Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление авансовых отчетов в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Подает авансовый отчет с подтверждающей «первичкой» главному бухгалтеру или специалисту, отвечающему за учет авансовых отчетов, либо непосредственно руководителю.
Выдавать наличные под отчёт станет проще, появятся новые правила приёма и выдачи денег, а обособленные подразделения смогут не вести кассовые книги.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо.
До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.
Требования к документам, подтверждающим расходы
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».
Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали.
Cрок сдачи авансового отчета по возвращении подотчетного лица из командировки не изменился — его нужно представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возврата из деловой поездки.
При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.
Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах
В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Из Указаний убрали требование об отметке депонирования зарплаты в платёжной ведомости. Раньше это было необходимо, если в последний день выдачи наличных работник не смог забрать деньги.
В авансовом отчете допускаются исправления. Для этого подотчетнику необходимо указать дату корректировки и заверить ее подписью ответственного лица с ее расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 16 положения о ведении бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Данные о доходах физлица нужно отражать в приложении 1 к новому расчету 6-НДФЛ. Приложение заполняется только в годовом отчете 6-НДФЛ. Квартальные же отчеты сдаются в прежнем режиме, их никто не отменял.
Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов.
Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.
В табличной части бухгалтер указывает:
- наличие остатка или перерасхода по предыдущему авансу;
- сумму текущего аванса;
- общую сумму полученных и израсходованных средств;
- сумму остатка либо перерасхода;
- бухгалтерские счета, на которых отражаются расходы;
- информацию о внесении неизрасходованного остатка или о выдаче перерасходованных средств.
После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.
Авансовый отчет содержит отрывную расписку о принятии документа к проверке. После ее заполнения бухгалтером расписка выдается подотчетнику. В расписке указывается Ф.И.О. подотчетника, реквизиты отчета, сумма выданных средств и количество подтверждающих документов.
При выдаче денег кассир обязан убедиться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном ордере или ведомости. Но теперь проверять паспорт не обязательно. Кассир сам может решить, какое подтверждение потребовать.
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.
Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету».
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Наверняка многие знакомы с существенным недостатком кассового чека. Напечатанный на этом документе текст держится совсем недолго. Он может выцветать и просто стираться. Это приводит к тому, что информацию на чеке невозможно прочесть. Естественно, в таком состоянии он не является документом, который можно приложить к авансовому отчету.
Кстати, от оплаты авансовых платежей организации никто не освобождал. И рассчитывать данные авансовые платежи компании должны самостоятельно. Нужно ли говорить, что рассчитанные суммы налога могут не сойтись с суммами из уведомлений, и данные расхождения придется обосновывать.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.
Автоматические кассовые операции без кассиров
Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).
Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Авансовый отчет относится к категории первичных учетных документов, являющихся основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Документ применяется для учета средств, выданных подотчетным сотрудникам на административно-хозяйственные нужды. В конце 2020 года Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У правила ведения кассовых операций изменены.
Требование к авансовому отчету в 2021 году
Авансовый отчет по командировке 2021 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2021. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ.
Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки.
Хотя правила наличных расчетов (п. 1 Указаний ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У) и содержат еще несколько вариантов, на практике такие ситуации встречаются редко. Например: можно напрямую истратить наличку, поступившую по договору займа от МФО или ломбарда.
Правила выдачи наличных из кассы
Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.
Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются.
Теперь организации и ИП могут решать самостоятельно, через какой период времени работник должен сдать авансовый отчет. Выдавать деньги работнику снова можно даже тогда, когда он еще не отчитался за прошлые суммы.
Если у лица, выдавшего отрывную часть есть печать, то её следует поставить таким образом, чтобы место разрыва приходилось на её середину. То есть и у владельца корешка и у владельца отрывной части на документе будет половина печати. При совмещении этих двух документов оттиски должны составить единое целое.