
При назначении бригадиром производственной бригады в трудовой книжке производится соответствующая запись со ссылкой на приказ (распоряжение) руководителя предприятия либо руководителя производственной единицы, цеха или другого структурного подразделения.
При освобождении бригадира от руководства бригадой в случаях и порядке, предусмотренных соответствующим отраслевым положением о производственной бригаде, совете бригады и совете бригадиров, в трудовой книжке делается запись: «Освобожден от руководства произведенной бригадой».
Работа по совместительству, оформленная в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и об ее окончании производится администрацией по месту основной работы.
Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.
2.14. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.
2.15 Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений, в партийных школах и школах профдвижения. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов клинических ординаторов.
Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих отрядах, при прохождении производственной практики и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе согласно полученным данным. Справки хранятся в личных делах указанных лиц как документы строгой отчетности.
2.16. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и в связи с этим не имеющим трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.
2.17. В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующих документов следующие записи:
а) о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в органах Комитета государственной безопасности СССР и Министерства внутренних дел СССР, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
в) о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), партийных школах, школах профдвижения и о времени пребывания в аспирантуре клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 2.15 настоящей Инструкции;
г) о работе в качестве члена колхоза — в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.
Предусмотренные в настоящем пункте записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.
2.18 При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку рабочего или служащего по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов.
Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва в графе 3 указанного раздела трудовой книжки производится запись: «Непрерывный стаж работы сохраняется».
2.19. В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж (раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, графа 3).
В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.
Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов МВД СССР.
При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный.
Основанием для внесения в трудовые книжки предусмотренных настоящим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки производятся следующие записи:
в графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 — дата внесения записи; в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж».
При, включении судом времени отбывания исправительных работ в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».
В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.
2.20. Вопросы признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовые книжки граждан, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, и о выдаче им дубликатов трудовых книжек регулируется статьей 5 Положения о порядке возмещения ущерба, причиненного гражданину незаконными действиями органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и суда, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 18 мая 1981 г., а вопросы занесения в трудовые книжки соответствующих записей лицам, осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и о порядке выдачи им дубликата трудовой книжки — статьей 6 Положения о порядке и условиях исполнения уголовных наказаний, не связанных с мерами исправительно-трудового воздействия на осужденных, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 15 марта 1983 г.
г) Занесение сведений о награждениях и поощрениях
2.21. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о награждениях» вносятся следующие сведения:
а) о награждении орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президиума Верховного Совета СССР и указов Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик; о награждении почетными грамотами Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик;
б) о присвоении званий: «Лауреат Ленинской премии», «Лауреат Государственной премии»;
в) о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками на основании постановлений ВЦСПС;
г) о награждении и присвоении почетных званий на основании решений ЦК ВЛКСМ;
д) о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, исполкомами Советов народных депутатов совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания «Почетный горняк», «Почетный металлург», «Почетный шахтер», присвоение звания лучшего работника по данной профессии, награждение почетной грамотой министерства и ЦК профсоюза, награждение общесоюзными знаками победителей социалистического соревнования и др.);
е) о награждении медалями, ценными подарками и Дипломами ВДНХ СССР;
_______________
* В «Бюллетене» не приводится, — Прим. ред.
з) о присвоении звания Ударника коммунистического труда (в случае лишения звания в трудовую книжку вносится об этом соответствующая запись).
2.22. В трудовые книжки образца 1938 года ранее предусмотренные награждения (пункт 29 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. № 162), полученные после 1 января 1975 г., вносятся в раздел «Сведения о поощрениях и награждениях». В этот же раздел трудовой книжки ранее установленного образца ( 1938 г.) вносятся и вновь введенные награждения (например, о награждении медалями и Дипломами ВДНХ СССР), полученные после 1 января 1986 г.
2.23. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся следующие сведения:
а) о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом в соответствии с Законом СССР «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями»;
б) о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждении ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета, на Доску почета и др.), а также о поощрениях, полученных рабочими и служащими в колхозах, совхозах и других государственных предприятиях сельского хозяйства в период оказания помощи этим хозяйствам;
в) о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
г) об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.
2.24. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
д) Заполнение трудовой книжки при увольнении
2.25. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 29 КЗоТ РСФСР».*
_______________
Здесь и далее в Инструкции приводятся ссылки на КЗоТ РСФСР, при этом имеются в виду также соответствующие статьи КЗоТ других союзных республик.
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РСФСР» или «Уволен по собственному желанию в связи с направлением по комсомольской путевке на строительство (указывается название ударной комсомольской стройки), ст. 31 КЗоТ РСФСР».
При рассмотрении и утверждении трудовым коллективом кандидатуры передовиков производства для направления на обучение в высшие и средние специальные учебные заведения с выплатой стипендии за счет средств предприятия в трудовой книжке производится запись: «Освобождён от работы в связи с направлением на обучение (указывается высшее или среднее специальное учебное заведение) как передовика производства с выплатой стипендии за счет средств (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР».
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с переездом в другую местность в порядке организованного набора рабочих запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с направлением на работу по организованному набору рабочих для работы на предприятии (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР».
2.26. Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, — приказ (распоряжение), его дата и номер.
Днем увольнения считается последний день работы.
Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штатов 10 октября 1986 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (10.10.1986), в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
2.27. При переводах из одного предприятия в другое по распоряжению вышестоящих органов, по согласованию между руководителями предприятий либо по решению соответствующих партийных и советских органов, а также профсоюзных и комсомольских организаций в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов и организаций.
Примеры: «Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР».
2.28. При расторжении трудового договора по инициативе администрации в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством делается ссылка на соответствующее решение Правительства СССР. Например, в графе 3 пишется: «Уволен по сокращению штатов (или численности) работников, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР» и далее в скобках указывается соответствующее постановление Совета Министров СССР.
2.29. При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.
3. Вкладыш в трудовую книжку
3.1. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
3.2. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.
3.3. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного (1983 г.) образца).
4. Выдача трудовой книжки при увольнении
4.1 При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста.
Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.
4.2. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
4.3. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке.
5. Дубликат трудовой книжки
5.1. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую, трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
5.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
5.3. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник, а начиная с 1 января 1986 г., — и сведения (при их наличии), предусмотренные в абзаце третьем пункта 2.13 настоящей Инструкции.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.
5.4. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, помимо сведений, предусмотренных в пункте 2.17 настоящей Инструкции, следующие записи:
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;
в) о работе в качестве члена артели, промысловой кооперации.
5.5. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение
6.1. При выдаче трудовой книжки (дубликата) администрация взимает с работника 50 копеек, а при выдаче вкладыша в трудовую книжку — 30 копеек.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
6.2. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
6.3. Администрация предприятий обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
7.1. На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связаные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается)*.
_______________
* Приложения к настоящей Инструкции в «Бюллетене» не приводятся. — Прим. ред.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь (форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (типовая междуведомственная форма № Т-2, утвержденная ЦСУ СССР) и в книге учета.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.
7.2. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).
8. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек
8.1. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (СП СССР, 1973 г. № 21, ст. 115).
8.2. Разъяснения по вопросам, связанным с применением настоящей Инструкции, дает Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС.
9. Рассмотрение трудовых вопросов
9.1. В соответствии с пунктом 10 Положения о порядке рассмотрения трудовых споров, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 20 мая 1974 г., помимо трудовых споров, перечисленных в данном пункте, комиссии по трудовым спорам являются обязательным органом по рассмотрению также и других трудовых споров, связанных с применением положений и инструкций.
Указанное выше относится и к рассмотрению трудовых споров, связанных с применением настоящей Инструкции.
«Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР», № 10, 1991 г.
Источник: https://zakon.rada.gov.ua/go/v0162400-74
Вкладыши и дубликаты трудовых книжек: что важно знать работникам и работодателям
Как известно, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Довольно часто работникам кадровых служб приходится дополнять трудовую книжку вкладышем или вообще открывать дубликат трудовой. О том, в каких случаях и как правильно это сделать, – поговорим далее.
В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем (п. 3.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, далее – Инструкция № 58). Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без нее вкладыш считается недействительным.
О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставят штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», здесь отмечают серию и номер вкладыша. В случае каждой последующей его выдачи должен проставляться второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.
Дубликат трудовой книжки выдают в случае ее потери или повреждения. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы (п. 5.1 Инструкции № 58).
Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения – в другие сроки работодатель должен выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.
Если работник до поступления на предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 сначала вносят запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывают суммарно: отмечают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывают по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 – наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.
После этого в графе 2 записывают дату увольнения, а в графе 3 – причину, если в предоставленном работником документе имеются такие данные.
В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнены соответствующие записи в дубликате.
Обратите внимание: если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней) (п. 5.5 Инструкции № 58).
В то же время на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делают надпись «Взамен выдан дубликат», а книжку возвращают ее владельцу. В случае трудоустройства на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Дубликат также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации. Его выдают на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации, которая предоставляется в произвольной форме.
В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата о периодах работы переносят в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делают надпись: «Дубликат аннулирован», заверяют печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращают его владельцу.
Источник: https://buhgalter911.com/news/news-1036308.html
Порядок ведения трудовых книжек
Каковы общие правила заполнения трудовой книжки
Прежде всего следует отметить, что согласно ст. 48 КЗоТ и повторяющему ее п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника . Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней . На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы .
Форма бланка трудовой книжки утверждена постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301 , а правила ее заполнения сформулированы в Инструкции № 58 .
Так, при заполнении трудовой книжки в нее вносят сведения о:
— работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
— работе (наименование предприятия-работодателя, дата приема, перевода, увольнения, дата и номер соответствующего приказа);
— поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации;
— открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Информация о взысканиях в трудовую книжку не заносится .
Согласно пп. 2.1 и 2.4 Инструкции № 58 трудовая книжка заполняется в соответствующих разделах на русском и украинском языках, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия .
Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными). Например, если работник был принят на работу 7 апреля 2010 года, то в трудовой книжке эта дата должна быть записана в таком формате: 07.04.2010.
Заметим, что записи в трудовую книжку вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения) в такие сроки :
— о приеме либо переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях — не позднее недельного срока ;
— об увольнении — в день увольнения .
При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. С каждой подобной записью работник должен быть ознакомлен под
роспись в личной карточке по форме № П-2.
Запись о наименовании работы, профессии или должности выполняется в соответствии с Классификатором профессий .
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов , то согласно с п. 3.1 Инструкции № 58 она дополняется вкладышем . Он вшивается в трудовую книжку и заполняется работодателем в том же порядке, что и непосредственно трудовая книжка. Заметим, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным .
При каждой выдаче очередного вкладыша на титульной странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
6.2. Как в трудовую книжку вносят записи о приеме на работу
Напомним, что согласно ст. 24 КЗоТ при приеме на работу физическое лицо, кроме прочих документов, должно предоставить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (если данное предприятие будет основным местом работы физического лица), кроме случаев, когда физическое лицо поступает на работу впервые .
В соответствии с п. 1.4 Инструкции № 58 работники, которые трудоустраиваются впервые и не имеют трудовой книжки, предоставляют:
— диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;
— военный билет (для военнослужащих, уволенных из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии, СБУ, Пограничных войск Украины, Гражданской обороны Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других воинских формирований, созданных в соответствии с законодательством Украины, а также для военнослужащих, уволенных из Вооруженных сил бывшего СССР и Вооруженных сил стран — участниц СНГ);
— справку об освобождении (предоставляют освобожденные из мест отбывания уголовного наказания).
Предприятие, принимающее такого работника на основное место работы, должно заполнить на него трудовую книжку, если лицо работает на данном предприятии более пяти дней.
Оформление трудовой книжки трудоустраивающегося впервые работника начинается с заполнения титульного листа (первой страницы) трудовой книжки, который должен содержать следующие данные ( пп. 2.11 — 2.12 Инструкции № 58 ):
— фамилию, имя и отчество работника (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
— дату рождения (основанием для внесения этой записи являются данные паспорта или свидетельства о рождении);
— дату заполнения трудовой книжки;
— подпись работника, которая заверяет достоверность внесенных сведений.
Завершающим этапом заполнения титульного листа является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка.
Приведем пример заполнения титульного листа трудовой книжки.
К сожалению, до настоящего времени остается неурегулированным вопрос заполнения титульного листа трудовых книжек работников, первым работодателем которых является физическое лицо — предприниматель или другое физическое лицо, использующее наемный труд.
Дело в том, что центры занятости отказывают в подтверждении записи в трудовой книжке, открытой предпринимателем, указывая на то, что предприниматель не имеет права заполнять титульную страницу трудовой книжки. О том, что предпринимателю не предоставлено такое право, говорится и в письме Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06. По мнению работников данного ведомства, неведение трудовой книжки в такой ситуации не является нарушением норм трудового законодательства и физическое лицо — работодатель не может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 41 КУоАП. Период работы у физического лица в этом случае будет подтверждаться письменным трудовым договором.
Получается, что до изменений в законодательной базе на работников, для которых место работы у предпринимателя является первым, трудовую книжку предприниматель может не заводить, достаточно трудового договора (с регистрацией его в центре занятости).
Дальнейшее оформление трудовой книжки принятого работника заключается в заполнении раздела «Сведения о работе» . В этот раздел заносятся данные о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу на том же предприятии, присвоении нового квалификационного разряда, увольнении
и т. д. Порядку заполнения раздела «Сведения о работе» посвящены пп. 2.14 — 2.22 Инструкции № 58 .
Заполнение этого раздела начинается с того, что в графе 3 как заголовок указывается полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 проставляется порядковый номер записи о работе, а в графе 2 указывается дата приема на работу. Графа 4 содержит номера и даты приказов либо распоряжений, на основании которых внесена запись.
Обращаем внимание: по желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству ( п. 2.14 Инструкции № 58 ).
Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)
На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
Прийнята на посаду економіста із
Существует некоторая особенность заполнения раздела «Сведения о работе» в отношении работников, трудоустраивающихся впервые . До внесения записи о приеме на работу в этот раздел отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодатель должен внести данные о ( п. 2.18 Инструкции № 58 ):
— времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на лиц, которые проходят службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п. );
— времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени обучения в аспирантуре и клинической ординатуре*;
— работе в качестве члена колхоза в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;
— времени ухода за инвалидом І группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского
учреждения требует постоянного стороннего ухода.
* Для студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, которые имели трудовые книжки до поступления в учебное заведение, запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений вносят такие учебные заведения (п. 2.16 Инструкции № 58).
Безработным лицам сведения о периоде получения пособия по безработице заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.
Приведем пример внесения в трудовую книжку записи об обучении в высшем учебном заведении.
Навчалася у Харківському національному економічному
університеті з 01.09.2003 по 28.07.2008
Временные переводы на другую работу в случаях простоя, производственной необходимости или в других случаях, предусмотренных законодательством, в трудовую книжку не заносятся . Запись о переводе на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется так же, как прием на работу.
Переведена на посаду начальника відділу
Теперь остановимся на особенностях внесения записей в трудовые книжки частными предпринимателями и другими физическими лицами , использующими наемный труд. Записи о приеме на работу и увольнении с работы вносятся физическим лицом — работодателем согласно заключенным с работниками письменным трудовым договорам , которые зарегистрированы в установленном порядке в государственной службе занятости ( п. 2.20-1 Инструкции № 58 ).
Прием на работу в этом случае оформляется следующим образом:
— в графе 3 делается запись: «Принят на работу (профессия) по трудовому договору (дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (полное название центра занятости)» ;
— в графе 4 указывается основание внесения этой записи (дата и номер регистрации трудового договора в государственной службе занятости).
Внесенные физическим лицом — работодателем записи в трудовую книжку подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости , который зарегистрировал трудовой договор, и заверяются его печатью.
6.3. Как внести запись об изменении личных данных работника или наименования предприятия
Порядок внесения изменений в запись о личных данных работников установлен п. 2.13 Инструкции № 58 . Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится собственником или уполномоченным им органом на основании следующих документов:
— свидетельства о расторжении брака,
— документа об изменении фамилии, имени или отчества и т. п.
При этом делается ссылка на номер и дату данных документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице ( титульном листе ) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на соответствующие документы, которая заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Приведем пример внесения изменений в личные данные работника.
Изменения в наименовании предприятия вносятся в трудовую книжку на основании п. 2.15 Инструкции № 58 . Так, если за время работы работника наименование предприятия изменилось, такое изменение оформляется следующим образом:
— в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (старое наименование) с (дата переименования) переименовано на (новое наименование предприятия)» ;
— в графе 4 указывается основание для переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.
6.4. Как исправить неверную запись в трудовой книжке
В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе, а также о награждении и поощрении возникает необходимость внесения исправлений в записи, сделанные в трудовой книжке. Исправления выполняются собственником или уполномоченным им органом, которым была сделана соответствующая запись ( п. 2.6 Инструкции № 58 ).
Исправленные сведения о работе, переводе на другую работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.
В случае утери приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправления сведений о работе осуществляются на основании других документов, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.
Согласно п. 2.10 Инструкции № 58 в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается .
Исправления вносятся следующим образом:
1) в графе 1 указывается порядковый номер
записи;
2) в графе 2 — дата внесения изменений;
3) в графе 3 указывается запись (ее номер), которая является недействительной, и текст необходимой правильной записи. Например: «Запись под № (номер) является недействительной. Принят на должность (наименование должности)» ;
4) в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого была неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода. Например, пишется: «Запись под № (номер) является недействительной, восстановлен на предыдущей работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись под № (номер) является недействительной, уволен (новая формулировка причины увольнения)».
В графе 4 в таком случае производится ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
6.5. Каков порядок внесения в трудовую книжку записи об увольнении работника
Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работников регулируется пп. 2.25 — 2.28 Инструкции № 58 . Так, записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства со ссылкой на соответствующие статьи и пункты ( п. 2.25 Инструкции № 58 ). Например: «Уволен в связи с сокращением штата работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ Украины» .
Записи об увольнении в трудовой книжке работника осуществляются следующим образом:
— в графе 1 указывается порядковый номер
записи;
— в графе 2 — дата увольнения;
— в графе 3 — причина увольнения;
— в графе 4 — документ, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его номер и дата). При заполнении трудовой книжки частным предпринимателем или другим физическим лицом, использующим наемный труд, в эту графу вносится дата снятия трудового договора с регистрации в государственной службе занятости.
В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью» , в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения).
При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее соответствующей записью. При этом все записи о работе, наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров ( п. 4.1 Инструкции № 58 ).
6.6. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи такого заявления (в другие сроки — в случае возникновения осложнений) работодатель по последнему месту работы выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью « Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Дубликат трудовой книжки и вкладыш к ней заполняются на общих основаниях. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Если до оформления на это предприятие работник уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графу 3 раздела «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже его работы до оформления на это предприятие, подтвержденный соответствующими документами.
Обратите внимание: общий стаж работы записывается суммарно (общее количество лет, месяцев, дней работы) без уточнения, в какие периоды времени, на каких должностях и предприятиях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный документами, оформленными соответствующим образом, записывается по отдельным периодам работы.
В случае если документы не содержат полностью всех данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые указаны в документах.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала
непригодной для дальнейшего использования (обгорела, порвана, загрязнилась), то на первой ее странице делается надпись: «Вместо выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее собственнику. При оформлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
6.7. Как ведется учет трудовых книжек на предприятии
Согласно Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготавливаются по лицензии Минфина, утвержденной постановлением КМУ от 19.04.93 г. № 283, трудовые книжки и вкладыши к ней причислены к бланкам строгого учета . Они хранятся в бухгалтерии предприятия и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек ( п. 7.2 Инструкции № 58 ).
По окончании каждого месяца лицо, которое отвечает за ведение трудовых книжек, подает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним .
За выдачу новой трудовой книжки (вкладыша, дубликата) с работника взимается ее стоимость.
Учет бланков трудовых книжек ведется в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-9 , а заполненных трудовых книжек — в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10. Указанные книги, формы которых утверждены приказом № 277 , должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.
В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.
В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также вновь выданные работникам трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера. Данная книга ведется отделом кадров или другим подразделением, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников.
На бланки трудовой книжки, которые были испорчены во время заполнения, составляется акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним типовой формы № П-11, утвержденной приказом № 277 .
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работающих лиц. После этого срока незатребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет , а по окончании указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Обращаем внимание: в отличие от трудовых книжек лиц, работающих на предприятиях, в учреждениях и организациях, книжки работников, находящихся в трудовых отношениях с физическими лицами — предпринимателями и другими физическими лицами, использующими наемный труд, хранятся непосредственно у работников.
Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/3579/