Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подобрать бухгалтерские документы для сшива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Данный указ рекомендует субъектам Российской Федерации осуществлять ежемесячные выплаты семьям, в которых появился третий ребенок и последующие дети. Семья должна быть признана малообеспеченной, то есть размер среднедушевого дохода всех членов семьи должен оказаться меньше среднедушевого прожиточного минимума, установленного в регионе. Краснодарский край.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы?
Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.
Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.
Какие нормы регулируют эту процедуру
Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:
- Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
- Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
Оформляем обложку
Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:
- Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
- Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
- И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.
Если вас интересует, что такое ОКАТО – ознакомьтесь с этим материалом.
Нумерация листов
Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.
Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.
Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
- Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
- Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
- Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
- Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.
При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.
Опись на документ
Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:
- название данного документа;
- дата составления описи;
- аннотация;
- непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
- в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО. 
Процесс сшивания
Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.
Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.
Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.
Алгоритм прошивки на 3 дырки:
- Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
- Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
- Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
- Снова пускаем нить в среднее отверстие.
- Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.
Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.
Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:
Заверение документа
После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.
Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.
Какие документы и для чего нужно сшивать
Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.
Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.
Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.
Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.
Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.
Источник: http://znaydelo.ru/buhgalteriya/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.
Если документы сшиты неправильно
- Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
- Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
- Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.
Какие документы нужно сшивать и зачем?
Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.
Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.
Документы, которые необходимо обязательно сшивать:
- архивные;
- бухгалтерские;
- кадровые;
- на проверку.
Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.
Основные регламенты
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Подготовка документов к сшиванию
Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:
Обложки для документации бывают трех видов:
- Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
- Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
- Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
2. Комплектация.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.
Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.
Основные инструкции:
- Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
- В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
- Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
- Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
- Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
- Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
- При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
4. Опись.
Возможные варианты сшивания
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Процесс сшивания документов
Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:
1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.
4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.
5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.
6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.
7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
8. Ставим печать и подпись.
Как сшивать документы правильно (видео)
Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:
Прошивка большого объема документов
Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Прошивка документации при помощи станка (видео)
Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:
Источник: https://sovetadvokatov.ru/156-shivat-dokumenti.html
lic-r.ru
Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить. документы в архив и в налоговую службу. На четыре дырки 1,5 сантиметров Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить. регистрация предприятий На пять дырок 1,5 сантиметров Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой. бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет. Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже. Прошивка совершается строго симметрично и вертикально.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы?
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
- количество листов в одной прошивке — не более 150
- прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
- инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
- все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
- Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.
Как правильно сшивать документы нитками в ручную?
При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности. 3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.
Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца. 4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью. 5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см.
Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.
Как правильно сшивать документы
Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция
Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см. В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).
С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см. Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.
На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек. Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два.
Как правильно подшивать бухгалтерские документы?
- Для чего нужна сшивка документов? v
- Как правильно сшивать документы? v
- Где производится сшивка? v
- Как производить сшивку нитками? v
- Сшивка документации для налоговой инспекции v
- Задайте вопрос юристу бесплатная консультация v
Для чего нужна сшивка документов? Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию. В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций. Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов.
Как правильно прошивать и заверять документы
Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
- Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
- На приклеенном листке сшивающий должен расписаться, после чего ставится печать организации.
- Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка. Сшивка документации для налоговой инспекции Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.
Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки? Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями? Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится Вопрос №3.
Источник: http://lic-r.ru/kak-podobrat-buhgalterskie-dokumenty-dlya-sshiva/
Систематизация бухгалтерии
Статьи, обзоры, комментарии экспертов
Подшивка документов в бухгалтерии
Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий.
- — Папки-скоросшиватели,
- — папки-регистраторы,
- — первичные документы.
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.
В журнал-ордер № 1 «Касса» включите итоги хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц.
Глава 2.6. Формирование и оформление дел бухгалтерии
К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ.
Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.
В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы, основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».
Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.
Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.
Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.
Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы, не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.
v7: сортировка справочника Договора по папкам
что то помниться мне что справочник не иерархический?
а записывать элемент после изменения не пробовал?
TurboConf 5 — расширение возможностей Конфигуратора 1С
Как подшивать бухгалтерские документы
Ветка сдана в архив. Добавление сообщений невозможно.
Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!
Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.
Как создать идеальный архив бухгалтерских документов
Нужно ли сшивать бухгалтерские документы
Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
- Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
- Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
- Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
- Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
- При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы?
Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.
Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
- вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
- выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
- вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
- при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
- концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
- клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
- указываем дату прошивки
Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.
Как правильно сшивать документы нитками в ручную?
Узнайте больше о правилах формирования дел, принятых в современном делопроизводстве
- Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
- Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.
Схемы прошивки документов Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:
- Удалить скобы и скрепки;
- Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
- Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);
- Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;
Полезная статья: Читайте в электронном журнале о подготовке дел к передаче на архивное хранение Прошивка документов ниткой в 3 дырки Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга.
Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов
Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой. Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий.
И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа. Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы.
Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
Как правильно сшивать документы
Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
-
Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
Как сшивать документы
Важно
Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
Обложка дела – образец оформления
- подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
- подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
- в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).
Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:
- составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить (переплести) дело;
- пронумеровать листы дела;
- оформить обложку дела.
Делопроизводство: принципы создания архива
Внимание
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.
3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:
- иглы с нитью подходящей толщины
- документов, которые необходимо прошить
- шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
- печати организации
- клея канцелярского
Прошиваем документ в 3 этапа:
- Готовим бумаги для прошивки.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
Архив документов
Инфо
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Как оформить архивный переплет дела?
Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.
Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.
Как правильно оформить документы для сдачи в архив?
Подкатегории: облегчите себе жизнь Каждую категорию следует разбить на подкатегории. Например «срочно» можно разбить на несколько папок: «счета – оплатить до …»; «письма — написать»; «прочитать»; «клиенты – позвонить» и так далее. Тоже самое можно сделать и для папки «Повседневная», разбив её на подкатегории в зависимости от выполняемой работы.
Важно
Следует помнить, что вся рассортировка делается с одной целью – облегчить вам жизнь. Для этого помечайте папки этикетками, которые указывают, что есть внутри. Если в папке слишком мало документов, стоит объединить их с другими документами.
Используя те же принципы, рассортируйте папку «архив». Удобно будет использование для каждой категории отдельной полки или ящика, которая помечается этикеткой с названием категории.
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
Как правильно подшивать бухгалтерские документы?
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Источник: https://accountingsys.ru/podshivka-dokumentov-v-buhgalterii/