Ждем счет на оплату

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ждем счет на оплату». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

С помощью него продавец уведомляет бухгалтерию клиента о том, что от их поставщика ожидаются перечисления денежных средств в оплату указанных на бумаге товаров, работ, услуг.

Благодаря такому отчету расчеты становятся более определенными. Поэтому предприниматели предпочитают выписывать именно счет. Причем выписывают бизнесмены его даже тогда, когда это требование не зафиксировано в условиях договора.

Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.

Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.

Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.

В нем только меняются:

данные о покупателе;
название товаров или услуг;
общая сумма;
дата.

Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.

Важно! В чеке на оплату ошибок быть не должно. Если ошибки есть, то продавцу придется оформлять бланк заново.

Выставить счет онлайн можно в электронном виде. Продавец один бумажный вариант должен оставить у себя. Второй экземпляр отправляется покупателю обычным письмом. Некоторые продавцы отправляют покупателю чек через интернет, т.е. письмом на электронную почту. Но чаще всего бухгалтер отправляет чек покупателю обычным письмом, а второй экземпляр распечатывает, вкладывает в папку под названием «Счета».

Помимо этого, чек на оплату клиенту можно передать через приложение «Мое дело». Продавцу только требуется его сформировать, отправить клиенту ссылку на него. Распечатывать документ не требуется. Клиент просто должен пройти по полученной ссылке, нажать на кнопку «Оплатить».

И если продавец оформляет каждый месяц одни и те же чеки, то ему не требуется каждый раз создавать новый бланк. Бизнесмен может сохранить старый бланк в шаблонах, а позже нажать на кнопку «Копировать» и открыть счет на новой странице.

Из приложения «Мое дело» можно оформить даже несколько чеков. Для этого клиенту только требуется войти в приложение, поставить галочки напротив нужных ему платежных документов. Далее ему требуется нажать только на вкладку «Создать». Система самостоятельно оформит нужные акты, накладные. Готовые документы скачать очень легко. Причем скачиваются бумаги в нужном формате.

Оформляется чек на оплату очень просто.

В верхней части бумаги указываются данные лица, получающего денежные средства.

Здесь вписывается:

название фирмы;
ИНН;
КПП;
сведения о финансовом заведении, обслуживающем продавца;
реквизиты счета.

В середине бумаги фиксируется название документа, его номер, дата создания.

Ниже следует указать лицо, которое будет отправлять финансы. Здесь указывается название фирмы, получившей товар или услугу.

Далее указывается название товаров или услуг, их стоимость. Обычно товары вписываются списком или таблицей.

Таблица состоит из следующих разделов:

столбик: Порядковый номер купленного товара, оказанной услуги.
столбик: Название товара или услуги. Сокращать название нельзя.
3, 4 столбик: Указываются количество, единицы измерения. Это могут быть штуки, килограммы, литры.
5 столбик: указывается цена за единицу измерения. В последнем абзаце указывается общая стоимость товара, которую оплатил клиент.

Важно! Если фирма работает по НДС, то это обязательно фиксируется в платежных документах.

Если же продавец не платит НДС, то в графе нужно вписать слово «Без НДС». Дополнительно требуется вписать причину того, почему продавец не платит НДС. Обычно НДС не платят граждане, которые работают по УСН, ЕНВД, ПСН.

Но бывают ситуации, когда клиент работает по упрощенной системе, а продавец выставил ему чек с НДС. Клиент обязан оплатить всю сумму, указанную в чеке, но в графе следует вписать: «С учетом НДС в 18%».

В нижней строчке таблицы указывается стоимость всех товаров целиком, а уже под таблицей эта стоимость прописывается буквами.

Обязательно бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
если выставление счета прописано в договоре;
если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

Дата составления,
Порядковый номер,
Платежные реквизиты получателя денежных средств,
Данные плательщика и покупателя,
Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
Должности и подписи уполномоченных лиц.
Наименование товаров, работ услуг,
Количество, единица измерения, цена и сумма.
Итоговая сумма к оплате.
Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Что такое счет на оплату и как выставить онлайн — требования

В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.

Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.

Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.

Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.

Как внешний документ счет на оплату должен иметь наименование, реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму.

Корректно оформленный счет на оплату должен содержать следующие данные:

дату и номер документа;
информацию о поставщике, включая банковские реквизиты;
информацию о покупателе;
наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
итоговую сумму к уплате и НДС в случае его наличия.

Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой.

Счет на оплату — это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.

Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает – покупатель или любое лицо по его поручению.

Основная цель этого документа — уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.

Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.

наличие номера и даты;
реквизиты продавца;
наименование покупателя;
предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);
ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);
общая сумма;
при необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.

Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».

Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

Если продавец товаров или услуг — плательщик НДС, то он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.

Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).

Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.

Отличия в счетах для ООО и ИП — есть, но их немного:

Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Счет ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно, без проблем.

Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.

Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.

Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату — тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ — сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.

Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты. Деньги поступят на ваш счет в банке.

Оплата, оплатить — это слово употребляется когда речь идет об оплате за что-то, за конкретную услугу или товар.
Оплата за подключение к интернету.
Оплата за лечению в частной клинике.
Мне нужно оплатить учебу.
Оплатить проезд в автобусе.
Оплатить в банке услуги ЖКХ.

Уплата, уплатить — употребляется, когда речь об уплате чего-либо, конкретного вида платежа.
Уплата членского взноса в кооператив
Уплата штрафа за нарушение ПДД
Уплатить налог на прибыль за март
Уплата таможенной пошлины

Счет представляет собой документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику.

Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Так как счет не относится к первичке, его форму компании разрабатывают самостоятельно. Обычно в него включают стандартные реквизиты, характерные для первичной документации: дату и номер счета, основание (реквизиты договора), наименование сторон, наименование товара (услуг), стоимость. Основной составляющей счета служат реквизиты банка.

Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.

Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.

На первом шаге вам надо ввести основные реквизиты документа: внутренний номер счёта, дату создания, наименование товара или услуги и сумму по каждой позиции. Здесь же можно выбрать статус стороны сделки (один из вариантов):

поставщик, продавец, исполнитель;
клиент, покупатель, заказчик.

Наименование стороны сделки будет выводиться в виде подсказки из сведений госреестров, просто начните вводить первые буквы и выбирайте из предложенных вариантов.

При указании цены можно выбрать вариант с НДС или без него, а также нужную налоговую ставку: 20%, 10%, 0%. Если заполнение счёта происходит на основании договора, укажите его реквизиты. При желании это поле можно скрыть, для этого проставьте галочку в поле «Не выводить основание».

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.

Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.

Счет на оплату — это документ от Продавца к Покупателю, который содержит реквизиты для оплаты и перечень товаров и (или) услуг. Счета на оплату обычно отправляют Покупателю по электронной почте.

Обязательными в Счете являются следующие реквизиты:

наименование организации или Индивидуального предпринимателя;
ИНН (и КПП для ЮЛ);
банковские реквизиты, расчетный счет, кор. счет, наименование банка и БИК;
перечень товаров и услуг;
итоговая сумма платежа;
сумма НДС или указание, что НДС не облагается (без НДС).

Оформление счета на оплату: порядок, требования и образец

Вторая часть состоит из следующего:

Наименование поставщика по уставным документам. Именно это наименование должно быть указано в платежном поручении. Если будет неверное — банк отклонит перевод.
Банковские платежные реквизиты организации-поставщика (подробные).
Наименование грузоотправителя (исполнителя услуг, работ). Этот реквизит указывается в случае, если оплата производится головной организации, а грузоотправителем является ее структурное подразделение.

В нее вписана информация:

Наименование плательщика, его регистрационные данные по учредительным документам.
Наименование грузополучателя. Как и в случае с продавцом, плательщиком может быть головная организация, а получателем — ее обособленное подразделение.

Указание банковских реквизитов покупателя в данном случае необязательно.

Но если в договоре указан конкретный банк и это важно для продавца, то следует вписать банковские реквизиты покупателя в соответствии с договором.

В этой части следует отразить подробно все характеристики товара (работы, услуги):

наименование;
производитель товара или его происхождение;
маркировка, артикул, классификация и прочее описание товара;
количество;
цена без НДС;
ставка и сумма НДС;
общая сумма.

Подытоживает товарную часть общая сумма к оплате по счету цифрами, прописью в рублях и копейках.

Если продавец использует специальный налоговый режим, то следует указать ставку «0 %», либо «без НДС». А итоговую сумму к оплате завершить словами «НДС не облагается».

Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.

Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.

Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.

После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).

Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.

Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.

Электронный счет на оплату – что это, реквизиты

На усмотрение организации счет на оплату может содержать следующую дополнительную информацию:

Основание для выставления. Это могут быть:

договор поставки товара (работ, услуг);
заявка покупателя о резервировании партии товара;
товарная накладная на поставку товара;
и другие.

Условия получения товара. Например:

самовывоз;
получение с транзитного склада;
доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
и другие.

Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.

Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.

Счетом на оплату называется документ, в котором указаны основания и реквизиты для платежа за товары или услуги. Как правило, используется для оформления сделок по договорам между организациями и предпринимателями, но может применяться и для физических лиц. Этот документ необязателен, стороны могут рассчитаться друг с другом и без него. Но, с другой стороны, он уточняет требования и сроки, напоминает платёжные реквизиты, а также побуждает покупателя (заказчика) быстрее заплатить. Выставить счет на оплату — это напомнить контрагенту свои платёжные реквизиты и стимулировать быстрее вносить деньги.

Счет к оплате — это документ, единая форма которого не предусмотрена законом. То есть любая организация вправе разрабатывать собственный бланк, при условии, что включит туда обязательные реквизиты. Сейчас традиционные бумажные квитанции постепенно уступают цифровым. Электронный счет на оплату — что это? Это альтернатива бумажному документу, содержащая аналогичную информацию, те же обязательные реквизиты, но оформленная в цифровом виде. Чаще всего их оформляют сканированным изображением в формате pdf (чтобы передать копию подписи директора или руководителя) и отправляют плательщику по электронной почте.

Счет на оплату — это первичный документ или нет? Нет, не первичный и даже не обязательный. Он относится к категории вторичных или производных актов.

Документ представляет собой таблицу с платёжными реквизитами поставщика, кратким описанием поставленных товаров и оказанных услуг, итоговой суммой платежа.

Единой формы такого документа не существует, но для удобства сторон в него включают следующие реквизиты:

Название — «счёт».
Номер документа в соответствии с внутренней документацией поставщика.
Дата подготовки документа.
Информация о заказчике — его наименование или имя, если речь идёт о ИП, ИНН, адрес.
Банковские реквизиты поставщика — корр. счёт, лицевой и расчётный счёт, название и БИК банка.
Информация о поставщике — наименование, ИНН, адрес.
Информация о товарах и услугах — наименование, единицы измерения, количество, стоимость.
Сумма платежа.
Налоги. Например, НДС или акцизы. Чтобы избежать ошибок в расчётах, когда нет налога на добавленную стоимость, его не пропускают, а делают отметку «без НДС».
Подписи, печати.

Для чего нужны обязательные реквизиты, если сам документ необязателен? Теоретически, не будет ошибкой не указывать какие-либо из названных выше реквизитов, но такой подход усложнит взаимопонимание сторон и их работу. Например, если не указаны платежные реквизиты, контрагенту придётся искать их в договоре. Если не перечислены товары, плательщик может не разобраться, что именно он оплачивает по этому акту. Поэтому чем яснее и подробнее будет изложена информация, тем лучше. Такой документ проще использовать для разбирательств в случае конфликта или суда.

При оформлении электронного документа иногда применяют факсимиле. На практике это выглядит так: бухгалтер готовит бумажный счёт, руководитель подписывает его, секретарь сканирует и отправляет по электронной почте плательщику. Факсимиле не равноценно «живой» подписи, но в данном случае такого подтверждения достаточно.

Оформление счета необязательно, но помогает сторонам согласовать сумму и сроки платежа, уточнить реквизиты и упорядочить собственный документооборот. Форма платежа — наличный или безналичный — обычно прописывается в договоре. Большинство современных организаций предпочитают безналичные переводы — они быстрее, их проще проводить и подтверждать.

Нумерация важна, потому что позволяет организации контролировать поступления средств по выставленным счетам.

Безналичная оплата по счету — как это применяется на практике? У сторон есть несколько вариантов действия. Помните, что документ не является обязательным, расплатиться за услуги можно и без него. Например, плательщик получил товар и просит у поставщика уточнить платёжные реквизиты. Поставщик решает, что правильнее будет подготовить документ и формирует его в бумажном виде. Затем отправляет скан второй стороне. Плательщик открывает мобильное приложение своего банка (например, если требуется оплата через расчетный счёт для бизнеса) и по платёжным реквизитам переводит нужную сумму. Приложение сформирует для него цифровой чек, который также по электронной почте легко отправить поставщику с сообщением «Чек по счету №…».

Счет на оплату заполнить, распечатать онлайн

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует. Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

исходящий и входящий собственный номер;
имя, контактные данные продавца;
сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
дату выписки;
данные о компании и налогообложении;
дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
итоговая сумма;
платежные условия;
и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры – в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

номер по порядку и дату формирования счета;
наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
наличие (отсутствие) НДС;
при необходимости — последний срок оплаты;
ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
для бумажного документа (при наличии) — печать.

Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.

Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.

Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.

Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.

В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.

Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.

Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.

Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.

Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.

Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.

Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.

Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.

Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота. Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт. Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее: