Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы о приеме на работу срок хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Название официального бланка. онлайн через официальный сайт суда. Достаточно желания одного из супругов.
Приказы по кадровым вопросам: составляем правильно
Для регулирования деятельности предприятия любой организационно-правовой формы и реализации служебных полномочий руководителя предприятия в рамках его компетенции издаются приказы по кадровым вопросам. О правилах, которые следует соблюдать при оформлении таких приказов, – подробно в статье.
Виды приказов по кадровым вопросам и сроки их хранения
Приказ – это распорядительный документ, который издается руководителем на правах единоначалия и в пределах его компетенции, обязательный для исполнения подчиненными.
Приказы по кадровым вопросам (далее – кадровые приказы) отличаются от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам как формой, так и процедурой их подготовки и издания.
Главное условие составления кадровых приказов – соответствие нормам трудового законодательства. В приказе должна быть четко определена цель, задачи и причина его создания.
Согласно ст. 16 Перечня типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5, к кадровым относятся следующие приказы (см. таблицу).
Виды приказов
Срок хранения, лет
Приказ о приеме на работу
Приказ о переводе на другую работу
Приказ о перемещении работника
Приказ о совместительстве
Приказ об оплате труда (повышении оклада, установлении тарифных ставок)
Приказ о предоставлении отпуска:
— отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями
— без сохранения заработной платы
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Приказ об аттестации работников
Приказ о повышении квалификации
Приказ о стажировке работника
Приказ о поощрении (награждении, премировании)
Приказ о начислении различных надбавок, доплат
Приказ о предоставлении материальной или благотворительной помощи
Приказ об изменении биографических данных (ФИО)
— краткосрочные командировки в пределах Украины и за границу
— долгосрочные командировки в пределах Украины и за границу
Основания для приказов
При составлении кадровых приказов особое внимание следует обратить на документы, служащие основанием для этого: заявления работников, контракты, докладные записки, решения аттестационной комиссии и т. п. (п. 7 гл. 9 разд. ІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).
Документы, на основании которых издаются кадровые приказы, подразделяются на:
- личные – заявления работников, которые подаются при приеме, увольнении, предоставлении отпуска, переводе (на другую работу, должность, неполный рабочий день), совмещении;
- служебные – представления, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, справки, которые официально зарегистрированы службой делопроизводства, либо соответствующим образом засвидетельствованные документы, полученные или созданные предприятием в процессе его деятельности (п. 1 разд. 1 Правил № 1000/5).
Формы служебных документов приведены в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденном протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.15 г. № 7 (далее – Протокол №7).
Рассмотрим, на основании каких именно служебных документов составляются кадровые приказы.
- Приказы о назначении на должность, перемещении (переводе) на другую должность (работу) – на основании представления от руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, и заявления работника. В представлении указывается целесообразность перевода, профессиональные способности, опыт работы, образование и квалификация, отношение к работе и выполнению должностных обязанностей, соответствие новой должности и т. п.
- Приказы о поощрении (награждении, премировании) – на основании либо представления (при награждении работника государственной наградой – отличием, орденом или медалью), а также при повышении по должности, и такие представления в основном направляются юридическому лицу вышестоящего уровня, либо докладной записки (при объявлении благодарности и премировании), которую составляет руководитель структурного подразделения, где работает работник, представленный к поощрению.
- Приказы о дисциплинарном взыскании – на основании докладной (служебной) записки, которая вместе с объяснительной запиской работника (или актом об отказе от предоставления письменного объяснения) подается руководителю.
- Приказы о проведении аттестации работников – на основании Положения о проведении аттестации работников, утвержденного руководителем, в котором указываются категории работников, подлежащих аттестации, периодичность ее проведения, состав и полномочия аттестационной комиссии, организация и проведение аттестации.
- Приказы о результатах проведения аттестации работников – на основании решения аттестационной комиссии. В распорядительной части указываются результаты проведения аттестации на соответствие занимаемой должности профессионального уровня работников, соответствие квалификационным требованиям и должностным обязанностям.
- Приказы об установлении надбавок и доплат – на основании отраслевых и локальных нормативных актов, касающихся оплаты труда работников. Конкретные виды и размеры надбавок и доплат устанавливаются предприятием в коллективном договоре, положении об оплате труда, с учетом положений отраслевых или региональных соглашений.
- Приказы о предоставлении отпуска – на основании уведомления об отпуске, составленного не позднее чем за две недели до события согласно графику, врученному работнику, по форме, установленной на предприятии, или заявления работника.
- Приказы о командировке – на основании докладной (служебной) записки руководителя структурного подразделения, работник которого направляется в командировку. Служебная записка о предоставлении разрешения на командировку работника составляется на имя руководителя предприятия, с обоснованием необходимости и цели командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие основание для командировки. В приказе указывается пункт назначения и название предприятия, на которое направляется работник, цель, срок командировки, размер суточных. К приказу о командировке прилагается смета расходов и задания на командировку.
- Приказы о предоставлении:
– материальной (или целевой благотворительной) помощи на лечение – на основаниизаявления работника и документов, подтверждающих необходимость физического лица в лечении и медицинском обслуживании, расчетные документы;А
– единовременной материальной помощи (по семейным обстоятельствам, при заключении брака, рождении ребенка, на погребение и т. п.) – заявления работника и документов, подтверждающих событие (справка из РАГСа о подаче заявления о государственной регистрации брака, свидетельство о рождении, свидетельство о смерти и т. п.);
– систематической материальной помощи – коллективного договора (заявление работника не требуется). Приказ составляется после наступления события, ставшего основанием для выплаты материальной помощи. - Приказы об увольнении по результатам испытательного срока – на основании докладной (служебной) записки руководителя структурного подразделения, в котором проходит испытательный срок работник, о несоответствии работника занимаемой должности, на которую он принят, или выполняемой работе.
- Приказы об изменении биографических данных – на основании заявления о смене ФИО, нового паспорта (ID-карточки), свидетельства о браке.
Обратите внимание! Служебные документы, на основании которых издаются приказы, должны содержать установленные реквизиты согласно требованиям к созданию управленческого документа, определенным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ДСТУ 4163-2003 (далее — ДСТУ 4163-2003).
Требования к оформлению приказов
Оформление кадровых приказов имеет свою специфику в отношении заголовков, формулировки текста, индексации документа регистрационным индексом (порядковым номером приказа), указания оснований его составления.
Такие приказы могут быть индивидуальными (по одному работнику) и сводными (по нескольким работникам).
Формулировка пунктов кадрового приказа должна удовлетворять нормам КЗоТ или других нормативно-правовых актов.
Особенности оформления приказов определены в разд. ІІ Правил № 1000/5 и в Протоколе № 7.
В отношении кадровых приказов нужно соблюдать следующие правила.
Кадровые приказы могут составляться по:
а) типовым формам первичной учетной документации по статистике труда, утвержденным приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489:
- № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;
- № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
- № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)».
б) самостоятельно разработанным формам с учетом требований ДСТУ 4163-2003 к составу и расположению реквизитов документа.
Приказ, составленный в произвольной форме, должен содержать следующие основные обязательные реквизиты:
2) название вида документа, которое должно соответствовать перечню форм, содержащихся в Государственном классификаторе управленческой документации ДК 010-98, утвержденном приказом Госстандарта от 31.12.98 г. № 1024;
3) дату приказа, которая оформляется или словесно-цифровыми, или только цифровыми символами. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год, а также разрешено указывать дату в последовательности: год, месяц, число. Дату ставят ниже названия документа рядом с регистрационным индексом;
4) регистрационный индекс приказа согласно очередному порядковому номеру в журнале регистрации кадровых приказов
5) место составления приказа;
7) текст приказа, который должен касаться вопроса сформулированного в заголовке к тексту, четко отражать причину и цель создания документа, раскрывать суть конкретного дела, содержать аргументированные доказательства, выводы, предложения.
Структура текста распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Констатирующая часть (преамбула) для приказов по кадровым вопросам не обязательна, если распорядительная часть не требует обоснования.
В тексте приказа, помимо прочего, должна быть информация о:
- ФИО работника (если в приказе указывается несколько фамилий, то они вносятся в алфавитном порядке);
- дате приема (увольнения, перевода и т. п.);
- наименовании структурного подразделения, в которое принимается (переводится) работник;
- наименовании должности с указанием (при наличии) категории, разряда, класса и т. п.;
- условиях работы, на которую принимается работник;
- условиях, на которых работник принимается на работу; наличии и продолжительности испытательного срока;
- причинах перевода и т.д.;
8) основания издания приказа (заявление работника или служебный документ);
9) подпись руководителя юридического лица, визы ответственных лиц, гриф согласования, в случае если приказ необходимо согласовывать с профсоюзной организацией (профсоюзным представителем).
Важно! С приказом по кадровым вопросам обязательно ознакомливают упомянутых в нем лиц, которые на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления (п. 11 гл. 9 разд. ІІ Правил № 1000/5).
Кто из должностных лиц имеет право подписывать кадровые документы, и порядок подписания документов другими лицами при отсутствии руководителя определяется в уставах предприятия, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, распорядительном документе о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т. п.
Право подписи документов может предоставляться должностным и другим лицам на основании доверенности, которая предоставляет широкий круг полномочий (п. 1 гл. 7 разд. ІІ Правил № 1000/5).
В случае отсутствия руководителя подписывать документ определенными ответственными лицами с предлогом «за» или ставить правостороннюю косую черту перед названием должности не разрешено.
Оформленный кадровый приказ подписывается только в одном экземпляре, который и считается оригиналом.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не установлены иные сроки (п. 10 гл. 9 разд. ІІ Правил № 1000/5).
Согласно ст. 58 1 Хозяйственного кодекса (далее – ХК) предприятие имеет право использовать в своей деятельности печать. Ее использование обязательно.
Право на применение предприятием печатей закрепляется в уставе предприятия (п. 1 гл. 3 разд. ІІ Правил № 1000/5).
Виды, количество печатей и перечень документов, которые нужно удостоверять печатью, определяются в Инструкции по делопроизводству (п. 4 гл. 3 разд. ІІ Правил № 1000/5).
Обратите внимание! Оттиск печати не может быть обязательным реквизитом какого-либо документа. Наличие или отсутствие оттиска печати субъекта хозяйствования на документе не создает юридических последствий (п. 2, 3 ст. 58 1 ХК). Следовательно, предприятие самостоятельно принимает решение о засвидетельствовании приказов по кадровым вопросам печатью.
Копии кадровых приказов как для внутреннего пользования, так и для органов государственной власти или местного самоуправления, считаются засвидетельствованными в установленном порядке, если на таких копиях проставлена подпись уполномоченного лица предприятия или личная подпись лица-предпринимателя.
Порядок регистрации приказов
Регистрация документов проводится в целях обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации. Приказы нумеруются в порядке их издания в течение календарного года.
Кадровые приказы в зависимости от сроков их хранения регистрируются в:
- Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения (75 лет);
- Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам временного хранения (5 лет);
Такие журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью предприятия (при наличии печати).
Регистрация кадровых приказов проводится единой сквозной нумерацией, начиная с № 1. Если в конце 2019 года в журнале осталось много свободных страниц, то его ведение можно продолжать и в 2020 году, но нумерацию следует начинать с зарегистрированного в новом году первого приказа № 1.
В конце календарного (делопроизводственного) года делается итоговая запись зарегистрированных приказов. При выявлении пропущенных номеров делается запись: «№ 25 пропущен из-за ошибок в нумерации приказов».
Порядок внесения изменений
Внести изменения или отменить кадровый приказ имеет право только то предприятие, которое его издало.
Приказ может быть отменен (изменен, дополнен) только новым приказом (п. 6 гл. 1 разд. ІІ Правил № 1000/5, п. 92 Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.18 г. № 55 (далее – Инструкция № 55).
Отмена приказа – это признание в установленном законодательством порядке его недействительным с момента его подписания и регистрации.
Если приказом отменяется предыдущий приказ, то в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить…» (п. 94 Инструкции № 55).
Например: издан приказ о приеме работника на работу, в ГНИ отправлено сообщение о приеме, но работник к работе не приступил. В таком случае отдельным приказом отменяется приказ «О приеме работника на работу» с формулировкой (см. образец 1):
Про скасування наказу
від 03.03.2020р. №45
У зв’язку з відмовою Іванова І.І. приступити до виконання трудових обов’язків з 05.03.2020р., керуючись ч.3 ст.24 КЗпП України,
- Скасувати наказ «Про прийняття на роботу Іванова Івана Івановича» від 03.03.2020р. №45 в зв’язку з тим, що працівник не приступив до виконання трудових обов’язків».
Изменения в приказ вносятся путем составления нового приказа, который оформляется следующим образом:
1. Заголовочная часть приказа начинается со слов «О внесении изменений в приказ (распоряжение)» с указанием даты, номера, названия, вида распорядительного документа, в который вносятся изменения.
2. Распорядительная часть приказа начинается с пункта:
- «внести в приказ (распоряжение) следующие изменения…» – в случае изложения изменений в тексте приказа;
- «внести в приказ (распоряжение) изменения, которые прилагаются» – в случае изложения изменений в виде отдельного документа.
3. Формулируются изменения в виде пунктов и подпунктов распорядительного характера, например:
- «пункт 2 изложить в следующей редакции:…»;
- «пункт 3 исключить»;
- «абзац второй пункта 4 дополнить словами:…».
Например: при переносе ежегодного отпуска отдельным приказом вносятся изменения в приказ «О предоставлении ежегодного отпуска» со следующей формулировкой (см. образец 2):
Про внесення змін до наказу
«Про надання щорічної відпустки Іванову І.І.»
від 18.02.2020 р. № 45
У зв’язку з виробничою необхідністю, керуючись ч.3 ст. 11 Закону України від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки»,
1. Внести до наказу «Про надання щорічної відпустки Іванову І.І.» від 18.02.2020 р. № 45 такі зміни:
1) пункт 1 викласти в такій редакції:
- «1. Перенести щорічну відпустку тривалістю 24 к.д. за період роботи з 24.01.2019 р. по 24.01.2020 р., початок якої, згідно графіку відпусток, з 02.03.2020р. на: «з 10.03.2020 р. по 02.04.2020 р.».
Підстава: згода працівника на перенесення відпустки від 28.02.2020р.
Порядок создания копий и извлечений
Согласно Правилам № 1000/5 копии кадровых приказов изготовляются по разрешению руководителя (руководителя структурного подразделения) для внутреннего использования на предприятии, по требованию других предприятий, учреждений или граждан.
Копия приказа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.
Разрешается делать копию из заверенной копии кадрового приказа в случае отсутствия оригинала или невозможности его получения.
Копия получает юридическую силу только в случае ее засвидетельствования в установленном порядке.
Надпись о засвидетельствовании копии состоит из слов «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты засвидетельствования копии.
Надпись о засвидетельствовании копии скрепляется оттиском печати (при наличии) соответствующего структурного подразделения предприятия или печати «Для копий»
Извлечение – это заверенная копия части текста служебного документа.
Извлечение из служебного документа изготовляется, если нет необходимости делать копию.
Извлечение оформляется на общем бланке предприятия с соблюдением следующих требований:
- в названии вида документа указывается: «извлечение из приказа»;
- воспроизводится полностью вступительная часть (при наличии) служебного документа;
- из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;
- воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);
- проставляются отметка о засвидетельствовании копии.
Извлечения из приказов удостоверяет руководитель службы делопроизводства или кадровой службы, или должностное лицо, отвечающее за их хранение.
Кадровые приказы в электронном виде
Если предприятие ведет кадровый учет в электронном виде, то кадровые приказы составляются и хранятся в электронном виде и на бумажных носителях в соответствии с Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовкой к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5.
Подпись электронных кадровых документов производится с использованием квалифицированной электронной подписи в том же порядке, что и документов в бумажной форме.
Если уставом предприятия предусмотрено использование печати на бумажных документах, электронные документы по кадровому учету, требующие засвидетельствования печатью, подписываются электронной печатью.
Бумажные экземпляры электронных кадровых приказов создаются сразу после завершения исполнения электронного документа. Созданные бумажные документы должны содержать утвержденные законодательством обязательные реквизиты.
При воспроизведении электронного кадрового приказа на бумаге каждый из приказов (и в электронном виде, и в бумажном) считается оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу в соответствии со ст. 7 Закона № 851.
Созданные бумажные кадровые приказы после завершения исполнения регистрируются в книгах учета (регистрации) документов по кадровым вопросам, которая также ведется в бумажном виде, поскольку относится к документам длительного срока хранения.
- основанием для составления приказов по кадровым вопросам служат личные документы работников или служебные документы предприятия;
- оформляются такие приказы либо по типовым унифицированным формам, либо по самостоятельно разработанным формам, содержащим обязательные реквизиты;
- формулировка пунктов приказа должна удовлетворять нормам КЗоТ или других нормативно-правовых актов;
- для обеспечения учета приказы регистрируются в журнале регистрации приказов по кадровым вопросам;
- кадровый приказ может быть отменен (изменен, дополнен);
- бумажные экземпляры электронных кадровых приказов создаются сразу после завершения исполнения электронного документа.
Таблица. Перечень приказов по кадровым вопросам и сроки их хранения.docx
Источник: https://uteka.ua/publication/special-24-kadrovi-dokumenty-156-prikazy-po-kadrovym-voprosam-sostavlyaem-pravilno
Сроки хранения кадровых документов
Наводя порядок в кадровом учете, в кадровой документации организации, с осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Сроки хранения кадровых документов определены в перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения.
Перечень кадровых документов предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов.
Ниже, приведены сроки хранения документов в кадровом учете. Эти сроки связанны с приемом, перемещением и увольнением работников.
В кадровом учете трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в кадровом учете хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются в кадровом учете перечнем типичных управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с учетом сроков хранения.
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в кадровый архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия, в кадровом учете хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются в кадровом учете всеми организациями без исключения.
Постоянные сроки хранения применяются государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с учетом заключенных соглашений.
Сроки хранения документов в кадровом учете:
- Личные дела — заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы:
- руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.
В кадровом учете хранятся постоянно — 75 лет. Часть таких документов может иметь научно историческое значение и должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
- Трудовые договоры, контракты, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.
В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Личные карточки работников, с учетом временных работников. В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Характеристики работников, не имеющих личных дел. В кадровом учете хранятся 75 лет.
- Документы — анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме лиц, не принятых на работу. В кадровом учете хранятся 1 год.
- Личные документы в подлиннике — трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства. В кадровом учете хранятся до востребования — не менее 50 лет.
- Документы — справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения, не вошедшие в состав личных дел . В кадровом учете хранятся 5 лет.
Нет комментариев
Извините, комментирование на данный момент закрыто.
Источник: http://kadri.chizh.ua/?p=552
Сроки хранения документов
Перечень № 578 предназначен для использования всеми предприятиями независимо от уровня и масштаба деятельности, а также формы собственности. Для физических лиц — предпринимателей положения Перечня № 578 носят рекомендательный характер (п. 1.4 Перечня № 578).
Рассмотрим основные правила исчисления сроков хранения документов, установленные Перечнем № 578.
Все сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:
• организации, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд* (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4);
* Национальный архивный фонд — совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации ( ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII, далее — Закон № 3814).
• организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ (именно в эту категорию попадает большинство коммерческих предприятий). Сроки хранения документов этих организаций приведены в графе 4 Перечня № 578 (п. 2.5).
Основные правила определения сроков хранения документов приведем в табл. 1.
Таблица 1. Основные правила определения сроков хранения документов
Срок хранения документов
Документы с таким сроком хранения относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению
До ликвидации организации
Такие документы бессрочно хранятся на предприятии, а в случае его ликвидации подлежат повторной экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения, созданные органами власти АР Крым, местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов
Пока не исчезнет необходимость
Срок хранения этих документов предприятие определяет самостоятельно, но он не может быть меньше одного года
Отметка «ЭПК», которая предусмотрена Перечнем № 578 рядом со сроком хранения некоторых видов документов, означает, что решение о внесении их в НАФ или уничтожении таких документов для организаций — источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива
• после окончания срока действия договора;
• после снятия изделий с производства;
• после введения объекта в эксплуатацию
Примечания, приведенные в графе 5 Перечня № 578, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Такие оговорки означают, что сроки хранения документов, перечисленные в графах 3 и 4 Перечня № 578, начинают отсчитываться с указанного момента
Согласно п. 2.10 Перечня № 578 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2015 году, началось с 1 января 2016 года.
Внимание! Сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать ( п. 1.7 Перечня № 578), однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации.
В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на такие группы:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ;
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы, в свою очередь, делятся на:
а) документы длительного (свыше 10 лет) хранения, в частности, документы по личному составу;
б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.
Учтите! Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Документы «старше» трех лет, не проверенные контролерами
Условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки налоговыми органами. Это касается документов (в основном бухгалтерской документации), в примечании к сроку хранения которых (графа 5) указано: «При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».
В связи с этим нередко возникает вопрос: можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было?
Обращаем внимание: на наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться в свете требований пп. 44.3 и 44.4 НКУ.
Напомним, что в соответствии с указанными нормами налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности ( п. 44.3 НКУ). Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.
Другими словами, если на момент окончания срока хранения документов проверка не начата и прошло 1095 дней после подачи налоговой отчетности за период, к которому относятся эти документы, то их можно уничтожить. Если же истечение срока хранения документов приходится на период проведения проверки предприятия, для уничтожения документов придется дождаться ее окончания, как того и требует п. 44.4 НКУ. Также не нужно спешить с уничтожением документов, если проверка проведена, но начата процедура обжалования ее результатов. В таком случае нужно дождаться окончательного решения по жалобе.
Заметим. В п. 102.1 НКУ установлен удлиненный срок проведения проверок контролируемых операций ( ст. 39 НКУ) — 2555 дней вместо 1095. Однако специальных сроков хранения документов по таким операциям не установлено. То есть, к сожалению, законодатель не согласовал право контролеров проверять контролируемые операции в течение 2555 дней (7 лет) с обязанностью налогоплательщика хранить документы 1095 дней.
В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не может отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.
Однако вынуждены предупредить: налоговики исходят из куда более строгого прочтения указанной нормы. По их мнению, в случае, когда проверка не проводилась более 1095 дней, плательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов и сдать их в архив (см. письмо ГНСУ от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216).
Также против уничтожения документов до проведения проверки налоговыми органами и Государственная архивная служба Украины (см. письмо от 30.10.12 г. № 01.2/3388).
Кроме того, следует помнить о том, что сроки хранения некоторых документов превышают 3 года (см. табл. 2). К примеру, документы о применении РРО, документы о выплате доходов физлицам и удержании с них налогов, документы о недостаче продукции (сырья и материалов), договоры о перевозке грузов, аренде транспортных средств нужно хранить не менее 5 лет. А расчетно-платежные ведомости (личные счета) работников, личные дела работников — не менее 75 лет. Уничтожать такие документы до истечения установленного срока их хранения нельзя даже в том случае, если они уже были проверены контролерами.
Несоблюдение правил и сроков хранения документов может повлечь за собой штрафные санкции.
Сроки хранения основных документов в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ, приведем в табл. 2.
Таблица 2. Сроки хранения документов
Вид документов
Срок хранения
Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов (правлений, дирекций, советов директоров и т. п.) и контрольных органов (наблюдательного совета, опекунского совета, ревизионной комиссии) предприятия
Протоколы, стенограммы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) предприятия по месту проведения
Уставы, положения (типовые) организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения
Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого госреестра и т. п.
Свидетельства о госрегистрации организации
Документы (решения, протоколы, акты, балансы, заключения, отчеты, уведомления, выписки из госреестра, заявления, справки, докладные записки и т. п.) о создании организации, ее реорганизации, ликвидации (банкротстве), переименовании, передаче из одной отрасли в другую, переводе в другую местность
Контракты о правах и обязанностях с руководителем организации
Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.
Источник: https://i.factor.ua/journals/bn/2016/may/issue-20/article-17838.html
Таблица сроков хранения кадровых документов
Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.
Зачем архивировать кадровые документы
Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.
Сколько хранить документацию по кадрам
Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.
По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)
(75, если оформлены до 2003 г.)*, **
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей — постоянно.
На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **
Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*
Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков
Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним
Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)
Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*
Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)
5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
5 лет после возвращения из командировки.
Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*
Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
О несчастных случаях на производстве
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.
** Часть документов хранится постоянно.
*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.
Как правильно хранить кадровые документы
Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.
Архив предприятия организуется в специальном помещении.
Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).
На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.
В ее компетенцию входят вопросы:
- разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
- экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
- розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
- восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.
Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.
Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:
- наименование организации и подразделения;
- номер дела;
- заголовок;
- срок нахождения в архиве.
Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:
- 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
- 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.
Обложка папки выглядит вот так:
Правила помещения документации в папку на хранение:
- изданы в одном году;
- вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
- порядок — по номерам и в хронологическом порядке.
Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.
Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).
Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен
Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:
- это отвечает нормам законодательства;
- защищает интересы работников;
- отводит руководителей от ответственности по КоАП.
Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:
Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.
Что делать, когда срок истек
Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:
- проводится их экспертиза;
- ЭПЦ готовит перечень и акт на уничтожение;
- выбирается удобный способ утилизации.
Как накажут за нарушения
Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.
Виды наказания ответственных лиц:
- предупреждение;
- штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
- дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).
Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/tablitsa-srokov-khraneniya-kadrovykh-dokumentov