Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения в архиве документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
По сути, это единственный легальный способ обналичить капитал. Многодетным на основании перечня, утверждённого президентским указом, могут назначить дополнительные пособия, выплаты и льготы. Сейчас, по данным Пенсионного фонда РФ, он составляет 10 181 рубль.
Сроки хранения отдельных видов документов
Чем определены сроки хранения документов?
Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.
Какой документ регламентирует сроки хранения документов?
Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.
Сроки хранения управленческих документов
Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.
Управленческие документы могут находиться на хранении:
- 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
- до минования надобности;
- до замены документа новым.
Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.
Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.
Сроки хранения первичных документов
Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.
Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.
Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?
Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:
- Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
- Документы постоянного срока хранения – бессрочно.
Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.
Источник: https://www.archiv.ru/useful/sroki-khraneniya-otdelnykh-vidov-dokumentov/
Сроки хранения документов
Календарь бухгалтера 2020: таблица – перенос сроков сдачи отчетности. Есть ли новые формы отчетов?
СЗВ-М за октябрь 2020 года: сроки сдачи, штрафы, есть ли новая форма, образец заполнения
СЗВ-ТД 2020-21: новое сроки подачи отчета, форма, образец заполнения, как заполнить отчет в СБИС
Форма 4-ФСС за 3 квартал 2020 / 9 месяцев – что новенького? Бланк расчета, порядок и образец заполнения, сроки сдачи, штрафы, сдача “нулевки”
Страховые взносы 2020: изменения законодательства, фиксированные взносы, форма РСВ за полугодие 2020, сроки сдачи и др.
Расчет 6-НДФЛ 2020: новые сроки сдачи, заполнение, штрафы
Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Для каждого из них установлен срок хранения.
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 вступит в силу 18 февраля. Прежний перечень, который был утвержден Минкультуры, утратит силу.
Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность
Постоянно – для годовой бухотчетности
5 лет – для учетной политики
Главная книга, журналы-ордера, операций по счетам, оборотки, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки
Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах
5 лет, часть документов нужно хранить постоянно
10 лет после возмещения ущерба
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет
Налоговые декларации, счета-фактуры
5 лет – для налоговых деклараций
Книги учета доходов и расходов на упрощенке
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности
Расчеты по страховым взносам
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ
5 лет, а е сли нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года
5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей – 50/75 лет
Трудовые договоры, личные карточки работников
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
При окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет.
При окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет.
Приказы о кадровых перемещениях
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов
Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Услуги по сопровождению программ 1С от топового партнера в Санкт-Петербурге
- обновляем 1С с гарантией сохранности базы
- оперативно решаем любые задачи по 1С
- устанавливаем сервисы 1С бесплатно
- помогаем с 1С 24/7
ИТС ПРОФ – больше часов консультаций, чем у других!
Источник: https://www.compservice.spb.ru/novosti-dlya-buxgaltera/sroki-hraneniya-dokumentov/
Сроки хранения документов в 2019 году. Перечень документов подлежащих хранению. Как и где лучше хранить архивы
Деятельность любой организации приводит к образованию множества документов. Обязанность хранить их закреплена на законодательном уровне. При несоблюдении этого требования наступают малоприятные последствия в виде штрафов, а порой и дисквалификации ответственных лиц.
Выполнение положений закона, посвященных хранению документов в организации, строго контролируется. Однако соблюдать порядок в этом деле необходимо не только для того, чтобы успешно проходить регулярные проверки. Официальные бумаги часто требуются самой организации, например, при создании отчетности или разрешении спорных ситуаций.
Но где держать всю нужную документацию, чтобы она не загромождала пространство и не повреждалась? Как долго необходимо заботиться о целостности бумаг? И что делать по истечении обозначенных сроков? Важно быть осведомленным в этих вопросах.
Перечень документов, которые подлежат хранению
- Регистрационные. С них начинается жизнь предприятия. Это свидетельство о государственной регистрации, устав, подтверждение постановки на налоговый учет и прочее.
- Подтверждающие юридический адрес. Такие свидетельства и договоры требуются при открытии счета в банке, их запрашивают лицензионные, налоговые органы.
- Разрешающие. Часто осуществление деятельности на законных основаниях допустимо только после одобрения государственных служб. При этом выдаются допуски, лицензии, разрешения от пожарного надзора и СЭС, сертификаты.
- Учетные и отчетные. К этой категории относятся подлежащие хранению бухгалтерские документы, налоговые декларации, заключенные контракты. Здесь же накладные, квитанции и ордера, а также то, что имеет отношение к кассовой технике.
- Кадровые. Такие материалы представляют интерес не только для работников компании, но и, например, для пенсионного фонда, налоговой и трудовой инспекций. Это личные карточки сотрудников, положения о премировании и аттестации, графики отпусков, ведомости по начислению зарплаты и так далее.
Установленные сроки хранения документов
Сведения о предусмотренных временных рамках содержатся в нормативных актах. Срок в каждом случае разный. Он может составлять как год, так и десятки лет. Более подробная информация – в таблице:
Срок хранения
Данные по дебиторской задолженности
Документы о приобретении активов
Расчеты по страховым взносам
Документация по охране труда
Статистические годовые отчеты
Заявления лиц, не принятых на работу
В официальных источниках (федеральном законе, приказах) может разниться информация о том, сколько хранить бухгалтерские документы и разные деловые бумаги. Если есть такое несовпадение, следует придерживаться большего из указанных сроков во избежание нарушений. Для бумажного и электронного документооборота требования едины.
Правила хранения документов, архивов
Главным остается возможность по первому требованию предоставить бумаги в сохранном, читабельном виде. Чтобы эти качества не терялись в течение продолжительного времени, важно обеспечивать следующее:
- Оптимальный световой режим. Архивное помещение желательно защитить от интенсивного дневного света. Рекомендуемое расположение окон, если они есть, – с северной стороны. Согласно правилам хранения документов, на последние не должны прямо попадать солнечные лучи – это приводит к выцветанию. Допускается использовать источники искусственного света, в частности прикрытые плафонами лампы.
- Поддержание нужной температуры и влажности. Неподходящие параметры и скачки показателей пагубно влияют на бумажную основу и качество напечатанного. Сырость провоцирует образование плесени. Соответствие условий требованиям контролируется с помощью приборов. Не лишней окажется установка кондиционера.
- Чистоту. Несоблюдение санитарно-гигиенического режима приводит к тому, что в помещении начинают хозяйничать грызуны, заводится грибок, на бумагах появляются затрудняющие прочтение пятна. Избежать проблем поможет герметизация архивного пространства, регулярная уборка, проветривание.
Архивное хранение документов также предусматривает обеспечение безопасности. Материалы должны быть надежно защищены от хищения и случайного повреждения.
Где можно хранить документы, архивы
Если документации пока немного, можно найти ей место в стенах самой компании. На первых порах для этих целей подойдет специальный несгораемый сейф. Все обязанности, связанные с документооборотом, обычно возлагаются на секретаря. Иногда – на бухгалтера или специалиста по кадрам. В крупных организациях создается отдел, отвечающий именно за наведение порядка во множестве официальных бумаг.
В такой ситуации на помощь приходят индивидуальные склады. Примером являются комплексы Safebox. Работающие здесь специалисты хорошо знают, как хранить бухгалтерские документы и бумаги другого назначения. Для этого создаются подходящие, соответствующие всем требованиям условия.
- Обязательно есть охрана. На помощь штатным сотрудникам приходят современные технические средства, которые помогают пресечь любые попытки нежелательного проникновения на территорию склада.
- Доступность 24 часа 7 дней в неделю. Попасть в бокс, причем в любое время, могут только отмеченные в договоре лица. Для всех остальных доступ полностью закрыт.
Истек срок хранения документов, что делать
Знать и соблюдать правила обращения с документами важно. В таком случае все необходимое будет находиться под рукой, в хорошем состоянии. Это создаст дополнительные удобства и позволит избежать проблем с законом.
Источник: https://www.safe-box.ru/Perechen-dokumentov-podlezhashchih-hraneniyu-sroki-ih-hraneniya-v-2019-godu-Kak-i-gde-luchshe-hranit-dokumenty-arhivy
Сроки хранения документов
Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?
Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.
Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.
Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.
Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».
Какие существуют сроки хранения документов в архиве?
Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:
- кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
- долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
- часть документов подлежит уничтожению.
В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:
- личные дела сотрудников – 75 лет;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
- документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
- гарантийные письма – 3 года;
- акты проверок кассы – 3 года;
- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.
С какого числа исчисляются сроки хранения документов?
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.
Что делать с документами, которые не подлежат хранению?
Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.
Источник: http://naar.ru/articles/sroki_hraneniya_dokumentov/