Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет Трудовых Книжек В Бухгалтерском Учете 2021 Проводки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Оплату за бланк трудовой книжки сотрудник не вносит сразу при приеме на должность. Компенсационную плату за формуляр взимают с него в момент выдачи документа на руки.
Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:
- работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
- документ был испорчен по вине руководства предприятия;
- трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.
Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
Предлагаем обмениваться актами оказанных услуг за использование ИПС ilex в электронном виде с помощью сервиса podpis.by. Cервис интегрирован в ilex.
Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (основание – письмо ФНС от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242) и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Записи в учете при покупке бланков
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформлять запись в трудовую книжку следует на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить за 5 дней бланки не всегда возможно, поэтому эти документы обычно приобретаются с запасом.
Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек.
Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).
Возникновение потребности ведения бухучета
Отметим, что передача работнику бланка трудовой книжки, рассматриваемая не как реализация, позволяет избежать вопросов:
- выделения на счет 19 НДС из суммы, уплаченной поставщику;
- начисления НДС в момент передачи бланка работнику;
- применения кассового аппарата при приеме средств от работника.
С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66).
Стоит отметить, что, поскольку в бухгалтерии учреждения учитываются только бланки трудовых книжек, их списание осуществляется в момент отпуска таких бланков для оформления нового работника. В этот момент, по сути, владельцем бланка (книжки) становится работник, а не учреждение. Заполненные трудовые книжки продолжают числиться в кадровом учете учреждения.
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается налогом на добавленную стоимость (далее – НДС) (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной подтверждающей документации.
Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении.
Что будет за нарушение правил?
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.
Анализируя вышеизложенное, напрашивается вывод: при взимании платы за трудовую книжку избежать уплаты налогов не получится.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.
Хозяйственные операции по приобретению и списанию трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
Распространенные ошибки в учете бланков
Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.
Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно? Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
С 2020 года для трудовой книжки введен новый способ формирования — электронный. Однако параллельно возможно оформление и ее бумажного варианта. О том, как учесть бланки бумажной трудовой книжки, — в нашем материале.
В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила).
Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета.
Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.