Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить личное дело после увольнения сотрудника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
- Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
- На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
- В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
- Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности
ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.
Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.
Внимание
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18.
Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.
Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.
Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Важно
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания». Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства.
Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.
В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.
3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.
Как прошить личное дело после увольнения сотрудника
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.
- заявление о приеме на работу;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия ИНН;
- должностная инструкция;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.
Важно
Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.
1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2
Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.
13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:
- от 100 до 300 руб. для граждан;
- от 300 до 500 руб.
В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.
3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.
Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.
Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников.
Подробно рассмотрим, когда можно уволить сотрудника на больничном, как уволить работника за несоответствие профстандарту.
Разберем, как оформить увольнение работника-инвалида, как оформить досрочное увольнение по сокращению.
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.
В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.
Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.
Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления
Инструкция 1 В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем.
Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел.
Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников
По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение – государственные и муниципальные служащие (ст.
30
Источник: https://59agmr.top/kak-proshit-lichnoe-delo-posle-uvolneniya-sotrudnika
Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.
Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку.
Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы.
Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:
- Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
- Рекомендации по составу.
- Порядок формирования.
- Режим и срок хранения.
- Кто и как может получить доступ к документам.
Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.
Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом.
Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника.
Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.
Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.
Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:
Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:
- Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
- В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
- Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
- Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.
Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.
После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.
Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников? Ответим на вопросы и приведем образцы нужных документов. Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников.
Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах. Если компания ведет личные дела, она обязана соблюдать ряд правил.
Одно из них — дела уволившихся сотрудников надо сдавать на хранение в архив ст. Таким образом, архивирование личных дел уволенных сотрудников обязательно в двух случаях.
Первый — работник относится к числу государственных и муниципальных служащих. Второй — обязанность вести личные дела закреплена во внутренних документах компании. Сроки хранения личных дел уволенных работников Сроки, в течение которых нужно хранить документы по работникам, прописаны в приказе Минкультуры от Личное дело относится к документам с длительным сроком хранения.
Его нельзя уничтожать: 50 лет — для документов, оформленных после года; 75 лет — для документов, оформленных до года. Личное дело после увольнения руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, необходимо хранить постоянно.
Информацию о том, сколько хранить личное дело после увольнения сотрудника, мы представили в таблице.
Сколько хранить личные дела в архиве: таблица Вид документа Личные дела, созданные до года 75 лет со дня создания Личные дела, созданные в года и позже 50 лет со дня создания Личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды Постоянно Порядок архивации личных дел уволенных сотрудников Передать личное дело в архив необходимо не позднее 12 месяцев после увольнения работника.
Требования к архивации личных дел в организации утверждены Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от Дело необходимо прошить или сделать переплет.
Необходимо убрать из дела все металлические скрепки и скобы, прошить на четыре прокола в твердую обложку.
Подлинные личные документы удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, дипломы вкладывают в конверт, который подшивается в дело и нумеруется как лист.
Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Архивация личных дел уволенных сотрудников Срок приема-передачи лучше указывать не , а в более широком варианте — октябрь.
Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра. График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов.
Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.
Защита персональных данных Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений.
Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют. Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего. Год закончился – закрыли дело, открыли новое. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года – в отдельном номенклатурном деле.
необходимо закрыть по всем правилам: Номер личного дела.
Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Металлические скрепления сколки, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно примечание 1.
Личные дела уволенных сотрудников
Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.
Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:
Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.
Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.
| Период хранения | Категория данных |
| 3 года | документы граждан, не принятых на работу; |
| 5 лет | характеристики и резюме; |
| бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки); | |
| 50 лет | личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года; |
| 75 лет | личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года; |
| дела тех, кто был командирован за границу; | |
| данные о доходах и имуществе гражданских служащих; | |
| документы касаемо реабилитаций; | |
| оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения); | |
| акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе; | |
| документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации). |
Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:
- Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
- Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
- Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
- Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.
Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:
- наименование организации;
- номер дела;
- фамилию, имя, отчество сотрудника;
- дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
- дату окончания личного дела (дата увольнения);
- количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
- срок хранения дела.
Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.
В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.
Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.
Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.
Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
- Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
- В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
- Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
- Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
- Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
- Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
- Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
- Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
- На каждой папке проставляется учетный номер дела.
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ИНН ;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр трудового договора ;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Как правильно сшить личное дело уволенного сотрудника
При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора. После этого личное дело закрывается.
Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:
- 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;
- 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.
Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.
Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.
По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.
Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.
Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.
Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.
Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.
Важно Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).
Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.
В три дырки Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).
Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче. В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений.
В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия.
Внимание Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии. Подлежащие прошивке документы Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов.
Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.
Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет.
Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга.
Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.
Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве.
Смотрите видео, как прошивают архивные папки Дыроколом (прошнуровка) Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы).
Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения. Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности.
Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное.
Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают.
При этом обязательно оформляют лист-заверитель.
При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.
В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.
Порядок оформления Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:
- указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
- возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи).
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» 1 в кадровых службах стала постоянной практика формирования личных дел по принципу: одна персоналия (один субъект персональных данных) = одно личное дело (один комплекс документов).
В соответствии с Законом № 152-ФЗ любая организация является оператором персональных данных и обязана применять организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в процессе их обработки. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в документах личного дела каждого работника, для кадровой службы является приоритетом.
Разработка Правил формирования личных дел (локальный нормативный акт, в котором регламентируется состав документов по категориям работающих), обязательность ведения внутренней описи для учета каждого документа в составе личного дела, нумерация листов представляют собой такие аспекты работы, которые одинаково необходимы и в обработке персональных данных, и в архивно-технической обработке личных дел в процессе их подготовки к передаче на архивное хранение. И если в кадровом делопроизводстве личное дело формировалось правильно, то после увольнения работника к личному делу остается оформить только лист-заверитель, крайние даты на обложке, и дело будет практически готовым к передаче в архив.
Такой опыт лучших практик нашел прямое отражение в новых Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций 2 (опубликованы на сайте Росархива 3 21.03.2019). Обратите внимание на подраздел 2.1 Методических рекомендаций Росархива, в котором содержится конкретный ответ на заданный вопрос: «…Недопустимо создание так называемых “нарядов” личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа».
Если в составе личного дела всего 20 листов, то вызывает вопрос правильность его формирования. Рекомендуем сначала проверить:
- в какие дела сформированы документы, отражающие трудовую деятельность и полномочия руководителей;
- почему они не попали в состав их личных дел.
Вас должны интересовать следующие документы:
- копии протоколов заседания органа управления (или решения единственного участника) о назначении (избрании) руководителя, его заместителя и других лиц, в отношении которых учредительными документами предусмотрена подобная процедура;
- документы об обработке персональных данных;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (как правило, многостраничные);
- должностные инструкции;
- копии приказов о приеме на работу (приступлении к исполнению обязанностей директора);
- копии приказов о распределении зон ответственности, установлении лимитов совершения сделок, о премировании и других поощрениях, о назначении в качестве ответственных или возложении функций и обязанностей, включая временные;
- документы об аттестации, повышении квалификации и др.
Необходимо также проверить сроки хранения данных документов в составе других дел. Склоняемся к тому, что частичное переформирование дел в вашей ситуации все-таки потребуется.
Все заверенные копии протоколов, приказов и решений, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы об обработке персональных данных и другие, прежде всего отражающие полномочия руководителей, должны быть включены в состав их личных дел. Личные дела руководителей имеют постоянный срок хранения (по ст. 656 а) пока еще действующего Перечня типовых управленческих документов 2010 года). Заметьте, кстати, что на документы по личному составу постоянного срока хранения могут быть составлены отдельные описи (см. п. 4.1.1 Методических рекомендаций).
Вместо пока еще действующего «Перечня типовых управленческих архивных документов. », утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, разработан новый вариант Перечня, который уже прошел этап публичного обсуждения. См. новость журнала № 8 2019
Как сшивать личные карточки работников
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.
Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.
Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.
Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.
Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:
- Анкета и резюме.
- Личный листок отдела кадров.
- Характеристики на сотрудника.
- ИНН, страховое свидетельство.
- Трудовой договор.
- Приказы о переводе, отпусках и командировках.
Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.
Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.
По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:
- Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
- Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
- На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
- В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
- Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.
Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.
Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.