Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как мы говорили ранее, в быту женщины очень часто называют такой вид отпуска декретом. Начнем с того, в законе Российской Федерации нет такого понятия как декретный отпуск. На такие выплаты женщина может рассчитывать, если у нее не было предыдущих мест работы.
Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Обзоры КонсультантПлюс
Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2
Для чего нужны регистрационные книги
Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).
Среди целей ведения журнала можно выделить:
- возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
- возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
- придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Образец книги приказов по основной деятельности
Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.
На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.
Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.
Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).
Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.
Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.
- исправлений;
- подчисток;
- необоснованных зачеркиваний;
- откорректированных записей;
- разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.
Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.
Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.
Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.
Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal
Образец книги приказов по основной деятельности
Для чего нужна книга регистрации приказов
В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:
- Хозяйственную сферу.
- Планирование.
- Порядок отчетности.
Структура журнала регистрации приказов
Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
- титульный лист;
- раздел с перечнем ответственных за его ведение;
- главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
На титульном листе приводят:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату начала и окончания ведения.
В разделе об ответственных лицах фиксируют:
- ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
- Полномочия этих сотрудников.
- Их подписи.
- Дату ведения документа.
- Порядковые номера внутренних актов предприятия.
- Даты издания актов.
- Номера распоряжений.
- Их наименования.
- Количество листов в каждом из них.
- ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.
Образец журнала учета приказов по основной деятельности
Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности
Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.
Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.
Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.
Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.
Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.
Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.
Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/obrazets-knigi-prikazov-po-osnovnoy-deyatelnosti
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается приказами и распоряжениями руководства. И чем разнообразнее документооборот, тем большего порядка он требует. Расскажем, как составить журнал регистрации приказов и для чего он нужен.
Распорядительная деятельность в организации и у ИП
Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:
- утверждение правил внутреннего трудового распорядка;
- установление штатного расписания;
- ввод режима коммерческой тайны;
- изменение организационной структуры;
- проведение внутренних проверок, аттестаций;
- назначение ответственных лиц и др.
Отдельный блок распорядительных документов посвящается вопросам кадрового учета.
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
Журнал учета приказов — необязательный регистр. Но он помогает наладить контроль документооборота:
- регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
- поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
- руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вводит сроки хранения документов организации. Учитывая, что приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно (п. 19 Перечня), журнал их регистрации рекомендуем также хранить бессрочно.
Как составить журнал учета приказов по основной деятельности
Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:
Журнал регистрации приказов представляет собой таблицу со сведениями, которые отвечают интересам руководства и удобству пользователей, например:
Полезная информация от КонсультантПлюс
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации (читать далее…).
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Оформленный журнал выглядит так:
О том, как составить приказ об организации документооборота на предприятии, читайте здесь.
Подводим итоги
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: https://blogkadrovika.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-osn-deyatelnosti/
Образец книги приказов и инструкция по заполнению
Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.
Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?
Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.
Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:
- срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
- большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.
На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.
В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.
Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:
- Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
- Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).
Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.
В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:
- трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
- прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
- перемещение между должностями;
- совмещение сотрудника;
- совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
- порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
- направление в командировку;
- оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.
Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:
Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.
Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:
- титулка;
- список лиц, ответственных за ведение Книги;
- главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
На титульном листе документа указываются следующие сведения:
- полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
- наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
- дата заведения отчетной тетради;
- дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.
Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:
- фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
- реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
- подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.
Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:
- порядковый номер подписанного документа;
- дата подписания и регистрации Приказа;
- вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
- перечень служащих, которых коснулся Приказ;
- нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
Ведение журнала регистрации
Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.
Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.
Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.
Пример применения буквенного шифра:
- В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
- К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
- КМ – оформление командировок;
- ЛС – распорядительные документы по личному составу;
- О – предоставление любого из видов отпуска.
Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.
Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.
На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.
Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.
Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.
Как и сколько времени хранить журнал
Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.
По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.
Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov