Как правильно оформить дубликат документа

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати. Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил.

33. Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату.

На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е.

без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

• 1 . изготовление и оформление документов
• 4. Требования к дубликатам и копиям документов
• 5.

Оформление дубликата трудовой книжки

Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать».

В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами.

Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе «Сведения о работе» сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже.

Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.
Справка На заметку После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила: 1.
Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация. 2.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными. Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии.

Что такое дубликат документа? Порядок выдачи дубликатов документов

Что такое дубликат документа? Это выданное правомочным органом его точное повторение. Даже юридическая сила в таком случае остается равнозначной оригиналу.

Оформление справок, выписок, дипломов, трудовых книжек, удостоверений можно инициировать вторично, если произошел казус: что-то потеряно или уничтожено, а возникла необходимость предоставить по месту требования.

Что такое дубликат документа, можно понять по его другому, отличающемуся от предыдущего, порядковому номеру и специальному штампу. Подтверждает действительность его подпись и печать.

При различных жизненных ситуациях делопроизводители, операторы, секретари требуют для выполнения услуг предоставления документального пакета:

• ПФР – при оформлении пенсий, пособий;
• компании – для устройства на работу;
• финансовые организации, когда принимают решения о выдаче кредита.

В одном случае указывают на необходимость предоставления оригиналов, в другом – на месте снимают копии, иногда нужно их нотариальное подтверждение подлинности. Это доказывает, что деловые бумаги имеют разный статус и назначение.

Паспорт, диплом об образовании, водительское удостоверение выдается на руки обладателю в единственном экземпляре. Если кредитной организации потребуется копия удостоверения личности, оператор на месте ее снимет, сверит и этого достаточно.

Многие учреждения требуют заверки документа у нотариуса. Можно от руки переписать данные на листе бумаги, прийти в нотариальную контору, там поставят печать, подтвердят подпись владельца.

[attention type=green]
Что такое дубликат документа и чем он отличается от других видов? Прежде всего, условиями выдачи.
[/attention]

А дубликат – это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии, даже заверенные, но не имеющие правовой силы.

Так, инспектор ДПС не примет копию водительского удостоверения как в бумажном варианте, так и как фотографию, например, на экране телефона. Попытка представить документ в таком виде вызовет удивление и не отменит наложения штрафа.

Если права были украдены, утеряны или пришли в негодность, можно лишь получить новые.

С 2014 года не выдают в ГИБДД временных ВУ. Необходимо прийти по месту жительства в отделение дорожной инспекции для подачи заявления. Если водительское удостоверение заменяют новым без всяких отметок, то ПТС подлежит восстановлению, при этом, кроме стандартной заявки, нужно знать, какие документы нужны для дубликата:

• удостоверение личности водителя;
• регистрационный талон машины;
• квитанция оплаченной госпошлины.

В ГИБДД проведут запросы в отношении нарушений, вынесут решение. Очередей сейчас нет, сотрудники работают быстро.

Если оригинал исчез, необходима точная замена, ее могут отличать только основные реквизиты. При этом:

• повторяется форма, формуляр, бланк;
• сотрудник органа, ответственный за выдачу, ставит сверху штамп, где написано о проведении дублирования;
• номер и серию выпускают вместе с бланком в типографии;
• подпись, печать, все графы с данными заполняют ручкой или печатают.

Дубликат документа — это точное повторение первоначального бухгалтерского отчета, сводной ведомости со всеми данными.

Потерять можно любой важности деловую бумагу. Из-за непрочности материала они приходят в негодность от излишней потертости, теряют четкость надписи. Аналитики собрали основания, в связи с чем чаще всего обращаются граждане:

• повреждение, потеря и кража;
• требования инстанций на судебное заседание представить свидетельство, чтобы продолжить рассмотрение вопроса;
• для проведения сделки с недвижимостью;
• лицензирования;
• участия в конкурсах, тендерах;
• регулирования финансовых запросов.

За восстановлением документов необходимо обращаться в то учреждение, которые изначально оформляло подлинник.

Процедура на получение дубликатов учредительных документов происходит по стандартной схеме:

• Заполняют заявку с перечнем требуемых документов.
• Составляют записки с пояснением оснований для оформления дубликатов.
• Оплачивают госпошлину.
• Подают запрос в соответствующее ведомство.

Документальный пакет подписывает руководитель предприятия, ставит печать.

В зависимости от назначения утерянного формуляра, отличаются учреждения, куда следует обращаться. Чтобы получить свидетельство о рождении – нужно с заявлением обратиться в ЗАГС.

Диплом восстановят в образовательном заведении, где обучался фигурант. Когда потребуется дубликат трудовой книжки – его оформит кадровик по месту работы.

Трудности будут в сборе всех записей, если многократно менялись компании.

Сотрудник отдела кадров сделает запросы, и по полученным выпискам заполнит недостающие подробности:

• общий и непрерывный стаж работы;
• переводы на должности;
• увольнения;
• награждения и поощрения.

Сведения неполные или сомнительные в книжку не вносят. Недействительные факты тоже опускают, если недостоверность будет подтверждена соответствующей выпиской.

Когда порча подлинников происходит при возникновении чрезвычайных обстоятельств, катастроф, пожаров, такое положение дел не влияет на право и порядок оформления такого дубликата документа, что не может не радовать пострадавшего.

Их полностью восстановит комиссия в соответствии с прежними оригиналами.

Любой важности сводку, ордер, протокол можно восстановить при условии, что они полностью пришли в негодность и их больше нельзя использовать по назначению.

Процедура подразумевает заявительный характер. Прежде чем получить желаемое, нужно обратиться в ведомство, которое правомочно осуществить действие.

Порядок выдачи дубликатов документов зависит от учреждения, в которое обращается заявитель.

Сотрудник откажется заверять информацию:

• изложенную карандашом;
• с подчистками, исправлениями, ошибками;
• на листах, не скрепленных между собой, с неясными для прочтения записями;
• нечеткой, смазанной печатью.

Аналогом оригинала копия никогда не станет и не может его полностью заменить, она нужна для подтверждения юридически факта:

• рождения;
• брака;
• собственности;
• работы;
• стажа;
• наличия специальных знаний.

В отношении дубликатов исполнительных документов, порядок выдачи судебных приказов регулирует ГПК РФ статьей 430. Обращаться с заявлением нужно в тот суд, который выносил постановление. На заседании будет рассмотрен вопрос и вынесено решение. О времени его проведения заранее извещают заинтересованных в деле лиц. После удовлетворения запроса заявителю будет выдан юридический акт.

Дубликат документа как оформить

При различных жизненных ситуациях делопроизводители, операторы, секретари требуют для выполнения услуг предоставления документального пакета:

• ПФР – при оформлении пенсий, пособий;
• компании – для устройства на работу;
• финансовые организации, когда принимают решения о выдаче кредита.

В одном случае указывают на необходимость предоставления оригиналов, в другом – на месте снимают копии, иногда нужно их нотариальное подтверждение подлинности. Это доказывает, что деловые бумаги имеют разный статус и назначение.

Паспорт, диплом об образовании, водительское удостоверение выдается на руки обладателю в единственном экземпляре. Если кредитной организации потребуется копия удостоверения личности, оператор на месте ее снимет, сверит и этого достаточно.

Многие учреждения требуют заверки документа у нотариуса. Можно от руки переписать данные на листе бумаги, прийти в нотариальную контору, там поставят печать, подтвердят подпись владельца.

[attention type=green]
Что такое дубликат документа и чем он отличается от других видов? Прежде всего, условиями выдачи.
[/attention]

А дубликат – это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии, даже заверенные, но не имеющие правовой силы. Так, инспектор ДПС не примет копию водительского удостоверения как в бумажном варианте, так и как фотографию, например, на экране телефона.

Потерять можно любой важности деловую бумагу. Из-за непрочности материала они приходят в негодность от излишней потертости, теряют четкость надписи. Аналитики собрали основания, в связи с чем чаще всего обращаются граждане:

• повреждение, потеря и кража;
• требования инстанций на судебное заседание представить свидетельство, чтобы продолжить рассмотрение вопроса;
• для проведения сделки с недвижимостью;
• лицензирования;
• участия в конкурсах, тендерах;
• регулирования финансовых запросов.

За восстановлением документов необходимо обращаться в то учреждение, которые изначально оформляло подлинник.

В зависимости от назначения утерянного формуляра, отличаются учреждения, куда следует обращаться. Чтобы получить свидетельство о рождении — нужно с заявлением обратиться в ЗАГС.

Диплом восстановят в образовательном заведении, где обучался фигурант. Когда потребуется дубликат трудовой книжки – его оформит кадровик по месту работы.

Трудности будут в сборе всех записей, если многократно менялись компании.

Сотрудник отдела кадров сделает запросы, и по полученным выпискам заполнит недостающие подробности:

• общий и непрерывный стаж работы;
• переводы на должности;
• увольнения;
• награждения и поощрения.

Сведения неполные или сомнительные в книжку не вносят. Недействительные факты тоже опускают, если недостоверность будет подтверждена соответствующей выпиской.

Их полностью восстановит комиссия в соответствии с прежними оригиналами.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут.

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ.

Как правильно сделать дубликаты документов?

• 1 . изготовление и оформление документов
• 4.

Требования к дубликатам и копиям документов

Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

1 . изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

• Документооборот, № 24
• Восстанавливаем утраченные документы, № 20
• Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
• В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
• ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
• Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
• Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
• Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
• Передаем учет аутсорсеру, № 3
• 2015 г.

Прошу подсказать, к нам пришло письмо о просьбе предоставить потерянные тов. -нак. , и счет-фактуру, как правильно и законно оформить предоставления повторных документов.

Кто подписывал документы сейчас не работают?? ? Налоговое законодательство не содержит определений терминов «дубликат» и «копия документа» , а также порядка их составления.

В соответствии со статьей 11 НК РФ в этом случае следует руководствоваться нормами иных отраслей законодательства.

Порядок выдачи и заверения копий документов регламентируется Государственной системой документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) (3) и ГОСТ Р 6.30-2003 (4). Копия. Так как копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, реквизиты и текст копии документа должны полностью соответствовать оригиналу.

На копии документов в реквизитах «Подпись» и «Ф. И. О. » должны быть указаны подписи и расшифровки подписей тех должностных лиц, которые визировали оригинал документа.

В отличие от дубликата в этом случае на счете-фактуре должен присутствовать дополнительный реквизит – заверительная надпись, свидетельствующая о соответствии копии подлиннику. Указанная надпись заверяется печатью организации.

4 Возьмите полученную вами справку и обратитесь в местное отделение ФРС, в котором вам и должны будут выдать дубликат в течение месяца.

5 Если же утерянный (утраченный) вами документ был выдан позднее, обратитесь напрямую в местное отделение ФРС для получения дубликата. 6 Если же правоустанавливающим документом был заверенный нотариально договор купли-продажи, сделайте запрос в архив той нотариальной конторы, где вы заключали этот договор.

7 Для того чтобы никто не смог воспользоваться вашими документами в том случае, если они были украдены или потеряны, обратитесь в суд с запрещением проводить любые сделки с вашей недвижимостью до тех пор, пока вы не восстановите документы.

В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным. Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.
В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.

На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

1. Что такое подлинник документа?

2. Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

Как правильно оформить дубликат документа?

При утере старой трудовой книжки или при невозможности ее дальнейшего использования гражданин имеет право получить дубликат документа. Процедура оформления дубликата должна проходить в строгом соответствии с законодательством.

Трудовая книжка является тем документом, который определяет официальный трудовой стаж конкретного человека, а также позволяет в будущем определить наличие у него должного уровня трудового стажа для начисления пенсии. А как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

На основании статьи 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка является документом, обязательным для предоставления работником при трудоустройстве.

Есть только два исключения из правила обязательного предоставления трудовой книжки – если речь идет о первом трудоустройстве, когда работодатель сам оформляет данный документ и делает в нем отметку о первом месте работы, либо когда речь идет о трудоустройстве по совместительству с оформлением либо трудового, либо гражданско-правового договора.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

В том случае, если речь идет об утере или порче трудовой книжки (независимо от того, кто виновен в данном факте), работнику выдается дубликат. Данное положение содержится в Части 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной в Постановлении Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Данная часть указанного правового акта говорит о том, что дубликат трудовой книжки, выданный в случае утери или порчи оригинала, имеет такую же юридическую силу, но только в том случае, если речь идет о правильном его заполнении, в частности, если был правильно указан общий рабочий стаж такого работника.

В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится указание на те случаи, когда может быть оформлен дубликат данного документа. Данный перечень, с одной стороны, является исчерпывающим, но с другой может быть расширен в индивидуальном порядке в случае наступления каких-либо дополнительных обстоятельств. К числу основных случаев выдачи дубликата трудовой книжки относятся:

Источник: https://finpomoj.ru/kak-pravilno-oformit-dublikat-dokumenta.html

Как оформить дубликат документа?

Дубликат договора, образец

Учебник: Делопроизводство

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа это «первый или единичный экземпляр официального документа».

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Начальник канцелярии Н.М.Сергеева

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.

Отпуск это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.

Подлинник, копия, дубликат

На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

1. Что такое подлинник документа?

2. Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

7. Какие бывают виды копии?

8. Как оформляется полная копия официального документа?

9. В чем особенность оформления выписки?

10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В правом верхнем углу: «ДУБЛИКАТ». Весь текст договора полностью перенабираете (за исключением штампа с регистрацией) , затем слова: ПЕЧАТЬ, ПОДПИСЬ (там, где были «живые» печать и подпись (настоящих печатей и подписей нет) , затем где были «живые» подписи другой стороны — ПОДПИСЬ (ПОДПИСИ) . Далее: Настоящий дубликат взамен утраченного экземпляра выдан когда и кем. Подлинный экземпляр хранится в делах администрации (или нотариуса…) . И уже «живые» печать и подпись должностного лица.

Если по Москве, то надо заказать дубликат в Префектуре. Готовят месяц. Стоит в районе 400 рэ.

Не специалист по получению дубликатов, но вот надергала ответы на подобные вопросы, может наведут вас на мыслю: 1. «Идти нужно в Отдел приватизации, где можно будет получить дубликат Договора приватизации, собрав предварительно справки из БТИ и из Учреждения юстиции о том, что данная квартира принадлежит Вам на основании договора приватизации и на настоящий момент находится в Вашей собственности» . 2. Итак, первое, что нужно выяснить, — была ли приватизация вашей квартиры оформлена надлежащим образом. Иными словами, получили ли вы свидетельство на вашу квартиру в регистрационной палате. Если получили, то дело существенно упрощается: вам нужно просто обратиться в палату и заказать себе дубликат свидетельства. Если не зарегистрировали договор приватизации, нужно будет обратиться в тот орган, где вы оформляли договор о приватизации, с тем чтобы вам выдали дубликат приватизационного договора. После этого идёте в палату и получаете свидетельство. 3. Даже при утрате собственником правоустанавливающих документов на недвижимость нет необходимости в их восстановлении, получении дубликатов нотариально удостоверенных договоров. Право не прекращается и не требует дополнительного подтверждения, пока в ЕГРП существует соответствующая запись. Для отечественного оборота недвижимости привычно увязывание существования права с наличием подлинников правоустанавливающих документов у правообладателя. В настоящее время наличие права должно подтверждаться выпиской из ЕГРП, а не подлинником или дубликатами документов, после составления которых может пройти и несколько лет.

Что такое дубликат документа

Как оформить дубликат договора

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Правила оформления дубликатов договора

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней

Для бухгалтеров поговорка «Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек» приобретает особый смысл. Первичка нужна под каждую хозяйственную операцию, особенно если она подтверждает расходы или вычеты по НДС. Одна ошибка — и все насмарку. Поэтому нужно ее исправить, но не абы как, а в специальном порядке. Что же это за порядок?

Азы корректировки первички

Их, пожалуй, знает каждый бухгалтер. Исправить можно любой документ, кроме кассовых и банковских бума г п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н . Детально порядок корректировки прописан лишь в Положении Минфина СССР 1983 года «выпуска » пп. 4. 2— 4.4 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Посмотрим, как это выглядит, на примере товарной накладной (приводятся только реквизиты и строки документа, необходимые для иллюстрации примера). Предположим, что со стороны продавца документ подписали два человека, а со стороны покупателя — один.

Исправленному 25.11.2013 с «10» на «18», с «37 500» на «67 500», с «412 500» на «442 500», с «четыреста двенадцать тысяч пятьсот» на «четыреста сорок две тысячи пятьсот» верить Перечислить исправления нужно для того, чтобы никто не засомневался, все ли они внесены и заверены указанной датой, не приписано ли что-то раньше либо позже

Далее условимся называть такой способ корректировки первички классическим.

Среди перечисленных шагов нет малозначительных. Если уж вы взялись править документы этим путем, все надо сделать именно так, как указано выше. На отдельные недостатки оригинальных бумаг, не влияющие на сумму операции, суды могут закрыть глаза, но к исправлениям они относятся очень трепетно.

Нет подписей, заверяющих корректировки? Документ исправлен в одностороннем порядке, без согласования с контрагентом? Прощайте расходы или вычеты, особенно если у ИФНС есть другие сомнения в честности сторон сделк и Постановления ФАС ЗСО от 20.03.2013 № А46-10735/2012; ФАС ПО от 02.07.2013 № А06-8882/2011; 11 ААС от 19.04.2013 № А49-6956/2012; 14 ААС от 06.02.2013 № А13-8889/2011 .

Но так ли незыблем классический способ исправления первички? Может, есть другие варианты?

Замена тоже исправление?

Зачеркивание, даже правильно оформленное, привлекает внимание инспекторов, а потому, если документ еще не попался им на глаза, бухгалтеры предпочитают попросить контрагента выписать новую бумагу, но уже с верными данными. После этого старую, естественно, отправляют в корзину. То же самое касается внутренней первички: проще сделать новый документ, чем черкать в неправильном экземпляре. Очевидно, что дознаться об этом у проверяющих шансов почти нет.

Впрочем, некоторые организации поступают так и тогда, когда бумаги с ошибками оказались в руках налоговиков и те обнаружили неточности. То есть попросту, например, обратившись к продавцу, меняют одну товарную накладную на другую в ходе проверки или сразу после нее.

Хотелось бы обнадежить, но, к сожалению, суд в этом случае обеспечен. Налоговики уверены: законодательство не разрешает корректировать документы путем их замены. Формально, что-то в такой позиции есть, прямо подобная возможность и правда нигде не закреплена. Но и не запрещена тоже. Вероятно, поэтому суды ничего плохого в переоформлении первички не видят и считают, что такие бумаги могут подтверждать расходы или вычет ы Постановления ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 19 ААС от 21.02.2013 № А64-3569/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013 .

Пока действовало Постановление Правительства № 914, суды полагали возможным исправление через замену и счетов-факту р Постановление ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011 . Однако сейчас правительственное Постановление № 1137 предусматривает единственный вариант устранения недочетов: продавец должен выставить отдельный исправленный счет-фактур у подп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Иначе проблемы с вычетом неминуемы, причем старая арбитражная практика тут может и не помочь.

Судам вторит Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — некоммерческая организация, объединяющая профессионалов-практиков в области бухучета. Тамошние специалисты уверены: Закон № 402-ФЗ никак не ограничивает способы исправления первички просто потому, что детально процедура в нем не прописана. Говорится лишь о возможности исправления в целом. Поэтому советское Положение, только на основании которого классический способ считается главным, применяться не должно, поскольку содержит ограничение, не установленное законом.

А вот заменить исполненное банком платежное поручение точно не получится. Но кое-какие корректировки в него внести можно. Имеется в виду информация, указанная в поле «Назначение платежа».

Когда и как можно править платежку

В связи с чем появляется необходимость изменить назначение платежа? Вариантов много. Неверно указали номер или дату договора, по ошибке выделили НДС, хотя продавец — упрощенец, обозвали аванс займом или наоборот и т. п. Все это может иметь малоприятные налоговые последствия, если нестыковки вскроются в ходе проверки.

Обычно в таком случае стороны обмениваются письмами. Мол, прошу считать назначение платежа в платежном поручении от. №. таким-то. Контрагент отвечает согласием. Судам этого достаточно, чтобы принять во внимание скорректированную информацию, а не первоначальную. На возражения ИФНС арбитры говорят: закон запрещает исправлять банковские документы, но обмен письмами — это не исправление в чистом вид е Постановление ФАС ПО от 09.04.2013 № А12-16731/2012 .

Если же сообщение о новом назначении платежа осталось без ответа контрагента, дело может закончиться плохо. Некоторые суды, разрешая хозяйственные споры, уверены, что в одностороннем порядке эту информацию не изменить. Соответственно, операции оцениваются исходя из текста в платежк е Постановление ФАС СЗО от 15.07.2013 № А13-5526/2012; 1 ААС от 30.05.2013 № А11-8352/2012 . Противоположные решения по хозспорам в меньшинстве. Согласно им по своей инициативе назначение платежа может скорректировать лишь плательщик, поскольку именно он оформлял документ и перечислял деньг и Постановление 9 ААС от 18.09.2012 № 09АП-24620/2012-ГК .

Иногда бывает, что стороны договора переквалифицируют предоплату в заем и меняют назначение платежа в поручении только затем, чтобы продавец не платил в бюджет авансовый НДС. Если в ходе разбирательств выяснится, что воля контрагентов была направлена на исполнение договора поставки, а потом они вдруг передумали, ИФНС и суд отнесутся к этому критически. После чего НДС с аванса все равно придется заплатить, а вместе с ним штраф и пен ю Постановления ФАС УО от 29.03.2012 № Ф09-1074/12; 12 ААС от 08.10.2013 № А12-31519/2012; 16 ААС от 07.10.2013 № А61-1533/2012 .

Дубликат = оригинальный документ

Особый случай — отсутствие первичного документа в принципе. Потеряли, сгорел в огне, размок от воды из прорванной трубы и так далее. Тогда фирма обращается к поставщику за дубликатом или, если речь идет о собственной первичке, выписывает бумагу заново. Что об этом говорит законодательство?

Как и в ситуации с заменой первички на правильную, проведать о составлении дубликата инспекция может, обнаружив отсутствие бумаги в ходе проверки. Еще один случай — пропал документ, составленный 2— 3 года назад. Если просто вложить в папочку восстановленный экземпляр, он будет сильно отличаться от своих собратьев, пожелтевших от времени, что сразу бросится в глаза. Поэтому фирма волей-неволей вынуждена заранее назвать эту бумагу дубликатом. Либо с подачи компании-растеряши такую надпись на документе делает контрагент, либо, если первичка внутренняя, организация делает эту надпись сама.

Все еще действующее советское Положение о документах и документообороте в бухучете требует, чтобы при выявлении пропажи документа созывалась комиссия, которая будет выяснять, как так вышло. По результатам ее работы составляется акт п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Однако в жизни это делают, только если пропавших документов много (например, случился пожар). Ради восстановления двух-трех накладных комиссию не формируют.

ГОСТ по делопроизводству и архивному делу называет дубликатом повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую сил у п. 28 ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28 . Казалось бы, на этом вопрос можно закрывать: оригинал и дубликат, по сути, одно и то же. Условно говоря, гражданин Иванов, потеряв паспорт и получив новый, остается гражданином Ивановым. Так и с хозяйственной операцией, под которую выписан повторно документ, слово в слово повторяющий первоначальный.

Документ с ошибками лучше заменить на новый, чем корректировать: «узоры» ваших исправлений привлекут лишнее внимание налоговиков

Но у налоговых инспекций, как часто бывает, свое мнение. К дубликатам, особенно оформленным в период проверки, они относятся с предубеждением. Например, пытаются говорить, что восстановить утраченный документ можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

• должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
• нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

Суды в ответ на это задают резонный вопрос в стиле Жванецкого: «А почему, собственно?» Ответить проверяющим нечего, поскольку ни один нормативный документ подобный порядок не предусматривае т Постановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Когда запас доводов о нарушениях порядка исправления или замены первички у инспекторов иссякает, у них остается последний аргумент — заявить, что если эти действия совершены после начала проверки, то поезд ушел и законность налоговой выгоды надо оценивать по данным, представленным инспекторам изначально.

Исправления есть — доначислений нет

Иными словами, обычно для ИФНС, обнаружившей ошибки или пробелы в каком-либо документе, эта бумага как бы перестает существовать. А вместе с ней, понятное дело, исчезают расходы или вычеты, обоснованные первичкой с недочетами. Тем более сомнительной становится для проверяющих налоговая выгода, если при проверке документ отсутствует.

Тогда фирма кидается исправлять ситуацию — классическим способом, через замену бумаги либо оформляя дубликат. Но проверяющие скорректированные документы рассматривать не желают: мол, на дату совершения операции первичка была ущербной или ее не было вовсе и это обстоятельство уже не отменить.

В судах, правда, эта позиция ИФНС понимания не находит. Арбитры полагают, что вносить исправления в первичку, исследованную ИФНС, либо оформлять дубликаты после обнаружения инспекторами пропажи оригиналов можно. Причем даже на этапе обжалования решения по проверке в вышестоящем налоговом органе, а то и вовсе при судебных разбирательствах в первой инстанци и Постановления ФАС СКО от 02.11.2012 № А53-27710/2011; 7 ААС от 08.02.2012 № 07АП-314/12; 13 ААС от 08.08.2013 № А56-10323/2013; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 15 ААС от 15.11.2012 № 15АП-12975/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013 .

Иначе получается, что компания лишается расходов или вычетов по формальным основаниям, а это, с точки зрения Конституционного и Высшего арбитражного судов, недопустим о п. 3.2 Определения КС от 12.07.2006 № 267-О ; Постановление Президиума ВАС от 19.07.2011 № 1621/11 .

Итак, будем считать, что белых пятен в процедуре исправления первички для вас не осталось. На очереди нюансы ее хранения. Но об этом в следующих номерах .

К слову, ошибки случаются не только в первичной документации к договору, но и в самом договоре. Неверно указан ИНН, ошиблись в наименовании товаров, зачем-то выделили НДС, притом что операция этим налогом не облагается, и т. п. Исправить это можно двумя путями:

• договор еще не исследовали проверяющие, стороны могут просто заменить его документом с верным текстом, естественно, расписавшись и поставив печати на новых экземплярах;
• инспекторы уже наткнулись на договор, остается только заключить дополнительное соглашение к нему, устранив выявленные неточности.

Как правильно оформить дубликат документа

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Потеряли документы? оформляем дубликаты

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп.
«г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Оформление дубликата документа

Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

• Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
• Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
• Передаем учет аутсорсеру, № 3
• 2015 г.

1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
11. Рукописи не горят бесплатно…

Подлинник, копия, дубликат

На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

Учебник: делопроизводство

В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа. Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия ».

Как заверять документы «копия верна»: образец. правила заверения копий документов

Как оформляется дубликат документа