Журнал регистрации актов приема передачи дел в архив

• Гражданские споры
  • Сделки
• Наследственные споры
• Трудовые споры
• Жилищные споры
• Семейные споры
  • Брак
  • Алименты
  • Дети

• Особое производство
• Судебный приказ

• Восстановление срока
• Судебные расходы
• Ходатайства в ходе исполнения
• Ходатайства по экспертизам

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

• В случае перемещения внутри организации
• В случае отсутствия места для их хранения
• При создании на предприятии электронного архива
• При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

• постоянное хранение
• временное хранение
• предназначенные к уничтожению

Опись дел для передачи документов в архив организации

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива.

Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства.

При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

> > > Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с . Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.

Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом.

Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи.

Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее: Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы: 1.

Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, — приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел). 2.

Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации. Это вполне оправданно. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая переписка и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче. Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает.

По нормативным документам мы должны сдавать в архив дела:

— имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения,

— с постоянным сроком хранения,

— дела по личному составу.

Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения – до 10 лет. Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании.

Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии. Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки».

Существует два варианта того, как дела сдаются в архив:

1. Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела.
2. Сформированные дела могут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.

В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно. Архив должен оказывать помощь подразделениям.

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации¹. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве². По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

Связанный материал Закрытие делопроизводственного года № 12 / 2016

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Связанный материал Новые правила работы архивов: что изменилось? № 05 / 2016

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

• Свежие
• Посещаемые

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Примерный образец акта приема-передачи должности и дел председателя ТСЖ:

Также предлагаем просмотреть полезную видеоконсультацию по оформлению увольнения главы бухгалтерского отдела:

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

• Акт списания моторесурсов
• Анкета акционера (для физических лиц)
• Анкета для регистрации граждан в гостиницах, санаториях, домах отдыха, пансионатах и т. д. (приказ МВД РФ от 23.09.95 № 393)
• Бланк приказа
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров (об изменении устава акционерного общества открытого типа)
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании совета директоров (наблюдательного совета)
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании счетной комиссии
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об избрании членов ревизионной комиссии
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении внешнего аудитора общества
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении годового отчета общества
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении повестки дня
• Бюллетень для голосования на общем собрании акционеров об утверждении порядка распределения прибыли
• Бюллетень для голосования по нескольким вопросам повестки дня общего собрания акционеров (образец)
• Журнал регистрации сделок по акциям акционеров. Лист 1
• Карточка счетов акционера
• Книга регистрации лицевых счетов акционеров. Лист 1
• Книга регистрации лицевых счетов акционеров. Лист 2
• Книга регистрации лицевых счетов акционеров. Лист 3
• Личная карточка. Форма № т-2

Акт сдачи документов в архив (бланк, образец — 2020)

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
7. Форма листа фонда
8. Форма номенклатуры дел организации
9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
11. Форма листа-заверителя дела
12. Форма внутренней описи документов дела
13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
23. Форма титульного листа книги выдачи документов
24. Форма книги выдачи дел из хранилища
25. Форма листа использования документов
26. Форма карты-заместителя дела
27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
29. Форма описи особо ценных дел
30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
31. Форма титульного листа списка фондов
32. Форма списка фондов
33. Форма титульного листа реестра описей
34. Форма реестра описей
35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
37. Форма титульного листа страхового фонда
38. Форма описи страхового фонда
39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
49. Форма акта описания документов личного происхождения
50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
52. Форма акта об обнаружении документов
53. Форма архивной справки (образец)
54. Форма карточки пользователя
55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
56. Форма годового плана работы архива
57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации;
• код структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• количество листов;
• даты дела;
• архивный шифр дела;
• срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.

Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.

Как получить консультацию?

Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.

Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.

Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.

По каким вопросам можно проконсультироваться?

Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.

В частности, получить консультацию можно по следующим темам:

• Бухгалтерский учет малого бизнеса
• Расчет налогов по УСН, ЕНВД, ПСН
• Ведение налогового учета
• Составление отчетности
• Кадровый учет и расчет зарплаты
• Порядок документооборота

Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.

Сколько вопросов можно задать?

Количество вопросов не ограничено.

При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.

Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.

Не узнает ли налоговая о моих вопросах?

Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.

Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.

Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.

Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.

Чем полезна интеграция?

С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.

Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.

Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.

Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.

Как интеграция облегчит ведение учета?

Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.

На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.

После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.

Передаем дела в архив по всем правилам

Платите зарплату сотрудникам через банк по реестрам? Мы упрощаем выплату зарплаты: встречайте зарплатный проект со «Сбербанком» и «Альфа-Банком».

Больше не нужно начислять зарплату отдельно каждому сотруднику. Просто внесите общую сумму выплаты и выберите сотрудников, а сервис автоматически распределит суммы и начислит зарплаты. У сотрудников должны быть карты «Альфа-банка» или «Сбербанка».

Мы не останавливаемся на достигнутом: список банков и уровень автоматизации данной доработки будут расти так же быстро, как курс доллара!

Сервис сам рассчитает налоги и взносы к оплате с учетом изменений законодательства.

Вероятность ошибок по человеческому фактору исключена, поскольку расчет автоматизирован. Благодаря этому можно не опасаться штрафов и пени.

Расчет налогов

Сервис рассчитывает:

• Авансовые платежи по УСН и налог за год
• Ежеквартальные платежи по ЕНВД
• Платежи по патенту
• Суммы торгового сбора
• Налог на прибыль
• Налог на добавленную стоимость

Любой платеж рассчитывается в специальном мастере. Вы пошагово увидите, как рассчитан ваш налог.

Расчет взносов

Сервис рассчитывает:

• Фиксированные платежи ИП
• Дополнительный взнос предпринимателя
• Взносы в фонды с зарплаты сотрудников

Фиксированные взносы ИП рассчитываются с учетом даты регистрации. Вам не придется переплачивать их за неполный год работы. При расчете взносов по сотрудникам в сервисе учитывается регрессия – уменьшение ставок взносов при достижении начисленной зарплаты пороговых значений.

Дополнительные возможности

В сервисе формируется платежный документ. ООО могут сформировать платежное поручение.

Для ИП предусмотрено больше вариантов. Они могут сформировать платежку для банка или квитанцию для оплаты налога наличными. Кроме того, оплатить налог ИП смогут банковской картой или электронными деньгами прямо из личного кабинета.

Платежное поручение на оплату налога можно выгрузить прямо в ваш интернет-банк. «Моё дело» автоматически обменивается данными с ведущими банками. Вам останется лишь подтвердить платеж, и налог оплачен.

Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой.

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Архивное дело — формы документов

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.

Бланки

• Акт о неисправимых повреждениях документов
• Должностная инструкция архивариуса (примерная форма)
• Должностная инструкция заведующего архивом (примерная форма)
• Лист-заверитель дела
• Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Новости

• Муниципальный архив в Хабаровске незаконно отказал компании-банкроту в принятии документов по личному составу
• Ученые бьют тревогу: «Как бы нам не пришлось завозить работников архивов из Китая»
• Лучшему муниципальному архиву России негде хранить документы
• Опубликованы личные документы и редкие архивные снимки Михаила Калашникова
• Архивная служба Камчатского края празднует юбилей

Нормативные акты

• Решение Верховного Суда Российской Федерации от 26 января 2011 г. № ГКПИ10-1510
• Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения
• Отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования»
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 04.10.2014

Статьи

• Управление документами. Разыскивается специалист! Часть III
• Управление документами. Истоки возникновения профессии. Часть I
• Исследование государственного сектора RIM в Австралии и Новой Зеландии
• О том, как в российских архивах жить хорошо. Возможные способы решения проблем российских архивов
• О том, как в российских архивах жить хорошо. Статистический анализ кадрового состава архивных учреждений

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

• регистрации приказа, изданного для передачи дел;
• полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
• проверки ведения учета;
• выполнения непосредствено передачи дел;
• составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении, а также о подготовительных процедурах, которые помогут составить документ.

• Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования
• Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
• Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
• Итоги

В акте могут отражаться следующие элементы:

• общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
• описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
• указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
• порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
• наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
• факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
• общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

Похожие записи:

• Как выглядит свидетельство огрн юридического лица 2021
• Список невыездных граждан рф за границу 2021
• Виды уголовного права