Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция утверждение и согласование». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Также помощь юриста или адвоката понадобится, если суд ожидается в ближайшее время по 228. Кроме того, согласно поручению президента, должны быть законодательно усилены санкции за отказ от прохождения медицинского освидетельствования на состояние наркотического опьянения для лиц, привлекаемых к административной ответственности. В части 1 речь идет о значительных размерах преступления, в части 3 об особо крупном размере.
Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11
Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее — ОКУД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.
Кто разрабатывает, кто утверждает
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти», Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».
Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям — типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.
В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл. 1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций. Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.
Распределение полномочий руководящего состава органов
Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию
и утверждению должностных инструкций
Организуют разработку
должностных
инструкций
Согласовывают
должностные
инструкции
Утверждают
должностные
инструкции
Первый
заместитель
(заместитель)
председателя
Госнаркоконтроля
России
Начальник главного
организационно —
аналитического
управления
Госнаркоконтроля
России
Начальник
правового
управления
Госнаркоконтроля
России
Председатель
Госнаркоконтроля
России
Начальник
территориального
органа,
организации,
подразделения
Госнаркоконтроля
России
Начальник главного
организационно —
аналитического
управления
Госнаркоконтроля
России
Начальник
правового
управления,
начальник
управления кадров
Госнаркоконтроля
России
Заместитель
председателя
Госнаркоконтроля
России в
соответствии с
распределением
обязанностей
Общество с ограниченной ответственностью
о порядке разработки, согласования
и утверждения должностных инструкций
1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А.
2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.
3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю.
4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.
5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л.
Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых
Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.
Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009
Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О. Зарубин 02.11.2009
Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч. Сапармурдинов 01.11.2009
Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009
Начальник транспортного отдела Лещенко П.К. Лещенко 02.11.2009
Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009
Начальник отдела по охране труда
Шурочкина А.Я. Шурочкина 01.11.2009
Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009
Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции).
Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:
— виза согласования (если согласование предусмотрено);
— подпись руководителя структурного подразделения;
— расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.
Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.
Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.
На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.
12.11.2009 Генеральный директор
Начальник юридической службы Лямкин П.Д. Лямкин
Начальник отдела охраны труда
Ткаченко Ю.А. Ткаченко 15.11.2009
Общество с ограниченной ответственностью
Начальник отдела перевозок
Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде:
С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка
экземпляр получил. работника подписи
В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями.
Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя
Фамилия, имя,
отчество
работника
Дата и номер
приказа о
приеме на
работу
Дата
ознакомления и
получения копии
инструкции
Горотеньков
Иван
Алексеевич
Фонарев
Евгений
Аполлинариевич
Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
3. Должностные обязанности.
Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1].
Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают:
— наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
— название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;
— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
— порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
— требования к стажу работы по специальности;
— квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
— организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.
Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу — качественные характеристики, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.
Квалификационная характеристика — краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.
Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции — необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.
Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.
Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.
Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.
Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).
Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.
Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.
Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе «Должен знать», рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.
Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.
Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».
Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:
— высших должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;
— главных должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
— ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;
— старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы — без предъявления требований к стажу.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Раздел «Функции». Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное — обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
Раздел «Обязанности». Иногда этот раздел объединяют с разделом «Функции», что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
Раздел «Права и полномочия». В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность. Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права:
│ Водитель троллейбуса имеет право: │
│ 1. Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, │
│ если его техническое состояние не соответствует правилам технической │
│ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от │
│ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) │
│ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении │
│ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами │
Это всего 4 пункта, в то время как раздел «Обязанности» включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.
Раздел «Ответственность». В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.
Раздел «Взаимосвязи». Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. 2008. N 2.
2. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия. М.: Бюро печати, 2006.
3. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава. М.: Приор, 2000.
Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sostavit-soglasovat-i-utverdit-dolzhnostnuyu-instrukciyu
Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.
Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.
Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.
Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.
Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:
2. Разработка проекта должностной инструкции;
3. Согласование проекта должностной инструкции;
4. Утверждение должностной инструкции.
Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции. Далее об этом подробнее.
Положение о должностной инструкции.
При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.
Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
Приведем образец Положения о должностной инструкции.
Глава 7 ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Положение о подразделении
как инструмент управления персоналом
Всевозможные стандарты качества, а также все нормативные документы, разрабатываемые и принимаемые в конкретных организациях, служат для обеспечения гарантированного уровня качества. Для этого на всех участках выполнения работы должны быть созданы инструктивные документы, которые регламентируют определенный технологический процесс, т.е. для каждой должности разрабатывается должностная инструкция.
Управление персоналом надо начинать с составления работающих должностных инструкций. Обыкновенная должностная инструкция может повлиять на работу человека и его отношения в коллективе при соблюдении ряда условий:
♦ организационная структура не должна быть перегружена;
♦ работник не должен испытывать двойного и тройного подчинения;
♦ поручения, даваемые работникам, должны быть конкретными.
Положение о подразделении — функционально-технологический документ, определяющий и устанавливающий место подразделения в структуре организации, задачи, для решения которых создано подразделение, границы его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, а также перечень нормативных документов, регулирующих деятельность данного подразделения. По большому счету это объединение в одном документе должностных инструкций; во многом положение о подразделении дублирует текст должностной инструкции. Тем не менее данный документ является разъясняющим инструментом, например при обучении.
Должностная инструкция — документ, определяющий функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных актов, регулирующих деятельность лица, занимающего -определенную должность в данном подразделении.
Функциональные обязанности (функции) — совокупность действий, выполняемых работником (работниками) для решения задач, поставленных перед подразделением.
Задачи — результаты (цели) подразделения, установленные руководством организации по закрепленным за ним направлениям деятельности, измеряемые количественно или оцениваемые качественно.
Подразделение (структурная единица) — долговременный коллектив штатных работников организации, имеющих необходимую квалификацию и полномочия для выполнения функций в рамках решения задачи (или комплекса взаимосвязанных задач), поставленной руководством организации. Структурные подразделения обычно возникают в результате выделения подзадач (управления и дирекции делятся на отделы, отделы — на секторы).
Самостоятельное подразделение — структура, имеющая собственную смету расходов и установленный набор функций, полномочий руководителя (право подписи документов, включая финансовые, право издания указаний).
Структурное подразделение входит в состав самостоятельного или другого подразделения.
Структура положения о подразделениидолжна включать в себя следующие обязательные разделы:
♦ общие положения: статус подразделения в структуре компании (структурное или самостоятельное); руководитель (указывается должность руководителя подразделения); порядок замещения (указываются должности лиц, замещающих руководителя подразделения, и условия передачи полномочий); структурное деление (указывается состав — для самостоятельных подразделений до уровня отделов, далее до уровня секторов); основные понятия, термины и сокращения, используемые в тексте документа;
♦ задачи, для решения которых создано данное подразделение; функции, выполняемые сотрудниками подразделения для решения задач, поставленных руководством компании;
♦ взаимодействие с подразделениями компании: права работников при взаимодействии подразделений, методы и способы доступа к
различным формам внутренней и внешней информации, а также к системе информационного обслуживания всей компании; конкретно указывается, с какими подразделениями, по каким вопросам происходит взаимодействие;
♦ взаимодействие с внешними организациями: полномочия подразделения при взаимодействии его с внешними организациями. Необходимо конкретно указать, с кем, по каким вопросам оно происходит;
♦ организация работы: режим работы подразделения (включая возможность командировок), принципы оплаты и стимулирования труда работников;
♦ нормативные документы: перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность подразделения.
Положения о подразделениях оформляются в едином графическом стиле в соответствии с требованиями, установленными в компании. В идеале написание подобных положений — внутренняя обязанность подразделения, поскольку только его специалисты в состоянии включить в документ максимальное количество практической информации. Те же правила действуют в отношении должностных инструкций, ответственным за разработку которых является руководитель соответствующего подразделения.
Должностные инструкции составляются на каждого сотрудника согласно штатному расписанию подразделения, включая вакантные должности.
При полном совпадении функциональных обязанностей, направлений деятельности, должностных полномочий, ответственности, условий труда, квалификационных требований, нормативных документов у одноименных штатных единиц для них разрабатывается одна должностная инструкция.
Общие положения.
Квалификационные требования.
Права специалиста
Права и обязанности руководителя специалиста.Этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Перечислите все известные вам внутриорганизационные нормативные документы.
2. Может ли должностная инструкция повлиять на работу человека и его отношения в коллективе?
3. Какова, по вашему мнению, основная задача должностной инструкции?
4. Назовите правила составления должностной инструкции.
5. Опишите структуру должностной инструкции.
6. Назовите основные аспекты должностных обязанностей руководящих работников (директор, администратор).,
7. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы приема и размещения.
8. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы обслуживания.
9. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы питания.
Правила составления и оформления должностных инструкций
Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.
Основные требования к тексту должностной инструкции — это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет » и т. д.
Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации — в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция — документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: «Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год»), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.
Общие положения
Содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника и должностные лица, которыми он руководит, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы «Должен знать» и «Должен уметь» Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
Например, знание иностранного языка, определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера, умение работать с людьми, навыки работы с организационной техникой различного назначения, организаторские способности, аналитические способности, коммуникабельность и т.д.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.
Например, входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых и тому подобное комиссиях, а для рядовых сотрудников — возможность их включения в состав комиссий по приему — передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других).
Отдельный пункт посвящается конфиденциальности информации: любые сведения, полученные сотрудником в ходе служебной деятельности, не подлежат разглашению, кроме специально разрешенных к распространению согласно письменному указанию руководителя самостоятельного подразделения или вышестоящего руководителя.
раздел «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работника с учетом задач и функций структурного подразделения.
Определяются направления деятельности специалиста.
Формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
Отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей(заранее формулируются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.
Права и обязаннности
Должностные обязанности
Руководитель устанавливает обязанности, то есть правила деятельности, правила поведения, которые должен выполнять специалист, работающий непосредственно под подчинением данного руководителя. Это самый трудный раздел. Все же остальные разделы вытекают из обязанностей работника.
Перечисляются конкретные задачи, работы, операции, возложенные на специалиста
Указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
Устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности
Права —инструмент выполнения обязанностей.
Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
Например, я обязан составлять отчеты, но для этого я должен получать какие-то данные, то есть я имею право для этой обязанности требовать представления данных у определенной службы, у конкретного специалиста.
Итак, для того, чтобы я мог выполнить свои обязанности, мне надо предоставить права. Если я могу обязанности выполнить без прав, то тогда они не нужны. Надо определить, что же мне нужно, для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность и записать в раздел “Права”.
Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел «Права» может содержать следующие пункты:
· права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);
· права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его обязанностей;
· права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);
· права давать распоряжения, указания и контролировать их исполнение (права требовать выполнения определенных действий от подчиненных);
· права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов.
В данном разделе можно закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по совершенствованию реализации функций и технологий, в выполнении которых он участвует и так далее.
Ответственность
В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.
В должностной инструкции можно перечислить группы возможных правонарушений, характерные для определенного вида деятельности.
Например, главный бухгалтер должен руководствоваться Законом РФ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодеком Российской Федерации и иными документами, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером.
В необходимых случаях в тексте должностной инструкции конкретизируются положения о материальной ответственности работника по должности.
Например, вы можете оговорить в должностной инструкции в разделе “Ответственность” следующее условие: если работник не будет выполнять свои обязанности, то он будет уволен по 33-ей статье. В этом случае он должен будет возместить фирме расходы на его питание, транспорт, машину фирмы и другие расходы.
Если в должностной инструкции указать, что сотрудник при нарушении своих обязанностей должен возместить фирме все расходы, то это психологически очень сильно подействует на него. Но это условие обязательно должно быть оговорено в трудовом договоре. Применение любых санкций — это право администрации, а не его обязанность.
Для материально ответственных должностей в обязательном порядке указывается необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
В отдельном пункте следует указать, что в соответствии с действующим законодательством работник несет ответственность вплоть до уголовной за следующие нарушения:
♦ разглашение сведений конфиденциального характера, утрата документов, содержащих такие сведения, нарушение установленных правил обращения с конфиденциальной информацией;
♦ передача посторонним лицам любых документов компании, не предусмотренная законодательством или интересами компании;
♦ сбор сведений, составляющих коммерческую тайну компании, если данные сведения не являются необходимыми для осуществления работником своих должностных обязанностей;
♦ незаконное получение денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное пользование услугами имущественного характера за совершение действий (бездействия) в связи с занимаемым служебным положением;
♦ неправомерный доступ к компьютерной информации, создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ, нарушение правил эксплуатации компьютеров или компьютерной сети.
Составляя текст данного раздела, необходимо помнить и о том, что число сформулированных пунктов в нем не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов предоставленных прав и ответственности.
В “Поощрения”, прежде всего, вносится оклад и различные выплаты, связанные с этим окладом.
Хорошо, если в должностной инструкции отмечены показатели, по которым можно было бы примерную часть оплаты труда или увеличить, или уменьшить. Во многих фирмах, кроме оклада, устанавливаются различные поощрения: бесплатное питание, проезд на транспорте, другие социальные выплаты, связанные с отпуском.
Если сотрудник работает по трудовому договору на неопределенный срок, то, естественно, ему платят за труд. Уволить его практически нельзя, и тогда стимула хорошо работать практически нет. Поэтому все-таки лучше в должностной инструкции, в разделе “Поощрения”, сделать акцент на результат, тогда появится стимул работать лучше.
Если в контракте отмечено, что должностная инструкция, с которой ознакомлен работник, является неотъемлемой частью договора и может быть изменена только с согласия работника, тогда сотрудник может еще воспротивиться изменению своих обязанностей.
Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
· при изменении названия предприятия или структурного подразделения;
· при изменении названия должности;
· при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом-приказом директора
Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.
Источник: https://infopedia.su/9x3e19.html
К валификационные требования и должностные обязанности работников общего и профессионального образования профессионально-квалификационных групп i к валификационные требования и должностные обязанности работников общего образования профессионально-квалификационных
Согласование и утверждение должностной инструкции.
После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить.
Однако до этого должностную инструкцию необходимо подписать. Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции? Необходимо обратить внимание, что это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем: неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. По общему правилу: должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.
Должностная инструкция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.
Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение же должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.
Причем утверждает должностные инструкции руководитель организации (работодатель) единолично. Учета мнения представительного органа работников в создании и утверждении инструкций трудовое законодательство не предусматривает, что отличает этот документ от других локальных актов.
Учет дат утверждения должностных инструкций, а также внесения изменений в них является важным моментом применения должностных инструкций. Порядок делопроизводства, принятый у конкретного работодателя должен предусматривать журнал («Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним» или «Книга регистрации…»), в котором бы фиксировалась такая информация, как название инструкции, дата утверждения, внесение в неё изменений, характер изменений. Наличие подобного журнала, на первый взгляд, может показаться излишним. Но поскольку должностные инструкции являются документами, регламентирующими деятельность конкретного работника, то могут возникнуть различные спорные с юридической точки зрения ситуации. И здесь эта информация может оказаться бесценной.
Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя, как правило, один экземпляр — в отделе кадров, другие – в структурном подразделении и у самого работника.
Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) необходимо хранить в пределах следующих сроков:
— по месту разработки и утверждения хранятся постоянно;
— в прочих организациях хранятся 3 года (после замены новыми).
б) индивидуальные (персональные) хранятся в течение 75 лет в составе личных дел.
ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст, предъявляет следующие требования к языку должностной инструкции: «Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации».
Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» предписывает текст должностной инструкции излагать от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте использовать слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Там же в пункте 2.7.2.3. утверждается, что «констатирующей частью должностной инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий».
Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
По общему правилу, основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:
II. должностные обязанности;
Это основные разделы должностной инструкции, тот минимум, без которого нет этого документа.
Такой вывод можно сделать на основе анализа действующих отраслевых и утвержденных различными ведомствами типовых и примерных должностных инструкций (например, «Примерная должностная инструкция водителя троллейбуса», утвержденная Распоряжением Минтранса России от 8 октября 2003 года №АК-25-р; «Примерная должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа», утвержденная Приказом ФТС РФ ОТ 18.10.2004 №160).
При необходимости, в документ могут быть внесены и дополнительные разделы, например:
· Критерии оценки качества работы;
· Режим работы (если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовывать и планировать свой рабочий день);
· Взаимоотношения. Связи по должности;
· Порядок утверждения и изменения должностной инструкции.
Основные требования к форме должностных инструкций. Основные реквизиты должностной инструкции.
Разрабатывая должностную инструкцию, как правило, основное внимание уделяют её содержательной части, что, безусловно, важно. Однако нельзя забывать и о том, что текст, становится документом только после придания ему юридической силы, то есть он должен иметь соответствующую форму со всеми необходимыми реквизитами, правильно внесенными.
« Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления » (пункт 25 статьи 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28). В управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Должностная инструкция в соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой документации» ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 относится к организационно-распорядительным документам организации. Требования к форме организационно-распорядительных документов изложены в Постановлении Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), введенного в действие с 1 июля 2003 г. Данный ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три группы требований:
· состав реквизитов документов;
· требования к оформлению реквизитов документов;
· требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер.
При оформлении окончательного варианта должностной инструкции необходимо учесть, что в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:
1. наименование организации;
4. заголовок к тексту (наименование должности);
6. подпись разработчика документа;
8. отметка об ознакомлении работника с документом.
Первые четыре из перечисленных реквизитов должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом. Сразу после текста идет подпись разработчика, а за ней – визы согласования. И подпись, и визы ставятся на должностной инструкции до ее утверждения. Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции.
В некоторых случаях используют индивидуальные (персональные) должностные инструкции, которые пишутся для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать только в качестве исключения. Если инструкция пишется на конкретного человека, а не на должность, то при приходе нового работника он не сможет на ней расписаться, это потребует внесения в неё соответствующих изменений или утверждения новой должностной инструкции.
Порядок внесения изменений в должностные инструкции может различаться в зависимости от того, когда они внесены: до приема работника на соответствующую должность или после.
В первом случае процедура внесения изменений носит упрощенный характер — не требуется дополнительного оформления согласия работника. Можно создать новую должностную инструкцию и утвердить её или внести изменения в должностную инструкцию соответствующим приказом руководителя.
Теперь представим себе другую ситуацию, когда руководство пожелало внести изменения в должностную инструкцию сотрудника уже работающего в данной должности.
При этом процедура внесения изменений в должностные инструкции сильно различается от характера вносимых изменений, а именно, касаются они определенных сторонами условий трудового договора или нет. Об этом подробнее.
Трудовым законодательством определенные сторонами условия трудового договора подразделяются на обязательные (необходимые), то есть условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные (факультативные), наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. К дополнительным законодатель в части 3 статьи 57 ТК РФ относит следующие условия:
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Этот перечень не является закрытым и может дополняться по соглашению сторон.
Если должностная инструкция была оформлена приложением к трудовому договору, то внесение изменений в неё будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора.
Изменение определенных сторонами условий трудового договора должно осуществляться в порядке, предусмотренном статьей 72 ТК РФ. То есть по общему правилу любые условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.
Соответственно, внесение изменений в должностную инструкцию, конкретизирующую те или иные определенные сторонами условия трудового договора, должно быть оформлено дополнительным документом – соглашением, заключаемым между работником и работодателем в письменной форме.
Встречается довольно распространенная ошибка: при изменении того или иного положения в должностной инструкции старое просто вычеркивается и делается новая запись. Ни в коем случае в должностной инструкции зачеркивание не допускается, это юридически обесценивает этот документ.
Под изменением определенных сторонами условий трудового договора законодатель понимает, в том числе перевод на другую работу.
Согласно статье 72.1. ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую работу у того же работодателя допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ. То есть при наличии обстоятельств чрезвычайного характера (в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части) перевод не требует согласия работника, но может быть осуществлен на срок до одного месяца.
Перевод на другую работу следует отличать от перемещения работника на другое рабочее место. Согласно статье 72.1 ТК РФ не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
Порядок документального оформления письменного согласия работника о переводе зависит от того, от кого исходит инициатива о переводе, соответственно, это может быть заявление работника или соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ (распоряжение) о переводе работника, данный приказ является основанием для внесения изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с этим приказом работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае перевода, носящего постоянный характер, целесообразна иная процедура: издание новой должностной инструкции и её утверждение.
Законодатель допускает возможность изменения определенных сторонами условий трудового договора в одностороннем порядке — по инициативе работодателя, но лишь по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и в случае предварительного уведомления работника в письменной форме (статья 74 ТК РФ). При этом по инициативе работодателя допускается изменение всех определенных сторонами условий трудового договора, за исключением изменения трудовой функции работника (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы).
Под изменением организационных или технологических условий труда согласно пункту 21 Постановления Пленума ВС РФ №2 от 17 марта 2004 г. следует понимать такие изменения организации труда и организации производства, как:
— изменение техники и введение новой технологии;
— совершенствование рабочих мест на основе их аттестации;
— структурная реорганизация производства и тому подобное.
В случае трудового спора обязанность представить доказательства, что изменение определенных сторонами условий трудового договора вызвано изменением организационных или технологических условий труда, лежит именно на работодателе.
Поэтому данные изменения должны быть подтверждены документально, например, в приказе об изменении организационных и технологических условий труда нужно упомянуть, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация бухгалтерского учета на базе компьютерных программ и др.) со ссылкой на подтверждающие документы.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.
Работник должен ознакомиться с этим уведомлением или приказом (распоряжением) работодателя, и подтвердить этот факт своей подписью на документе и проставлением даты ознакомления. В случае отказа работника расписаться в получении уведомления (иного документа) о предстоящем изменении определенных сторонами условий трудового договора необходимо составить акт об этом с привлечением свидетелей.
На основании данного уведомления (иного документа), изданного работодателем, вносятся соответствующие изменения в тексты трудового договора, должностной инструкции, и иные локальные нормативные акты (Штатное расписание, Положение о структурных подразделениях и др.).
Работнику, который не согласен на продолжение работы в новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ.
Таким образом, если должностная инструкция регулирует те или иные определенные сторонами условия трудового договора, то её правовой статус обуславливает два возможных для работодателя варианта внесения изменений:
1) по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ);
2) в одностороннем порядке, по инициативе работодателя, но с учетом правил, предусмотренных статьей 74 ТК РФ (при этом трудовая функция работника обязательно должна остаться неизменной).
Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника и так далее.
Исполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) требует внесения соответствующих изменений, дополнений в трудовой договор и должностную инструкцию работника. На основании документа, отражающего письменное согласие работника о выполнении дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности), издается приказ (распоряжение) о внесении изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с которым работник знакомиться под роспись. Либо составляется отдельный документ — соглашение о внесении изменений в должностную инструкцию, который подписывается работником и работодателем.
Бывает и такая ситуация, что работник уже принят на работу, а должностная инструкция в отношении его должности утверждается работодателем позже. Такая должностная инструкция вводится в действие в отношении данного работника только в случае, если работник в письменной форме выразит на это свое согласие.
Реорганизация юридического лица, изменение наименования работодателя, внесение иных изменений в учредительные документы, или изменение наименования структурного подразделения также сопровождается внесением соответствующих изменений в локальные нормативные акты на основании приказа (распоряжения) работодателя, а также в трудовые договоры, трудовые книжки и, соответственно, в должностные инструкции работников.
Напомним, что важным с юридической точки зрения является также учет внесения изменений в должностные инструкции. В специальном журнале (книге) регистрации должностных инструкций (смотри раздел 2.1.3. настоящей книги) должна фиксироваться информация о дате внесения изменений в конкретную должностную инструкцию и характере этих изменений (название раздела, что изменено, добавлено или удалено).
После замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться три года (пункт 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06 октября 2000 года).
1 Профессиональная компетентность понимается «интегральная характеристика специалиста, которая определяет его способность решать профессиональные проблемы и типичные профессиональные задачи, возникающие в реальных ситуациях профессиональной деятельности с использованием знаний и жизненного опыта, ценностей и наклонностей» (О.Е. Лебедев, А.П. Тряпицына).
Источник: https://textarchive.ru/c-1805857-p10.html
Приказ об утверждении должностных инструкций
Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.
Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению
Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.
При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.
Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.
При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.
Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.
Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.
Можно ли заменить приказ другой формой утверждения
Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.
Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.
Основание для приказа
Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.
Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…
Кто пишет приказ непосредственно
Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:
- юрисконсульт,
- специалист кадрового отдела,
- секретарь и т.д.
Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.
После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.
Как составлять приказ
На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:
- номер,
- дату и место составления,
- название компании,
- полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.
В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.
Как оформлять приказ
Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.
Как хранить приказ
Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.
Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-utverzhdenii-dolzhnostnyh-instrukcij/