Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно организовать выдачу копий из архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Что такое код бюджетной классификации. и 1 на превышение 392 102 02140 06 1100 160 и 392 102 02140 06 1200 160, соответственно;. Узнать их можно несколькими способами.
Порядок выдачи дел и документов из архивохранилища и их возврата на место
1.1. Порядок выдачи документов и дел из архивохранилища и их возврата на место (далее – «Порядок») разработан в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ (М., 2002), Правилами работы пользователей в читальном зале в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006), Инструкцией об охранном режиме в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006).
1.2. Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании.
1.3. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются.
1.4. Факты выдачи и возврата документов оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ.
2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
2.1. Организация выдачи документов и дел из хранилища
2.1.1. Документы и дела выдаются из хранилища:
-пользователям в читальный зал архива (см. п. 2.4.3);
-организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7);
-специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см. п. 2.4.4);
-специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см. п. 2.4.6);
-работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см. п. 2.4.5);
-сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – в соответствии с договором.
2.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища.
Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов (требований) (приложения 1, 1а). На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель (приложение 2).
Примечание: самостоятельно (без оформления требований) дела могут быть взяты:
-работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы;
-специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан.
Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища.
2.1.3. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).
Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат:
-документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности;
Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе проверки (приложение 3). При наличии фонда пользования особо ценных документов в читальный зал выдаются их копии.
2.2 Сроки выдачи документов
2.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий:
-один день – фотодокументы пользователям в читальный зал;
-один месяц – пользователям в читальный зал и специалистам архива для служебных целей;
-три месяца – организациям, физическим лицам — фондообразователям во временное пользование;
-шесть месяцев – для экспонирования документов; по запросам судебных и правоохранительных органов.
2.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается:
-пользователям – в особых случаях, с разрешения директора архива,
-при выдаче во временное пользование – по письменному подтверждению организации наличия выданных документов и обеспечения нормативных условий для их хранения;
-при экспонировании документов в соответствии с договором о проведении выставки.
2.2.3. Дела из хранилища выдаются в сроки, не превышающие 3-х рабочих дней со дня оформления заказа (требования). Отказ или отсрочка в выдаче документов и дел из хранилища допускается в случаях:
-их плохого физического состояния;
-ограничений на использование документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
-выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-выдачи дел другому пользователю или специалисту архива для служебных целей.
В читальный зал и во временное пользование не выдаются документы и дела, не прошедшие научного описания и технического оформления.
В читальный зал единовременно могут быть выданы по заказу (требованию):
-особо ценные дела досоветского периода – 1 ед.хр.;
-дела досоветского периода – не более 7 ед.хр.;
-особо ценные дела советского периода – до 5 ед.хр.;
-документы советского периода – до 10 ед.хр.;
-фоно- и видеодокументы – до 3 ед.хр.
2.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче
2.3.1. Документы и дела, выдаваемые из хранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, выдаются после проведения ремонта. Выдача таких дел переносится на срок не более 3-х дней.
2.3.2. Дела, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение 4), лист использования документов (приложение 5) и лист проверки (при необходимости) (приложение 3).
2.3.3. Подготовка дела к выдаче из хранилища включает:
-сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;
-полистную проверку дела – в установленных случаях (п. 2.1.3);
-упаковку дел в случае их транспортировки (п. 2.5.1).
Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов (фотодокументов), изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр.
2.4. Оформление выдачи документов
2.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:
-при выдаче особо ценных и уникальных документов;
-при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;
-при передаче на реставрационно-профилактическую обработку;
-при выемке подлинных документов и дел;
главного хранителя фондов:
-при выдаче документов специалистам архива для работы в рабочих помещениях;
-при выдаче документов пользователям в читальный зал архива;
-при выдаче дел на копирование с последующей расшивкой.
2.4.2. Документы и дела выдаются из хранилища на основании заказов (требований) (приложения 1, 1а) и регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ (приложения 6, 6а), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу.
2.4.3. Выдача документов и дел в читальный зал оформляется заказами (требованиями) (приложение 1). Факт выдачи оформляется в книге выдачи документов в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала (приложение 6а). Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей. Единовременно из хранилища может быть выдано не более 10 ед.хр. одному пользователю (п. 2.2.3). Ответственность за сохранность документов во время их нахождения в читальном зале несет работник читального зала. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.4. Выдача документов специалистам архива в служебных целях оформляется заказами (требованиями) (приложение 1а). Документы выдаются специалисту архива под расписку в заказе (требовании). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п. 100). Заказы (требования) специалистов архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.
2.4.5. Получение дел для улучшения их физического состояния (при необходимости мелкого ремонта) осуществляется самостоятельно работником хранилища – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища работником хранилища (приложение 6, п. 101). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет работник хранилища.
2.4.6. Получение документов по личному составу осуществляется самостоятельно специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища специалистом архива (приложение 6, п. 102). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Возврат дел на место осуществляет работник хранилища.
При необходимости расшивки дела для изготовления копий документов оформляется заказ (требование) на выдачу дел «для копирования с последующей расшивкой» по согласованию с работником хранилища.
2.4.7. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании письменного заявления организации или физического лица — фондообразователя; оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение 7). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п.103).
В графе «Примечание» акта о выдаче документов во временное пользование
указываются особенности оформления и физического состояния документов.
Решение о выдаче документов во временное пользование в организацию принимается при наличии:
-договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов.
Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.
Контроль за сроками возврата дел в архив осуществляет главный хранитель фондов.
2.5. Транспортировка и перемещение документов
2.5.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
2.5.2. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
2.5.3. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых
автомашинах при обязательном сопровождении специалиста архива.
2.5.4. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
3. ПОРЯДОК ВОЗВРАЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩЕ
3.1. Контроль за сроками возвращения документов в хранилище
3.1.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища дел и документов, осуществляет работник хранилища. Контроль осуществляется путем выверки книг выдачи документов и проводится один раз в квартал. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения документов, то выясняются причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.
3.1.2. В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, работником хранилища могут проводиться проверки сохранности выданных из хранилища документов, а так же документов, выданных во временное пользование в организацию. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
3.2. Организация возврата документов в хранилище
3.2.1. При возвращении дел и документов в хранилище осуществляется проверка ихфизического состояния и полистная проверка в установленном порядке (п. 2.1.3). В случае, если при проверке выявлены повреждения возвращаемых документов, работник хранилища проводит ремонт листов, обложки, корешка и т.д.
3.2.2. При возврате в хранилище дел, расшитых с целью копирования документов, работник хранилища осуществляет подшивку дела, либо дело направляется для восстановления переплета в стороннюю организацию (по договору).
3.2.3. При возврате документов, выдававшихся во временное пользование, в акте выдачи (приложение 7) оформляется отметка о дате возврата дел в архив и указываются особенности физического состояния документов.
3.2.4. Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Руководство архива обязано обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.
3.2.5. При возврате дел и документов в книге выдачи документов из хранилища оформляется отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их специалистов архива (приложения 6, 6а). Если дела возвращены частично, в заказе (требовании) оформляется отметка о возвращении конкретного дела, в книге выдачи документов из хранилища отметка оформляется только при возврате всех перечисленных в заказе (требовании) дел.
3.3. Размещение документов в хранилище
3.3.1. После проверки дела и документы возвращаются на место в соответствии с архивными шифрами, при этом карта-заместитель изымается. В карте-заместителе оформляется отметка о дате возврата дела на место, и она может быть использована для оформления выдачи другого дела.
Источник: https://www.permarchive.ru/index.php?page=poryadok-vydachi-del-i-dokumentov-iz-arhivohranilischa-i-ih-vozvrata-na-mesto
Как правильно организовать выдачу копий из архива
Дела выдаются из архива для использования:
· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);
· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);
· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);
· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).
Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту — заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) — не реже, чем 1 раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:
· после перемещения дел в другое помещение;
· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;
· при реорганизации или ликвидации организации.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.
При проверке наличия дел сверяют:
— название фондообразователя и его структурного подразделения;
Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел — наличие плесени, механических повреждений.
Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.
При проверке наличия дел следует:
1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
3. составлять картотеку необнаруженных дел;
4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.
Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.
В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.
Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.
Документы, подтверждающие отсутствие дел:
· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
· акты о выделении документов и дел к уничтожению;
· акты о неисправимых повреждениях дел;
· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.
Источник: https://studbooks.net/1519208/menedzhment/poryadok_vydachi_arhiva_poryadok_provedeniya_proverki_nalichiya_sostoyaniya_arhiva
Как правильно организовать выдачу копий из архива
1.2.5. Выдача и прием дел (описей и печатных изданий) из архивохранилища
Работники архивохранилища осуществляют выдачу дел (описей и печатных изданий), а также прием их обратно в архивохранилище.
Выдача указанных материалов (далее – архивных документов) из архивохранилища может оформляться заказами (требованиями), заказами на проведение работ или актами , которые визируются руководством архива, руководством или работниками структурных подразделений в зависимости от категорий выдаваемых документов и назначения их выдачи.
Заказы (требования) и заказы обязательно регистрируются при поступлении в архивохранилище в Книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища .
При выдаче особо ценных и уникальных документов, при передаче архивных документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, для реставрационно-профилактических работ в специализированных реставрационных организациях, необходимо письменное разрешение директора или заместителя директора архива.
Архивные документы пользователям в читальный зал или работникам архива для использования в служебных целях выдаются с письменного разрешения заведующего архивохранилищем (руководителя отдела обеспечения сохранности).
Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов или заказ (требование) на выдачу печатных изданий оформляется при их выдаче пользователям в читальный зал или работникам архива для использования в служебных помещениях.
В заказе (требовании) должны быть указаны фамилия, и инициалы пользователя или сотрудника архива, цель использования или тема исследования, а также № фонда, описи и единицы хранения (дела), его заголовок и количество листов. Кроме этого в заказе (требовании) в читальном зале расписываются пользователь о получении документов и работник читального зала об их возвращении.
Исполненные сотрудниками архивохранилища заказы (требования) должны быть переданы в читальный зал вместе с выдаваемыми делами и описями, или печатными изданиями, где они будут храниться в личных делах пользователей.
Заказ (требование) на выдачу дел и описей, в том числе копий архивных документов фонда пользования, а также печатных изданий работнику архива для использования в служебных помещениях визируется руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения целесообразности выдачи указанных дел и описей для работы. Храниться заказы (требования) должны в архивохранилище у хранителя фондов в специальной папке до истечения срока их хранения, т.е. 3 года.
В нем можно условно выделить три целевых части: первая часть заполняется в архивохранилище и содержит характеристику направляемых в лабораторию документов и что с ними необходимо сделать (эта часть подписывается работником архивохранилища, передающим документы, и работником лаборатории, принимающим документы); вторая часть заполняется в лаборатории и содержит данные о состоянии принятых документов, категории сложности реставрации и результатах выполненных работ (эта часть подписывается работником лаборатории); третья часть – это оценка проведенных в лаборатории работ по улучшению физического состояния документов (эта часть вновь подписывается работником архивохранилища).
Следует добавить, что в первой части такого заказа, как правило, подробно указывается перечень работ, которые необходимо выполнить, например, реставрация, переплет, брошюровка и т.д. Затем описывается состояние документов, по трем параметрам:
А) характеристика носителя информации (пергамен, бумага и т.п.);
Б) особенность переплета ( кожаный и т.д.);
В) способ нанесения текста и его цветность (типографская печать, машинопись или рукопись и т.п.).
Именно по этим трем параметрам далее в заказе дается характер повреждения: основы, переплета или собственно текста.
Таким образом, заказ служит своего рода «путевым» листом, сопровождающим документы из архивохранилища в лабораторию и обратно, и выполняет контрольную функцию за ходом проведения работ по улучшению физического состояния дел.
Выдача документов сторонним организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках оформляется Актом о выдаче архивных документов во временное пользование
В таком акте должно быть указано основание выдачи, например, гарантийное письмо, договор о проведении выставки и т.п.; с какой целью выдаются документы; какие и в каком количестве документы передаются во временное пользование с указанием названия и номера фонда, номеров описи и единиц хранения, количества листов и особенностей оформления и их физического состояния.
Акт о выдаче документов во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, подписывается двумя сторонами – руководителем архива и руководителем сторонней организации, которой передаются документы во временное пользование, и скрепляется печатями.
При возвращении дел, выданных во временное пользование, заполняется последний раздел акта, где также ставятся подписи руководителей и работников архива и сторонней организации, которые скрепляются печатями.
После такого окончательного оформления акт считается закрытым.
В процессе выдачи дел, описей и печатных изданий из архивохранилища работники определяют место их хранения по топографическим указателям ( постеллажному и пофондовому ), затем производят выемку дел, сверку их архивных шифров (№ фонда, № описи, № ед. хр.) и заголовков на обложке дел, в описи и в заказе (требовании) или заказе, а в установленных случаях еще проводят полистную проверку архивных документов.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии, иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Архивный шифр и заголовок дела на его обложке должны совпадать с данными в описи и заказе (требовании) или заказе.
При наличии большого количества исправлений обложка заменяется (при необходимости сохраняется старая обложка). Правильность заполнения листа-использования проверяется в процессе возврата дел в архивохранилище.
Работники архивохранилища прежде, чем выдать архивные документы должны провести их полистную проверку, в тех делах, состав которых определен руководством архива, и оформить отметку о проверке в листе-заверителе ; затем на место выдаваемых дел, описей или печатных изданий подложить оформленную карту-заместитель , а также сделать регистрационную отметку в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий .
Состав дел, которые подлежат строгой полистной проверке, согласовывается на заседании экспертно-методической комиссии, на основе предложений этой комиссии окончательное решение принимается руководством архива.
Обязательная полистная проверка наличия и состояния архивных документов при выдаче и приеме дел из архивохранилища должна проводиться для следующих категорий документов :
— уникальные и особо ценные документы;
— архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
— несброшюрованные архивные документы;
— архивные документы в делах, не выдававшихся ранее из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей.
Обязательной проверке подлежат также дела, в которых содержатся автографы, графические документы, почтовые гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами и марками или иные архивные документы, представляющие интерес для собирателей и коллекционеров.
Аналогичная полистная проверка проводится работником читального зала в делах, которые возвращают пользователи. Таким образом, осуществляется двойной контроль за наличием и состоянием архивных документов в делах в процессе их выдачи и приема.
Оформление листа-заверителя дела.
После проведения полистной проверки работник архивохранилища делает отметку в листе-заверителе.
В листе-заверителе необходимо указать цифрами и прописью сколько листов подшито и пронумеровано, отметить при наличии литерные номера листов (номера, состоящие из цифры и буквы, например, 6а, 18а, 18б) и пропущенные номера листов, а также указать количество листов внутренней описи в деле. Если в деле имеются вложения и приложения, не подлежащие нумерации, то разновидности таких документов и их количество записывается отдельной строкой : «Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ___».
При этом в листе-заверителе обязательно должны отмечаться и такие вложения в дело, как брошюры и иные печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, марки, фотодокументы, карты, гравюры, рисунки, автографы видных деятелей и т.п. Также указываются утраченные части листа и наличие чистых листов в деле.
Оформление контрольного листа.
После оформления листа-заверителя дела сотрудником архивохранилища оформляется контрольный лист. Контрольный лист не предусмотрен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук (М. 2007), но ведётся в ряде государственных архивов по форме, установленной архивом. В контрольном листе указываются: дата выдачи дела, фамилия лица, кому выдаётся дело, количество листов в деле, фамилия сотрудника, выдавшего дело, подпись сотрудника, выдавшего дело.
После того как проведена сверка архивных шифров и заголовков дел с описью, проведена полистная проверка дел (в тех случаях, когда это необходимо) и оформлен лист-заверитель работник архивохранилища заполняет карту-заместитель и подкладывает ее на место выдаваемых из архивохранилища дел и описей.
В карте-заместителе указывают номер фонда, номер описи и номер единицы хранения, которые выданы, а также фамилия лица, которому выданы дела, дата выдачи с подписью и дата возврата с подписью.
В ряде архивов после возвращения дел в архивохранилище в изъятой карте-заместителе зачеркиваются сведения о выдаче и она подкладывается в общую массу таких же, ранее использованных, карт-заместителей. Карты-заместители могут использоваться повторно столько раз, сколько в них имеется свободных граф. Когда в карте-заместителе не останется свободных граф ее можно уничтожить.
Книги выдачи архивных документов (описей, печатных изданий)
Работники архивохранилища в процессе выдачи/приема дел и описей должны сделать также регистрационную отметку в Книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилища. В книге должны быть указаны дата выдачи, номера фонда, описи и единицы хранения, фамилия и подпись лица, кому выданы архивные документы, дата и подпись сотрудника о приеме дел, возвращаемых в архивохранилище.
Такие книги в каждом архивохранилище ведутся раздельно по видам выдачи. Например, ведутся книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал (в ней расписывается в получении архивных документов работник читального зала), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения архива (в ней расписывается работник, получивший архивные документы), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в лабораторию (в ней расписывается работник лаборатории ), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование (в ней расписывается лицо, получившее архивные документы для передачи их во временное пользование), книга выдачи описей из архивохранилища, книга выдачи печатных изданий из архивохранилища.
При возвращении в архивохранилище архивных документов, выданных во временное пользование, в книге выдачи в присутствии пользователя делается отметка об их возвращении.
В тех случаях, когда при возвращении архивных документов обнаружены какие-либо повреждения, составляется акт, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим эти документы. Такой акт составляется в произвольной форме, например, по аналогии с актом о неисправимых повреждениях архивных документов, и направляется на рассмотрение руководства архива.
Работники архивохранилища должны знать, что не все дела и описи подлежат выдаче.
Не подлежат выдаче, как правило, следующие категории документов:
— архивные документы, имеющие фонд пользования;
— архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;
— архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;
— особо ценные и уникальные документы.
Только в исключительных случаях и с письменного разрешения руководителя архива такие архивные документы могут быть выданы из архивохранилища.
Работники архивохранилища должны контролировать установленные сроки, на которые выдаются архивные документы. Эти сроки определяются целевым назначением выдачи архивных документов или дел. Архивные документы выдаются на срок:
— пользователям в читальный зал — до 1 месяца ;
— работникам архива – до 1 месяца ;
— фондообразователям – до 3-х месяцев ;
— судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – до 6-ти месяцев ;
— для экспонирования на выставках – срок определяется договором;
— для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – срок определяется планами работы архива и договорами;
— особо ценные документы – н е более 2-х недель ;
— описи, имеющиеся в одном экземпляре и хранящиеся централизованно 1 – не более 1 дня .
В исключительных случаях сроки выдачи архивных документов могут быть продлены с разрешения руководства архива.
Источник: http://archives.ru/documents/methodics/OAD/texts_m/1.2.5..html
Архивные документы
В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.
ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.
Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.
Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:
- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан — фамилия, имя, отчество;
- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
- тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??
Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:
- не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
- не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
- ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
- в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.
Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.
Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).
Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.
При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).
Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.
Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?
Словарь кадровика Использование архивных документов — применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.
Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:
- поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
- граждан, достигших 80-летнего возраста;
- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
- по медицинским показателям;
- в связи с утратой кормильца;
- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.
ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА
Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.
Этап 1Консультирование
Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.
Этап 2Регистрация запроса
Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.
Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.
На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.
Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.
Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.
Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.
Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.
В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?
В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1).
В регистрационных документах указываются:
Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом
Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.
Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».
Этап 3Передача запроса
Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.
Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.
В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?
Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.
Этап 4Исполнение запроса
Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.
Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.
ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ
Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.
Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации
В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «
Источник: https://hr-portal.ru/article/arhivnye-dokumenty