Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов по оценке условий труда в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Сейчас в большинстве регионов существует возможность выбора пенсионер может получить финансовую компенсацию за льготный пакет, или все-таки использовать льготы в натуральном виде. Перечень основных нормативных актов. А возраст этот в настоящее время пока сохраняется для женщин 55 лет, для мужчин шестьдесят лет.
Новые сроки хранения документов по охране труда
Кардинально пересмотрели сроки хранения документов по охране труда. Новые правила нужно применять уже с 21 февраля 2020 года. Если уничтожить документы раньше срока, то госорганы посчитают, что документы не оформляли, либо привлекут к ответственности по статье 13.20 КоАП.
Основание по Перечню, утв. приказом Росархива
Присланные для сведения – до минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним:
· по основной (профильной) деятельности
Присланные для сведения – до минования надобности
В организациях, которые не комплектуют государственные и муниципальные архивы – до ликвидации организации
по административно-хозяйственным вопросам
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда):
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
5 лет после истечения срока действия сертификата
Правила, инструкции, регламенты:
1 год после замены новыми
Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета:
годовые и с большей периодичностью, единовременные
5 лет, при отсутствии годовых – постоянно
3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)
после истечения срока действия сертификата
Переписка по вопросам охраны труда
Улучшение условий труда
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Вредные условия труда
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин:
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Обучение по охране труда
Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда
Протоколы результатов обучения по охране труда
· инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
· профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов
Медосмотр
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования):
по месту разработки и утверждения
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников:
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Выдача СИЗ и молока
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:
по месту составления и утверждения
3 года после замены новыми
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием
Травматизм и профзаболевания
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
5 лет после истечения срока действия договора,
после прекращения обязательств по договору
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве:
Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Документы по результатам надзорных проверок
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах
Пожарная безопасность
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах
С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
5 лет после замены новыми
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей
после актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
после актуализации паспорта безопасности
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны
5 лет после замены новыми
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
5 лет после замены новыми
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Санитарные требования
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
Техподдержка дистанционного обучения
с 08.00 до 21.00
Источник: https://ucstroitel.ru/news/novye_sroki_khraneniya_dokumentov_po_okhrane_truda/
Новые сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
Эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда
Вступившие в силу новые сроки хранения документов по охране труда привлекли внимание наших коллег. В статье мы рассказали, как изменились сроки хранения, и как теперь необходимо организовать работу с документами компании.
Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот документ был официально опубликован, и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.
Новые хранения документов стали гораздо, поэтому обязательно обратите внимание на них, и внесите изменения в номенклатуру дел.
Так, штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение устанавливается не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.
Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным.
По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.
Очень жаль, что Росархив не подал документы на регистрацию в Минюст раньше, ведь почти все компании уже утвердили новую номенклатуру дел на 2020 год и установили там сроки по приказу Минкультуры № 558н.
При вредных и опасных условиях труда:
· 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003;
· 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет
75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 (п. 414)
45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 415)
45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 416)
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать .
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Таблица. Сроки хранения документов по охране труда
Как обеспечить защиту документов от порчи
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.
Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:
- запах плесени
- неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
- разложение бумаг
- «склеенные» листы
- «ветхая» бумага
- грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.
Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.
Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.
Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:
- создать оптимальные условия хранения документов
- разместить документы в хранилище
- соблюдать порядок выдачи дел из архива
- учитывать документы, их проверку и состояние
- обеспечивать физико-химической сохранность документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:
- предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
- оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
- применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
- создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий
Источник: https://coko1.ru/articles/protection/novye-sroki-hraneniya-dokumentov-po-ohrane-truda-v-2020-godu/
Сроки хранения документов
Перечень № 578 предназначен для использования всеми предприятиями независимо от уровня и масштаба деятельности, а также формы собственности. Для физических лиц — предпринимателей положения Перечня № 578 носят рекомендательный характер (п. 1.4 Перечня № 578).
Рассмотрим основные правила исчисления сроков хранения документов, установленные Перечнем № 578.
Все сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:
• организации, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд* (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4);
* Национальный архивный фонд — совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации ( ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII, далее — Закон № 3814).
• организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ (именно в эту категорию попадает большинство коммерческих предприятий). Сроки хранения документов этих организаций приведены в графе 4 Перечня № 578 (п. 2.5).
Основные правила определения сроков хранения документов приведем в табл. 1.
Таблица 1. Основные правила определения сроков хранения документов
Срок хранения документов
Документы с таким сроком хранения относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению
До ликвидации организации
Такие документы бессрочно хранятся на предприятии, а в случае его ликвидации подлежат повторной экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения, созданные органами власти АР Крым, местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов
Пока не исчезнет необходимость
Срок хранения этих документов предприятие определяет самостоятельно, но он не может быть меньше одного года
Отметка «ЭПК», которая предусмотрена Перечнем № 578 рядом со сроком хранения некоторых видов документов, означает, что решение о внесении их в НАФ или уничтожении таких документов для организаций — источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива
• после окончания срока действия договора;
• после снятия изделий с производства;
• после введения объекта в эксплуатацию
Примечания, приведенные в графе 5 Перечня № 578, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Такие оговорки означают, что сроки хранения документов, перечисленные в графах 3 и 4 Перечня № 578, начинают отсчитываться с указанного момента
Согласно п. 2.10 Перечня № 578 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2015 году, началось с 1 января 2016 года.
Внимание! Сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать ( п. 1.7 Перечня № 578), однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации.
В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на такие группы:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ;
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы, в свою очередь, делятся на:
а) документы длительного (свыше 10 лет) хранения, в частности, документы по личному составу;
б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.
Учтите! Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Документы «старше» трех лет, не проверенные контролерами
Условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки налоговыми органами. Это касается документов (в основном бухгалтерской документации), в примечании к сроку хранения которых (графа 5) указано: «При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».
В связи с этим нередко возникает вопрос: можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было?
Обращаем внимание: на наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться в свете требований пп. 44.3 и 44.4 НКУ.
Напомним, что в соответствии с указанными нормами налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности ( п. 44.3 НКУ). Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.
Другими словами, если на момент окончания срока хранения документов проверка не начата и прошло 1095 дней после подачи налоговой отчетности за период, к которому относятся эти документы, то их можно уничтожить. Если же истечение срока хранения документов приходится на период проведения проверки предприятия, для уничтожения документов придется дождаться ее окончания, как того и требует п. 44.4 НКУ. Также не нужно спешить с уничтожением документов, если проверка проведена, но начата процедура обжалования ее результатов. В таком случае нужно дождаться окончательного решения по жалобе.
Заметим. В п. 102.1 НКУ установлен удлиненный срок проведения проверок контролируемых операций ( ст. 39 НКУ) — 2555 дней вместо 1095. Однако специальных сроков хранения документов по таким операциям не установлено. То есть, к сожалению, законодатель не согласовал право контролеров проверять контролируемые операции в течение 2555 дней (7 лет) с обязанностью налогоплательщика хранить документы 1095 дней.
В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не может отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.
Однако вынуждены предупредить: налоговики исходят из куда более строгого прочтения указанной нормы. По их мнению, в случае, когда проверка не проводилась более 1095 дней, плательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов и сдать их в архив (см. письмо ГНСУ от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216).
Также против уничтожения документов до проведения проверки налоговыми органами и Государственная архивная служба Украины (см. письмо от 30.10.12 г. № 01.2/3388).
Кроме того, следует помнить о том, что сроки хранения некоторых документов превышают 3 года (см. табл. 2). К примеру, документы о применении РРО, документы о выплате доходов физлицам и удержании с них налогов, документы о недостаче продукции (сырья и материалов), договоры о перевозке грузов, аренде транспортных средств нужно хранить не менее 5 лет. А расчетно-платежные ведомости (личные счета) работников, личные дела работников — не менее 75 лет. Уничтожать такие документы до истечения установленного срока их хранения нельзя даже в том случае, если они уже были проверены контролерами.
Несоблюдение правил и сроков хранения документов может повлечь за собой штрафные санкции.
Сроки хранения основных документов в организациях, в деятельности которых не создаются документы НАФ, приведем в табл. 2.
Таблица 2. Сроки хранения документов
Вид документов
Срок хранения
Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов (правлений, дирекций, советов директоров и т. п.) и контрольных органов (наблюдательного совета, опекунского совета, ревизионной комиссии) предприятия
Протоколы, стенограммы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) предприятия по месту проведения
Уставы, положения (типовые) организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения
Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого госреестра и т. п.
Свидетельства о госрегистрации организации
Документы (решения, протоколы, акты, балансы, заключения, отчеты, уведомления, выписки из госреестра, заявления, справки, докладные записки и т. п.) о создании организации, ее реорганизации, ликвидации (банкротстве), переименовании, передаче из одной отрасли в другую, переводе в другую местность
Контракты о правах и обязанностях с руководителем организации
Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.
Источник: https://i.factor.ua/journals/bn/2016/may/issue-20/article-17838.html
Документы по специальной оценке условий труда
Опубликовано: 21.10.2014 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт
Театр начинается с вешалки, а специальная оценка условий труда (Спецоценка – СОУТ, ред.) с составления перечня рабочих мест, на которых проводится СОУТ – документа, определяющего численный состав рабочих мест, подлежащих оценке. Он составляется и утверждается комиссией по СОУТ до начала проведения работ и содержит следующую информацию:
- наименование рабочих мест, подлежащих СОУТ;
- наличие аналогичных мест (одинаковых по должностям, профессиям, по выполняемым технологическим операциям);
- общая численность работников, занятых на местах;
- наличие вредных и опасных факторов производственной среды и трудового процесса (ВОПФ, – ред.).
От того, какая исходная информация будет подана в Перечне, будет определяться вид проведения работ по спецоценке: идентификация или полные комплексные исследования на рабочих местах. Соответственно, для каждого вида исследования будет подготовлен индивидуальный пакет документов.
Если, к примеру, это только идентификация, то пакет документов будет минимальным и включать помимо Перечня:
- Сведения об организации, проводившей работы (содержатся правоустанавливающие данные в области проведения работ по СОУТ: номер в реестре организаций, проводящих СОУТ, сведения об испытательной лаборатории (ИЛ, – ред.), об экспертах и средствах измерений ИЛ, использовавшихся при исследовании ВОПФ).
- Заключение эксперта по СОУТ (Эксперт, – ред.) – документ, который свидетельствует о состоянии условий труда на рабочих местах.
Так как идентификация подразумевает только лишь проведение анализа состояния условий труда, созданных на рабочих местах. При этом вся работа эксперта будет заключаться в сопоставлении имеющихся факторов с Классификатором ВОПФ, перечень которых дается в Методике о проведении СОУТ. Если ВОПФ не идентифицированы, условия труда признаются допустимыми, и тогда, минуя инструментальные измерения на рабочих местах, сведения используются для декларирования соответствия правовым нормативам. Главный подтверждающий документ при этом – декларация соответствия, которую оформляет работодатель на основе заключения эксперта. Благодаря наличию декларации в последующие годы спецоценку проводить уже не нужно, в отличие от мест, на которых ВОПФ были идентифицированы. На них СОУТ с полными комплексными измерениями и исследованиями будет проводиться каждые 5 лет до тех пор, пока условия труда не будут улучшены и будет подтверждено отсутствие ВОПФ. В таком случае, помимо вышеуказанных документов отчет о СОУТ будет содержать:
- Карты по СОУТ (оформляются отдельно на каждую профессию и содержат персонифицированные сведения о работниках, включая СНИЛС, об оборудовании, используемом на рабочем месте, оценку условий труда по замеряемым факторам, виды гарантий и компенсаций при работе во вредных условиях, рекомендации по улучшению условий труда, по режимам труда и по подбору работников).
- Протоколы измерений факторов (в них отражены показатели влияния факторов, характеристики приборов, если ВОПФ исходят от них, а также заключение о соответствии условий труда).
- Протоколы оценки эффективности используемых СИЗ (Средства индивидуальной защиты, – ред.) – в документе дается оценка обеспеченности СИЗ работника согласно требованиям, но по состоянию на середину 2014 года критерии оценок пока еще не приняты, проект документа находится в стадии обсуждения.
- Сводная ведомость результатов СОУТ (итоговый документ о результатах исследования, установленном классе условий труда на рабочих местах, компенсациях и гарантиях, положенным работникам).
- Перечень мероприятий по улучшению условий труда (содержит рекомендации эксперта по улучшению условий труда, сроках выполнения мероприятий и информацию об ответственных лицах и структурных подразделениях для выполнения назначений эксперта).
В случае невозможности проведения исследований на рабочем месте (если выполнение работ может создать угрозу здоровью и жизни эксперта, работника или иных лиц) отдельно в пакет документов будет входить протокол-решение комиссии, свидетельствующий о невыполнимости условий проведения работ по СОУТ.
Помимо перечисленных документов, предоставляемых экспертной организацией, выполняющей работы по СОУТ, работодатель также самостоятельно обязан создать внутренние документы – Приказ об утверждении комиссии и график проведения работ. Первый документ утверждает состав членов комиссии и порядок деятельности при проведении спецоценки, второй – планируемые сроки проведения этапов работ, предусмотренные ФЗ № 426-ФЗ. Заполняются внутренние документы в свободной форме.
Для чего необходимы документы по СОУТ?
На ум приходит фраза из романа М. Булгакова «Собачье сердце»: «Сами знаете, человеку без документов строго воспрещается существовать». Спроецировав на СОУТ: работнику без наличия документов по спецоценке можно не приступать к выполнению трудовых обязанностей, ведь подтверждения того, какие опасности имеются на его рабочем месте – отсутствуют. И все действия работника по отказу от работы будут законными по статье 379 ТК РФ. С этого, собственно, и начинается первая ценность документов по СОУТ – подтверждающая и обосновывающая организацию охраны труда на предприятии. Документы по СОУТ играют решающую роль при решении трудовых споров. При любой жалобе работника в госинспекцию труда, вне зависимости от причин обращения (незаконное увольнение, несвоевременная выплата заработной платы, непредоставление СИЗ, несчастный случай и др.), в первую очередь запрашиваются документы по СОУТ. Их отсутствие влечет к административному наказанию, а наличие к смягчающим обстоятельствам.
Необходимы документы и для обоснования предоставления или отмены компенсаций и гарантий работникам за работу во вредных условиях, а также назначения медосмотров. Если Вы допустите, к примеру такую ситуацию, что сроки действия результатов СОУТ истекли, и Вы думаете, что компенсации можно больше не выплачивать работникам, то это ошибочное мнение. Так как приостановление возможно только на основе документов по СОУТ. Самостоятельно назначить их тоже нельзя, любые действия возможны только при наличии подтверждающих документов.
Документы по СОУТ также требуются для расчета скидки к страховому тарифу или возмещения расходов на СОУТ за счет средств Фонда социального страхования (Фонд, – ред.). Благодаря их наличию, мы можем получить от Фонда до 20% сумм страховых взносов, которые нами были начислены в предшествующем году.
Снижение тарифа страховых выплат в ПФР на 2% или его отмена возможна, если документы по СОУТ будут свидетельствовать об улучшении условий труда.
Немаловажно иметь их и при участии в тендерах и конкурсах, где довольно часто имеется отдельное требование о предоставлении сведений по мероприятиям, выполняемым для модернизации трудового процесса, в числе которых главное значение имеет проведение спецоценки.
К сведению, данные, содержащиеся в документах по результатам СОУТ проверяются контролирующими органами. Если вдруг обнаружится формальность их подготовки, документы могут аннулировать, при этом работодатель и организация по СОУТ привлекаются к административной ответственности.
Срок действия документов – 5 лет, но хранить в архиве организации рекомендуется не менее 45 лет. К примеру, для того, чтобы на момент выхода на льготную пенсию у работника не возникало споров с ПФР из-за потери льготного стажа работ. В таком случае он сможет обратиться к результатам проведенных исследований и восстановить свои права.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: https://1cert.ru/stati/dokumenty-po-spetsialnoy-otsenke-usloviy-truda