Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдать командировочные водителю». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Приказ № 152 Минтранса говорит, что если путевой лист оформляется более чем на один день, то в нем проставляются даты начала и окончания рейса — число, месяц, год. В течение этого срока путевой лист должен быть использован. Но что делать, если:
- Вы не знаете точно, когда водитель вернется. Это вполне возможно — всё зависит от того, какие неисправности найдут у автомобиля на СТО, не придется ли заказывать и ждать какие-то детали и т.п. Тогда ставьте в путевом листе приблизительную дату возвращения, с учетом нескольких «запасных» дней.
- Водитель не успевает вернуться к указанному в путевом листе сроку. В этом случае нужно оформлять новый путевой лист, на обратную дорогу. Водитель может заполнить его сам или обратиться еще к какой-либо организации, той же СТО. В любом случае, несколько чистых запасных бланков у водителя на этот случай всегда должны быть.
Обратите внимание! Лист должен быть оформлен от имени владельца ТС, то есть работодателя водителя — причем с правильным порядковым номером. Поэтому водитель в такой ситуации звонит работодателю и выясняет следующий по журналу учета движения путевых листов номер. Этот номер организация (в нашем случае СТО) и проставляет на путевом листе.
Будет ли это являться нарушением и могут ли возникнуть впоследствии вопросы у проверяющих органов? Мы специально по этому поводу обращались с запросом в Минтранс, и получили ответ, что на путевом листе не требуется печати либо штампа владельца ТС, поэтому проблем не будет.
Многие думают, что проходить предрейсовый медосмотр водителю в длительной командировке надо каждый день. Это не так. Медосмотр потому и назван предрейсовым, что он проводится непосредственно перед рейсом, который по нынешнему законодательству может длиться сколько угодно.
Допустим, вы отправили водителя в рейс, который длится с 25 по 30 апреля. Отметка о предрейсовом осмотре, которая стоит у него в путевом листе, действует все эти дни. Если до окончания срока путевого листа водитель благополучно вернулся домой — отлично, больше никаких медосмотров в рамках этого рейса ему проходить не надо.
А вот если он задержался в пути и срок путевого листа истек, то ему нужен новый путевой лист. И, соответственно, новая отметка о предрейсовом медицинском осмотре. То есть если предполагается, что водитель в командировке может задержаться — значит, надо заранее позаботиться о медицинском осмотре по месту нахождения ТС. Тут есть 2 варианта:
- заключить договор на предоставление медицинских услуг с какой-либо из клиник того населенного пункта, куда прибыл водитель (в нашем случае Тюмени);
- заключить договор с той же организацией (в нашем случае – СТО), куда приехал водитель — в том случае, если организация достаточно крупная, и у них есть свой медик.
Нужна ли в новом путевом листе отметка контролера ТС о предрейсовом техническом осмотре?
Да, конечно. Об этом тоже надо договориться с СТО, или иной организацией, пусть их контролер ТС проведет перед обратным рейсом вашего автомобиля технический осмотр и сделает отметку в путевом листе.
Обратите внимание! С 28 марта 2020 года Приказ Минтранса от 08.08.2018 № 296 действует в обновленной редакции. Теперь организации, которые эксплуатируют только легковые автомобили для собственных нужд, не обязаны проводить предрейсовый (предсменный) контроль технического состояния ТС.
Но тут вот какая хитрость: послабление только для тех организаций, на балансе которых числятся только легковые автомобили — и они используются только для собственных нужд компании. Если в этой компании появится, например, автобус для сотрудников, то организация автоматически выбывает из списка «льготников». Причем предрейсовый технический контроль в этом случае придется проводить для всех ТС, включая легковые автомобили.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.
Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.
Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.
Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.
Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.
Отправляем в командировку: пошаговая процедура
Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.
На титульном листе вписываются:
- ФИО работника
- подразделение
- дата авансового отчета
На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:
- наименования первичных документов или наименования расходов
- сумму, указанную в документе
- итоговую величину по совершенным расходам
- подпись
После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.
1. Транспорт
Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.
Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.
2. Найм жилья
До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.
3. Представительские расходы
Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).
Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.
- 08.06.2020 НИОКР и специальный коэффициент к норме амортизации ОС
- 08.06.2020 Вычет по НДС. Если услуга облагается по ставке 0%
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Командировка водителя: как правильно оформить путевой лист?
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Выдача суточных наличными оформляется кассовыми документами. Суточные через кассу можно выдавать: — по расчетно-платежной (платежной) ведомости; — по расходному кассовому ордеру.
Размер и порядок выплаты устанавливается локальными актами. Не облагайте НДФЛ и не начисляйте страховые взносы с суточных в пределах: • 700 руб. в день – при командировке по России; • 2500 руб.
в день – при загранкомандировке. В трудовом договоре пропишите: «Работнику установлен разъездной характер работы». Размеры и порядок возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Начало ► Трудовое Право ► Командировка
Расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов).
Примечание: При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером
> > Командировочное удостоверение водителю Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение водителям, если они работают в другом городе (но в том же регионе), притом что медика у них на месте командировке нет, а есть только у нас, и отметка стоит нашего медика. Не будет ли отсутствие командировочного удостоверения нарушением и поводом к штрафу ГИБДД.
В принципе этого можно не делать. Обычно выписывается путевой лист если человек едет в командировку сроком до месяца.
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:
Водителю нужно оформить командировочное удостоверение , в таком же порядке, как и обычному работнику ( подробнее в п.1 приложения к ответу, образцы документов в п.
2 приложения к ответу). Кроме командировочного удостоверения водителю нужно оформить путевой лист ( см. п. 3.,4. приложения к ответу ). Если путевой лист отсутствует, то есть риск , что ФНС поставит под сомнение расходы на ГСМ до места командирования.
Вопрос Служебная командировка- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.
1 ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, например в виде приказа о направлении в командировку. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч.
Если после — наступившие сутки.
По такому же правилу определяется день прибытия к месту назначения.
- Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
- Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
- Табель учета рабочего времени.
- Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
- Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.
Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.
Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение – до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.
Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.
Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:
- убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
- указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
- зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.
Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками.
С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать.
И это стоит иметь в виду.
В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Пример
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
| Модель автомобиля | Число и расположение цилиндров | Мощность двигателя, л.с. | Рабочий объем, л | КПП | Базовая норма расхода топлива, л/100 км |
| LADA KALINA (ВАЗ 11186) | 4L | 87 | 1,596 | 5М | 8,6 |
Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).
В командировку на служебном транспорте
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах.
Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.
При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:
- приказ об отправке сотрудника;
- путевой лист;
- копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
- квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.
Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:
- Название и порядковый номер.
- Срок действия (срок служебной поездки).
- Личные данные работника.
- Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
- Расход ГСМ.
ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.
Основные образцы документов:
Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:
- проезда к месту назначения и обратно;
- съема жилья для временного проживания;
- прочих расходов при согласовании с работодателем.
Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.
Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:
- квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
- чеки на ГСМ;
- маршрутный лист;
- служебная записка.
Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах.
К нему необходимо приложить:
- командировочное удостоверение с отметками;
- служебное задание с отчетом о проделанной работе;
- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю.
После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги. И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма. В связи с этим возможны два варианта.
ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный).
Трудовые отношения Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ч.
1 Трудового кодекса РФ): расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Правовую природу суточных в отношении служебных командировок еще в 2005 г.
сформулировал Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, указав, что выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
Размеры и порядок
Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.
В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:
Существует категория граждан, которых не является дисциплинарным поступком. В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы.
В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то . Такой вывод подтверждают Минфин России в и судебная практика (см., например, постановления ФАС , ).
В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы ().
Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:
- выплаты за дни простоя;
- иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.
- пособие по нетрудоспособности;
- отпуск по уходу за ребенком;
Дополнительная информация Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность.
Дополнительно факт отражается в приказе.
Требуется ли дальнобойщику командировочное удостоверение
В этом случае поездка водителей не является командировкой.
Поэтому возмещение командировочных расходов (в том числе суточных) не производится.
В то же время считается, что работа водителей носит разъездной характер (т.е. условия работы отличаются от нормальных), поэтому им должны быть установлены надбавки за разъездной характер работы.
Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
- 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
- Суточные по России = 700 руб.
- Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Строительная организация направляет в командировку своих сотрудников-строителей, не имеющих стационарного рабочего места в офисе организации (по месту ее нахождения).
Обособленных подразделений на местах объектов организация не создает. При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение и выплачиваются суточные 700 руб. в сутки.
Возможно, для обоснования затрат правильнее считать характер работы сотрудников разъездным (подвижным) и выплачивать им вместо суточных особую компенсацию, пусть даже в сумме 700 руб. в сутки? Ведь если оставить все как есть, то велик риск непризнания расходов. Необоснованные суточные могут признать доходами сотрудника и обложить НДФЛ, а компенсация за разъездной (подвижной) характер работы этим налогом не облагается.
У сотрудника разъездной характер работы. В положении о компенсации при разъездном характере работы прописано, что компенсация требуется, если сотрудник направляется в место, которое находится от постоянного места работы на расстоянии более 100 км.
Место, куда направляют сотрудника, удалено более чем на 100 км. Там он остается на 3 дня. Расстояния при перемещении сотрудника там не превышают 100 км. Выплачивать ли ему в эти дни компенсацию?
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
- В командировку можно направить только то физическое лицо, с которым работодатель заключил трудовой договор. Например, лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не могут быть направлены в служебную командировку. Так как отношения между данными лицами и работодателем не являются трудовыми, то есть не подпадают под действие ТК РФ.
- В организации должен быть оформлен распорядительный документ о направлении работника в служебную командировку (например, приказ), который подписывается руководителем.
- Срок командировки и служебное поручение должны быть четко определены. Несмотря на то, что согласно действующему законодательству, срок командировки не ограничен, не следует забывать о том, что он должен быть целесообразным. Вряд ли можно поручить работнику выполнение служебного задания сроком в один год. Здесь уже речь может идти не о служебной поездке, а о временном переводе работника на работу в другую местность или в другое подразделение.
Также следует добавить и о служебном поручении: оно должно носить только производственный характер. Например, запрещено направлять работника в командировку для выполнения личных поручений руководителя. Данный факт будет указывать на нарушение норм ст.60 ТК РФ. В соответствии с указанной нормой запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовой функцией, которая определена ему трудовым договором. - Служебное поручение должно выполняться вне места постоянной работы.
Как выдать командировочные водителю
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:
- заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
- в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
- после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
- после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).
Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:
- сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы,
- предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус.
Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения.
Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.
В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т.
п.). Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.
Положение о командировках Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.
Мы рекомендуем почитать о Бланке командировочных удостоверений: что изменилось материал по этой ссылке.
Что считается командировкой для водителя
Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства. Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и т.д.) является день утверждения авансового отчета.
Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп.
11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.
Положение о командировках Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Пример.
ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 г. направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю. А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г.
Аналогичным образом определяется и день приезда работника.В зависимости от времени отъезда в командировку решается вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку.
Продолжительность командировки составила один день Обязан ли работодатель выплатить суточные работнику, направленному в однодневную командировку по России? В Положении не содержится ответа на данный вопрос.
Однако в абз. 4 п. 11 названного документа указано следующее.
В случае направления работника в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Внимание Все вопросы, касающиеся ведения журнала, необходимо закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Как оформить поездки водителей-дальнобойщиков – как командировки или как разъездную работу.
Предназначение путевого листа и его суть На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа.
Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.
:
- Срок действия и ответственность за отсутствие путевки ↓
- Заключение ↓
- Основные виды путевых листов ↓
- Реквизиты, указываемые в путевом листе и процедура его заполнения ↓
- Образец заполнения ↓
Лист должен быть оформлен надлежащим образом. Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:
- Водительское удостоверение;
- Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.
- Свидетельство о регистрации машины;
Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме).
По общему правилу за причиненный работодателю ущерб сотрудник несет ограниченную материальную ответственность — только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ). Перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.
Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Посмотреть пример приказа
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Пример
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
| Модель автомобиля | Число и расположение цилиндров | Мощность двигателя, л.с. | Рабочий объем, л | КПП | Базовая норма расхода топлива, л/100 км |
| LADA KALINA (ВАЗ 11186) | 4L | 87 | 1,596 | 5М | 8,6 |
Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).
Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:
- авансовый отчет
- служебную записку
Посмотреть пример служебной записки
- путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
Посмотреть пример путевого листа
- чеки, квитанции, счета за ГСМ.
Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.
Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- название и номер,
- срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
- собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
- сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
- данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.
Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:
- заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
- в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
- после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
- после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).