Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения аукционной документации 44 фз». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
С завтрашнего дня, субботы 27 апреля 2020 года, несколько льготных категорий Санкт-Петербурга получает право бесплатного проезда на пригородных электричках. В апреле врио Губернатора Санкт-Петербурга А. Документ устанавливает категории граждан, кому не нужно будет брать билет в электричку, причем пользоваться данным видом транспорта бесплатно они смогут круглый год.
Новые сроки хранения документации по 44 ФЗ с 2020 года
Срок хранения документов по 44 ФЗ — это диапазон от 3 до 5 лет. Он устанавливается, исходя из значимости, для проверки органами контроля и решения споров хозяйствующих субъектов. С 18.02.2020 хранить документы нужно по-новому.
Сколько хранить по 44-ФЗ
Закон не содержит детальный регламент и срок хранения аукционной документации по 44 ФЗ. Отдельные статьи указывают о должной сохранности:
- конкурсной документации (с разъяснениями и изменениями);
- заявок, проводимых в виде конкурсов;
- протоколов вскрытия конвертов и аудиозаписей.
Предельный срок хранения всех документов по закупкам устанавливается приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 217-233 утвержденного перечня), который определяет минимальный период равным 3 годам для всех основных регистров госзакупок. Вот актуальная таблица:
| Пункт перечня по приказу № 236 | Тип | Сколько сохранять |
|---|---|---|
| 224, 225 | Государственные и муниципальные контракты | Срок хранения контрактов по 44 ФЗ — 5 лет со дня исполнения |
| 219-223 | Протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, доверенности, переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов | 3 года после окончания процедур, заключения договора, признания закупки несостоявшейся — независимо от объекта и объема заказа |
| 217 | Положения о закупочных комиссиях, реестры и отчеты по госконтрактам | Бессрочно |
| 218 | Планы-графики | 3 года |
| 227, 228 | Журналы регистрации | 3 года |
| 226 | Реестры закупок без заключения госконтрактов | До момента ликвидации учреждения |
Сколько хранить по 223-ФЗ
Заказчикам по конкурентным процедурам, осуществляемым в рамках законодательства о закупках отдельными видами юридических лиц, рекомендовано сохранять регистры в течение 3 лет — вот какой срок хранения документов по 223 ФЗ (ч. 12 ст. 3.2). К обязательным бланкам относятся:
- извещения о проведении закупки;
- документация, изменения и разъяснения;
- протоколы;
- заявки и итоговые предложения участников.
По окончании установленного времени бумаги уничтожают.
Как зафиксировать период
Заказчик самостоятельно регламентирует перечень и срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44-ФЗ. Вот как это делается:
- Определяется порядок передачи документации в архив.
- Готовится внутренний приказ в свободной форме. Он содержит:
- перечень документов, которые хранятся у заказчика;
- периодичность;
- состав специализированной комиссии, ответственной за учет сохраняемого;
- дату и место;
- ответственное лицо организации.
Приказ подписывает руководитель компании-заказчика и назначенные должностные лица после ознакомления.
О хранении документов по закупкам
В соответствии с положениями части 15 статьи 53, части 13 статьи 90 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236,
- Назначить ответственным за сохранность документов БУ СДЮСШОР «Аллюр» руководителя отдела кадров Александрову Александру Александровну.
- Поручить Александровой А.А. разработать перечень видов документации, хранить которую обязательно.
- Создать экспертную комиссию в составе:
- председатель комиссии:
- члены комиссии:
- Экспертной комиссии в срок до 18.02.2020 разработать порядок учета поступающей на хранение закупочной документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.
- Установить срок начала хранения с 18.02.2020.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Источник: https://gosuchetnik.ru/goszakupki/skolko-khranit-dokumentatsiyu-po-44-fz
Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ
После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.
Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур. Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет. После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.
Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.
Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.
Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла.
Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.
Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:
- Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
- Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
- Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.
Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.
Источник: https://goszakupkirf.ru/poleznye-stati/111-srok-khraneniya-dokumentov-po-44-fz
В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.
Правовое регулирование
Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:
- ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
- ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
- ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
- Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
- Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
- Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.
Сроки хранения документации по закупкам
Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и бумажном виде. Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.
Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо проверки контролирующих инстанций.
В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров. При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:
- Конкурсной документации с изменениями и разъяснениями.
- Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
- Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
Начальной точкой отсчета для определения периода сохранности составляет 1 января года, который следует за датой осуществления процедуры.
Ответственность за хранение документации, которая была сформирована при проведении электронного аукциона, возлагается на электронные торговые площадки. Это указано в п. 10 ст. 60 44-ФЗ.
Согласно ст. 272-279 Приказа Минкультуры, предусмотрены иные сроки хранения закупочной документации. Так, по этому документу все регистры в области закупок нужно хранить как минимум 5 лет, кроме особо крупных контрактов. Сроки хранения последних должны составлять не менее 10 лет.
Представим данные о хранении из приказа Минкультуры №558 в табличной форме.
| Номер статьи | Тип документа | Срок хранения |
| 272 | Государственные контракты | 5 лет |
| 273 | Документация по закупкам: протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, планы-графики, доверенности, копии договоров и пр. | 5 лет |
| 274 | Положения о закупочных комиссиях, отчеты по контрактам, план закупок | Бессрочно |
| 275 | Переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов | 5 лет |
| 276-278 | Журналы регистрации | 5 лет |
Хотя Приказ Минкультуры идет вразрез с положениями ФЗ-44, но по нормам российского законодательства федеральные законы обладают приоритетом перед Приказами отдельных ведомств. Из-за этого заказчику следует руководствоваться следующими правилами: документы по конкурсам и аукционам хранятся не менее 3 лет, по другим формам закупок – не менее 5 лет, документация по крупным закупкам должна храниться не менее 10 лет, после чего она передается в архив.
Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.
Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.
Источник: https://zakonguru.com/goszakupki/hranenie-dokumentov.html
Как долго хранят документацию по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44 ФЗ — от трех до пяти лет. От чего зависит длительность и какие именно документы по госзакупкам следует хранить, прописано в 125-ФЗ. С 18.02.2020 вступает новый приказ Росархива с изменениями в правилах.
Период сохранения бумаг по 44-ФЗ
Все закупочные материалы заказчика оформляются как в электронном формате, так и на бумаге. В законодательстве прописан перечень реестров компании-заказчика, которые подлежат бумажному учету. Минимальный срок хранения документов по 44 ФЗ в закрытых аукционах и «бумажных» конкурсах — минимум три года. По окончанию этого периода компания продолжает хранить бумаги или ликвидирует их.
Правила закреплены в 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» и в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 217-233 перечня, утвержденного приказом № 236). Минимальный период хранения закупочных регистров — 3 года.
Сколько хранить документацию по закупкам по 223-ФЗ
Иная ситуация в законодательстве о закупках отдельными видами юридических лиц. Надлежащий срок хранения документов по 223 ФЗ прописан в ч. 12 ст. 3.2. Он установлен только для конкурентных тендеров. Заказчикам необходимо обеспечить сохранность в течение трех лет (п. 223 перечня):
- извещений о проведении конкурентных закупок;
- документации (в том числе изменений и разъяснений к ней);
- протоколов закупки;
- заявок и финальных предложений от участников.
Таблица: сколько хранить различную документацию по закупкам
Информацию о времени учета документации по госзаказам мы собрали в таблицу.
| Регистр | Как долго хранить |
|---|---|
| Срок хранения контрактов по 44 ФЗ (муниципальных и государственных) | Пять лет после исполнения (п. 224, 225 перечня) |
| Весь перечень госзакупочной документации, включая переписку, как у компании-закупщика, так и у других учреждений | Три года после окончания процедур, подписания госконтракта, признания закупки несостоявшейся (п. 219-223) |
| Положения о комиссиях (экспертной, приемочной, единой и пр.) | Постоянно (п. 217) |
| Планы-графики | Три года (п. 218) |
| Журналы регистрации | Три года (п. 227, 228) |
| Реестры госконтрактов | Постоянно |
| Все отчеты по госконтрактам | Постоянно |
| Закупочные реестры учреждений (когда госконтракт не заключался) | Постоянно, пока заказчик не ликвидируется (п. 226) |
Перечень и срок хранения всей документации по закупкам устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей печатается внутренний приказ.
- лицо, которое отвечает за процесс;
- начало отсчета для сохранения (1 января, следующее за годом проведения процедуры);
- перечень документов;
- состав комиссии экспертов.
Источник: https://gozakaz.ru/kak-dolgo-khranyat-dokumentatsiyu-po-44-fz-i-223-fz/