Обособленное подразделение кадровые документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обособленное подразделение кадровые документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Следующий этап это подача документов на паспорт. ВНЖ Российской Федерации;. Будучи на территории Российской Федерации, важно сразу зарегистрироваться в месте проживания и обратиться в посольство, чтобы встать на учет.

Как вести кадровую документации в филиале компании

Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер

Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации.

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

Централизованное – характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.
Децентрализованное – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
«Смешанное» – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1.

Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

Определение полномочий руководителя филиала

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение об оплате труда;
положение о стимулирующих добавках;
положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Кадровый аудит филиала – это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

печать филиала;
документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести?

Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы. Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.
После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ – несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.
В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5.
После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую). У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

создать единую кадровую службу;
изготовить для нее необходимое количество печатей;
уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы – филиал организации и его адрес).

Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

Какую печать использовать – организации или филиала – при заверке записей в трудовых книжках?

Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Инна Гущина — преподаватель кафедры менеджмента Института туризма и гостеприимства, Москва. Редакция журнала «Кадровик»

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-vesti-kadrovuyu-dokumentacii-v-filiale-kompanii

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Что является обособленным подразделением и кто им руководит

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства. На практике чаще всего имеют место две формы кадрового документооборота:

централизованная (оформление и хранение кадровой документации в головном офисе);
децентрализованная (оформление и хранение кадровой документации в ОП).

Выбор той или иной схемы документооборота зависит от специфики предприятия. Централизованный способ удобен, когда речь идет о небольшой численности сотрудников и нахождении головной организации и ОП в одном городе. Децентрализованный способ подходит для организаций, имеющих ОП в других городах. В этом случае на руководителя ОП оформляется доверенность, дающая ему право подписи трудовых договоров, приказов, прочих кадровых документов, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

Прием на работу

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.

Увольнение

Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки. Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника. Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст. 81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.

Как вести кадровую работу в филиале

Санкина Лариса,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).

Наталья МУХИНА,

ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

– После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.

В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).

Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.

При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

* Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Кадровое делопроизводство в структурных обособленных подразделениях

Руководители предприятий и компаний, имеющих структурные подразделения, нередко сталкиваются с проблемой ведения делопроизводства.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

На что есть свои причины. Основная ошибка состоит в том, что далеко не всегда учитываются различия между двумя разновидностями структурных подразделений: филиалами и представительствами. Но, тем не менее, кадровое делопроизводство в них существенно различается.

Самостоятельными юридическими лицами структурные подразделения не являются. Представительства защищают и представляют интересы основной компании, филиалы выполняют частично либо полностью производственные функции головного предприятия. Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом.

Существует два способа ведения делопроизводства организацией с обособленными подразделениями: централизованное или децентрализованное. В первом случае весь процесс выполняют сотрудники головного предприятия. Головная организация отвечает за создание, обработку и хранение документов учета личного состава предприятия в целом и бумаг, в которых зафиксированы этапы движения кадров. Руководители представительства или филиала не могут решать проблемы в деловых отношениях, а также утверждать увольнение, перевод или прием на работу сотрудников.

Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия. Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании. Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины. Структурное подразделение самостоятельно и в полном объеме ведет документацию. Ответственность за это возлагают на специалистов по кадрам путем издания специального приказа. В отдельных приказах закрепляют обязанности кадровых работников. Их грамотный и профессиональный подход к вопросу позволяет видеть четкую картину состояния дел.

Филиал

Значение слова Филиал по Ефремовой:
Филиал — Местное отделение крупного предприятия, учреждения или общественной организации.

Значение слова Филиал по Ожегову:
Филиал — Самостоятельное отделение какого-нибудь учреждения

Филиал в Энциклопедическом словаре:
Филиал — (от позднелат. filialis — сыновний) — обособленное подразделениеюридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющеевсе или часть его функций. Не является юридическим лицом.

Значение слова Филиал по Финансовому словарю:
Филиал — по законодательству РФ предприятие имеет правоучреждать фи-лиалы, представительства и другие обособленные подразделения.

Согласование вопроса о разрешении таких обособленных подразделений с соответствующими местными Советами производится в порядке, установленном для созда ния предприятия. ФИЛИАЛЫ действуют на основании уставов или положений о них, утверждаемых предприятием. Учреждение ФИЛИАЛОВ и представительств,а также других обособленных подразделений на территориях других госу дарств можетосуществляться в соответствии с законодательством по местуоткрытия предприятия, еслииное не предусмотрено международными соглаше ниями. Будучи структурными подразделениями предприятия, его ФИЛИАЛЫ ипредставительства не могут обладать правами юридического лица. В граж данском обороте они выступают от имени и в интересах учредившего их предприятия.

Значение слова Филиал по словарю Ушакова:
ФИЛИАЛ, филиала, м. (от латин. filialis — сыновний).Отделение крупного учреждения или организации. Грузинскийфилиал Академии Наук СССР.Филиалбанка.

Определение слова «Филиал» по БСЭ:
Филиал (от позднелат. filialis — сыновний, лат, filius — сын)
организация, являющаяся частью какой-либо другой организации (предприятия,учреждения и т.п.) — юридического лица. Ф. выполняет его функции не в полном объёме или вне места его нахождения.

Как вести кадровую документации в филиале компании

По сов. праву Ф. создаются в порядке, установленном законодательством Союза ССР и союзных республик. В гражданском обороте Ф. выступает от имени образовавшего его юридического лица, которое выдаёт руководителю Ф. Доверенность (ст. 31 ГК РСФСР). В отличие от Ф., представительство юридического лица образуется за пределами его местонахождения для выполнения какой-либо функции или осуществления вспомогательной деятельности.

ФилиФилиал Филиальный

Перевод сотрудников в обособленное подразделение

Вернуться назад на Перевод сотрудника

Давайте разберемся, что именно подразумевается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке будет зависеть от того, меняется ли место работы работника. Часто работодатели путают понятия перевод и перемещение работников, но эти понятия имеют существенные различия.

Для верного оформления документов необходимо определить, имеет место перемещение или перевод работника. В том и другом случае работник остается работать в компании. Однако при перемещении условия трудового договора остаются неизменны, в том числе не меняются трудовые обязанности работника, не изменяется местность выполнения трудовых обязанностей. На оформление перемещения работника работодателю не требуется получать его согласие.

При переводе работника могут меняться трудовые обязанности работника или местность, на территории которой работник выполняет свою работу.

При оформлении перевода обязательно требуется согласие работника, исключением будет являться случай перевода, который носит временный характер, при возникновении ЧП.

Если работник был принят на работу в обособленное структурное подразделение предприятия, удаленное от местности нахождения головной компании, то в трудовом договоре с ним нужно указать структурное подразделение и его территориальное нахождение.

Если в трудовом договоре не будет определено структурное подразделение, то в дальнейшем его изменение будет считаться перемещением работника, а если подразделение указано, то такое изменение в условиях будет являться переводом. Если осуществляется перемещение работника в обособленное подразделение, то запись в трудовой делать не нужно.

Инициировать перевод в другое подразделение компании может как сам сотрудник, так и его работодатель.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Если перевод инициирует сотрудник, то он составляет заявление о переводе.

Если перевод сотрудника инициирован работодателем, то необходимо уведомить сотрудника о переводе и заручиться его согласием на данные изменения в работе. Уведомление о переводе работодатель может составить в свободной форме. Работник должен ознакомиться с уведомлением и подтвердив свое согласие прямо на уведомлении поставить подпись «Согласен на перевод».

В трудовую книжку и личную карточку работника вносятся, в частности, информация о приеме на работу, переводах на другую постоянную или временную работу, об увольнении. По поводу того, вносится ли запись в трудовую книжку о перемещении в обособленное подразделение, в законодательстве указаний нет.

Перемещение работника необходимо оформить приказом работодателя. Составить приказ на перемещение можно в свободной форме, так как унифицированная форма документа не утверждена.

При переводе понадобится внести записи в трудовой книжке и личной карточке работника. Образец записи в трудовой книжке о переводе в обособленное подразделение: «Переведен в цех №5 на должность начальника склада в обособленное подразделение..». Завершая процедуру перевода не забудьте внести запись в личную карточку работника.

Стоит обратить внимание, что обособленные подразделения компании не являются работодателем по отношению к работникам, которые устраиваются туда на работу. Работодателем для работников в таком случае является головная организация (юридическое лицо), даже несмотря на то, что руководитель обособленного подразделения может заключать трудовой договор с устраивающимся на работу работником от имени юридического лица.

Оформление работника на работу происходит в общем порядке. У работника, который устраивается в обособленное структурное подразделение, работодатель требует документы, которые понадобятся для трудоустройства.

В трудовой договор с работником должны быть включены все обязательные пункты и условия, которые предусмотрены трудовым законодательством. Подписывает трудовой договор в обособленном подразделении представитель работодателя, наделенный такими полномочиями.

Напомним, что в случае, если работник устраивается на работу в обособленное структурное подразделение компании, которое территориально удалено от основного офиса компании, в трудовом договоре с ним необходимо указать структурное подразделение и его территориальное нахождение.

Приведем в пример запись в трудовой: «Принят в обособленное подразделение в г. Щелково Московской области на должность начальника склада».

Перевод работника
Персонал организации
Персонал предприятия
Подбор персонала
Права работников

Назад | | Вверх

Как вести кадровую работу в филиале

Санкина Лариса,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Наталья МУХИНА,

ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

* Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

В компании теперь есть Головная организация и Обособленное подразделение. В данном случае Штатное расписание ведется одно общее или два разных штатных расписания необходимо вести? Если одно общее необходимо ли разделять обособленное подразделение со своей структурой и Головное со своей структурой? КДП ведет один человек и в Головном и Обособленном подразделении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Обособленное подразделение

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Обособленные подразделения.

Акция месяца 8- Подскажите пожалуйста наша организация по Уставу зарегистрирована в Сургутском районе, сам офис находиться в городе Сургуте, снимаем площадь.

Налоговая с города сказала, что так как мы снимаем площадь в городе Сургуте, мы обязаны открыть обособленное подразделение в городе и налоги перечислять в город. У меня вопрос как по кадровому делопроизводству все правильно оформить? Нужно ли изменять штатное расписание, нужно ли уведомлять людей о переводе и переводить их, издавать приказ и.

Обособленное структурное согласно ст. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Важную информацию о хранении кадровых документов вы найдете в материале здесь. Обособленное подразделение организации — это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация стоит на учете в качестве налогоплательщика.

Как мы понимаем, налоговый учет и контроль в г. Сургуте осуществляется другим налоговым органом, в связи с чем присутствует такой признак, как территориальная обособленность. Создание рабочих мест является вторым критерием для признания подразделения обособленным. При этом под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя ч.

Поэтому при рассмотрении споров о наличии отсутствии обособленного подразделения арбитражные суды, прежде всего, уделяют внимание этому моменту.

Например, если организация арендует помещения для ведения деятельности, но факт создания в них рабочих мест не установлен, то и обособленного подразделения нет Постановление ФАС Северо-Западного округа от Нужно учитывать, что обособленное подразделение образуется и в том случае, когда по месту его нахождения оборудовано только одно рабочее место Письмо УФНС России по г. Москве от При этом неважно, отражено или не отражено создание обособленного подразделения в учредительных или иных организационно-распорядительных документах приказах, распоряжениях организации.

Не имеет значения также объем полномочий, которыми это обособленное подразделение наделено абз. Организации необходимо будет встать на учет по месту нахождения такого подразделения в налоговой инспекции п. Если организация создает обособленное подразделение в иной форме, нежели филиал или представительство, то она должна уведомить об этом налоговую инспекцию по своему местонахождению в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения подп.

На основании данного сообщения налоговая инспекция поставит организацию на учет по месту нахождения ее обособленного подразделения в течение пяти дней с момента получения сведений п. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами это тоже обособленные подразделения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Интересная информация о Графике отпусков вновь созданной организации размещена здесь.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. У работодателя не возникает обособленного подразделения, если работники в другом городе работают на дому письмо Минфина от 18 марта г. В связи с чем, их нужно перевести в обособленное структурное подразделение в г. Сургут после его создания. Следует учитывать, что перевод сотрудника в другую местность возможен только с его письменного согласия.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности , если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей Одним из обязательных для включения в трудовой договор является условие о месте работы. А в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Согласно п. Таким образом, Ваши работники будут выполнять трудовую функцию в другой местности, и, соответственно, это должно быть зафиксировано в дополнительных соглашениях к трудовым договорам с обязательным указанием непосредственного места работы.

Филиал не является отдельным юридическим лицом п. А в филиал предоставляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию. Итак, в штатное расписание нужно будет внести вновь созданное обособленное структурное подразделение и направить выписку в филиал.

Подробно о внесении изменений в штатное расписание см. Так как сотрудники направляются в другую местность для выполнения своей повседневной трудовой функции уже после регистрации обособленного подразделения, то нужно заключать дополнительные соглашения о переводе, издавать приказы о переводе подробнее об оформлении перевода см.

Если сотрудники согласны а так как они фактически уже работают в г. Сургуте, полагаем, что они будут согласны; дополнительных соглашений достаточно, никаких уведомлений в данном случае не требуется. При этом, дополнительно отметим, что перевод возможен только с момента создания и регистрации обособленного подразделения. Также при переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация, обязана возместить ему расходы , связанные с:.

Такой порядок предусмотрен статьей Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры компенсации расходов определяются трудовым договором или дополнительным соглашением к нему ч.

Компенсации выплачивают на основании приказа руководителя организации. Ответ: Как оформить перевод сотрудника в другую местность. Перевод сотрудника в другую местность является видом постоянного перевода. Необходимость перевода сотрудника в другую местность возникает, когда:. Независимо от порядка перевода запрещается переводить сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья ч.

При переводе сотрудника в другую местность вместе с организацией инициатором перевода выступает организация. Чтобы осуществить такой перевод, необходимо получить письменное согласие сотрудника. Для этого оформите уведомление о предстоящем переводе в произвольной форме и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. В уведомлении сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. Если сотрудник согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем, внесите изменения в его трудовой договор.

Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения. В приказе в качестве основания для перевода укажите реквизиты дополнительного соглашения и трудового договора. На основании приказа сделайте запись о переводе в личной карточке сотрудника. С ней ознакомьте сотрудника под подпись. В недельный срок со дня издания приказа соответствующую запись о переводе внесите также в трудовую книжку сотрудника п.

Если сотрудник отказывается от перевода в другую местность вместе с работодателем, то его можно уволить п. При этом сотруднику должно быть выплачено выходное пособие в размере не меньшем, чем его двухнедельный средний заработок. В коллективном или трудовом договоре организация может предусмотреть больший размер пособия. Пример оформления перевода сотрудника в другую местность вместе с организацией. Электрика А. Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе в связи с переездом организации в другую местность.

С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Руководитель организации издал приказ о переводе.

Перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю оформляется через увольнение сотрудника с прежнего места работы и его прием по новому месту работы.

При этом новый трудовой договор с сотрудником должен быть заключен в течение месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Подробнее о порядке такого перевода и его документальном оформлении см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию. Какие расходы организация должна возместить сотруднику в связи с переводом на работу в другую местность.

В любом случае при переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация, которая будет работодателем сотрудника в новой местности, обязана возместить ему расходы, связанные с:. Типового образца для этого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. Для государственных муниципальных учреждений законодательством установлены нормы возмещения расходов на перевод сотрудника гражданского служащего в другую местность.

Так, для учреждений и государственных органов, финансируемых из федерального бюджета, они установлены:. Вместе с тем, эти ограничения касаются только использования средств бюджетной деятельности. Если у учреждения, финансируемого из федерального бюджета, есть доходы от деятельности, приносящей доход, размер данных выплат может быть увеличен приказом руководителя п. Гражданским служащим размер данных выплат также может быть увеличен по согласованию с представителем нанимателя.

С нами более 1 миллиона подписчиков. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Теперь за нарушения ГИТ будет штрафовать кадровиков. Как этого избежать. О сайте Ввести код доступа. А еще

Акция месяца 8- Подскажите пожалуйста наша организация по Уставу зарегистрирована в Сургутском районе, сам офис находиться в городе Сургуте, снимаем площадь. Налоговая с города сказала, что так как мы снимаем площадь в городе Сургуте, мы обязаны открыть обособленное подразделение в городе и налоги перечислять в город. У меня вопрос как по кадровому делопроизводству все правильно оформить?

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, — филиалы. Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений п.

Чтобы назначить директора филиала на должность, руководитель организации заключает с ним трудовой договор и издает приказ о назначении образец ниже. Если руководитель филиала имеет право оформлять и подписывать кадровые документы, закрепите эти полномочия в доверенности и трудовом договоре. Директор филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Организовать делопроизводство в филиале можно тремя способами: вести централизованное, децентрализованное или смешанное делопроизводство. Выбирайте удобный для вас способ с учетом расположения филиалов и численности сотрудников. Централизованное делопроизводство. Этот способ используйте, если филиалы находятся в одном городе с головной компанией. Обработку кадровых документов проводите в кадровой службе головной организации. Штатное расписание при таком способе делопроизводства не предусматривает кадровые службы или должности кадровиков в обособленных подразделениях.

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Акция месяца 8- Вебинар на тему «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах». Часть 2.

Также необходимы следующие документы:- договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население;- медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников если они предусмотрены по виду деятельности ;- копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов;- санитарно-эпидемиологическое заключение;- копия ЕГРЮЛ;- документы на ККМ,- документы на товары, в т. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Увольнение Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки.

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Обособленное подразделение

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Обособленные подразделения.

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Источник: https://taro-pl.ru/vazhnoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-v-obosoblennom-podrazdelenii.html

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Не является юридическим лицом. Значение слова Филиал по Финансовому словарю: Филиал — по законодательству РФ предприятие имеет правоучреждать фи-лиалы, представительства и другие обособленные подразделения.

Учреждение ФИЛИАЛОВ и представительств,а также других обособленных подразделений на территориях других госу дарств можетосуществляться в соответствии с законодательством по местуоткрытия предприятия, еслииное не предусмотрено международными соглаше ниями.

Будучи структурными подразделениями предприятия, его ФИЛИАЛЫ ипредставительства не могут обладать правами юридического лица.

В граж данском обороте они выступают от имени и в интересах учредившего их предприятия.

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы.

2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Деление обычно производится по разным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение

особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.при выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.>

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Для этого необходимо направить сообщение по , утв.

. На основании данного сообщения налоговая инспекция поставит организацию на учет по месту нахождения ее обособленного подразделения в течение пяти дней с момента получения сведений ( и НК РФ). Представительства и филиалы не являются юридическими лицами (это тоже обособленные подразделения).

Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Интересная информация о размещена здесь. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. Примечание: У работодателя не возникает обособленного подразделения, если работники в другом городе работают на дому (; ) или дистанционно ().

Ведение Делопроизводства в Обособленном Подразделении

описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.
документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. 4 ст. штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности); бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков; документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);

В свою очередь, генеральный директор организации является представителем юридического лица.

Подробности в материалах Системы:

Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации. При централизованной

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Обычно деятельность такого самостоятельного подразделения регулируется с помощью положения о структурном подразделении, утверждаемого руководителем организации.

Ведение кадрового делопроизводства может быть поручено одному специалисту, должность которого включена в штатное расписание. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства закрепляются в трудовом договоре такого работника и в должностной инструкции. В случае отсутствия отдельного работника, отвечающего за ведение и хранение кадровой документации, ведение кадрового делопроизводства осуществляется работниками организации на условиях совместительства или совмещения профессий.

По вопросам организационного обеспечения деятельности кадровой службы официальные рекомендации отсутствуют, поэтому каждый работодатель решает их по своему усмотрению.

Специально в законодательстве урегулирован вопрос о лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП.

Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании. Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета.

В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе.

Как известно, в ситуации увольнения

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

коллективным договором (если он имеется);правилами внутреннего распорядка;другими

Обособленное структурное подразделение и кадровые документы

Вы здесь Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как поступить: мы открываем обособленное структурное подразделение в Подмосковье. Как мне поступить с кадровыми документами, нужно ли делать отдельное штатное расписание, кадровые приказы и договора как-то выделять?

Нужно ли мне где-то указать, что я являюсь менеджером по персоналу в этом подразделении? Опишите, пожалуйста, всю процедуру.

Очень жду. Заранее благодарю. Ответ Ответ. В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса РФ обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства — является филиалом либо представительство.

Филиалы и представительства организации не являются юридическими лицами и действуют на основании положения, утвержденного создавшим его юридическим лицом.

Как именно поступать с кадровыми документами и кто (головная организация или обособленное подразделение) их будет оформлять, зависит от того, какие полномочия переданы обособленному подразделению головной организацией. Так, если положением о создании обособленного подразделения (филиала либо представительства) установлено, что они наделены правами набора — увольнения сотрудников и ведением кадровой документации, то всю кадровую документацию необходимо оформлять от лица и силами обособленного подразделения.

Если же обязанность по ведению кадровых документов остается за головной организацией, то ни отдельное штатное расписание, ни отдельные договора и приказы делать не надо. При этом, в трудовом договоре должно быть обязательно упомянуто, что работник принимается в филиал и место фактической работы сотрудника. Имейте в виду, независимо от того на чьи плечи ляжет обязанность оформления кадровых документов, согласно п.

3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Таким образом, в трудовой книжке необходимо указать наименование головной организации, поскольку филиал не признается юридическим лицом. О том, что Вы являетесь менеджером по персоналу в обособленном подразделении, должно быть указанно в вашем трудовом договоре (или должностной инструкции), а работодатель должен издать об этом приказ.

Рубрика: Ключевые слова: Опубликовано 2008-12-19 02:32 пользователем Hrreader

Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

Возлагать обязанности по оформлению кадровых документов на одного из работников подразделения также не всегда имеет смысл, так как при этом ему необходимы специальные знания и навыки (которым, возможно, его потребуется еще обучить).Если в подразделении достаточно большой штат (от 30 человек и выше), введение должностной единицы по оформлению кадровых документов оправданно.

Сотрудника можно взять по совместительству, либо передать обязанности работнику обособленного структурного подразделения в виде совмещения, расширения зоны обслуживания (ст. 602 ТК РФ).

Галина ПОГОДИНА, директор по управлению персоналом Saveco LLC.

(г. Нижний Новгород):– Больше всего вопросов при организации обособленного подразделения возникает вокруг печати.

Печать подразделения не является аналогом печати организации и не заменяет ее.

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Для этого необходимо направить сообщение по , утв.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами (это тоже обособленные подразделения). Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Далее. В трудовом договоре с работником должно быть указано место работы.

В случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, нужно указать место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Как вести кадровую документации в филиале компании

Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;

правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение об оплате труда;
положение о стимулирующих добавках;
положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб./год До 30 апреля в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

справочной базе,

«книжной полке»,

курсу по кадрам,

всем тестам и др.

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.
Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Все документы по кадровым функциям создаются отдельно в каждом филиале, там же они хранятся и подготавливаются к сдаче в архив.5.2. Кадровые службы филиалов ОАО оформляют прием на работу, изменение условий трудовых договоров, в том числе перевод на другую работу, предоставление отпусков работникам филиала, направление их в командировку, увольнение и др.5.3. В случае когда перевод работника осуществляется из головного офиса в один из филиалов, все документы оформляются кадровой службой головной организации, а затем документы работника передаются в соответствующий филиал.
Специалисты кадровой службы головной организации, ответственные за оформление переводов на другую работу, лично передают комплект документов, а работник кадровой службы филиала принимает их по акту. Таким же образом оформляется перевод из филиалов в головной офис.5.4.

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Запись о переводе в трудовую книжку и личную карточку работника и другие учетные документы ведет кадровая служба этого филиала. Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:- создать единую кадровую службу;- изготовить для нее необходимое количество печатей;- уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации.

Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)

В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы. Правовой статус филиала Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами.

Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер.

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Деление обычно производится по разным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение

Регистрация обособленного подразделения в 2019-2020 годах — пошаговая инструкция

Что такое обособленное подразделение

У компаний, которые приняли решение о расширении своих коммерческих интересов, может возникнуть необходимость в ведении деятельности через новые подразделения — филиалы или представительства (согласно ст. 55 ГК РФ), к примеру, в другом регионе нашей страны. Они будут преследовать те же цели, выполнять те же задачи, что и головная организация. Также обособленные подразделения наделяются всеми функциями главной компании либо их частью. Это позиция ГК РФ.

Позиция налогового законодательства отличается от гражданского. НК РФ выделяет как филиалы и представительства, так и просто обособленные подразделения. Согласно п. 1 ст. 83 НК РФ компания обязана поставить на учет каждое новое подразделение по месту его нахождения. Понятие обособленного подразделения можно найти в п. 2 ст. 11 НК РФ. Это отделение компании, фактическое местопребывание которого отличается от основного юридического адреса. Обособленное подразделение может быть образовано в другом регионе, городе или районе городского округа, то есть в другом муниципальном образовании. Одним из главных условий признания подразделения как обособленного выступает наличие в нем хотя бы одного стационарного рабочего места. При этом место должно быть организовано на срок больше 1 месяца (ст. 11 НК РФ).

В качестве примера можно привести такие структуры, имеющие подразделения, находящиеся в разных регионах страны и разных районах одного города, как:

торговые розничные сети;
банковские организации.

Обособленные подразделения могут быть разными и создаваться в силу разных причин. При этом регистрация по ГК РФ и НК РФ отличается. По ГК РФ регистрируются только филиалы или представительства, а по НК РФ — любое обособленное подразделение (по месту нахождения имущества, по месту установки ККМ). Для налоговой инспекции достаточно уведомления о том, что на ее территории находится, к примеру, ККМ или объект недвижимости. Это необходимо для контроля за налогообложением. Если ваше предприятие решило регистрировать обособленное подразделение по ГК РФ (как филиал или представительство), приготовьтесь к полномасштабной регистрации по всем правилам. И здесь вам понадобится подробная пошаговая инструкция по регистрации обособленного подразделения в 2019 году.

О том, возможно ли наличие обособленного подразделения у «упрощенца», читайте в статье «Открываем обособленное подразделение при УСН».

Пакет документов для регистрации

Итак, компанией было принято решение о создании обособленного подразделения. Прежде чем его зарегистрировать, ей нужно будет подготовить пакет определенных документов.

На этом этапе действия организации заключаются в следующем:

Решение о создании обособленного подразделения выносит орган управления предприятием — совет директоров, наблюдательный совет, собрание акционеров.
На основании этого решения органа управления, представленного в виде протокола, издается приказ о создании подразделения.

В приказе должно быть отражено:

название нового подразделения;
основание для его создания, например, протокол общего собрания акционеров (номер и дата);
местонахождение подразделения;
руководитель, который назначается и снимается с должности решением органа управления головного предприятия, например, решением наблюдательного совета, общего собрания акционеров;
в какой срок подразделение должно быть поставлено на учет.

Документ подписывается руководителем головной компании.

На основании приказа разрабатывается внутренний локальный акт — Положение об обособленном подразделении (филиале или представительстве). Оно закрепляет:
- степень правоспособности и полномочия нового подразделения;
- виды деятельности;
- функции;
- структуру управленческого аппарата;
- другие аспекты, которые касаются деятельности и действий подразделения.
Также приказ является основанием для внесения изменений в учредительные документы, если речь идет о филиале или представительстве. Их можно оформить в виде:
- отдельного документа, который прилагается к действующему уставу либо учредительному договору, например, изменения № 1;
- новой редакции учредительного документа.

После того как необходимая документация была собрана, переходим к следующему этапу.

Регистрация обособленного подразделения в 2019-2020 годах: пошаговая инструкция

На юридическое лицо возложена обязанность сообщить о создании обособленного подразделения в налоговую инспекцию в течение месяца после принятия решения об этом, например после даты протокола общего собрания акционеров. Согласно п. 3 ст. 83 НК РФ новое подразделение предприятия должно пройти процедуру постановки на налоговый учет и включения в ЕГРЮЛ.

Регистрацию обособленного подразделения проводят налоговые органы. Для этого предприятию необходимо обратиться в ту налоговую инспекцию, в ведении которой будет находиться подразделение по территориальному признаку (муниципальному образованию).

Для регистрации филиала или представительства в налоговые органы необходимо подать документы по следующему перечню:

копия решения органа управления о создании обособленного подразделения;
копия утвержденного положения об обособленном подразделении;
копия учредительной документации и ее изменений (отдельным документом или в виде новой редакции);
копия свидетельства о государственной регистрации главного предприятия;
копия приказов о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера нового подразделения;
копия платежного поручения или банковской выписки об оплате пошлины за государственную регистрацию, заверенную печатью и подписью руководителя кредитной организации;

На нашем сайте вы можете скачать образец платежного поручения для уплаты госпошлины «Платежное поручение на уплату госпошлины — образец 2019-2020».

выписка из ЕГРЮЛ для головной компании;
заявление о регистрации изменений по формам Р13001 (для изменений в уставе) и Р13002 (для изменений в ЕГРЮЛ).

Для прочих обособленных подразделений специального пакета документов не требуется. Согласно приказу ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6-36@ достаточно представить в налоговый орган сообщение по форме С-09-3-1.

Все копии должны быть заверены в нотариальном порядке. Если обособленное подразделение будет вести свою деятельность в арендованном помещении, то необходимо наличие копии договора аренды площади. Документы можно подать и в электронной форме по соответствующим каналам связи в виде сканов. В этом случае они будут заверены электронной цифровой подписью.

Регистрация проводится налоговым органом в течение 5 дней со дня фактической подачи пакета документов или поступления на сервер через электронный документооборот. В качестве документа, подтверждающего постановку на учет подразделения, выступает соответствующее уведомление.

При регистрации обособленному подразделению не присваивается ИНН, а только код причины постановки (КПП). В своей документации подразделение будет применять ИНН головной компании. При этом оно не является самостоятельным юридическим лицом.

Заявление на регистрацию иного обособленного подразделения по форме С-09-3-1

Само заявление представляет собой бланк на 1 листе. С его заполнением у предприятия не должно возникнуть сложностей.

ИНН/КПП головной компании;
ее полное наименование;
код налоговой инспекции;
ОГРН головного предприятия;
количество новых подразделений;
Ф. И. О. руководителя компании, его ИНН;
контактные сведения (телефон, адрес электронной почты);
круглая печать предприятия.

Если заявление подается не лично руководителем, а представителем, то в документе заполняются его данные. При этом его полномочия должны быть подтверждены документально. Обычно для этих целей применяется типовая форма доверенности.

Заявление подается в 2 экземплярах. Можно также в качестве второго экземпляра предоставить копию заявления. Это необходимо для отметки на нем о дате принятия специалистом налоговой инспекции.

Бухгалтерский учет в филиале и представительстве

Обособленное подразделение осуществляет деятельность в соответствии с целями и задачами головной компании. Функции, виды деятельности, уровень правоспособности и полномочий определяются головной организацией и закрепляются в положении об обособленном подразделении. В т. ч. и ведение бухгалтерского учета возможно в двух вариантах.

Вариант 1: подразделение не имеет собственного баланса.

В этом случае отделение не имеет собственного бухгалтерского отдела и расчетного счета. Все расчеты с контрагентами, в том числе с персоналом по заработной плате, осуществляет бухгалтерия головного офиса. При этом подразделение имеет право выписывать, к примеру, товарно-сопроводительные документы, но приниматься к учету они будут в головной бухгалтерии.

Вариант 2: подразделение находится на самостоятельном балансе.

Этот вариант предполагает создание бухгалтерской службы и ведение учета внутри подразделения. Оно имеет расчетный счет в кредитной организации и расчеты с контрагентами может осуществлять самостоятельно. Данные из бухгалтерской отчетности подразделения учитываются в общем своде по предприятию. Обособленное подразделение осуществляет учет по правилам учетной политики головной компании.

Как правильно составить учетную политику для своего предприятия, вы узнаете из нашего материала «Как составить учетную политику организации (2020)?».

Закрытие обособленного подразделения в 2019-2020 годах: пошаговая инструкция

Порядок закрытия филиала или представительства отличается от закрытия иного обособленного подразделения. Согласно подп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ предприятие обязано уведомить налоговый орган о закрытии филиала, представительства или иного обособленного подразделения в течение 3 дней со дня прекращения деятельности.

Порядок закрытия филиала и представительства похож на порядок открытия. Такие обособленные подразделения снимаются с налогового учета с полным пакетом документов: заверенная копия распорядительного документа о закрытии подразделения (например, протокол собрания совета директоров), изменения в устав и ЕГРЮЛ, заявление по форме Р13002.

Для закрытия иного обособленного подразделения достаточно подать в налоговый орган заявление по форме С-09-3-2, в котором указываются:

ИНН и КПП головной организации;
полное наименование;
код налогового органа;
ОГРН головной организации;
количество закрывающихся подразделений;
Ф. И. О. руководителя предприятия, его личный ИНН;
контактные сведения (номер телефона, адрес электронной почты);
печать предприятия.

При этом заявления на постановку и снятие с учета подразделения практически идентичны. Отличие состоит только в самом названии документа. Заявление также составляется в 2 экземплярах. Можно предоставить оригинал документа и его копию, на которой специалист налоговой инспекции проставит отметку о принятии.

Если закрываемое ОП было ответственным за централизованную уплату налога на прибыль, то помимо вышеуказанных документов в ФНС следует направить уведомления по форме 1 и 2.

Подробности см. здесь.

Итоги

Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом. Решение о создании нового подразделения выносит орган управления предприятием. После этого предприятию необходимо обратиться в налоговый орган по месту нахождения подразделение и предоставить необходимый пакет документов в течение месяца после принятия решения (для филиала или представительства). Для регистрации иного обособленного подразделения по налоговому законодательству достаточно уведомить налоговую инспекцию в форме заявления.

После регистрации подразделение получает собственный КПП, а ИНН применяет относящийся к головной организации.

НТВП «Кедр — Консультант»

Об оформлении кадровых документов при создании нового структурного подразделения

При приеме работника в штатном расписании не было структурного подразделения, созданного в дальнейшем, к которому теперь относится работник.

как правильно оформить кадровые документы в данной ситуации.

Обязательные для включения в трудовой договор условия названы в ст. 57 ТК РФ. Одним из таковых является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного подразделения и его местонахождения.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Однако не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

При заключении трудового договора в нем не было указано структурное подразделение, куда принимается работник, а трудовая функция и иные условия трудового договора не меняются. Соответственно, никакого перевода не происходит — это перемещение. Значит, и вносить изменения в трудовой договор нет необходимости.

Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.02.2016 N 33-426/2016 по делу N 2-5088/2015: изменение рабочего места или структурного подразделения можно признать перемещением, только если при заключении трудового договора это конкретное рабочее место (механизм, агрегат) или подразделение не оговаривалось и в договоре не предусмотрено. Если же конкретное рабочее место (механизм, агрегат) или структурное подразделение указано в трудовом договоре, то оно является его обязательным условием и, следовательно, может быть изменено только с письменного согласия работника.

Перемещение не влечет за собой изменения условий, зафиксированных сторонами в трудовом договоре. Смысл перемещения состоит в том, что работодатель предоставляет работнику другое рабочее место, либо переводит в другое структурное подразделение (при условии, что структурное подразделение не указано в трудовом договоре), расположенное в той же местности, либо поручает работу на другом механизме или агрегате. Главное — не происходит изменения условий, которые стороны ранее указали в трудовом договоре, причем речь идет о любых условиях договора, а не только об обязательных. В Определении Московского областного суда от 15.06.2010 по делу N 33-11570 было указано на неправомерность перемещения работника в другое структурное подразделение, но с выполнением аналогичной трудовой функции, поскольку условие о подразделении было закреплено в трудовом договоре. В таком случае мог быть осуществлен перевод работника с его согласия.

Рабочим местом для работника является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ).

Примечательным является то, что перемещение работника не требует его согласия (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Работодателю достаточно оформить соответствующий приказ и ознакомить с ним работника под подпись. Невыполнение приказа работодателя является основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания (Определение Верховного Суда РФ от 18.06.2010 N 25-В10-3).

Таким образом, если структурное подразделение не указано в трудовом договоре с работником, работодатель имеет возможность производить структурные преобразования достаточно оперативно, так как в ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ установлено, что не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если, конечно, это не влечет изменения трудовой функции работника и иных определенных сторонами условий трудового договора.

В этом случае работника необходимо ознакомить под подпись с приказом о перемещении в другое структурное подразделение. Дополнительное соглашение к трудовому договору в этом случае не заключается.

Однако следует обратить внимание, что если работа в другом структурном подразделении будет связана с изменением трудовой функции работника или других условий трудового договора, то к таким отношениям должны применяться правила не о перемещении, а о переводе (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Понятие трудовой функции определено в ст. 15 ТК РФ. Кроме того, необходимо иметь в виду, что ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ запрещает переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

При возникновении спора о правомерности перемещения работника работодателю надо быть готовым доказать следующие обстоятельства:

1) в результате перемещения не последовало изменения ранее оговоренных сторонами условий трудового договора;

2) трудовая функция в результате перемещения фактически сохранилась в пределах специальности, квалификации или должности;

3) отсутствуют противопоказания по состоянию здоровья для перемещения работника.

Основными будут являться письменные доказательства, в частности приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, приказ о перемещении с подписью работника об ознакомлении, характеристики старого и нового рабочих мест, а также подразделения, в которое работник был перемещен, место нахождения нового подразделения, справка о состоянии здоровья работника, подтверждающая, что перемещение не противопоказано ему по состоянию здоровья.

Путеводитель по кадровым вопросам. Как изменить существенные условия трудового договора

Форма: Приказ о перемещении работника без изменения трудовой функции (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, апрель 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Кадровое делопроизводство обществ с ограниченной ответственностью

Дата публикации: 04.11.2018 2018-11-04

Статья просмотрена: 78 раз

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

Коллективный договор.
Положение о порядке премирования.
График сменности.
Положение о хранении коммерческой тайны.

Преимущества коллективного договора:

‒ Договор позволяет закрепить и стабилизировать систему управления трудовыми отношениями, устанавливает общие для всех правила;

‒ усиливается мотивация работников на решение трудовых задач;

‒ работники материально заинтересованы в качественном выполнении своих трудовых функций;

‒ установленная система оплаты труда дает возможность планировать соответствующие расходы общества и управлять ими;

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Важную информацию о хранении кадровых документов 2016 вы найдете в материале здесь.

Таким образом, первый критерий – это территориальная обособленность.

Создание рабочих мест является вторым критерием для признания подразделения обособленным.

Организации необходимо будет встать на учет по месту нахождения такого подразделения в налоговой инспекции (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Интересная информация о Графике отпусков вновь созданной организации размещена здесь.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Что касается сотрудников:

Как мы понимаем, сотрудники согласно трудовых договоров работают в Сургутском районе.

В связи с чем, их нужно перевести в обособленное структурное подразделение в г. Сургут (после его создания).

Что касается штатного расписания:

При этом, дополнительно отметим, что перевод возможен только с момента создания и регистрации обособленного подразделения.

Если у работника такие расходы возникнут.

Подробнее об этом см. в доп. материалах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить перевод сотрудника в другую местность

Случаи перевода в другую местность

В каких случаях возникает необходимость перевода сотрудника в другую местность

Перевод сотрудника в другую местность является видом постоянного перевода. Необходимость перевода сотрудника в другую местность возникает, когда:

Независимо от порядка перевода запрещается переводить сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ).

Перевод в другую местность вместе с работодателем

Как оформить перевод сотрудника в другую местность вместе с работодателем

Пример оформления перевода сотрудника в другую местность вместе с организацией

Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему.

Запись о переводе на работу в другую местность вместе с организацией была добавлена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки.

Перевод в другую местность к новому работодателю

Как оформить перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю

Расходы на перевод в другую местность

Какие расходы организация должна возместить сотруднику в связи с переводом на работу в другую местность

В государственных и муниципальных учреждениях

Пример оформления в организации приказа на выплату компенсации расходов на перевод сотрудника в другую местность

Как оформить прием сотрудника в обособленное подразделение?

Отвечает Екатерина Белоусова, эксперт по труду и занятости

Нет, соглашения о переводе сотрудников заключать не надо.

То есть в договорах адрес подразделения указан, верно.

Обоснование

Из ситуации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

Из ситуации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как отразить в бухучете начисление зарплаты сотрудникам, работающим в обособленном подразделении (филиале) организации

В учете филиала начисление и выдачу зарплаты отразите так:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70
– начислена зарплата сотрудникам филиала;

Дебет 79-2 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44. )
– отнесены на расчеты с головным отделением организации расходы по зарплате;

Дебет 51 (50) Кредит 79-2
– получены деньги от головного отделения организации на выдачу зарплаты;

Дебет 50 Кредит 51
– сняты деньги с расчетного счета на выдачу зарплаты;

Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выдана зарплата из кассы филиала (перечислена зарплата на банковские карточки сотрудников).

Бухгалтер головного отделения организации делает такие записи:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 79-2
– отражены расходы по зарплате сотрудников филиала;

Дебет 79-2 Кредит 51 (50)
– перечислены (переданы) филиалу деньги на выдачу зарплаты.

Из ситуации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Куда сдавать справку 2-НДФЛ

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как налоговому агенту перечислить НДФЛ в бюджет

Уплата НДФЛ обособленными подразделениями

Для организаций, у которых есть обособленные подразделения, действует особый порядок уплаты НДФЛ.

О представлении сведений о доходах сотрудников, работающих в обособленных подразделениях организации, см. Как представить справку по форме 2-НДФЛ.

Из рекомендации

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ

Куда сдавать

В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений.

5 Сотрудники предпринимателя, который работает на ЕНВД или патентной системе налогообложения В инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ 6 Сотрудники предпринимателя, который совмещает ЕНВД и УСН

По сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, – в инспекцию по месту такой деятельности

По сотрудникам, занятым в деятельности на УСН, – в инспекцию по местожительству предпринимателя

Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как прописать место работы в трудовом договоре

Из статьи журнала «Трудовые споры» № 7, июль 2016

Как указать место работы в трудовом договоре. Формулировки для головного офиса, филиала и разъездных работников

Место работы при работе в обособленном подразделении

Мы принимаем работника в обособленное подразделение. Что нужно указать в трудовом договоре?

Что нужно конкретно прописать: его адрес или только населенный пункт, где оно находится?

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 13-14, июль 2010

Уплата НДФЛ организацией с обособленными подразделениями

Обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет расчетного счета*

Письмо ФНС России от 12.03.2014 №№ БС-4-11/4431@, БС-4-11/4431 «О перечислении НДФЛ»

О перечислении НДФЛ с доходов работников обособленных подразделений организации.

Обособленное подразделение

Централизованный учёт персонала в обособленных подразделениях

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы оформляются в головной организации.

Децентрализованный учёт персонала в обособленных подразделениях

Такими реквизитами могут быть:

Подскажите, пожалуйста, а как быть в такой ситуации:

Источник: https://komsindrom.ru/poleznaya-informatsiya/kak-oformit-kadrovye-dokumenty-pri-otkrytii-obosoblennogo-podrazdeleniya

Ведение трудовых книжек в филиалах

Организация приняла решение об открытии филиала в другом городе. Перед руководителем встал вопрос, как организовать работу с трудовыми книжками в этом обособленном подразделении. Разберемся, могут ли трудовые книжки храниться в филиале и вправе ли руководитель подразделения вносить в них записи о приеме на работу и увольнении.

Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет

Ответственность за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. По его распоряжению работу с этими документами может вести кадровая служба или иное уполномоченное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель — физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).

Для сотрудников филиала работодателем выступает не обособленное подразделение, а головная организация. Связано это с тем, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не может выступать в качестве работодателя и принимать решения о приеме на работу или увольнении с нее работников. Это касается также и тех филиалов, что выделены на отдельный баланс, имеют расчетный счет и выплачивают зарплату свои работниками самостоятельно. Такие полномочия возникают у филиала только если его ими наделяет головная организация.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек филиала законом не устанавливается и зависит от формы организации кадрового делопроизводства в организации:

Централизованная форма.

Все кадровое делопроизводство ведется в головной организации.

Децентрализованная форма.

Филиалы самостоятельно ведут кадровый учет по своим сотрудникам.

Смешанная форма.

Полномочия по ведению кадрового учета распределяются между головной организацией и обособленным подразделением. Так, например, внесение записей в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении с нее производится в головной организации, а записи о продвижении по службе производятся в филиале.

Форму ведения кадрового учета необходимо закрепить в локальном акте организации, например, в Положении о кадровой политике. В этом же документе следует отразить порядок и место ведения кадровых документов.

Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов работы с трудовыми книжками.

Вся работа с трудовыми книжками при централизованной форме делопроизводства ведется головной организацией. Этот вариант оптимален для компаний с 1-2 филиалами и небольшим количеством сотрудников в них.

Если же обособленных подразделений много и (или) они расположены в разных городах, лучше использовать децентрализованную или смешанную формы делопроизводства. Это позволит не только облегчить работу кадровикам, но и исключит риск пропуска сроков выдачи трудовых книжек при увольнении сотрудников.

Наиболее оптимальный вариант для территориально разобщенных структурных подразделений организации. Весь кадровый учет по сотрудникам филиала ведется непосредственно в самом структурном подразделении. Для этого руководителя филиала или уполномоченное лицо нужно наделить специальными полномочиями. Сделать это можно посредством издания руководителем организации соответствующего указа (распоряжения) или подготовки доверенности на имя руководителя филиала.

В указе или доверенности нужно четко прописать все полномочия лица, ответственного за ведение кадрового учета в филиале. Назначить ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в филиале можно:

Руководителя организации.

Этот вариант подойдет филиалам с небольшим количеством сотрудников. В доверенности на имя руководителя нужно четко прописать все его полномочия по ведению кадрового учета.

Сотрудника филиала.

Если ведение кадрового учета не относится к должностным обязанностям работника, с ним потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору. Сделать это можно только с согласия сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ).

Чтобы ответственное лицо филиала могло вносить записи в трудовую книжку, обособленное подразделение нужно обеспечить печатью с указанием названия организации, как юридического лица.

Если на печати филиала отсутствует название организации (например, стоит лишь название филиала или надпись: «Для кадровых документов»), то вносить записи в трудовую книжку такое подразделение не может. В этом случае трудовая направляется в головную организацию, где в нее вносится необходимая запись, после чего книжка снова возвращается в филиал.

При децентрализованной форме кадрового делопроизводства книга учета и движения трудовых книжек ведется только в филиале организации. В головном офисе дублировать ее не нужно.

При смешанной форме делопроизводства происходит разделение кадровых процессов между головной организацией и ее структурными подразделениями. Например, входящими и исходящими документами занимается головная организация, а внутренними (включая работу с трудовыми книжками) — обособленное подразделение.

С особенностями ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек можно ознакомиться здесь.

Запись в трудовой книжке филиала

Независимо от выбранной формы делопроизводства прием на работу сотрудника в филиал осуществляется всегда от имени работодателя, то есть головной организации, но в трудовом договоре и трудовой книжке с сотрудником нужно отразить, что принимается он в филиал. Указывать точный адрес филиала в трудовом договоре не нужно, достаточно лишь внести название организации и населенный пункт, в котором располагается обособленное подразделение.

Что же касается трудовой книжки, то внести запись в нее, при приеме сотрудника в филиал, можно 2 способами:

Указание названия филиала в заголовке

Указание названия филиала в записи о приеме на работу

Во избежание возможных споров с представителями трудовой инспекции рекомендуем использовать первый способ (с указанием названия филиала в заголовке).

Ведение электронных трудовых книжек 2020

С 01.01.2020 начался поэтапный переход с бумажного варианта ведения трудовой на электронный. На полный переход к новой форме ведения сведений о трудовой деятельности отводится весь 2020 год. Начиная с 2021 года бумажные трудовые утратят свою актуальность и использовать их смогут только те сотрудники, что выбрали такой формат ведения трудовых. Новым сотрудникам с 2021 года будут оформляться только электронные трудовые книжки.

Работодатели до 30 июня должны были уведомить своих сотрудников о выборе формы ведения трудовой, а сами работники до конца года должны решить, какой вариант им удобней: как и прежде — в бумажной форме, или по-новому — в электронном формате.

С пошаговой инструкцией по переходу на электронные трудовые книжки можно ознакомиться в этой статье.

Особенности уведомления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки, а также порядок выдачи сведений о трудовой деятельности зависит от применяемой в организации формы делопроизводства. При централизованной форме всеми этими вопросами занимается головная организация, в которой ведется весь кадровый учет. При децентрализованной форме, каждый филиал самостоятельно уведомляет своих сотрудников о необходимости выбора варианта ведения трудовой и самостоятельно выдает данные о работе по форме СТД-Р запросившему их сотруднику.

Подводим итоги

Порядок хранения, учета и ведения трудовых книжек зависит от установленной в организации формы ведения кадрового делопроизводства.
При централизованной форме делопроизводства хранение, учет, ведение и выдача трудовых книжек ведется в головной организации.
При децентрализованной форме делопроизводства кадровый учет ведется филиалами самостоятельно.
При смешанной форме часть полномочий (например, по приему на работу) берет на себя головная организация, а часть передается филиалу.
Наиболее оптимальным вариантом для ведения кадрового учета в организации с несколькими территориально удаленными филиалами является децентрализованная форма делопроизводства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/trudovye-knizhki-v-filialax/

Как вести кадровую документации в филиале компании

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Что является обособленным подразделением и кто им руководит

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Прием на работу

Увольнение

Как вести кадровую работу в филиале

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Кадровое делопроизводство в структурных обособленных подразделениях

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Филиал

Как вести кадровую документации в филиале компании

Перевод сотрудников в обособленное подразделение

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Как вести кадровую работу в филиале

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Обособленное подразделение

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Обособленное подразделение

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Ведение Делопроизводства в Обособленном Подразделении

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Обособленное структурное подразделение и кадровые документы

Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Как вести кадровую документации в филиале компании

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)

Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Регистрация обособленного подразделения в 2019-2020 годах — пошаговая инструкция

Что такое обособленное подразделение

Пакет документов для регистрации

Регистрация обособленного подразделения в 2019-2020 годах: пошаговая инструкция

Заявление на регистрацию иного обособленного подразделения по форме С-09-3-1

Бухгалтерский учет в филиале и представительстве

Закрытие обособленного подразделения в 2019-2020 годах: пошаговая инструкция

Итоги

НТВП «Кедр — Консультант»

Об оформлении кадровых документов при создании нового структурного подразделения

Кадровое делопроизводство обществ с ограниченной ответственностью

Кадровое делопроизводство обществ с ограниченной ответственностью

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

Как оформить прием сотрудника в обособленное подразделение?

Обособленное подразделение

Ведение трудовых книжек в филиалах

Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет

Запись в трудовой книжке филиала

Ведение электронных трудовых книжек 2020

Подводим итоги

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ