Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об архиве организации 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.
Примерным положением определяются задачи и функции архива организации, а также его права. В частности, Архив организации имеет право в том числе принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, ЭПК архивного учреждения.
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ КАЖДОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРОЦЕССА
Ответственные назначаются приказом первого руководителя, причем лучше сразу с определением «дублеров», замещающих ответственных в случае временного отсутствия.
Задачи и функции архива. Например, комплектование, обеспечение сохранности и учет, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование, составление описей, контроль за сохранностью, за восстановлением и т.п.
Федеральное архивное агентство разработало и утвердило примерное положение об архиве организации. Посмотреть его можно в Приказе указанного ведомства от 11.04.2018 г. № 42. Хоть оно не распространяется на частные организации (негосударственные и не муниципальные), в то же время его можно использовать в целях подготовки своего уникального положения.
Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
Разрабатываем положение об архиве
Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами.
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками.
Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
Это говорит о том, что делопроизводители могут и должны взаимодействовать с другими структурными подразделениями, а также требовать от них выполнения общих правил делопроизводства: учета и оборота документов, создания и соблюдения номенклатуры дел и т.д.
Образец Положения об архиве организации
По окончании делопроизводственного года в образовательной организации производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательной организации).
Хранение архивных документов в течение определенного срока – это одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы.
В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
Приказ № 526, выпущенный Минкультуры и датированный 31.03.2015 г. Он утверждает актуальную на данный момент редакцию Правил хранения архивных документов.
В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
С момента утверждения оно становится обязательным как для самой организации, так и для ее сотрудников.
Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.
За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.
Соблюдать описанные правила хранения кадровой и бухгалтерской документации достаточно несложно. В маленькой организации эта сфера ответственности обычно возлагается на секретаря или помощника руководителя, редко на бухгалтера. В средних по размеру документооборота предприятиях нередко создается отдельное подразделение, которое занимается наведением порядка в документах и архивах юридического лица.
Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации. Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Положение об архиве организации 2021
Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации.
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
- регистры бухучета;
- первичные учетные листы;
- финансовые отчеты;
- справки и заключения аудиторов;
- налоговые декларации;
- заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
- документы, касающиеся кадрового учета персонала.
При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административном здании предприятия (организации). Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы.
Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
Основные правила работы архивов организаций 2021
Для разработки Положения об архиве (или Положения об архивном хранении документов) помимо Примерного положения 1 необходимо учитывать требования следующих нормативных и методических документов:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) 2, которые являются нормативным правовым актом в сфере архивного дела, закрепляющим организационные основы и базовую технологию архивного хранения документов;
- Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018 без указания какого-либо статуса; изданы ВНИИДАД отдельной брошюрой в ноябре 2018 г.) 3. В приложении № 1 к Методическим рекомендациям приведен Реестр процессов, обеспечивающих комплектование, хранение, учет и использование архивных документов в архиве организации, формулировки которого можно использовать для описания задач и функций архива (архивного хранения) в Положении, разрабатываемом организацией для себя;
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива 11.04.2018 № 44), особенно ее общие положения в разделе 1, в котором установлена ответственность за делопроизводство:
- ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений;
- непосредственное ведение делопроизводства в подразделении осуществляется делопроизводителем или лицом, назначенным ответственным за это (делопроизводитель подразделения);
- на период временного отсутствия работники подразделения передают находящиеся на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику подразделения по указанию руководителя структурного подразделения;
- при смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел;
- работники организации несут дисциплинарную, административную и другие виды установленной действующим законодательством ответственности за нарушение сроков хранения, утрату и несанкционированное уничтожение документов.
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Включение электронных баз данных
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации. Важно отметить, что среди руководителей самых разных коммерческих предприятий бытуют устоявшиеся еще с советских времен заблуждения о том, что архивными считаются только документы государственных учреждений. Поэтому частные архивы – это собственность компаний, не имеющая ценности и неподконтрольная представителям архивной службы.