Ошибки в журнале учета трудовых книжек

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в журнале учета трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Наличие договоренности. Договариваться можно по любым пунктам. На судебное решение может быть получен исполнительный лист по заявлению взыскателя или его законного представителя.

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

1. Номер записи.
2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
3. ФИО сотрудника.
4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

• В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
• Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
• Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
• На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия. Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Не рекомендуем вам подделывать больничный — уголовная ответственность. По ссылке больше информации.

Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей статье!

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа. Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек. Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию. За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации. Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravleniya-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку, то, в каком порядке исправлять?

Законодательно не определен порядок исправления записей, произведенных в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому на практике встречаются разные подходы к этому вопросу, разные варианты исправления.

Как правило, на практике применяется порядок исправления записей, установленный для трудовых книжек: путем признания неправильных записей неточными и недействительными и внесения правильных записей (порядок без зачеркивания неправильной записи).

То есть на следующей строке под ошибочной записью пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна»

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» также доступны:

Обе книги с прошнуровкой и пломбировкой свинцовой пломбой!

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров. Хватились сейчас, перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это? У нас обычная небюджетная организация.

Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять как и трудовые книжки синей шариковой ручкой

Если работодатель не сделал запись о трудовой книжке в книге учета движения трудовых книжке и вкладышей в них, чем это грозит?

Я завожу журналы регистрации для новой фирмы. Вопрос по количеству журналов регистрации приказов о предоставлении отпусков: сколько их должно быть?

При переезде в новый офис потеряли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжке все на месте. Что делать?

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск про КУДТК И ПРК.

Кто должен заверять КУДТК и ПРК: директор или кадровик?

Подписчикам ДОСТУПНЫ :

• новые и прошлые журналы,
• удивительно большая справочная базапо кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации, статьи и др.),
• «Книжная полка» (книги и методички по кадрам),
• курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и др.

Работник запросил копию определенных страниц журнала регистрации приказов. Обязан ли работодатель выполнить его просьбу?

Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой?

Порядок внесения исправлений в журналы регистрации приказов законом не установлен. Он устанавливается работодателем самостоятельно на локальном уровне. Что греха таить, далеко не все такой порядок устанавливают…

Дату и номер какого приказа указывать в книге учета движения трудовых книжек в графе 9 при переходе внешнего совместителя на основное место работы у одного работодателя: приказ о приеме его совместителем или приказ о приеме на основное место работы? И какую указывать дату в графах 2, 3, 4 книги учета движения трудовых книжек?

Кто ведет реестр выданных личных медицинских книжек? Должен ли работодатель фиксировать в специальном журнале принятые от работников личные медицинские книжки? Какие сведения стоит включать в журнал?

ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Учет бланков трудовой книжки

Если мы не будем удерживать с работников плату за бланки трудовых книжек и вкладышей, то нам все равно нужно вести приходно-расходную книгу по учету этих бланков?

Уважаемая редакция! В Ваших пошаговых инструкциях продления и перенесения ежегодных отпусков написано, что заявления работников и листки нетрудоспособности нужно регистрировать в журналах. Но ведь Трудовой кодекс РФ этого не требует. Почему Вы тогда так пишете?

Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек?

Я готовлю кадровую документацию для новой организации, и возник вопрос относительно пломбировки книг учета трудовых книжек. Слышала, что сейчас отменили требование об обязательном опломбировании приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это так?

Должны ли быть на свинцовой или сургучной пломбе, которой скрепляются книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, какие-то сведения, например, название организации?

Нужно ли регистрировать вкладыши в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если да, то как?

Графа 8 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них называется «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».
Обычно в этой графе кадровики пишут только наименование структурного подразделения, в котором трудится работник, не указывая при этом само название организации-работодателя.

ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Рукописные книги учета

В организации ведутся книга учета трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовых книжек. Графы в этих книгах соответствуют требованиям законодательства. Но эти книги не типографские, а самодельные, шапки граф написаны от руки. Это допускается?

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Невнесение работодателем записей в книгу, отсутствие подписей уволенных работников (в тех случаях, когда работодатель мог и должен был получить такую подпись) – все это тоже нарушения. А также.

Должен ли работодатель – индивидуальный предприниматель вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Или же ведение этих книг – обязанность только работодателей-организаций?

У нас закончилась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Можно ли в нее вшивать новые листы или обязательно нужно заводить новую книгу?

Нужен ли журнал учета больничных листков в обычной коммерческой организации? Какие графы стоит включать в него?

Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек, если работникам выдаются расписки о получении от них трудовых книжек? Оштрафует ли Гострудинспекция, если при данных обстоятельствах КУДТК не велась? Если не вели, а надо, то что делать?

Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? В частности, следует ли регистрировать трудовые книжки, которые не приняты от работника, а впервые или вновь заводятся работнику данным работодателем?

Можно ли, чтобы книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вели ответственные лица в структурных подразделениях работодателя (например, в филиалах)? Или у работодателя должна быть только одна книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на всех работников организации, включая все филиалы?

Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше. Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.
Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов.
Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно. К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.
Сегодня мы рассмотрим порядок замены старой книги учета трудовых книжек (которая велась «не по форме») на новую утвержденной формы.

Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку, то в каком порядке исправлять?

К сожалению, работник умер. Как нам заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Кто именно из работников должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (кадровик, бухгалтер, директор)?

Нужно ли в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заносить сведения о выдаче трудовых книжек работникам, когда они выдаются им в процессе работы по их заявлению для предоставления в пенсионные органы, а не при увольнении?

Увольнение работника было признано судом незаконным. Работник пришел с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной незаконной. Дубликат кадровый работник готовит не сразу, а в течение суток, т.е. сегодня у работника принимается старая трудовая книжка, а завтра она возвращается вместе с дубликатом. Нужно ли вносить запись о принятии от работника старой трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Всё о журналах регистрации

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!

Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна присутствовать у каждого работодателя.
Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
В Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены определенные требования: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).
Требований, как мы видим, совсем немного. Несоблюдение их может обернуться ощутимыми потерями для работодателя в виде штрафов.

Работодатели регистрируют массу кадровых документов в соответствующих журналах: заявления работников, приказы, уведомления, отправляемые работникам и т.д. Когда следует производить регистрацию?

Работник собрался увольняться и тут обнаружили, что в книге учета движения трудовых книжек не внесены сведения о его трудовой книжке, когда он ее сдавал работодателю при приеме на работу. Что теперь делать?

Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней «бумажке», которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета.

Уважаемые коллеги!
Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ.

У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения. Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением. Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба. Интересна позиция суда

Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.

Восстановление утраченных журналов по охране труда. Работодателем утрачены журналы вводного инструктажа, которые заполнялись при приеме работников на работу. Как восстановить данные журналы? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.

+ Правила перепечатки данного материала

Обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде:

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/zhurnaly_registratsii_i_knigi_ucheta_v_kadrovoy_rabote/ispravleniya_v_knige_ucheta_dvizheniya_trudovykh_knizhek/

Как исправить ошибку в журнале учета движения трудовых книжек

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке. Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

• в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
• в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Бывают случаи, когда работник расписывается не там где нужно. Как выйти из ситуации? Исправление Если обнаружена неточность в книге учета трудовых книжек, нужно составить акт, в нем описать сложившуюся ситуацию.

После того, как акт составлен, в книгу учета трудовых книжек вносят изменения в 12 и 13 графу, пишут, что сотрудник неправильно внес записи, была допущена ошибка, книжку получил, уволился и так далее. Также, указывают номер акта, он является основанием для внесения изменений в записи в книге учета трудовых книжек.

Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек

• лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

• как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
• все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
• чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

Как исправить ошибку в журнале учета движения трудовых книжек

Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации.

Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

№ 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей.
В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Как исправить запись в журнале учета движения трудовых книжек

Как делать исправления в книге учета Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
3. Инициалы вносить запрещено.

Как исправить запись в журнале учета движения трудовых книжек образец

На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу. Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

• в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»>
• ниже указать достоверную информацию>
• чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.

Таким образом, при исправлении ошибок кадровика в книге учета движения трудовых книжек можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.

В случае постановки подписи увольняющегося работника напротив фамилии другого работника ее нельзя исправить, так как подпись сама по себе не является неверной: подпись должна быть проставлена напротив нужной фамилии. Поэтому в этом случае, полагаем, необходимо руководствоваться алгоритмом признания недействительной записи в трудовой книжке (п.

30 Правил, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)).

Книга учета движения трудовых книжек заполняется при приеме работника (указывается дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме и другие условия) и позднее — при его увольнении (дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении). Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку — соответствующая информация также вносится в книгу учета движения трудовых книжек.

При заполнении книги учета движения трудовых книжек на практике встречаются два вида ошибок: — допущенные кадровиками (неправильное указание реквизитов документов, персональных данных работников); — допущенные увольняющимися работниками (постановка подписи напротив чужой фамилии при получении трудовой книжки перед увольнением). Такие ошибки могут обнаружиться и после увольнения работника.

Источник: https://plusbuh.ru/kak-ispravit-oshibku-v-zhurnale-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки

Дата публикации материала: 15 октября, 2015 / Последнее обновление: 25 марта, 2020

Трудовая книжка, помимо того, что является беспрецедентной документационной ценностью, требует к себе пристального внимания со стороны специализированных структур.

Она имеет официальный статус документа повышенной отчётности. К ней применимы правила ведения, хранения и учёта, отражённые в трудовом законодательстве и принятые на самом высоком правительственном уровне.

Для того чтобы обеспечить надлежащий учёт движения трудовых, принято специальное постановление о ведении книги учёта (журнала) их движения. Его надлежащее ведение является также сферой повышенной ответственности работодателя. Помните, срок выдачи трудовой книжки при увольнении ограничен, а её выдача будет отмечена в журнале ведения трудовых книжек и приходно-расходной книге по учету трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК

Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.

Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.

В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.

Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.

Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:

• трудоустройства лица;
• его увольнения;
• заведения ТК на бланке.

В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.

Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.

Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.

Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.

Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.

Инструкция внесения записей

Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

Новый бланк журнала должен быть:

• пронумерован;
• опломбирован;
• прошит.

Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.

Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.

Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.

Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.

Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы.

После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись. Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала. Записи производятся следующим образом:

1. В первую колонку вносятся порядковые номера.
2. Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК. Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
3. В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию. Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
4. В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
5. В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
6. В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
7. В следующей колонке поставьте свою подпись
8. 11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
9. Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.

Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:

• отправить в архив;
• переслать почтой;
• передать по доверенности.

В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.

Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.

Внесение исправлений

Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:

• зачёркивать и исправлять букву в тексте;
• пользоваться ластиком;
• использовать штрих и аналогичное средство.

Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.

То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.

Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:

1. Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
2. Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.

Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.

Заключение

Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек. Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе.

Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник: https://urist.club/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta/vedenie-zapolnenie-i-ispravleniya.html

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Похожие записи:

• Ответный тост при уходе на пенсию
• Выплаты при сокращении штата госслужащим
• Как работает коробка вариатор